公开资料守则.docx

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公开资料守则

附件  6

公 開 資 料 守 則

目錄

引言

第1部段數

適用範圍1.1-1.3

政府部門1.1

法庭、審裁處及調查小組1.2-1.3

提供資料1.4-1.7

按慣例公布或供查閱的資料1.4-1.5

應要求提供的資料1.6

法定義務及限制1.7

程序1.8-1.19

公開資料主任1.8

索取資料的要求1.9-1.11

回應索取資料的要求1.12-1.15

作出回應的預定時間1.16-1.19

第三者資料1.20-1.23

收費1.24

覆檢1.25-1.26

第2部

可拒絕披露的資料2.1-2.18

防務及保安2.3

對外事務2.4

國籍、出入境及領事事宜2.5

執法、法律訴訟程序及公眾安全2.6

對環境的損害2.7

經濟的管理2.8

公務的管理及執行2.9

內部討論及意見2.10

公務人員的聘任及公職人員的委任2.11

不當地獲得利益或好處2.12

研究、統計及分析2.13

第三者資料2.14

個人私隱2.15

商務2.16

過早要求索取資料2.17

法定限制2.18

引言

政府應該運用可供使用的資源，盡量為市民提供最佳服務。

為達致此目的，政府明白到市民是需要充分認識政府及其提供的服務，以及對個人和整個社會均有影響的政策和決定的依據。

本守則界定擬提供資料的範疇，列出按慣例或因應要求提供資料的方式，並訂明盡快發放資料的程序。

本守則授權及規定公務員除有特別理由外，應按慣例或因應要求提供資料。

這些理由載列於第2部。

若拒絕任何索取資料的要求，通常會提述這些理由。

任何索取資料的要求均會盡快及妥善地獲得處理，如有需要，有關人員亦會協助市民闡明其要求，或指示他們向最適當的部門求助。

有關的程序會盡量精簡。

本守則亦載列有關覆檢或投訴的程序，以便市民在認為守則的規定未獲適當執行時有所遵循。

第1部

適用範圍

政府部門

1.1本守則適用於附件A所載列的所有政府部門1。

法庭、審裁處及調查小組

1.2本守則對法庭、審裁處或調查小組所保存的資料均不適用。

就法庭、審裁處和調查小組所進行的聆訊而言，本守則對現時有關披露資料的法規並無影響。

1.3另一方面，本守則將適用於最高法院登記處、司法機構政務長轄下所有法院與審裁處的登記處及行政辦事處、以及其他審裁處及調查小組的秘書處和行政辦事處所保存的其他資料。

提供資料

按慣例公布或供查閱的資料

1.4各部門每年均會公布—

•其組織結構的詳情

•所提供服務的資料

•其服務表現承諾及履行各項承諾的進展

此外，各部門亦會公布下述資料，或在適當地點提供這些資料以供查閱—

•按類別劃分的部門紀錄2一覽表

•已公布或以其他方式提供的資料一覽表，不論是免費或付費後才提供

•查閱非按慣例公布的資料的程序及收費

1.5每當政府首次推出或更改某項公共服務時，負責的部門會公布足夠的資料，說明服務的性質或服務有何改變，以及何人會受影響。

應要求提供的資料

1.6各部門亦會應要求就其政策、服務、決定及職責範圍以內的其他事宜，提供額外資料。

不過，若要求提供的資料屬第2部所載列的範疇，則可予以拒絕。

法定義務及限制

1.7本守則對市民查閱資料的既有法定權利並無影響。

同樣，亦不會影響有關公開資料方面的既有法定限制，而不論這些限制是法定禁令或任何根據普通法或適用於香港的國際協議所引起的義務。

程序

公開資料主任

1.8各部門會指派一位人員擔任公開資料主任，負責促進和監督守則的執行。

索取資料的要求

1.9市民可以口頭或書面方式索取資料。

1.10如索取的資料可以即時和簡單地回應，例如口頭作答、提供單張或標準表格，則通常以口頭方式提出便可。

不過，在有需要或適當的情況下，公務員可要求市民以書面確認他們的口頭申請。

1.11市民可以用書函或附件C所載的申請表格提出書面要求，並應寄交有關部門的公開資料主任。

回應索取資料的要求

1.12當局會盡快回應索取資料的要求。

1.13倘若口頭答覆或提供標準單張、表格等方式均不能充分滿足要求（不論是以書面或口頭提出），則可透過下列方式供給資料—

•提供有關紀錄或其部分的副本

•提供有關紀錄或其部分的抄本

•給予合理機會查閱、聆聽或察看有關紀錄或其部分，或

•提供有關紀錄或其部分的摘要

資料會盡量以原來的形式提供。

紀錄內若有些資料不可以披露，其餘部分通常仍可公開。

1.14本守則不會強制部門—

•提供該部門未擁有的資料

•制訂一個從來沒有存在的紀錄

•應要求提供經已公布的資料（不論是免費或付費後才提供），或

•提供現時可透過收費服務獲得的資料。

在這些情況下會盡量指示申請人向適當的資料來源處索取資料。

1.15不過，某部門若接獲索取資料的書面要求，而資料是由另一部門保存，則會代為轉介，並通知申請人有關情況。

作出回應的預定時間

1.16在可能範圍內，會在接獲書面要求後的10日1內提供有關資料。

如情況不許可，亦會在接獲要求的10日內給予申請人初步答覆。

屆時，作出回應的預定時間會是接獲要求起計的21日。

1.17如要求不獲接納，則會在上文第1.16段所述的時限內通知申請人。

1.18只有在特殊情況下回應才可超過21日，但應向申請人作出解釋。

不過，通常不得再延遲超過額外30日才回應。

1.19為配合第1.20-1.23段所述明有關索取第三者資料的程序，或如申請人未有按照第1.24段支付所徵收的費用，這些預定時間在有需要時可予延長。

第三者資料

程序及時間表

1.20如索取的資料是為第三者保存或由第三者提供，並從第三者明確知道或獲得暗示不會進一步披露。

但如有關公務員認為，為了公眾利益或須披露這些資料，有關人員會告知該第三者，請他表示同意或就反對披露這些資料作出陳述，並會要求他在30日內作出回應，或應要求給予他一段較長而合理的時間以作出回應。

1.21經該第三者同意後便可披露有關資料。

1.22假如該第三者就反對披露作出陳述，或未有在規定時間內作出回應，有關人員會以披露資料的公眾利益超過可能造成的傷害或損害為理由，決定應否披露資料，並會通知該第三者有關的決定。

1.23如決定有關資料應予披露，便會通知該第三者，表示會在通知日期起計的30日後披露這些資料。

收費

1.24處理索取資料的要求需要使用資源，因此各部門可能會按照提供所需資料的成本，向使用這項服務的人士收取費用，而有關資料會在所需的費用繳清後才發放。

覆檢

1.25任何人如認為某部門未有遵照守則的規定，可要求該部門覆檢有關情況。

上文第1.16至1.19段所載的作出回應的預定時間，也適用於各項覆檢的要求。

1.26任何人如認為某部門未有適當執行守則的規定，亦可向申訴專員投訴。

申訴專員的地址如下—

九龍尖沙咀廣東道25號

港威大廈第1座31字樓

電話號碼：

26290555

傳真號碼：

28828149

第2部

可拒絕披露的資料

2.1部門可拒絕披露資料，或可拒絕就是否有資料一事加以證實或否認，而在拒絕提供資料時，通常會提述下文所列類別和理由。

2.2凡本部提及的「傷害」或「損害」，包括實際造成的傷害及損害，以及可能或有理由預期會造成的傷害及損害。

在這些情況下，有關部門會考慮披露資料的公眾利益是否超過可能造成的傷害或損害。

防務及保安

2.3（a）資料如披露會令本港的防務受到傷害或損害。

（b）資料如披露會令本港的保安受到傷害或損害。

對外事務

2.4（a）資料如披露會令對外事務或與其他政府或國際組織的關係受到傷害或損害。

（b）資料是在保密情況下從其他政府、其他司法管轄區的法庭及國際組織取得或在保密情況下送交這些政府、法庭及國際組織的。

國籍、出入境及領事事宜

2.5（a）與出入境或國籍事宜有關的資料。

（b）資料如披露會令國籍、人事登記、出入境或領事事宜的行政管理或代表其他政府執行的領事工作受到傷害或損害。

執法、法律訴訟程序及公眾安全

2.6（a）資料如披露會令司法包括進行審訊及執行或施行法律的工作受到傷害或損害。

（b）資料如披露會令法律訴訟程序或任何曾經或可能會在審裁處或調查小組進行的程序或所作的公正裁決受到傷害或損害，而不論這些調查是否公開進行或這些資料是否曾經或可能會在上述程序中考慮予以披露。

（c）資料是與已審結、終止或延緩的法律訴訟程序，或與引致或已可能引致法律訴訟程序（無論是刑事或民事訴訟程序）的調查有關。

（d）因法律專業特權而獲免在法律訴訟程序中提交的資料。

（e）資料如披露會令防止、調查及偵查罪案及罪行，以及逮捕或檢控罪犯的工作，或任何羈留設施或監獄的保安受到傷害或損害。

（f）資料如披露會令維持安寧、公眾安全或秩序、或保障財物的工作受到傷害或損害。

（g）資料如披露可能會危害他人（無論該人是否在香港）的生命或人身安全，或可能會透露為保安目的或為執行或施行法律而在保密情況下提供的資料或協助的來源。

對環境的損害

2.7資料如披露會令環境、稀有或瀕臨絕種生物及其生長的自然環境受到損害的可能性增加。

經濟的管理

2.8資料如披露會令貨幣政策的推行、維持金融市場穩定，或政府管理經濟的能力受到傷害或損害。

公務的管理及執行

2.9（a）資料如披露會令部門的談判、商業或合約活動，或批准酌情補助金或特惠補助金的工作受到傷害或損害。

（b）資料如披露會令政府的競爭條件或財政狀況或物業利益受到傷害或損害。

（c）資料如披露會令部門妥善而有效率的運作受到傷害或損害。

（d）資料只透過不合理地使用部門的資源才能提供。

內部討論及意見

2.10（a）為行政會議擬備的文件，以及行政會議的會議和審議工作紀錄。

（b）資料如披露會妨礙政府內部的坦率討論，以及給予政府的意見。

這些資料可包括—

（i）任何政府內部會議或政府諮詢組織的會議紀錄；

（ii）政府官員或顧問向政府提出的看法、意見和建議，以及為政府所作的諮詢和審議。

公務人員的聘任及公職人員的委任

2.11對公務人員的管理工作會造成傷害或損害的資料。

不當地獲得利益或好處

2.12資料如披露可能會導致不當地獲得利益或好處。

研究、統計及分析

2.13（a）如披露不完整或未完成的分析、研究或統計有關的資料，可能會令人產生誤解，或剝奪有關部門或任何其他人士發布資料的優先權或商業利益。

（b）只為編製統計數字或進行研究而保存的個人、公司或產品有關資料，而這些資料並不會在研究報告或已公布的統計數字中提述。

第三者資料

2.14（a）資料是為第三者保存或由第三者提供，並從第三者明確知道或獲得暗示不會進一步披露。

但如第三者同意或披露資料的公眾利益超過可能造成的傷害或損害，則可予以披露。

（b）資料是由第三者私下提供，如向資料所述的當事人披露，會傷害當事人或任何其他個人的身體或精神健康，或只應由合適的第三者向其披露。

個人私隱

2.15與任何人（包括已身故人士）有關的資料（除了向資料所述的當事人或其他合適人士披露外），除非—

（a）披露這些資料符合蒐集資料的目的，或

（b）資料所述的當事人或其他合適人士，已同意披露資料，或

（c）法例許可披露資料，或

（d）披露資料的公眾利益超過可能造成的傷害或損害。

商務

2.16資料如披露會令任何人士的競爭條件或財政狀況受到傷害，其中包括商業、金融、科學或技術機密、貿易秘密或知識產權等方面的資料。

過早要求索取資料

2.17即將公布或因已預定公布或發表而不宜提前披露的資料。

法定限制

2.18資料如披露會—

（a）牴觸任何適用於香港的法律，或

（b）違反任何根據普通法或適用於香港的國際協議所引起的義務。

附件A

（二零零一年八月一日）

本守則對下述政府部門適用

漁農自然護理署

司法機構政務長轄下所有法院與

審裁處的登記處及行政辦事處

建築署

審計署

醫療輔助隊（部門）

屋宇署

政府統計處

民眾安全服務處（部門）

民航處

土木工程署

公務員事務局

公務員培訓處

工商局

公司註冊處

政制事務局

懲教署

香港海關

生署

律政司

渠務署

經濟局

教育統籌局

教育署

機電工程署

環境食物局

環境保護署

庫務局

財經事務局

消防處

食物環境生署

行政長官辦公室總務室

政府飛行服務隊

政府化驗所

政府車輛管理處

政府產業署

政府物料供應處

生福利局

路政署

民政事務局

民政事務總署

香港輔助警察隊

香港金融管理局

香港天文台

香港警務處

房屋局

房屋署

入境事務處

廉政公署

政府新聞處

資訊科技及廣播局

資訊科技署

稅務局

創新科技署

知識產權署

投資推廣署

勞工處

土地註冊處

地政總署

法律援助署

康樂及文化事務署

管理參議署

海事處

保險業監理處

電訊管理局

政務司司長及財政司司長辦公室

法定語文事務署

破產管理署

規劃署

規劃地政局

郵政署

政府印務局

香港電台

差餉物業估價署

選舉事務處

投訴警方獨立監察委員會秘書處

公務員用委員會秘書處

公務員薪俸及服務條件常務

委員會秘書處

紀律人員薪俸及服務條件常務

委員會秘書處

保安局

社會福利署

學生資助辦事處

影視及娛樂事務管理處

拓展署

工業貿易署

運輸局

運輸署

庫務署

大學教育資助委員會秘書處

水務署

工務局

附件B

紀錄的定義

紀錄主要包括書面形式的文件，以及—

（a）任何書籍、地圖、圖則、圖表或圖樣；

（b）任何照片；

（c）任何標籤、記號或其他文字，用以識別或描述任何物件，且為該物件的構成部分，或以任何方法附連於該物件者；

（d）任何收錄聲音或其他資料（視像除外）的磁碟、磁帶、聲帶或其他裝置，並能（借助或毋須借助其他設備）予以重播者；

（e）任何收錄一個或多個視像的軟片、底片、磁帶、縮微膠卷、縮微膠片、光盤只讀存儲器或其他裝置，並能（借助或毋須借助其他設備）予以重播者；及

（f）凡標上任何文字、數字、字母或符號的物件，且能向熟悉該等文字、數字、字母或符號的人士傳達明確意義者。

ApplicationforAccesstoInformation

申請索取資料表格

（ThisformcanbecompletedeitherinEnglishorChinese.Pleasereadthenotesbelowbeforewriting.）

這份表格可用英文或中文填寫，填寫前請細閱表格下面的備註。

Applicant’sParticulars申請人個人資料

Name

姓名

*Mr先生

Mrs夫人

Miss小姐

#HKI/DNo.

香港身份証號碼

（                           ）

CorrespondenceAddress

通訊地址

Tel.No.

電話號碼

FaxNo.

傳真號碼

*Pleasedeleteasappropriate#Fillinonlyifpersonalinformationisrequired

請刪去不適用者如索取個人資料方需填寫

InformationRequested要求索取的資料

To:

AccesstoInformationOfficer

致：

公開資料主任

___________________

（Nameofdepartment）

部門名稱

Detailsofinformationrequested（Pleasebeasspecificaspossible:

itwillhelpusidentifyclearlywhatyouarelookingfor.Useaseparatesheetifnecessary.）

所需資料詳情（請盡量具體說明，以便我們清楚知道你需要的是甚麼資料。

如有需要請另頁書寫。

）

Signature________________________Date____________________________

簽署日期

Notes

備註

1.Achargereflectingthecostofreproducingtherecordsconcernedmaybelevied.Thedepartmentwilladviseyouinadvanceofanysuchcharge.

有關部門會按照翻印紀錄所需的成本收取費用，並預先告知你所需繳付的費用。

2.Youmaybeaskedtoprovideadditionalinformationtohelpusmeetyourrequest.Thedepartmentmaynotbeabletoprocessyourapplicationifyoudonotprovidesufficientinformation.

你或需提供更多資料，以協助我們回應你的申請。

如你未能提供足夠資料，有關部門可能無法處理你的申請。

3.Theinformationprovidedwillbeusedforprocessingyourapplicationforaccesstoinformation.Itmaybedivulgedtootherdepartments/agenciesforthesamepurpose.

你所提供的資料，將用於處理有關你申請索取資料的事宜上。

有關資料可能會送交其他部門/機構，作同樣用途。

4.Forcorrectionoforaccesstopersonaldatacontainedinthisapplication,pleasecontacttheAccesstoInformationOfficerofthedepartmentconcerned.

如欲更改或索取載列在本表格的個人資料，請與有關部門的公開資料主任聯絡。

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