管理系统作业流程规范标准.docx

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管理系统作业流程规范标准

管理系统作业流程规范

随着总部系统的实施，人的因素起着关键作用，为保障系统的正常发挥，加强总部、配送中心、门店、业务、营运、财务、资讯之间的密切合作，做到作业规范，口径一致，特制定本流程。

一、供应商建档

1、所有供应商档案由总部建档，然后由总部资讯做CC通讯，共享供应商下传到各门店，独立供应商下传到指定门店。

2、供应商分共享供应商和独立供应商：

凡能够跨区域给所有门店配送商品的称共享供应商；凡只给单独一个门店供货的称独立供应商。

共享供应商编号：

10打头（前两位），独立供应商编号：

巩义店编号：

01打头（前两位），孟州店编号：

02打头（前两位）。

3、供应商档案由业务部签订，内容包括：

供应商名称、供应商编号、经营方式、结算方式、付款方式、联系人、联系方式、结算人等转总部或上传总部资讯建共享供应商或独立供应商档案。

（《供应商基本资料表》）

4、资讯接到业务转交的供应商档案要先登记，登记内容包括：

日期、编号、供应商名称、供应商编号、经营方式、转交人、接收人等，录入建档审核无误，打印一联转财务部存档，领取人签字（《单据流转表》）

二、新品建档

1、所有新品资料必须上传总部建立商品档案，然后由总部资讯做CC通讯，下传到各个门店。

2、《新品登记单》一式三联由业务部填写，内容包括：

门店名称、门店编号、供应商名称、供应商编号、供应商签字、业务员签字、审核人（业务经理）签字、商品名称全称、条形码、规格、单位、产地、装箱数量、协议进价、建议零售价、市调价、零售价、保质期等，要求字迹清晰、工整，数字不准涂改。

然后转总部资讯建档。

3、资讯接到业务转交的《新品登记单》要先登记（《单据流转表》），登记内容包括：

日期、编号、供应商名称、供应商编号、份数、转交人、接收人签字等，录入审核无误后，打印《厂商报表（代建档确认单）》一份一式两联，附《新品登记单》第三联反馈业务部审核，第一联资讯存档订期装订成册，第二联转财务。

4、《厂商报表（代建档确认单）》第一联业务部存档备查，第二联交供应商作为上货编码依据留存。

5、新品建档流程：

三、订货

1、所有经资讯建档的新品第一次上货，由业务部（或驻店业务代表）确定上货品类和数量，然后转资讯（业务内勤）打印《订货单》一式两联，资讯或业务内勤打印审核无误后登记备查，领取人在《单据流转表》上签字。

业务内勤（或驻店业务代表）将《订货单》第一联转验收组做好验货准备工作，第二联转供应商备货（供应商根据订货单上货）。

如果是外地供应商送货，则以传真或电话形式通知《订货单》内容，同时将两联《订货单》全部转验收组做验货准备工作；

2、业务内勤将每日《订货单》制作《订货单统计表》，内容包括：

订货单日期、订货单编号、供应商编号、供应商名称、责任业务员名称、计划送货日期、实际到货日期。

3、初次订货流程：

业务内勤/业务员制《订货单》

四、补（续）货

1、续货《补货单》由门店货区理货员分供应商手工填写《补货单》一式二联，内容包括：

店内码、条形码、品名、规格、单位、数量，要求、希望到货日期等，要求字迹清晰、工整，数字不准涂改。

2、值班经理（或大型店货区组长、小店店长）审核补货单品类和数量是否合理并签字确认；

3、每日《补货单》要在固定时间向业务部门提交，提交时要求业务部接收人员在《单据流转表》上签字；

4、《补货单》二联同时转业务部（或驻店业务代表，如果是小店则以传真形式传递业务部，业务部指定专人进行处理）审核，如无异意签字确认，第一联回执门店备查，第二联转业务内勤（或资讯），查询电脑库存后，按照以下几种情况分别处理：

（1）如果配送中心有货，则向配送中心制作并传递《配送单》，由配送中心实施配送；

（2）如果其他门店有多余、且销售不畅的存货，由业务内勤通知该门店进行调拨，按照调拨程序（《调拨单》）进行处理；

（3）如果配送中心无货，则按照供应商打印《订货单》，按照订货流程执行。

（4）如果是门店生鲜品及业务部限定范围内的供应商由门店自行订货。

5、补货流程：

（1）自采商品订货时补货单由理货员分货区手工填写（填写要求同上）值班经理/组长/小

店店长审核要货数量是否合理并签字确认；

（2）由店长审核过的补货单由门店资讯部制《要货单》，由店长在电脑中作审核；

（3）门店资讯部通过定时通讯将《要货单》上传总部业务部，由主管采购员在电脑中查《要货凭证》并审核要货数量作汇总处理分供应商分门店打印《订货单》；

（4）自采商品订货流程

《补货单》由门店货区理货员手工填写

值班经理/组长/小店店长审核签字确认

门店资讯部制《要货单》，由店长审核《要货单》

门店资讯通过定时通讯将《要货单》上传总部业务部

业务部主管采购员将门店《要货单》作汇总处理

业务部主管采购员打印《订货单》一式两联

（5）门店自行订货由门店理货员填写补货单，值班经理/小店店长审核并签字确认；

（6）门店资讯部人员打印《订货单》一式两联并审核，通知供应商送货；

（７）门店自行订货流程：

（８）总部订货供应商送货时，补货单要由门店货区理货员填写，一式两联，由值班经理／组长／小店店长审核并签字确认；

（９）补货单由书面形式传业务部，由主管业务员或驻店业务代表审核并打印《订货单》一式一式两联，订货单第一联转验收组作验收准备，第二联转供应商送货，如果供应商在异地，业务部以电话/传真形式通知供应商送货，两联《订货单》一起转验货组；如果是小店订货且供应商在异地，则由业务部将《订货单》下传到门店，由门店查询，《订货单》在门店生成《预报单》，供应商在送货时由门店打印《收货验收单》（《预报单》）作为验收依据；

（10）供应商送货门店补货流程：

补货单要由门店货区理货员手工填写，一式两联

补货单由书面形式传业务部

值班经理/组长/小店店长审核并签字确认

业务部或驻店业务代表审核

由业务部或驻店业务打印《订货单》，一式两联

《订货单》第一联转验收组做验货准备

《订货单》第二联转供应商送货

如果供应商在异地以电话形式通知，两联《订货单》转验货组

业务部将《订货单》下传门店

《订货单》在门店生成《预报单》

供应商送货时，由门店打印《预报单》作为验收依据

五、验收

1、验收组根据《订货单》两联（业务转来第一联（黑联）、供应商携带第二联（蓝联），如果两联都由业务部转来则表示是外地供应商）合并后验收商品，无《订货单》上货的可拒绝验收；如果供应商送货中有部分商品不包含在《订货单》，则要求该供应商与业务人员联系，或补单或拉回；

2、验收商品时应先将商品分类摆放整齐；

3、验收人员用扫描仪扫描单品条码，扫描无效的查找原因另外处理，其他照单及实物查验；

4、验收商品数量只能等于或小于订单数量，大于订单的部分可以拒绝验收；

5、订单实收数量按实际验收数量填写；本项内容不允许涂改；如果因为填写错误造成的涂改，必须经由送货人及值班经理或小店店长复点后由送货人、验货员、值班经理三人在涂改处加签字；

6、验收无误后验收人、理货员、厂商/采购员《订货单》上签字确认；第一联（黑联）转资讯，第二联（蓝联）交供应商/采购员作为结算凭证之一；

7、将验收无误签字确认的《订货单》数量输入电脑；

8、资讯部收到《订货单》要先登记，审核无误后由电脑操作员打印《商品验收单》一式三联；

9、《商品验收单》第一联转业务部（或驻店业务代表），第二联附已填写实收数量的《订货单》第一联（黑联）转财务记账，第三联转供应商/采购员结算或报账。

10、门店资讯/配送中心资讯将《商品验收单》做电脑入库后上传总部。

11、供应商上货验收流程（见第4页）：

1）如果供货数量大于订单数量如无质量问题可由供应商到业务部或驻店业务补订单；

2）无《订货单》者要查明原因，然后指导供应商到业务部或驻店业务处补办手续。

3）资讯录入验收单进价调高必须有业务通知，否则按调价流程办理。

12、自采商品验收流程：

（见第4页）

1）如果是新品采购员应及时通知验收组，验收组将新品分离摆放；

2）采购员将新品报业务或驻店业务代表填写《新品登记单》；

3）《新品登记单》填写完整转资讯建档并打印《订货单》；

4）业务将《订货单》转验收组验收。

5）无单商品采购员应在第一时间将手续补办完整，转验收组验收。

供应商上货验货流程

资讯复核无误签字然后做CC通讯上传总部审核

上货数量只能等于或小于

订单数量，大于订单拒收

残次品、“三无”产品、商标不符、标志不明、货单不符、无店内码、有其他超市标签的商品拒收

按实际验收数量填写《订货单》实收数量

《订货单》必须注明生产日期、保质期

严格遵守开箱验货原则，如力不能及或需要整箱销售的商品，原则上须达到10％开箱率

验收无误验收人、理货员、厂商签字，值班经理抽检签字，转资讯打印《商品验收单》

资讯收到验收签字后的《订货单》先登记复核再录入打印《商品验收单》

如果进价大于协议进价按原进价执行，低于协议进价按现进价执行

《商品验收单》一式三份，第一联转业务备案、第二联转财务记账、第三联交供应商结算

验收组收到业务部（或驻店业务代表）转交的《订货单》做好验收准备工作

供应商将商品分类摆放整齐，验收人员扫描单品

验收组根据

《订货单》验收

无《订货单》拒收

附：

验收标准及验货要求

（一）基本要求：

1.验收商品必须符合国家及地方有关标准规定。

2.严禁残次品进入卖场，发现残次商品应立即退回送货人。

3.严禁“三无”产品进入卖场。

玩具除外（无中文标识，无生产许可证，无生产地址）。

4.严禁商标不符，标志不明，货单不符。

5.严格遵守开箱验货原则，如力不能及或需要整箱销售的商品，原则上须达到10％开箱率。

6.严格按照“条码第一”的原则进行验收。

7.有其他超市标签的商品不允许进入卖场。

自采上货验货流程

（二）商品验收标准

１．验货时必须验看商品的基本内容：

（1）商品名称（必须逐字验看）。

（2）商品条码。

（3）包装规格。

（4）数量或重量。

（5）生产日期（距离实际验货日期最长不超过其保质期的一半）

（6）保质期。

（7）其他标志（绿色食品标志等）。

2．商品验收要求

（1）根据《订货单》验收

（2）验收商品必须由两人以上人员参加；

（3）填写《订货单》必须按实收数量或重量填写；

（4）无条码商品必须贴上自制条形码，否则禁止进入卖场；

（5）将验过的商品及时封箱送入卖场。

（三）自采商品要求

1．采购人员参与现场验收，发现问题现场解决。

否则后果自负。

2．无订单情况下，采购人员在收到资讯部的《新品登记单》第二联及《商品验收单》第二联后要通知仓库将该批商品复核入库，同时调入卖场，业务部将《新品登记单》第二联和《商品验收单》第二联转财务部，《商品验收单》第三联由驻店业务转采购员。

3．所有新品进入卖场的同时，必须有店内码或自制条形码；

4．自采过程中无法确定是新品，则先按照新品处理，如果在验货或上货过程中发现卖场内有一模一样的商品则将该商品提出按照原商品编码处理，至少要保证销售价格一致；（严禁在卖场内一个商品两个编码或两个销售价格）；如果已经进行部分销售，则按照较低的价格进行调整。

（四）严禁验收人员与供应商合谋损害公司利益，一经发现严肃处理。

（五）各店的开箱赠金或赠券由各店指定专人代收，然后统一向财务交接（各店店长必须留存交接记录）。

六、退货

1．退货商品的类别：

1）由于产品质量原因造成的涨袋商品。

2）商品接近保质期（三个月以上）

3）外包装残破，不能继续销售的商品。

4）零销售或滞销商品（连续两周或销量极少的商品）

5）过季商品的多余存货。

6）由于顾客退货原因造成的不能正常销售的商品。

7）由于厂家促销从卖场内借出的不再归还的商品。

8）其他退货。

（包括自采商品退货）

凡符合以上退货条件的商品，必须以书面形式《返厂申请单》一式两联，第一联值班经理/店长留存，第二联报业务部审批。

2．《返厂申请单》第二联经业务部经理（或驻店业务代表）签字批准后，由相关业务员或驻店业务制作电脑《返厂单》可办理退货。

电脑《返厂单》一式三联全部交验货组或供应商；

3．门店商品退货报业务审批后，按照以下方式处理：

（1）门店直退：

业务人员通知供应商在收到《返厂单》之日起7天内将需退商品取走，或由业务部安排专人取走。

取走商品时，需由验货员、理货员、取货人及值班经理/店长在《返厂单》上签字；签字后的《返厂单》第一联由验货组留存转财务部；第二联交收货人，第三联作为出门证，由保安验看放行后留存，每日集中交保安部经理转营运部经理或交营运部经理指定的专门人员；

门店资讯根据审批审核后的退货申请打印《返厂单》一式三联

制单人、厂商或主管采购员确认

门店根据《返厂申请单》内容及需返厂商品实物制作《调拨单》，在该《调拨单》右上角加注“返厂”字样并在《调拨单》后附《返厂申请单》，要求《调拨单》与《返厂申请单》内容完全一致。

门店填写《返厂申请单》并注明原因报业务部（驻店业务代表）审批、审核

报损处理

将所退商品封存到指定地点指定专人管理

业务部通知供应商或采购员指定退货日期

商品出卖场验收组、货区理货员根据《返厂单》查验退货商品无误后签字确认、店长/值班经理签字确认、保安复查无误后签字放行

商品按调拨程序返回配送中心

业务部（驻店业务代表）根据实际情况确定是否准予退货

不能退货

可以退货

确定门店退货或退回配送中心

退回配送中心

门店直退

每周将各店退回的需返厂商品集中制作《返厂单》一式三联

业务部通知供应商或采购员指定退货日期

商品出配送中心。

验收组、仓库管理员根据《返厂单》查验退货商品无误后签字确认、配送中心主任/仓库主管签字确认、保安复查无误后签字放行

《返厂单》第一联财务入账，第二联转供应商/商户或采购员，第三联作出门证，保安部留存采购员

（2）退回配送中心集中退：

由门店业务将需退换商品根据《返厂申请单》送返配送中心，具体操作如下：

按照正常调拨程序处理，只是在该《调拨单》右上角加注“返厂”字样并在《调拨单》后附《返厂申请单》，要求《调拨单》与《返厂申请单》内容完全一致。

门店只将库存按照调拨业务处理，配送中心则按照调入处理后，每周将各店退回的需返厂商品集中制作《返厂单》，做返厂处理。

业务部安排专门人员将需要返厂的退换货商品在指定时间内集中返厂。

同样，取走商品时，需由配送中心验货员、理货员、取货人及配送中心主任/仓库主管在《返厂单》上签字；签字后的《返厂单》第一联由验货组留存转财务部；第二联交收货人，第三联作为出门证，由保安验看放行后留存，每日集中交保安部经理转营运部经理或交营运部经理指定的专门人员；

4．退货流程（见上页）

七、商品退场（撤柜）

1、卖场商品库存过大、商品滞销或零销售、商品接近保质期、商品存在质量问题、商户违约等由供应商、业务（驻店业务代表）、门店提出商品退场申请，填写《商户退场申请单》报业务部审批；

2、业务审批后报财务审核（核对账目）；

3、财务部审核后，由业务部确定可以撤柜/退场内容，填写《商户退场通知单》一式三联：

第一联交资讯部，第二联交现场部（值班经理/店长），第三联交保安部，同时通知供应商或采购员在指定时间内办理商品退场；

4、商品退场时间自批准之日起不得超过7天。

即正式《商户退场通知单》填写之日起7天内。

5、商品退场流程：

（见下页）

调拨流程：

调出方验收组、当班营业员、送货人根据《商品调拨单》查验调出商品、保安复查签字放行

门店申请、业务或驻店业务代表协调

调出方门店根据调拨申请备货

调出方资讯打印《商品调拨单》一式三联

《调拨单》第一联留存调出方资讯部，

第二、三联交送货人随货同行

签字后的《调拨单》第三联回执送货人、第二联交本店资讯审核后转驻店财务记账

调入方验收人员根据《调拨单》验收

无误签字确认，值班经理抽验签字

（一）已上总部系统门店商品调拨

1、商品调拨由调入方申请报业务（或驻店业务代表）协调；

2、商品调拨可在本区域内、跨区域门店和配送中心之间调拨；

3、调出方根据业务（或驻店业务代表）的调拨申请内容备货；

4、所调商品备齐后报本门店资讯打印《商品调拨单》一式三份，交验收组查验；

5、商品出卖场：

验收组、送货人、值班经理、当班理货员根据《商品调拨单》查验调出商品，无误后签字确认，保安签字放行，《商品调拨单》第一联留调出方资讯备查，第二、三联交送货人随货同行；

6、商品送达调入方后，验收组将商品分类摆放整齐；

7、调入方验收组根据《商品调拨单》验收，无误后签字确认，将《商品调拨单》第二联

交本店资讯录入后转驻店财务记账，第三联回执送货人带回调出方资讯，由资讯转调出方财务记账；

8、总部系统门店商品调拨流程：

（见上页）

八、报损

（一）代销商品不在报损范围内。

应报业务部另行处理。

（二）报损原因

1.验收商品作业不认真，把一些残次商品验收入库；

2.商品陈列不当，发生掉落破损；

3.顾客偷吃（喝）的商品；

（注：

以上3条如果发生在卖场，因当班营业员失职造成的，由当班营业员按售价赔偿）

4.生鲜品、冷冻冷藏品温度控制不当；

5.商品堆放过高过重，造成的商品损坏；

6.潮湿，虫蚀，鼠咬造成的商品损坏；

7.失窃造成的商品损失；

8.其他不明原因损失的商品。

（三）报损商品的处理：

1．把报损后的商品按照要求进行变价处理，变价收入上交财务部；

2．不允许在卖场内销毁己报损的商品；

3．过保质期的商品，不能作变价处理，必须按无残值报损；

4．卖场内不允许存放报损过的商品，报损商品必需按规定及时处理；

5．报损商品必须撤离卖场做适当处理。

不允许二次进入卖场；

6．商品报损必需由门店营运部（现场部）、业务部（驻店业务代表）、财务部共同处理，由财务监督执行；

7．商品报损每月一次，不得隐瞒不报；

8．门店该报损的商品如隐瞒不报，一经发现由店长承担全部责任；

（四）报损流程

1．理货员/柜组营业员、业务员（驻店业务代表）根据现场实际情况填写《报损申请单》；

2．值班经理/门店店长、财务部、业务部、营运总经理联合审批；

3．门店资讯根据审批后的《报损申请单》；录入打印《报损单》一式两联；

4．营运（现场）、业务、财务三方联合进行处理，处理完毕后在报损单上签字。

签字后的《报损单》第一联转财务记账，第二联留现场考核损耗率。

理货员/柜组营业员、业务员（驻店业务代表）根据现场实际情况填写《报损申请单》；

值班经理签字批准

资讯部根据批准后的《报损申请单》录入打印《报损单》一式两联

营运（现场）、业务、财务三方联合进行处理，处理完毕后在报损单上签字

业务部、财务部批准

营运总经理批准

第一联财务记帐

第二联现场留存

九、调价

（一）所有商品调价由总部实施，然后由总部资讯做CC通讯，下传到指定门店。

（二）协议进价调价

1．进价调高必须由供应商提供加盖生产厂商印章的调价单，并注明调价原因报业务部审批；

2．进价调低由供应商填写调价单加盖印章或签字后报业务部审批；

3．主管业务经理批准后转总部资讯作后台商品调价，通过CC通讯，下传到指定门店；

4．如果现存商品也在调低范围内，卖场盘点后报门店资讯打印《商品调价单》转门店财务记账。

5．进价调价流程

（三）自采进价调价

1．自采进价调高供应商必须提前7天报业务部核准，否则按原进价执行，资讯未接到调价通知按原进价打印《商品验收单》；

2．因情况特殊进价调高的必须由采购员在该商品后签字认可，资讯按认可后的进价打印《商品验收单》；

3．低于原进价的资讯按现进价打印《商品验收单》；

4．自采进价调价流程

进价调高

供应商必须提前7天报业务部核准

通过CC通讯，下传到指定门店

资讯未接到调价通知按原进价打印《商品验收单》

进价调低

业务部制作《变价单》转资讯部变价

业务部制作《变价单》转资讯部变价

自采商品验收后，资讯部按照变价后的内容打印《商品验收单》

（四）售价调价

业务/驻店业务/门店店长/值班经理提出《调价申请单》一联

物价员核实《调价申请单》内容

市场物价调查

正常售价调整

售价低于进价

业务经理批准

总经理批准

物价员制作《变价单》一式二联

第一联资讯部

第二联财务部

资讯部录入变价信息并作CC通讯下传各门店或指定门店

门店收到调价信息，下传前台POS

打印调价商品牌卡转现场调价

现场对变价后的商品进行试扫

1．门店或业务（驻店业务代表）根据市调、商品滞销、零销售、过季、既将过保质期等原因提出《调价申请单》，内容包括：

商品编码、条形码、品名、规格、单位、原进价、现进价、原售价、申请售价，报业务部物价员核实；

2．物价员核实后，要确定调价范围，调价不低于进价的由业务经理签字确认，调价低于进价的由总经理签字确认；

3．资讯收到审批后的《调价单》录入无误后作CC通讯，并下传各到门店或指定门店；

4．门店资讯收到调价信息后，下传前台POS机，打印调价商品牌卡转现场实施调价。

（五）促销售价调价

包括促销价、会员价、DM价、整箱（件）价、特价调价

1．促销价、DM价、特价等由企划部策划、经业务部、物价员核准；

2．会员价、整箱（件）价由物价员提出，业务总经理或授权人核准；

3．业务部核准后拟订参加活动单品，填写促销《变价单》，内容包括：

商品编码、条形码、品名、规格、单位、原进价、原售价、现进价、活动期间售价，商品活动范围、门店活动范围、起始日期时间等提前二天报资讯部；

4．资讯部录入。

5．资讯部录入完毕通知业务，业务派专人审核全部活动内容，通知现场扫描核对。

6．特价调价流程

（六）联营商品调价

1.联营商品调价由联营商填写调价单；

2.调低由值班经理签字审核后转门店资讯录入转现场实施调价；

3.调高由业务或驻店业务代表签字审核后转门店资讯录入转现场实施调价。

4.联营商品售价调价流程

联营商户根据需要填写《变价单》

市场调查

值班经理/物价员核实价格

业务经理签字批准

第二联财务部

第一联资讯部

资讯部录入变价信息并作CC通讯下传各门店或指定门店

现场对变价后的商品进行试扫

门店收到调价信息，下传前台POS

打印调价商品牌卡转现场调价

十、有关事宜

1．任何人不准私自涂改作业单据或在单据上乱涂乱画；

2．所有作业过程中涉及到的原始单据资讯部都要要求各部门进行登记（使用《单据流转表》）并存档，妥善保管；

3．资讯部每月固定时间检查所有的《单据流转表》的使用情况并将结果进行通报，通报内容包括：

（1）未按照正常使用《单据流转表》作业的单位及个人，并提出批评和处罚；

（2）本月中遗失的单据数量、每份单据的编号、责任人、遗失原因；

（3）本月中因为单据遗失造成的后果及分析；

（4）未执行单据的统计及分析该单据未执行的原因（如《订货单》、《返厂单》等）；

（5）其他与单据流转有关的问题及计划解决方案。

4．总店《订货单》由总店业务内勤负责打印；异地店（如孟州店）《订货单》由该店（如孟州店）驻店业务内勤打印。

附：

《调拨单》单据传递流程

一．已上总部系统调拨

第一联调出方资讯存档

第二、三联随货同行

调入方验收无误签字

第二联带回交调出方资讯转驻店财务记账