文档备份制度新.docx

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文档备份制度新

福建江夏学院会计学院三委文档备份制度

一、文档备份制度

1、收集：

包括各部门活动策划书、活动总结、活动照片；经费预算表、经费明细表；各委、各部门学期工作计划、学期工作总结，三委各项会议记录；自律会检查结果等。

2、分类整理：

以学期为单位，分类整理各部门归档材料，一式两份（纸质档、电子档）；

3、归档：

纸质档统一装入档案袋保存，存放于团委书记办公室；电子档存放于专用移动存储设备；

4、管理：

各部门材料必须呈交共青团福建江夏学院会计学院委员会办公室（以下简称办公室）备份（包括纸质档、电子档），由办公室统一管理。

如需调用，应写申请，并经审核批准方可调阅。

二、文档备份需知

1、各部门每学期的将要举办的活动策划书（主席团审批过的），于开学后半个月内移交至办公室；在活动结束之日起的一周内，将活动相关材料以电子档的形式移交至办公室，相关材料内容包括：

活动策划书（老师审批过的定稿）、与所开具的发票金额合计及发票所附的采购清单内容一致的经费明细的电子档、活动总结（活动总结需附上活动照片）。

2、各部门每学期的学期工作计划，于开学后半个月内移交至办公室；每学期的学期工作总结，于第十五周前移交至办公室（均为电子档）。

3、纸质档由办公室统一打印，并与电子档一同按文档备份制度有序归档。

三、活动相关材料格式

（一）策划书、活动总结通用格式

1、文章标题：

宋体二号字体、加粗、居中、单倍行距、居中，并与正文之间空一行。

2、正文：

仿宋三号字体，段后行距为1.5倍行距，每段落需首行缩进2字符。

3、分点标题：

当文档分点标题级别较多时，一级、二级、三级„..标题依次使用“一、

（一）、1、

（1）、①”，一级分点标题为宋体三号字体、加粗，其他级别的分点标题采用仿宋三号字体，所有分点标题段后行距为1.5倍行距首行缩进2个字符。

4、落款：

居尾行，仿宋三号字体、居右，落款需写全称由校名至所在委的名称，如劳动部则为“福建江夏学院会计学院自律会”。

日期格式为数字长日期，如“2014年4月1日”。

不需加盖公章的材料落款在正文右下角空一行处。

（二）策划书要求

1、封面：

活动名称采用艺术字样式3、宋体36号字（见附录一），封面的最后一行写上主办单位的名称，居中写至委，如楼管部为“福建江夏学院会计学院自律会”，采用仿宋三号字体加粗。

2、经费预算表：

表格内字体采用宋体五号字,最后的总计及其金额字体加粗。

3、附件：

落款后另起一页附上，首行采用仿宋三号字加粗写明“附录一：

XXX”、附录二“XXX”……。

为了妥善保存三委的各项资料，请各部门成员谨遵此文件制度，如有特殊情况，不能按时移交相关材料的，请及时向办公室说明原因。

如有疑问，请咨询办公室。

此制度尚未完善，为形成较为完善的文档备份制度，如若大家有宝贵建议，欢迎大家向我们回馈反应！

共青团福建江夏学院会计学院委员会办公室

2014年4月28日

附录一：

策划书格式模板

策

划

书

福建江夏学院会计学院学生会

会计学院ERP沙盘模拟比赛活动

ERP最初是一种基于企业内部供应链的管理思想。

其基本思想是把企业的业务流程看作是一个紧密联结的供应链，并将企业内部化分成几个相互协同作业的支持子系统，如财务、生产制造等，可对企业内部供应链上的所有环节如定单、采购、库存、财务决策支持等有效地进行管理，从管理范围和深度上为企业提高了更丰富的功能和工具。

在学校早已熟悉专业知识的大学生，缺少的是能与专业所联系的实践拓展，同时为了响应即将来临的ERP沙盘省赛做好热身，为学校争取荣誉。

1、活动主题

“沙”场点兵，步步为营。

二、活动目的

1、帮助当代大学生在未出校门的情况下，也能熟悉企业的运作流程，积累实践经验，为今后创业提供实质性的帮助；

2、提高大学生的创新能力，开创性的把企业沙盘模拟经验实战与理论融为一体，与高校教学和学生实习巧妙地连接在一起。

三、活动对象

福州大学至诚学院、福建对外经济贸易职业技术学院、农林大学东方学院、福州职业技术学院、福州大学阳光学院、福建信息职业技术学院、连锁经营工作室、福建江夏学院。

四、活动时间

2013年4月13日

5、活动地点

福建江夏学院ERP沙盘模拟实验室（教学区6号楼412）

六、活动单位

主办：

福建江夏学院会计学院学生会

承办：

福建江夏学院会计学院理财协会

福建江夏学院会计学院学生会就业部

活动裁判：

郑瞳老师

七、活动流程

（一）前期工作

1、理财管理协会项目企划部与学生会开会，确定比赛方案，做好工作人员的分配。

2、理财管理协会及时与学生会做好沟通，提前了解比赛的流程，分配工作。

3、理财管理协会与学生会分工

（1）学生会：

负责联系比赛裁判及本校参赛队伍、活动宣传、比赛场地的布置、比赛用品及奖品的购买

（2）理财管理协会：

负责与外校队伍的联系与邀请、比赛策划、比赛主持人的选拔、维持比赛秩序

（二）活动阶段

1、第一阶段

各校派出队伍，5人一组。

2、第二阶段

团队要求每队5人，分别代表着总裁、财务总监、营销总监、生产总监和采购总监。

并由X个团队进行对抗，模拟经营企业六年，最后由裁判进行评分，决出前三名。

3、第三阶段

比赛结束后，各队派出代表分享此次所获得的经验，互相交流，进一步对自己的方案有一个更加清楚的认识，为接下去的省赛做好更充分的准备。

4、收拾物品，整理场地，接送各校队伍和裁判。

（三）后期工作

1、总结工作：

4月13日邀请获奖队伍参加活动闭幕式，总结比赛心得与收获。

2、宣传工作：

通过广播，宣传栏等形式宣传此次ERP沙盘模拟比赛的情况。

3、后续工作：

感谢学院老师对此次活动的支持，以及同学们的积极参与。

八、比赛流程

1、7:

30-8：

00：

迎接各校队伍，在规定车站牌派人接待，并带领至比赛场所，安排在提前安排好的位置。

2、8:

00-8:

30：

在比赛地点安排比赛人员,和接待嘉宾,随后主持人致辞并播放PPT介绍比赛规则和流程,介绍裁判。

3、8:

30：

裁判（嘉宾）宣布比赛开始。

4、早上比赛结束后，由工作人员带领各队伍队员吃午餐。

5、12:

30-14:

30：

午休后由主持人致辞并由裁判直接宣布开始。

6、17:

00:

比赛结束后，由裁判打分并评判，决出名次（比赛结束后若还有参赛队伍经营存活，那么就按各参赛队伍的业绩排名）。

裁判点评后，可令各队代表上台发表此次比赛获得的经验和心得。

7、比赛结束，主持人致辞，感谢各代表队和嘉宾的到来，整理现场。

随后可进行一些活动或接送其回去。

九、比赛奖励

根据裁判给出的得分，对其进行奖励（具体奖励于5月13日颁发）

一等奖（一组）、二等奖（一组）、三等奖（一组）

十、活动经费预算:

物品

单价

数量

合计（元）

自动笔

2.5

80支

200

橡皮擦

2

18块

36

矿泉水

1

150瓶

150

面巾纸

0.5

40包

20

横幅

80

2条

160

午饭

8

90份

720

奖牌

50

15个

750

证书

10

3个

30

邀请函

5

7张

35

高档耳机加鼠标加键盘

170

5份

850

高档耳机加鼠标

130

5份

650

高档耳机

100

5份

500

自动笔芯

2

20盒

40

签字笔

20

8盒

160

海报

50

2张

100

总计

4401

十一、注意事项

1、注明比赛结束后，奖品和奖状会在5月13日颁发。

2、老师如果中途需要离开的，需要接送离开，并感谢其的到来。

可以邀请几个大三精通于ERP来做嘉宾，若老师离开了，可以临时充当裁判。

3、比赛队伍若提前破产可由投资学院的与其交谈，交流沙盘的经验，或令其在原地观摩。

福建江夏学院会计学院学生会

2013年3月25日

附录二：

活动总结格式模板

ERP沙盘模拟活动总结

此次ERP模拟沙盘活动是我校会计学院首届专业科技节系列活动之一。

是由我校和福州各大高校的选手一同参加，我们很高兴也很荣幸邀请到了郑瞳老师担任本次大赛的裁判，此次活动由福建江夏学院会计学院学生会和理财管理协会共同举办，经过大家的默契配合取得了圆满成功。

一、本次活动存在着以下几点不足

1、前期的宣传力度还不是很强，只是局限在会计学院中宣传，导致有部分同学还不是很不了解我们的活动。

2、在比赛前期没有做好相应的准备，导致比赛刚开始时一些数据出现错误。

在比赛前没有跟选手充分的交流，导致外校同学一时无法适应。

例如：

主网址的地址不清楚。

机房设备过差，电脑内配备的输入法不同或无法正常使用等都导致比赛的进度受阻。

3、因为活动中我们没有主动权，干事们只能做些后勤工作，比较枯燥。

在整个活动中无法更进一步去接触ERP沙盘活动的操作，缺少学习的机会。

由于处于被动地位，缺少实际的组织与策划。

4、场地考察不够，以致出现横幅太长与预想位置无法协调，桌子等资源问题也未能及早的沟通好，人员相关职能未能明确，导致人力的较大闲置（理财管理协会有专门的礼仪）。

5、在活动期间提前退出的参赛队伍没有人带领他们出去，有朋自远方来而我们却没有准备纪念品表示下东道主的诚意。

二、本次的活动也有许多值得我们借鉴的闪光点

1、在前期准备中干事们都各司其职，认真及时地完成了各项准备工作，为本次活动打下了良好的基础。

（在对外校的招待方面，较充分的考虑到参赛用品需要、午饭饮水等细节问题，使外校充分感受到东道主的热情；在干事轮值方面，各干事都尽职尽责，坚守岗位）。

2、在活动开始前友好地接待了外校的参赛选手，并及时地将其带入指定的活动地点，让活动能够按时有序地开展起来。

3、活动期间各干事积极配合理财管理协会的工作，双方互相提醒帮助，促进活动的开展。

三、改进方案

1、在活动前期应做好人员分配，以及一些数据操控的准备,进行各个方面检查工作（电脑设备等）。

2、充分做好赛前准备工作，避免浪费时间影响比赛进度，让参赛选手有更充足的中场休息时间。

3、做好东道主，促进我校和其他学校的友好交流，给老师和参赛选手准备纪念品。

4、经过本次活动，干事们将会对ERP沙盘更富有学习兴趣，希望老师们能够给予我们支持，教授一些有关ERP沙盘模拟的基础知识，相信下一次的活动将会取得更大的进步。

5、经过本次活动，干事们不仅积累了一定活动经验，对ERP沙盘模拟也有了一定了解，相信通过不断的总结改进，下一次的活动将会取得更大的进步。

福建江夏学院会计学院学生会

2013年4月13日

活动附图：