ic跟单.docx
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ic跟单
篇一:
《外贸跟单的工作总结》
外贸跟单的工作总结/船务
作为担当来讲，日常需要处理的工作包括订单的最终确认，生产指令的下达及生产进度的跟进，出货的确认和安排，文件的制作和确认，收款跟进和确认。
总之，和客人相关的所有事情都应该了解或掌握。
在此重点给你总结船务方面的工作。
订单确认
最基本的订单确认包括订购物，价格条件，付款方式，交货日期（以上假设不存在品质风险，赔偿风险，交货风险等各种可能存在的风险）。
确认订单依据公司/工厂实际情况有简单有复杂。
要注意的是付款方式的确定对自身的工作非常重要，不良的付款方式会增加不必要的工作和难度。
下达生产指令和跟进生产进度
依据工厂/公司的差异，下达生产指令的操作方法存在很大的差别。
定单跟进一般是针对生管，跟进生管是核心。
需要了解生产中碰到的问题，必要时需要你作出决定或者求助于上司或反映给客人请求答案。
出货的确认和安排
出货实际上应该属于船务的工作范畴。
但业务必须非常清楚其操作。
最常用的柜型
材积单位cuft立方尺（英制）cbm立方米
以一个长78cm，宽56cm，高63cm的外箱为例来计算材积。
材积=0.78*0.56*0.63=0.275CBM=78*56*63/28316=7cuft1cbm=100*100*100/28316=332cuft（这是很常用的参数）1*20′=1000cuft就是一个20feet货柜，常称小柜。
1*40′GP=2000cuft就是一个40feet货柜，常称平柜。
1*40′HQ=2400cuft就是一个40feet加长/高货柜，常称高柜。
另外还有1*45′等不常用柜型。
你可以订2*40′GP+1*40′HQ。
通常可以和货代协商1*40′GP和1*40′HQ的运输费用是一样的。
如果采用货柜出货，一般称为柜货。
散货一般货量在500cuft以下常采用。
500cuft以上一般出1*20′。
因为考虑到运输费用的承担，运输安全等问题1000cuft以下如何出货一般需要事先跟客人确认。
如果是类似C&F的价格条件,可以自己决定是否出散货。
散货不利于货物的安全，容易损坏。
柜货相对安全许多，但要注意如果柜子不满，就尽量让货堆太高，否则也可能损坏货物。
BILLOFLADING简称B/L，提单，就是客人用来从船公司提取货柜/散货的单证。
SHIPPINGORDER简称S/O，订舱单，其作用和飞机票或火车票同。
BOOKING就是获取S/O的申请书，常用空白的B/L。
CERTIFICATEOFORIGIN简称C/O，就是产地证明。
A商检（商品检验检疫）
一般在确认好待出货的前提下，一般根据报关员的要求，至少应该提前3天提供一份完整的PACKINGLIST给报关员安排商检。
PACKINGLIST的内容可以参见之前给你的资料（PACKINGLIST的格式/内容随用途变化，但基本内容——对货物的描述是一致的）。
做商检的货物数量可以多于实际出货数量，但一定不可以少于实际出货数量（出货后告诉报关员实际出货数量）。
B确认S/O（SHIPPINGORDER）
C&F价格条件工厂/公司自己安排/确认S/O。
FOB价格条件联络客人安排/确认S/O。
一般至少提前一个星期（旺季两个星期）联络工厂的货代（或提前联络客人获取货代资料及联络方式，总之你必须提前一个礼拜联络上客人货代）申请S/O。
申请S/O通常需要填写BOOKING（一般使用空白的B/L）传真给货代（一般是和货代联络，除非固定有大量的柜子可以直接和船公司协商以取得优惠的价格）。
BOOKING应填写的基本内容CONSIGNEE，DESTINATION，FREIGHTPREPAID/FREIGHTCOLLECT，PORTOFLOADING，柜型柜量，预计出货日，货物描述。
其他内容可以在后续的提单
补料中提供（如果L/C对B/L有特殊要求也一定要在BOOKING时确认好）。
一般在发出BOOKING之前询问具体的船期，以免后面取消S/O，造成不良影响。
C转单安排拖车
在出货日的前一天下午300前必须将S/O（在上面注明需要的柜型柜量，拖车到达装货地点的时间，封关地点，转关还是一般贸易）传真到拖车公司。
以上三项工作OK后，就可以准备出货了。
但在转单安排拖车前必须反复和生管/PMC确认并追踪生产进度，如果一旦确认无法按时出货，就必须在规定的时间内提前通知取消S/O，否则会在船公司/货代留下不良记录（因为由于你未在规定时间内取消S/O，可能造成空舱），影响日后作业。
拖车公司接到S/O后，会先去打单（打单就是到码头的电脑里提前排队提柜，可以保证提到柜），在出货前拖车公司再去码头实际提柜。
如果因紧急情况需要取消S/O或暂不提柜，就必须在“实际提柜”前通知拖车公司。
否则工厂要承担相应的费用了。
打单也有打单费。
如果货柜已经出了码头的匣口而没有到达装货地点，此时取消S/O或暂不提柜，就会再产生放空费。
如果因为货物没有办法装好或在海关压夜，导致拖车没有正常离开海关，将产生压夜费。
D装柜
如果是一般贸易，不需要司机提供资料。
如果是转关，在柜子到达装货地点后，要求司机提供还柜纸，海关编号，运输公司公章，司机的联络手机，出口海关/出口码头，柜号，车牌号码，IC卡号（依据封关地点的差异，所需资料有增删。
必须核对还柜纸的S/O号码和工厂的S/O号码是否一致，以保证不装错柜子，不然后果不堪设想）。
如果S/O号码有问题，请立即联络拖车公司确认。
柜子装好后，应该参照拖车抵达封关地点的时间，提前将实际出
货数量和司机资料告诉报关员。
至此，出货过程结束。
具体操作根据各工厂或海关不同会有区别。
出货文件的制作和签核确认
出货文件是出货方收款和客人提货，清关的单证。
出货文件的要求一般会受到付款方式，客人要求的约束，通常同一地区的客人如果付款方式相同，文件的要求也差不多一致。
其基本的文件有PACKINGLIST，COMMERCIALINVOICE，B/L。
有的地区/客人要求提供C/O或FORMA（C/O的一种，一般在欧盟使用）；中东客人一般要求有船证（CERTIFICATE，B/L的附属文件），SASO证书；澳洲客人要求提供包装证明（好象是PACKINGDECLARATION，不太记得）；东南亚客人一般只要基本文件。
B/L有多种分类
船东单由船的持有公司签署的提单。
货代单由货代签署的提单。
全程正本提单一般适用于海陆联运。
文件的内容/格式可以参照之前给你的资料，你就知道什么是基本内容，哪些是会随付款方式，客人要求变化的。
同一地区的客人文件要求有共同点。
收款的跟进和确认（不作描述，有的资料可以在我之前给你的资料里找到）
另外需要补充的一点是材重的计算。
还是以上面的箱子为例
材重=78*56*63/6000=487公斤（常用KGS表示）
一般在快递（如样品）或者空运（如紧急情况）时用到。
材重和实重比较，取大者。
如果上面的箱子称量重量是56KGS，那么应该取56KGS；如果上面的箱子的称量重量是15KGS，那么应该取487KGS，实际操作取整数，即46KGS。
篇二:
《生产跟单员的方法》
跟单员手册
（一）概论
所谓“跟单员（Merchandiser）”，是指在企业运作过程中，以客户订单为依据，跟踪产品或服务运作流向的专职人员，是企业内各部门之间及企业与客户之间相互联系的中间枢纽，就好比人体内的运动神经一样，随时调度协调各器官之间的配合，以完成大脑所下达的动作指令。
一个优秀的跟单员必须具备全面的生产进度控制能力，要求具有严谨的思维、周密的计划，可以说要“一切尽在掌握之中”。
跟单员工作的重要性主要表现为
跟单员需要面对客户，面对订单开展工作。
跟单员是企业与市场、业务员与客户之间联系的纽带。
随着商品市场的多样化，小批量化以及节奏的加快，其工作性质的好坏直接影响公司的服务品质和企业形象。
跟单员工作是一项非常“综合性”和“边缘性”的工作，对外要有业务员的素质，对内要有生产管理的能力。
作为一个企业的接单、跟单、出货的窗口，跟单员不了解工厂生产环节的运作情况，那是难以想象的。
对于订单的生产来说，执行者是生产部门，跟单员对客户负责而追求的交期达成率就几乎掌握在生产部门的手里，于是，沟通、跟催等能力就特别致命。
这是跟单工作的挑战性所在。
有些时候，跟单员是业务经理的助理，有些时候，跟单员是业务部门所有业务人员的助理，有些时候，跟单员是老板的助理，更多时候，跟单员是客户的助理。
对跟单员的工作界定如下
―――业务跟单严格来说应该叫“业务跟进”，就是对准客户（即对本公司服务或产品有购买或享用意向的人群）进行跟进，以缔结业务合同为目标的一系列活动。
对外是业务员或业务员的助理。
―――生产跟单对已接的客户订单进行成品出货送达客户前的生产进度、货运报关跟进，以确保如期出货搭上运输器为目标。
对内是业务经理、生产主管和总经理的特别助理。
无论是工厂企业里的跟单员，还是贸易公司的跟单员，其基本职责也都是由“业务跟进”和“生产跟单”两大部分构成。
对于贸易公司里的跟单员，无非是对工厂运作的介入少一些。
跟单员是业务员跟单员的工作不仅仅是企业的营业员，被动地接受订单，而要主动地进行业
务开拓，对准客户实施推销跟进，以达成订单为目标，即进行业务跟单。
为此跟单员必须
（1）寻找客户。
跟单员通过各种途径寻找新客户或跟踪主要客户。
（2）设定目标。
跟单员应决定怎样在准客户与现实客户中分配工作时间。
（3）传播信息。
跟单员应熟练地将企业产品的相差信息传递出去。
（4）推销产品。
跟单员应与客户接洽，演示产品，回答顾客的疑问并成订单。
（5）提供服务。
跟单员要为客户提供各种服务，提供咨询意见，加速交货。
（6）收集信息。
跟单员要收集市场信息心脏进行市场调查。
（7）分配产品。
在产品短缺时优先分配给主要客户。
▊跟单员是业务助理跟单员在许多时候是扮演业务经理助理的角色。
他们协助业务经理接待、管理、跟进客户。
为此，跟单员必须做好以下工作
（1）传真、电子邮件等文件的回复，打印或验签
（2）计算报价单
（3）验签订单
（4）填对账表（5）目录的寄送与登记（6）寄样品（7）客户档案的管理（8）来访客户的接待（9）主管交办事项的处理（10）与相关部门业务的联系
▊跟单员是协调员跟单员应对客户所订的产品的交货进行跟踪协调，即进行生产跟单。
其跟踪的要点有生产进度、货物报关、货物装运等。
为此，跟单员在小企业中，可能要身兼数职，既是内勤员，又是生产计划员、物控员，甚至还会是采购员。
在大企业中，跟单员则代表企业的业务部门向生产制造部门催单要货，跟踪出货。
跟单员的工作特点跟单员的工作几乎涉及到企业的每一个环节，从销售、生产、物料、财务、人事到总务都会有跟单员的身影出现。
跟单员的工作是复杂的、全方位的。
（1）跟单员是一种责任大、权力小的工作岗位。
跟单员的工作是建立在订单与客户上的，其责任十分重大，因为订单就是企业的生命，客户就是企业的上帝，失去订单与客户将危及企业生存。
但跟单员的权力却是非常小的，他可以说是毫无职权，只是一个办事员而已。
跟单员完成其责任的权力不是来自其职权，而是来自其所做的事。
（2）跟单员的工作重心在于沟通协调，而不是在于以权压人。
跟单员与客户、与生产部门、与销售部门的工作是一种沟通与协调，都是在完成订单的前提下而进行的与人的沟通的工作。
（3）跟单员的工作是做客户的参谋。
跟单员从本质上来讲是为客户服务的，他们在大多数时候是当好客户的参谋。
跟单员掌握着企业的大量的客户资料，又对他们的需求特点十分熟悉，同时也了解企业的生产情况，他可以对客户的订单提出意见，以利于客户的订货。
（4）跟单员的工作节奏是多变与快速的。
客户的需求是多样的，有时客户的订单是小批量的，却要求及时出货，这就要求跟单员的工作效率应是快速的。
同时，跟单员所面对的客户来自五湖四海，他们的工作方式、作息时间与工作节奏各不相同，这也要求跟单员的工作节奏是多变的。
（5）跟单员的工作是综合性的。
跟单员的工作是涉及企业的所有的部门，由此决定其工作是综合性的。
对外跟单员执行的是销售人员的职责，对内则是执行生产管理协调，跟单员必须熟悉工厂的生产动作流程与进出口贸易的实务等。
第一讲概论
本章要点跟单员的定义，工作界定，工作定位，工作特点，跟单员的素质，工作内容及知识，技能要求及跟单员工作的重要性。
一、跟单员的定义（什么是跟单员？
）DocumentaryHandler
跟单员是指在企业运作过程中，以客户订单为依据，跟踪产品，跟踪服务运作流向的专职人员。
（不能兼职，替代）所有围绕着订单去工作，对出货交期负责的人，都是跟单员。
二、跟单员的工作界定跟单员广泛存在于订单型生产企业和进出口外贸企业中，跟单员的工作性质与特点随企业的规模与性质而有所区别，但跟单员总的来说是作为业务跟单与生产跟单而存在的。
1．业务跟单对客户进行跟进。
尤其是已对本公司的产品已有了兴趣，有购买意向的人进行跟进。
以缔结业务，签定合同为目标的一系列活动。
对外叫业务员or业务助理。
2．生产跟单对已接来的订单进行生产按排。
对生产进度进行跟踪，按期将货物送到客户手中。
对内叫业务经理or生产主管or总经理助理。
不管是外贸公司的跟单员，还是工厂企业里的跟单员，他们基本职责都是由“业务跟单”和“生产跟单”两部分构成。
三、跟单员的工作定位（工作性质）跟单员是业务员。
他的工作不仅仅是被动的接受订单，而是要主动的进行业务开拓，对准客户实施推销跟进，以达成订单为目标，既进行业务跟单。
因此，跟单员要
（1）寻找客户通过各种途径寻找新客户，跟踪老客户。
（2）设定目标主要客户和待开发的客户。
我们的工作着重点及分配的工作时间。
（3）传播信息将企业产品的信息传播出去。
{ic跟单}.
（4）推销产品主动与客户接洽，展示产品，为获取订单为目的。
（5）提供服务产品的售后服务，及对客户的服务。
（6）收集信息收集市场信息，进行市场考察。
（7）分配产品产品短缺时先分配给主要客户。
跟单员是业务助理跟单员在许多时候扮演业务经理助理的角色，他们协助业务经理接待，管理，跟进客户，因此跟单员要
（1）函电的回复
（2）计算报价单
（3）验签订单
（4）填对帐表
（5）目录，样品的寄送与登记
（6）客户档案的管理
（7）客户来访接待
（8）主管交办事项的处理
（9）与相关部门的业务联系
跟单员是协调员跟单员对客户所订产品的交货进行跟踪，即进行生产跟踪。
跟踪的要点是生产进度，货物报关，装运等。
因此，在小企业中，跟单员身兼数职，既是内勤员，又是生产计划员，物控员，还可能是采购员。
在大企业，则代表企业的业务部门向生产制造部门催单要货，跟踪出货。
四、跟单员的工作特点
跟单员的工作几乎涉及的企业的每一个环节，从销售，生产，物料，财务，人事到总务都会有跟单员的身影出现。
特点是复杂的，全方位的。
1．责任大。
跟单员的工作是建立在订单与客户上的，因为订单是企业的生命，客户是企业的上帝，失去订单与客户将危及到企业的生存。
做好订单与客户的工作责任重大。
2．沟通，协调跟单员工作涉及各部门。
跟单员与客户，与计划部门，生产部门等许多部门的工作是一种沟通与协调。
都是在完成订单的前提下而进行的与人沟通的工作。
沟通，协调能力特别重要。
3．做好客户的参谋跟单员掌握着大量的客户资料，对他们的需求比较熟悉。
同时也了解工厂的生产情况，因此对客户的订单可以提出意见，以利于客户的订货。
4．工作节奏多变，快速面对的客户来自五湖四海，他们的工作方式，作息时间，工作节奏各不相同，因此，跟单员的工作节奏应是多变的。
另外，客户的需求是多样的。
有时客户的订单是小批量的，但却要
及时出货。
这就要求外面跟单员的工作效率是快速的。
5．工作是综合性的跟单员工作涉及企业所有部门，由此决定了其工作的综合性。
对外执行的是销售人员的职责。
对内执行的是生产管理协调。
所以跟单员必须熟悉进出口贸易的实务和工厂的生产运作流程。
五、跟单员的主导意识
什么是主导意识？
就是全局观念。
你要对所处的环境，担负的任务及产生的结果有深刻的了解，这样你去做你的工作的主导意识就会很强。
举例足球队，每个队员有自已的位置，但如只顾自已的位置，这一定是个很差的球队。
这就要有全局观念要不失球，要进攻，要战胜对方，要进球。
作为跟单员的跟单工作也同样如此，不是我将订单下了就没事了，你们如何生产？
何时完成？
出来的产品怎样？
与我无关，那就不能做好跟单员工作。
你就没有主导意识。
有责全局意识，责任感，对一切负起责任。
有方有办法，有主意，遇到问题有解决的能力
有效有效率，有结果。
目标要达到所有工作以最终结果，最终目标作为我们的指导思想。
最终失败了，就没什么好说的。
总之，主导意识的你心中要装着大目标，要有全局观念，每个人的工作只是整个工作链中的一个部分。
而不是以某一个人，一个部门来评定。
因此，在你的工作中，你心中要把别人（工作环节涉及到的人）看成是自已的部下。
（不是说你就是领导，而是要给他们布置任务，明确目标，提供条件。
你的目标很明确就是对最终结果负责。
六、跟单员的素质要求（跟单员的训练）
跟单员的工作性质与特点决定了其从业的素质要求
（1）分析能力。
分析出客户的特点及产品的价格构成，以利于报价。
（2）预测能力。
能预测出客户的需求，企业的生产能力及物料的供应情况，便于接单，生产及交货的安排。
（3）表达能力。
善于用文字和语言与客户沟通。
（4）专业知识。
对所跟单的产品要熟悉。
了解产品的原材料特点，来源及成分。
知道产品的特点，款式，质量。
便于和客户及生产人员的沟通。
（5）与人共事的能力。
与各部门的人员打成一片，使其自觉完成客户订单。
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