Excel的50个使用技巧.docx
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Excel的50个使用技巧
Excel的50个使用技巧-2
上一篇/下一篇 2009-02-0114:
54:
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excel
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三十、Excel中“摄影”功能的妙用
这个功能比较另类，似乎和计算、统计、排序等等“正统”功能格格不入，因为它的作用竟然是——“抓屏”!
而且还不是像“PrintScreen”
按钮那样“一把乱抓”，而是允许让你通过鼠标进行选择，“指哪抓哪”。
要找到这个功能还不太容易，我们点击Excel“工具”菜单的“自定义”选项。
在“命令”卡片的“类别”中点“工具”，再在命令栏中找到“
摄影”按钮，并将它拖到工具栏的任意位置。
如果我们想要对表格中的某一部分“照相”，只须先选择它们（图23），然后按下“摄影”按钮，这
时该选定区域就被“拍”了下来。
然后将鼠标移动到需要显示“照片”的地方（当然，也可以是另一张表格），再次按下“摄影”按钮，这样刚才
被“拍摄”的“照片”就立即粘贴过来了。
当然，和“照片”一同出现的还有“图片”工具栏。
很显然，Excel是将它作为一幅图片来对待了，我们
可随意将它进行旋转、缩放处理。
不过，请各位一定要注意：
这可不是一般的照片!
你可以试着改动原来被我们“拍摄”下来的表格数据看看——刷新一下“照片”，结果“照片
”中的数据竟然也被同步更新了!
三十一、在多张表格间实现公用数据的链接和引用
也许我们会奇怪，为什么每次打开Excel，软件总是打开了一个由3张空白表格组成的文件组呢?
如果你是专业的会计师、统计师或者谙熟于此的
表格高手，就一定会明白，由于计算项目的名目繁多、数据信息的头绪复杂，单靠一张表格往往解决不了所有的问题，多表格数据链接、多文件数
据互动才是以一当十的制胜法宝。
比如我们首先制作“Sheet1”为“一班学生成绩表”，“Sheet2”为“二班学生成绩表”，然后来到“Sheet3”，想进行“一班”和“二班”
各科成绩的比较以及“年级平均分”的计算。
此时我们就可以将光标定位到目标位置，选择好相关函数。
然后在Excel弹出的函数对话框中，利用数
据列表右侧的“”按钮点击一下其他表格中想引用的单元格就行了。
你看，如图24所示，这时函数窗口中就会出现“×班学生成绩表!
××单元格”
的字样了。
此后，不管我们在源单元格中进行怎样的修改，在“Sheet3”的目标位置都会适时进行重新计算。
三十二、“驯服”Excel2002的剪贴板窗口
Excel2002极大地改进了旧版本中比较薄弱的剪贴板功能，最大可以支持容纳24个项目（而Excel2000只能容纳12个）。
而且，这个剪贴板可
以在任何Office应用程序之间来回拷贝，所以对于经常需要拷贝和粘贴的用户来说，确实更加方便。
但每次当你连续使用两次“复制”或“剪切”
命令时，剪贴板就会弹出来，和你争夺有限的文档显示空间，让人讨厌。
好在，“驯服”剪贴板的方法非常简单。
笔者建议，如果你不希望剪贴板总是出其不意地蹦出来，只须点击剪贴板菜单底部的“选项”，清除“自动显示Office剪贴板”复选框上的钩
。
如果你不希望剪贴板的图标出现在系统任务栏上或随时弹出来，只须清除掉“在任务栏上显示Office剪贴板的图标”和“复制时在任务栏附近显
示状态”两个复选框上的选择。
只保留“收集而不显示Office剪贴板”复选框前面的钩即可。
当然，在取消剪贴板自动显示功能之后，你还可以随时恢复这个功能。
比如我们可以自定义一组快捷键，以便随时迅速调出剪贴板。
从菜单中
选取“工具”之“自定义”选项，点击弹出对话框下部的“键盘”按钮，在弹出对话框的“类别”列表中选取“编辑”，然后，在对话框右上方
的“命令”列表中选取“EditOfficeClipboard”；将光标置于“请按新快捷键”对话框中，并按下Alt+Shift+C（或者你喜欢的其他组合），“关
闭”对话框。
现在，我们只要一按下Alt+Shift+C，Excel2002的剪贴板就会立刻出现在你面前了。
提示：
此秘技也适用于Word2002、PowerPint2002。
三十三、利用公式审核工具查看数据出处
Excel2002有一秘密武器——“公式审核”工具，它可以将任一单元格中数据的来源和计算结果的去处显示得清清楚楚、明明白白。
让我们单击“工具”菜单的“公式审核”选项，并点击“显示公式审核工具栏”。
我们仍然借用“给表格做个超级搜索引擎”一招中的例子，
用鼠标选择C12单元格。
从图25中我们可以看到，该单元格中的结果是通过函数“=VLOOKUP（C8,A2∶C6,3,FALSE）”得出的。
因此，数据来源有3个
：
C8、A2和C6。
所以，当我们单击“公式审核”工具栏上的“追踪引用单元格”按钮后，Excel立刻用箭头和蓝点指明了这3个单元格的所在（图25
）。
当然，如果我们表格中某个数据无效或语法不当的话，也可以点击“公式审核”工具栏上的“圈释无效数据”按钮来让Excel自动帮我们检查纰
漏。
三十四、巧用Excel2002的“智能鼠标”
我们知道，滚轮鼠标现在几乎成为了电脑的“标配”，但当我们滚动鼠标滚轮上下翻页时，你是否想过我们还可以利用它完成一些其他的功能
呢?
点击Excel2002“工具”菜单中的“选项”命令，然后在“常规”选项卡中选中“用智能鼠标缩放”复选框，点“确定”后，我们再来看看现
在的鼠标滚轮都有些怎样的功能：
在“智能鼠标”的默认状态下，上下滚动鼠标滚轮，工作区中的表格会以15%的比例放大或缩小，而只有当我们按住Ctrl键，再滚动鼠标滚轮时
，工作表才会像往常一样上下翻页。
另外，如果我们使用了Excel的“分级显示”，那么当我们按住Shift和滚动鼠标滚轮时，又可以控制各级条目
的显示或隐藏了。
当然，还有更多的特殊功用需要各位在实践中慢慢摸索。
三十五、Excel2002“监视”窗口的应用
如果你创建了一个较大的电子表格，并且该表格具有链接到其他工作簿的数据时，Excel中的“监视窗口”可以为你提供很大的帮助。
通过它
你可以轻松看到工作表、单元格和公式函数在改动时是如何影响当前数据的。
在“工具”菜单中单击“公式审核”子菜单，然后单击“显示监视窗口”按钮。
右击我们想跟踪的单元格，并在快捷菜单中选择“添加监视点
”。
这时，“监视窗口”的列表中就出现了被Excel监视的单元格及其公式了。
以后，只要我们双击“监视窗口”中的该条目，被监视的单元格就会不请自来了。
提示：
当包含有指向其他工作簿的单元格被监视时，只有当所有被引用的工作簿都打开时，才能在“监视窗口”的列表中显示出来。
三十六、常用函数一键完成
微软Excel电子表格提供了上百种函数命令，可是对于大多数普通人来说经常用到的只是其中一些常用的函数，比如算术求和（SUM函数）、求最大
值（MAX函数）、求最小值（MIN函数）、求平均值（AVERAGE函数）等，而且很多时候都是临时计算一下，并不需要在专门的单元格内设置这些函数
来保存结果。
其实，Excel提供了一个非常实用的功能，可以方便地实现简单函数的运算，只是它被大多数人忽略了，让我们来找找看。
具体操作非常简单，首先确保Excel视图菜单的状态栏被勾选，在选定需要进行运算的单元格后，用鼠标右键单击一下Excel状态栏右侧的“数字”
区域会弹出一个小菜单（如下图），里面的“求和（S）、最小值（I）、最大值（M）、计数（C）、平均值（A）”就分别对应Excel的SUM函数、
MIN函数、MAX函数、COUNT函数和AVERAGE函数，要想进行其中一项运算只需用鼠标作相应选择、“数字”区域的左边就会显示出运算结果。
三十七、Excel中双击格式刷的妙用
Excel中格式刷的主要作用是复制某一单元格（或区域）的格式（字体、字号、行高、列宽等）应用于其他区域，可将上述单元格选中，单击格式刷
来取出所在位置或所选内容的文字格式，用这个刷子去刷别的单元格可实现文字格式的复制。
但每次刷完后，格式刷就变成不可用了，如果希望重复复制格式，就要不停地重复上述过程。
有一个方法可避免上述的繁琐步骤：
通过双击格式刷
，可以将选定格式复制到多个位置。
若要关闭格式刷，则按下“Esc”键或再次单击格式刷即可（此方法同样适用于Word）。
三十八、Excel排序技巧两则
1．按行排列数据
相信大家对Excel的排序功能都不陌生，通常数据只是按列排列。
有时我们需要按行排列数据，这时只需从“数据”菜单中选择“排序”，在排序对
话框中左下角选中“选项”按钮，在弹出的对话框中选择“按行排序”，并设置相应关键字即可，而且还可以更改排序的方法是按拼音还是按笔画
排序或是选择自定义序列中的排序方法。
2．自定义排序
例如数据当中有“局长”、“处长”、“科长”、“科员”并按当前顺序排序时，Excel的现有排序功能就无法直接实现了。
这时我们可以使用自定
义排序来实现。
具体做法是：
在“工具”菜单选择“选项”，选择“自定义序列”，点“添加”按钮，在右边输入序列中按从小到大的顺序输入排
序序列，或选中相应单元格后点击“导入”按钮。
这样会在左边的自定义序列加入你刚才输入的序列，再在排序对话框选项中选择自定义序列就能
够按相应的顺序排序了。
三十九、只计算Excel公式的一部分
在Excel中当我们调试一个复杂的公式时可能需要知道公式某一部分的值，可以用以下的办法来获得：
双击含有公式的单元格，选定公式中需要获得
值的那部分公式，按“F9”键，Excel就会将被选定的部分替换成计算的结果，按“Ctrl+Z”可以恢复刚才的替换。
如果选定的是整个公式的话，就
可以看到最后的结果。
例如，有这样一条公式：
（A1*B1+C1）/D1，选定公式中的A1*B1（假设A1和B1的值分别为12和8），按“F9”键，Excel就会将A1*B1这部分转换为96。
这时，公式就变成了（96+C1）/D1。
如果继续选定D1（假设D1的值为6），并按“F9”键，Excel会将公式转换为（A1*B1+C1）/6。
当你完成了公式的计
算部分，想恢复成原来的公式，按“Esc”即可。
四十、将Excel的文本数字转换成数字
在Excel中，系统将前面带有半角单引号的数字视为文本对待，而且为了某些需要，用户可以通过“格式”菜单中的“单元格”命令，将数字设置为
文本格式。
然而，现在我们却需要把工作表中文本格式的数字转换成数字，那么以下方法可以一试。
1．一次转换一个单元格
在“工具”菜单上，单击“选项”，再单击“错误检查”选项卡（一定要确保选中了“允许后台错误检查”和“数字以文本形式存储”复选框）。
选中任何在左上角有绿色错误指示符的单元格。
在单元格旁边，单击出现的按钮，再单击“转换为数字”。
2．一次转换整个区域
在某空白单元格中，输入数字“1”。
选中该单元格，并在“编辑”菜单上单击“复制”命令。
选取需转换的存储为文本数字的单元格区域。
在“编
辑”菜单上，单击“选择性粘贴”。
在“运算”下，单击“乘”。
单击“确定”按钮。
3．处理特殊财务数字
一些财务程序显示负值时在该值右边带有负号“-”。
要将此文本字符串转换为数值，必须返回除最右边字符（即负号）以外的所有文本字符串字符
，然后乘以“-1”。
例如，如果单元格A2中的值为“156-”，那么公式“=LEFT（A2,LEN（A2）-1）*-1”将文本转换为数值“-156”，然后用上面的方
法操作。
四十一、Excel中快速互换两列数据
在Excel中当需要把两列或两行数据互换时，以前总是先把A列的数据复制到C列，把B列的数据移动到A列，然后再把C列中的数据移动到B列，来实现
两列数据的互换。
现在我用如下方法即可快速实现两列数据的互换：
用鼠标选定A列数据区域；把鼠标放在A列数据区域的右边；按下“Shift”键的同时，按下鼠标左键，这时鼠标变为向左的箭头；拖动鼠标至B列数
据区域的右边，看到一条垂直的虚线（如果看到一条水平的虚线，表示在B列插入数据），同时松开“Shift”键和鼠标左键，这样就实现了A、B列
的数据互换。
同样，也可以实现两行数据的互换。
四十二、Excel文件和数据库文件的相互转化
Excel在对数据进行简单计算和打印设置方面比较体贴用户，而Foxpro在利用编程对数据处理时就很方便了，如果能把两者结合起来使用，会给我们
的工作带来更多的方便。
1.数据库文件转化为Excel文件：
运行Excel程序，执行“文件”下的“打开”命令，在查找范围中找出存数据库文件的文件夹，在文件类型的列表框中选“dBase文件（*.dbf）”
，选中要打开的数据库文件，单击“打开”。
如果打不开，出现“不可识别的文件格式”的提示时，说明此数据库文件版本较高，请用如下方法：
运行Foxpro程序，打开要转化的数据库文件，然后选择“文件”下的“导出”命令，在类型中选中Excel类型，然后输入或选择保存的文件夹及文件
名，若单击“设置”可选本数据库中一部分内容转成Excel文件，或在命令窗口中输入“COPYTO"目标文件的路径\导出的文件.xls"TYPEXLs”复
制转化为Excel文件。
2.Excel文件转化为数据库文件：
运行Excel程序，执行“文件”下的“另存为”命令，在保存类型的列表框中选“dBase文件（*.dbf）”，单击“保存”即可。
也可在Foxpro中使
用“文件”下的“导入”命令将Excel文件转化为数据库文件。
四十三、在Excel中用“Ctrl+Shift+8”选定数据
在Excel中选定数据，我们可以用拖动鼠标的方法来选定，但是当数据多于一页时，这样操作会觉得不称手，这时你也许会用点击表格左上角的小块
来选定，但这会有很多无用的表格也被选定，用“Ctrl+Shift+8”可以选定需要的数据，这个组合键能根据选定单元格向四周延伸所涉及到的有数
据单元格的最大区域（如下图）。
例如：
若在图中选中A4，按下“Ctrl+Shift+8”会选中A1:
D20的方形区域，包括在这个区域中独立的单元格数据，比如B10，但是独立于这个区域
的数据不会被选中，比如F9。
使用“Ctrl+Shift+8”键，能有效避免使用拖动鼠标方法选取较大单元格区域（尤其是一屏显示不下的区域）时出现的
屏幕滚动现象
四十四、快速切换Excel单元格的“相对”与“绝对”
在Excel中输入公式时常常因为单元格表示中有无“$”而给后面的操作带来错误。
修改时，对于一个较长公式单元格的相对与绝对引用转换时，只
凭键盘输入又很麻烦。
其实，只要使用“F4”功能键，就能简单的进行对单元格的相对引用和绝对引用的切换。
现举例说明：
对于某单元格所输入的公式为“=SUM（B4:
B8）”。
选中整个公式，按下“F4”键，该公式内容变为“=SUM（$B$4B$8）”，表示对横、纵行单元格均进
行绝对引用；第二次按下“F4”键，公式内容又变为“=SUM（B$4:
B$8）”，表示对横行进行绝对引用，纵行相对引用；第三次按下“F4”键，公式则
变为“=SUM（$B4B8）”，表示对横行进行相对引用，对纵行进行绝对引用；第四次按下“F4”键时，公式变回了初始状态“=SUM（B4:
B8）”，即对横
行纵行的单元格均为相对引用。
还需要说明的一点是，“F4”键的切换功能只对所选中的公式段有作用。
只要对“F4”键操作得当，就可以轻松灵活地编辑Excel公式了。
四十五、Excel多工作表巧操作
默认状况下，一个Excel文件里面包含有三个工作表，分别为Sheet1、Seet2和Sheet3，，可对于一些高级用户或有特殊需要的用户，往往还有更多
更高的要求。
1、建立多张工作表
通过单击“插入/工作表”，或在工作表底部右击鼠标在弹出菜单中进行选择，均可以插入一张新的工作表，但这只能应付少量的需求，一次操作只
能建立一张工作表，如果在一个文件里需要上十张的工作表，可以单击“工具/选项”，选择“常规”，在“新工作簿内的工具表数”一项即可进行
调节。
这里有两点要注意：
（1）在建立所需的文件后，记得将更改的地方改回系统默认值，否则下次新建的每一个Excel文件都会包含多个工作表；
（2）一个Excel文件可包含的工作表数有个上限，为255张。
2、对多张工作表进行操作
在选定多张工作表时，分两种情况，一种是全部工作表，一种是部分工作表。
前一种情况，在工作表底部右击鼠标，在弹出的菜单中选择“选定全
部工作表”；后一种情况，通过按住“Shift”键再用鼠标选定相邻的多个工作表或者按住“Ctrl”键再用鼠标选定不相邻的多个工作表来实现。
选
定之后，就可以对页面设置、格式等统一操作，而不必逐张逐张进行，也可以在多张工作表内执行查找和替换操作。
四十六、Excel快速输入特定文本
因工作的需要，我经常用Excel2000来处理大量的表格，常常要输入一些特定的文本（如标准规范的名称、施工企业的名称等），为了准确、统一
、快速地输入这些特定文本，我摸索出了几个好方法。
1、自动更正法
选择“工具→自动更正”命令，打开“自动更正”对话框，在“替换”下面填入“G300”，在“替换为”下面填入“《建筑安装工程质量检验评定
统一标准》[GBJ300-88]”（不含引号），然后按“确定”按钮。
以后只要在单元格中输入“G300”及后续文本（或按“Enter”键）后，系统会自
动将其更正为“《建筑安装工程质量检验评定统一标准》[GBJ300-88]”。
小提示：
①你可以依照上述方法将有关文本一条一条定义好，方便以后使用；
②在Excel中定义好的自动更正词条在Office系列其他应用程序（如Word、PowerPoint）中同样可以使用；
③如果确实需要输入文本“G300”时，你可以先输入“G3000”及后面的文本，然后删除一个“0”即可。
2、查找替换法
有时候我们要在多个单元格中输入相同的文本，特别是要多次输入一些特殊符号（如※），非常麻烦，这时我们可以用“替换”的方法来进行：
先在需要输入这些符号的单元格中输入一个代替的字母（如X，但要注意的是，该字母不能与单元格中需要的字母相同，也可以选择其他的特殊字符
），等表格制作完成后，用“编辑→替换”命令（或直接按Ctrl+H快捷键），打开“替换”对话框，在“查找内容”下面的方框中输入代替的字母
“X”，在“替换值”下面的方框中输入“※”，将“单元格匹配”前面的“∨”号去掉（否则会无法替换），然后按“替换全部”按钮即可。
小提示：
在按住Ctrl键的同时，用鼠标左键选定多个不连续的单元格（或区域），输入文本（如※），然后按下“Ctrl+Enter”键，也可将该文本同时输入
上述选定的单元格中。
3、函数合并法
我经常需要输入一些施工企业的名称（如“某某市第九建筑安装工程公司”、“某某市华夏建筑安装工程公司”等），这些文本大同小异，我通常
用Excel中的CONCATENATE函数来实现这些特定文本的输入：
假定上述文本需要输入某一工作薄的Sheet1工作表的D列中（如D2单元格），我们先在Sheet2工作表中的两个单元格（如A1和B1）中分别输入文本“
某某市”和“建筑安装工程公司”，然后在Sheet1的D2单元格中输入公式：
=CONCATENATE（Sheet2!
$A$1,C2,Sheet2!
$B$1），以后我们只要在C2单元
格中输入“第九”，则D2单元格中将自动填入文本“某某市第九建筑安装工程公司”。
4、剪贴板法
由于Office2000中的多重剪贴板一次可以保存12条内容，可以利用这一功能反复输入一些特定的文本。
①用“视图→工具栏→剪贴板”命令，打开“剪贴板”工具栏。
②将特定的短语（如“《中华人民共和国建筑法》”、“《建设工程质量管理条例》”、“建设工程质量监督工作”等）分别输入到不同单元格中
，然后一个一个地选中，用“复制”命令将它们逐条加到“剪贴板”中。
③以后某一单元格中需要上述短语时，单击“剪贴板”工具栏上相应短语的图标就可以一次性输入该短语。
小提示：
①如果短语较多，记不清某条短语在“剪贴板”上的具体位置也没关系，当你将鼠标指向某条短语时，在左下方即可完整地显示出该短语，点击你
需要的短语即可；
②OfficeXP中的多重剪贴板中最多可以容纳24条剪贴信息，如果大家需要容纳更多的剪贴信息，可以使用第三方的剪贴板工具，如ClipMate等。
5、选择列表法
如果需要输入的文本在同一列中前面已经输入过，且该列中没有空单元格，我们就可以右击下面的单元格，选“选择列表”选项，则上面输入过的
文本以下拉菜单形式出现，用左键选中你需要的文本，即可将其快速输入到选定的单元格中。
6、格式定义法
有时我们需要给输入的数值加上单位（如“万元”等），少量的我们可以直接输入，而大量的如果一个一个地输入就显得太慢了。
我们通过“自定
义”单元格格式的方法来达到自动给数值添加单位的目的：
我们选中需要添加单位的单元格，选择“格式→单元格”命令，打开“单元格格式”对
话框，在“数字”卡片中，选中“分类”下面的“自定义”选项，再在“类型”下面的方框中输入“#平方米”，按下“确定”按钮，以后在上述单
元格中输入数值（注意使用此法仅限于数值！
）后，单元（本例为“平方米”）会自动加在数值的后面。
四十七、挽救被损坏的Excel文档
小心、小心、再小心，但还是避免不了ExcelXP文件被损坏，还是赶紧想办法挽救吧！
1、转换格式法
就是将受损的ExcelXP工作簿另存格式选为SYLK。
如果可以打开受损文件，只是不能进行各种编辑和打印操作，那么建议首先尝试这种方法。
2、直接修复法
最新版本的ExcelXP在“打开”窗口的“打开”按钮内有直接修复受损文件的“打开并修复”功能，这种方法适用于常规方法无法打开受损文件的
情况。
3、偷梁换柱法
遇到无法打开受损的ExcelXP文件时，也可以尝试使用Word来打开它。
操作如下：
（1）运行Word程序，选择需要打开的Excel文件；
（2）如是首次运用Word程序打开ExcelXP文件，可能会有“MicrosoftWord无法导入指定的格式。
这项功能目前尚未安装，是否现在安装？
”的提
示信息，此时可插入MicrosoftOffice安装盘进行安装；
（3）按照Word程序的提示选择修复整个工作簿还是某个工作表；
（4）先将文件中被损坏的数据删除，再将鼠标移动到表格中，并在菜单栏中依次执行“表格→转换→表格转换成文字”命令，选择制表符为文字分
隔符，将表格内容转为文本内容，然后另存为纯文本格式文件；
（5）运行ExcelXP程序，打开刚保存的文本文件；
（6）随后根据“文本导入向导”的提示就能顺利打开该文件了。
修复后的工作表与原工作表基本一样，不同的是表格中所有的公式都需重新设置，还有部分文字、数字格式丢失了。
4、自动修复法
此法适用于ExcelXP程序运行出现故障关闭程序或断电导致的文件受损。
重新运行ExcelXP，它会自动弹出“文档恢复”窗口，并在该窗口中列出
已自动恢复的所有文件。
用鼠标选择要保留的文件，并单击指定文件名旁的箭头，根据需要选择“打开”、“另存为”、“显示修复”。
在缺省状态下ExcelXP是不会启用自动修复功能的，因此预先设置：
首先在菜单栏中依次点击“工具→选项”命令，在设置框中单击“保存”标签
，将“禁用自动
升级会员 