DKJHRZ003会议管理办法版本号B0617.docx
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DKJHRZ003会议管理办法版本号B0617
佛山市大口九食品有限公司
会议管理办法
文件编号
DKJ-HR-Z003
文件版本
B/0
页码
第1页共4页
文件类型
管理制度文件
1.目的：
为提高会议的质量和效率，规范与会议有关事项的管理，特制定本制度。
2.范围：
适用于公司各类会议进行的管理。
3.职责：
3.1行政人事部:
负责会议室使用安排、会议设施的提供、茶水、清洁等后勤工作。
3.2各部门:
负责按本管理制度执行会议工作。
4.会议分类:
4.1本管理办法中会议分为“公司例行会议”、“部门会议”及“其他会议”。
4.2公司例行会议：
4.2.1部门经理月例会：
定于每月5日下午在会议室召开；
4.2.2公司经营分析会:
定于每月15日下午在会议室召开；
4.2.3绩效考评会:
定于每月18日下午在会议室召开；
4.2.4生产、品质会议：
待定
4.3部门会议：
4.3.1早会:
原则上每天召开,具体召开时间由各部门经理自行安排。
4.3.2部门会议：
根据部门的工作情况不定期召开。
4.4其他会议
4.4.1协调会议:
指部门间需协调沟通的工作不定时召开，时间以通知为准；
4.4.2临时会议：
指在公司特殊紧急情况下临时召开，时间以通知为准；
4.5会议安排:
4.5.1各种会议安排表:
会议名称
主持人
记录人
参加人员
召开时期
用时
公司经营分析会议
财务总监
财务部文员
各部门经理级以上人员
每月15日
2小时
绩效考评会议
人力资源总监
行政人事文员
各部门经理级以上人员
每月18日
1.5小时
生产、品质会议
生产总监
文员
各部门主管级以上人员
待定
待定
部门经理月例会
总经理
总经理助理
各部门经理级以上人员
每月5日
2小时
部门早会
部门经理
部门文员
部门人员
不定期
15分钟
部门会议
部门经理
部门文员
部门人员
不定期
不定时
协调会议
专题责任人
责任部门文员
专题相关人员
不定期
不定时
编制
审核
批准
批准日期
相关部门会签
佛山市大口九食品有限公司
会议管理办法
文件编号
DLJ-HR-Z003
文件版本
B/0
页码
第2页共4页
文件类型
管理制度文件
4.5.2其他临时会议，由会议组织者通知相关人员会议的时间、地点、用时、议程及主持人等等。
4.5.3外单位组织在本公司召开之会议,由行政人事部协助实施，相关客户组织之会议，则由销售部负责协助实施。
4.6会议内容安排：
公司例行会议主要内容,下表仅作为参考,具体可依实际情况添加或删减。
会议名称
会议主要内容
公司经营分析会议
1.由财务经理对经营分析报告作出汇报。
2.由各部门负责人对部门问题点进行应答。
3.主持人作总结。
绩效考评会
1.各项绩效指标的达成情况、工作中遇到的问题以及需要寻求的支持。
2.主持人作总结。
生产、品质会议
1.各项生产、品质指标的达成情况、工作中遇到的问题以及需要寻求的支持。
2.主持人作总结。
部门经理月例会
1.汇报上月工作计划对未完成项分析；
2.提出下月工作计划；
3.《月例会汇报表》详见附件四：
部门早会
1.解决当前存在问题；
2.分析问题、整改、提出处理步骤；
3.跟进后期工作。
部门会议
根据本部门实际工作问题展开讨论及总结。
协调会议
1.针对本部门无法解决的问题，需要相关部门协调解决；
2.会议沟通事宜：
对运营管理、招商工作、企划工作、行政管理工作、产、
供、销工作协调、账务数据统计管理及合约事宜等专项工作进行讨论；
3.通过会议解决最后的瓶颈问题。
5．会议申请
各部门负责人应于每周五前对下周需要组织召开的会议填写《会议登记表》（一会一表）报行政人
事部登记备案。
6.会议计划及报批
行政人事部对上报登记的各类会议进行汇总和统筹协调，制定每周会议计划，各会议不得相互冲突，
报人力资源总监审批，待通过后于每周六下发会议计划至各部门负责人，并由会议组织部门文员负
责通知相关参会人员。
编制
审核
批准
批准日期
相关部门会签
佛山市大口九食品有限公司
会议管理办法
文件编号
DLJ-HR-Z003
文件版本
B/0
页码
第3页共4页
文件类型
管理制度文件
7.会议计划执行管理
7.1会议严格按计划进行，一般不得调整；未列入计划的会议，原则上不得召开，如需要紧急召开
要经过行政人事部经理审批。
7.2会议通知、会议资料应至少提前一天进行发布；由于特殊原因未能如期召开会议的，也要提前
一天通知行政人事部进行取消。
7.3会议组织部门应提前到达会议会场，按时清点人数，及时催请未到者。
7.4会议由会议发起部门负责控制，尽量精简会议，突出主题，提高会议效率，缩短会议时间。
7.5若无法出席会议者须提前向会议主持人报备理由，并安排代理人出席会议。
8.会议过程管理
8.1会议签到：
各参会人员必须提前5-10分钟到会议室签到，由会议组织部门派专人提前到会场负
责监督签到情况，并收集整理《会议签到表》。
8.2会议议程
8.2.1按本制度会议内容安排执行。
8.2.2阐述上次会议决议的执行情况及需落实的工作情况。
8.2.3为会议需要解决、完成的各项任务展开讨论。
8.2.4总结本次会议的主要内容并落实工作安排。
8.3会议主持
8.3.1按规定准时召开会议，把控会议时间及议程，控制好会议主题和目的；
8.3.2会议召开时间及议程变更的事前协调；
8.3.3会议纪律的监督执行；对会议违规行为的处理；
8.4会议规定
8.4.1禁止在会议过程中开小会，同一时间只有一人发言，且时间控制在10-15分钟内。
8.4.2与会者不得迟到、早退或缺席，确因急事须提前请假并征得会议主持人同意，同时指定代理人为履行职责。
违者每次10元进行负激励。
8.4.3会议过程须把手机调为静音、震动或关机，接听紧急电话时须离座且不得大声讲话，违者每次负激励10元。
8.4.5紧紧围绕会议议程开展会议，不进行与会议议程无关的讨论。
8.4.6主持人在会议的最后作总结，会议记录人为所需落实的工作制定明确的工作安排表。
8.4.8所有的负激励由会议主持人开具《奖惩通知单》交行政人事部存档在当月工资中体现。
编制
审核
批准
批准日期
相关部门会签
佛山市大口九食品有限公司
会议管理办法
文件编号
DLJ-HR-Z003
文件版本
B/0
页码
第4页共4页
文件类型
管理制度文件
8.5会议纪要
8.5.1所有会议须有会议纪要，会议记录人在会议结束后1个工作日内整理完成会议记录、决议，
给参会人员签名确认。
违规者每次10元进行负激励。
8.5.2参会人员按会议决议规定，落实会议决议。
逾期未完成会议决议事项且无正当理由的，每逾
期一个工作日负激励10元。
9会议室使用规定
9.1会议室统一由行政人事部负责管理及安排。
9.2会议室使用人员应爱护所有设施，会议结束后要主动擦干净使用过的白板，摆放好会议椅，
做到人离关窗、关灯、关空调、关闭投影设备等，违者将视情节轻重对会议组织者进行20-50
元/次的负激励。
10相关表单
10.1《会议登记表》
10.2《会议签到表》
10.3《会议记录表》
10.4《月例会汇报表》
11.本制度由行政人事部负责编制、解释及修订；自总经理签准盖章之日起开始实施。
编制
审核
批准
批准日期
相关部门会签
附件一：
会议登记表
申请部门：
登记日期：
年月日
序号
会议名称
起止时间
会议地点
会议主持人
会议要求参会人员
编制：
审核：
审批：
附件二：
会议签到表
NO:
2016XXXXX
会议主题
会议地点
会议时间
会议主持
序号
与会人姓名
部门
职务
签到时间
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
缺席名单：
缺席原因：
附件三：
会议纪要
NO：
会议名称
会议时间
会议主持
记录人
与会人员
1.上次会议决议的执行情况及需落实的工作情况汇报。
1.1
1.2
2.
2.1
2.2
一、本次会议需落实的工作安排表：
序号
会议决议事项/要求
完成时间
责任人
跟进人
结果确认
说明：
凡有会议则必须有会议记录，否则记录人最轻问责是小过/次。
奖励或问责记录：
附件四：
月例会汇报表
汇报人：
（技术部）日期：
年月日
一、本部门工作小结及数据分析：
1、产品开发进度提报-分品项汇报进度
系列
品项
价格规划
承诺日期
目前进度
2、开发工艺问题—遇到何障碍
①
②
3、新品/系列提报
系列
品项
价格规划
预估交期
备注（单价确认时间）
需增援：
事项
未完成原因
负责人
承诺日期
备注
二、上月未完成事宜汇报
三、本月工作计划
事项
相关部门
承诺日期
备注
四、资源协助或建议：
事项
相关部门
承诺日期
备注
附件四：
月例会汇报表
汇报人：
（品牌部）日期：
年月日
一、本部门工作小结及数据分析：
序号
项目
状况
1
月营业状况分析
2
店面管理状况分析
3
出差巡店督导情况
4
培训情况汇报
二、上月未完成事宜汇报：
事项
未完成原因
负责人
承诺
日期
备注
三、本月工作计划：
计划事项
负责人
承诺
日期
备注
四、资源协助或建议：
事项
相关
部门
承诺
日期
备注
附件四：
月例会汇报表
汇报人：
（企划部）日期：
年月日
一、本部门工作小结及数据分析：
1、工程组未完成装修项目、进度汇报（含老店返新）
进度装修项目（店）
计划开业时间
平面图审批确认
全套施工图纸
配送物料规划
物料配送
装修验收
2、平面/室内设计尚未完成工作汇报
客户名称
设计品类
申请设计部门
完成设计/招牌承诺日期
超期未能完成原因
3、配送物品安全检查（需下单模组块）
物品名称
计划备货数量
生产周期
发货日期
备注
4、直营/加盟店装修标准修订建议
建议事项
相关部门
承诺日期
备注
事项
未完成原因
负责人
承诺日期
备注
二、上月未完成事宜汇报
三、本月工作计划
事项
相关部门
承诺日期
备注
四、资源协助或建议：
事项
相关部门
承诺日期
备注
附件四：
月例会汇报表
汇报人：
（加盟业务部）日期：
年月日
一、本部门工作小结及数据分析：
1、业绩提报
业绩
本月预估业绩
元
达成业绩值得推广的方法：
本月累计达成业绩
元
达成率%
%
新加盟客户（家）
旧店翻新客户（家）
2、本月上市新品提报
上市新品
出仓日期
出仓数量
上市新品销售情况反馈
畅销产品：
反应差产品：
3、交期延误产品提报
产品名称
预估交期
延误后交期
处理意见
4、客诉提报
客诉事项
处理情况
预防措施
备注
5、本月需宣导、培训、执行的新政策/方案
序号
内容
责任人
事项
未完成原因
负责人
承诺日期
备注
二、上月未完成事宜汇报：
三、本月工作计划：
计划事项
负责人
承诺日期
备注
四、资源协助或建议
事项
相关部门
承诺日期
备注
附件四：
月例会汇报表
汇报人：
（销售部）日期：
年月日
一、本部门工作小结及数据分析：
1、业绩提报
业绩
本月预估业绩
元
达成业绩值得推广的方法：
本月累计达成业绩
元
达成率%
%
未达成业绩原因分析及改进计划
新开拓客户（家）
2、展会/推广会汇报分享
①
②
二、上月未完成计划汇报：
事项
未完成原因
负责人
承诺日期
备注
三、本月工作计划：
计划事项
负责人
承诺日期
备注
四、资源协助或建议
事项
相关部门
承诺日期
备注
附件四：
月例会汇报表
汇报人：
（包装部）日期：
年月日一、本部门工作小结及数据分析：
序号
项目
状况
1
生产排期情况
已排至何时
2
生产工艺情况
遇何种障碍
3
在线产品提报
总量或分类略述
4
交期延误提报
何产品何原因延误何时
5
质量事故/客诉情况
责任人
损失金额
责任分析
处理结果
二、上月未完成事宜汇报：
事项
未完成原因
负责人
承诺
日期
备注
三、本月工作计划：
计划事项
负责人
承诺
日期
备注
四、资源协助或建议：
事项
相关
部门
承诺
日期
备注
附件四：
月例会汇报表
汇报人：
（储运部）日期：
年月日
一、本部门工作小结及数据分析：
序号
项目
状况
1
库存准确率
2
先进先出作业
3
近期将出现断货产品提报
产品名称
周期
备注
4
客户退货跟踪
退货客户
退货到仓日期
目前处理进度结果
二、上月未完成事宜汇报：
事项
未完成原因
负责人
承诺
日期
备注
三、本月工作计划：
计划事项
负责人
承诺
日期
备注
四、资源协助或建议：
事项
相关
部门
承诺
日期
备注
附件四：
月例会汇报表
汇报人：
（行政人事部）日期：
年月日
一、本部门工作小结及数据分析：
序号
项目
状况
1
人员流失率，流失原因分析
2
人员招聘率，未达标分析
3
培训计划达成率
4
行政费用分析
5
饭堂满意度（季度）
二、上月未完成事宜汇报：
事项
未完成原因
负责人
承诺
日期
备注
三、本月工作计划：
计划事项
负责人
承诺
日期
备注
四、资源协助或建议：
事项
相关
部门
承诺
日期
备注
附件四：
月例会汇报表
汇报人：
（财务部）日期：
年月日
1、本部门工作小结及数据分析：
序号
项目
状况
1
各部门预算达标情况：
2
费用汇报
3
仓库盘点情况：
4
临期产品提报
5
出货/回款提报：
含上月出货额、回款额、异常提报
二、上月未完成事宜汇报：
事项
未完成原因
负责人
承诺
日期
备注
三、本月工作计划：
计划事项
负责人
承诺
日期
备注
四、资源协助或建议：
事项
相关
部门
承诺
日期
备注
附件四：
月例会汇报表
汇报人：
（电商部）日期：
年月日
一、本部门工作小结及数据分析：
1、业绩提报
业绩
本月预估业绩
元
达成业绩值得推广的方法：
本月累计达成业绩
元
达成率%
%
未达成业绩原因分析及改进计划
新开拓客户（家）
2、本月上市新品提报
上市新品
出仓日期
出仓数量
上市新品销售情况反馈
畅销产品：
反映差产品：
3、交期延误产品提报
产品名称
预估交期
延误后交期
处理意见
4、客诉提报
客诉事项
处理情况
预防措施
备注
5、本月需宣导、培训、执行的新政策/方案
序号
内容
责任人
事项
未完成原因
负责人
承诺日期
备注
二、上月未完成事宜汇报：
三、本月工作计划：
计划事项
负责人
承诺日期
备注
四、资源协助或建议
事项
相关部门
承诺日期
备注
附件四：
月例会汇报表
汇报人：
（采购组）日期：
年月日
一、本部门工作小结：
1、上月原材料延期交货情况:
系列
品项
规格
承诺日期
延期原因及解决方案
2、采购价格变动提报:
系列
品项
规格
单位
现采购价增减幅度%
变价原因
二、上月未完成事宜汇报：
事项
未完成原因
负责人
承诺
日期
备注
三、本月工作计划：
计划事项
负责人
承诺
日期
备注
四、资源协助或建议
建议事项
相关
部门
承诺
日期
备注
升级会员 