文件材料归档制度.docx

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文件材料归档制度

文件材料归档制度

（一）

　　一、凡是记述和反映我校职能活动和历史面貌的具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子、实物等载体的文件材料均应归档，包括党、政、工、团、教务、后管、财务、人事、保卫、基建等工作中形成的文件材料。

任何部门或个人不得分散保存或据为己有。

　　二、归档的文件材料应按归档范围收集完整、齐全，并按自然形成规律进行分类、整理、立卷内文件材料不短缺、不遗漏、不重复。

　　三、归档的文件材料必须符合要求，规格统一，严禁使用红色墨水、纯蓝墨水、铅笔、圆珠笔、复写纸、复印件、保证字迹清晰牢固耐久，不断提高案卷质量。

　　四、凡是归档的案卷、卷面、卷内目录、备考表等项内容必须填写正确、规范，标题简明确切，装订整齐、牢固、美观，不适合装订的文件、图纸、等要折叠整齐、编写件号与页号。

　　五、归档时间：

党政管理档案和其他能按自然年度立卷的档案，应在次年第一季度前归档，按教学年度归档的档案，应在次年寒假以前归档，科研成果档案，应在项目完成，组织鉴定后两个月内归档，设备档案应在开箱验收时登记档案。

　　六、严格履行交接手续，交接目录一式两份，交接双方要逐卷逐件检查、清点，签字验收。

档案保管制度

（二）

一、档案是历史的记录，国家的财富，所有公民都有保护档案的义务，档案工作人员要切实负起责任，管理好档案。

二、库房里的档案要登记在册，集中箱柜存放、进行科学分类，系统排列、编号、逐步实现档案管理的科学化、现代化。

三、加强档案库房管理，库房内严禁烟火，配备设施加强防患，做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防光、防高温等，确保档案的安全，延长档案的寿命。

四、定期检查档案保管情况，对破损或变质档案及时进行修补、复制或作其他技术处理，保证档案的完整安全。

五、建立档案登记统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。

六、档案库房由专人保管、闲散人员不得擅自带入库房、档案人员调动工作时，必须在离职前办好手续。

档案保密制度（三）

一、档案工作人员要认真贯彻执行《国家保密法，严格遵守保密守则》，严守国家机密。

二、入库档案均要根据国家《档案法》和《保密法》的有关规定，确定密级，变更密级或解除密级。

三、保密档案的查阅，摘抄和利用必须经分管档案的校办主任同意，必要时经校长审查批准。

四、借阅档案人员必须遵守保密守则，严守档案机密，不得随意传播档案机密。

五、不准把机密级文件和档案材料擅自带出档案室。

六、档案工作人员不得私自摘抄档案内容或以个人关系提供档案材料，不在任何场合谈论人事案卷等保密性

档案内容。

七、定期检查档案保密情况，发现泄密，应及时报告有关部门领导，追究原因，并采取有效措施防止类似问题的产生。

八、非档案工作人员，不准随意进入库房，确因工作需要必须进入库房者，须经档案室负责人同意，办理登记手续，由专职人员陪同进入，并注明出入库房时间。

档案利用制度（四）

一、档案人员要熟悉所藏档案的情况，编制各种检索工具，方便查找，提高利用效率。

二、本校教职工查阅档案时，应先填写“查阅档案登记簿”，外单位查阅档案必须持所在单位的介绍信，注明利用者的身份和利用档案的目的与范围，经档案部门负责人同意后，方可查阅，涉及重大问题和机密的，要报请校领导批准。

三、查阅档案时，要爱护档案，严禁随意拆卷、涂改、圈划、撕毁，要保证档案的安全整洁。

四、利用结束后，利用者应如实填写《档案利用效果登记表》留室存查。

五、档案一般不外借，因特殊需要，须经负责人同意才能借出，借出时间一般不超过一个星期，到期仍需使用者，应办理续借手续。

六、借阅者不得随意复制、摘录档案资料，因工作需要复印、摘录时，应事先征得档案室同意，并按规定将内容登记备查

七、对借出的档案，档案部门要定期催还，发现损坏或丢失，应写出书面报告，根据不同情况，报学校按规定严肃处理。

八、档案工作人员要充分发挥本校优势，加强内外信息的综合开发利用，发挥档案的信息功能，定额跟踪服务，提高其社会效益和经济效益。

档案鉴定制度（五）

一、鉴定档案的保存价值，要根据国家有关档案保管期限规定，坚持全面、历史和发展的原则，对照本校档案的保管期限表，对档案进行鉴定，准确判定档案的存毁。

二、综合档案应根据有关保管期限原则规定，对已满期的档案进行鉴定。

三、在分管校长的领导下，档案部门与有关部门成立鉴定小组，以一个年度或一个项目的成套档案材料为基础，按照分工，个人初鉴，集体审查，对到期档案，提出销毁或延长保管期的意见，登记造册经分管校长批准后，方可存毁。

四、销毁档案时，必须有两人鉴销，并在销毁清册上签字。

五、销毁档案的报告和“销毁清册”应长期保存。

泉州师院档案库房管理规定（六）

　　一、非本馆工作人员，不得进入档案库房。

　　二、认真做好防盗、防火、防潮、防高温、防尘、防虫鼠、防有害生物等“八防”工作。

　　三、每天记录库房的温、湿度的调节情况。

应尽量保持库房的温度为14℃-24℃（±2℃），相对湿度为45%-60%（±5%）。

　　四、对库房档案每年进行一次核对工作，并做好核对记录，发现破损、褪变的纸质档案要及时修补或复制。

　　五、坚持库房检查制度，防止不安全因素和失、泄密现象发生，发现异常情况应及时采取措施，确保档案安全。

　　六、坚持值班制度，工作人员应在下班前关好门窗，切断电源。

值班人员应检查门窗是否关严上锁。

　　七、档案工作人员调动工作时，必须办理档案移交手续。

　　八、做好库房的卫生工作，保持库房的整洁。

档案馆安全防火规定（七）

一、非本馆人员，不得进入档案库房。

二、严禁携带易爆物品进馆。

三、备有足够数量的灭火器材并会使用。

四、严禁在馆内使用明火加热器。

五、严禁在档案馆内抽烟。

六、坚持库房检查制度，定期检查消防安全设施，发现隐患，立即处理。

七、做好节假日期间的值班工作，严格岗位责任制，做到离岗时及时切断电源。

八、馆长负责本馆的安全工作，责任到人，依法落实各项安全措施。

档案保密规定（八）

一、为做好我校档案的保密工作，防止失、泄密现象发生，档案管理人员和利用档案的人员都必须严格执行党和国家保密规定。

二、档案管理人员不得利用职权擅自扩大档案的利用范围，不得将档案私自带出档案馆或私自借给他人。

三、档案管理人员应严格执行保密档案查借阅审批手续，如需要复制、复印的，必须按我校有关复制国家秘密载体管理规定执行。

四、档案管理人员和利用档案的人员不得在公共场所随意谈论涉密档案的内容，不得随意记录机密档案的内容。

五、对违反保密制度造成失、泄密事件的单位和个人，应视情节轻重，根据《中华人民共和国档案法》第二十四条规定给予处罚。

档案馆职责（九）

一、贯彻执行国家和上级机关关于档案工作的方针、政策、法令和规定，规划全校档案工作。

二、制定本校关于档案工作的规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况。

三、负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管、提供利用各种档案资料。

四、参加基建工程竣工、科研成果评审鉴定和仪器设备开箱的文件材料验收工作。

五、编制检索工具和编辑档案参考资料，积极开发各种档案信息资源。

六、负责全校档案工作人员的业务培训。

七、开展档案宣传工作和利用者教育活动，提高全校教职工的档案意识。

八、开展档案学术研究和交流活动。

九、参加档案信息工作的整体化建设，互相协作，进行档案信息交流。

十、完成校领导交给的其他工作。

档案人员岗位责任制（十）

一、认真学习贯彻执行《档案法》及有关档案工作规章制度，忠于职守，遵守纪律，依法治档，确保档案的集中统一管理。

二、收集、整理、保管和统计本校的各类资料，按规定办理档案的移交手续，积极收集档案，不断丰富馆藏。

三、热情接待查阅人员，并采取多种手段，充分发挥档案的信息资源，及时地为教学、科研、党政管理等提供

服务。

四、加强档案的管理和保护技术业务学习，严格执行档案库房的管理规定，保持库房清洁，做好防盗、防虫、防光、防潮、防尘、附高温工作，确保档案的完整与安全。

五、参加本单位与档案工作有关的活动，特别是成果鉴定，项目总结，工程竣工验收和设备开箱等活动，以保证档案的齐全和及时归档。

六、负责协调、组织、指导各部门及兼职档案员开展档案工作，定期深入各处、室、二级学院对各部门文件材料的归档工作进行指导和监督。

七、编制各种检索工具和专题目录，开展档案文献的编篡工作。

八、自觉接受上级业务部门的指导，监督和检查，积极完成校领导交给的各项任务。

九、建立检查、考核和评估制度，对在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面成绩显著的，给予奖励，对玩忽职守造成档案损失的给予行政处罚，情节严重者，依法追究责任。

兼职档案人员岗位责任制（十一）

一、热爱本职工作，认真学习档案业务知识，熟悉部门专业工作，不断提高管理水平。

二、努力按照档案工作的规定，做好各类文件材料的形成，积累、立卷、保管工作，保证案卷质量，维护文件材料的完整、准确、系统。

三、按照档案管理规定，提出保管期限，划出密级，当年的文件材料，在次年的上半年内及时向综合档案室移交。

四、认真做好各部门各类文件的利用与保密工作。

五、积极参加档案工作会议及学习、交流等活动。

六、声像档案在各项活动结束后，负责及时收集、整理、附上文字说明；向综合档案室移交。

七、档案工作列入兼职档案员年终考核内容，并作为晋升和评先进的依据之一。

泉州师院档案管理操作规程