ERP核心业务单据流程及相关制度.docx
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ERP核心业务单据流程及相关制度
ERP核心业务单据流程及相关制度
ERP核心业务单据流程及相关制度
－动力事业部
第一章总则
一、目的
为明确相关岗位操作职责，保障各业务单据能有序及时流动，特制订此单据管理流程及管理办法。
二、范围
各ERP核心业务涉及的所有人员
三、管理依据
参照《ERP岗位标准操作手册》、《ERP项目管理制度》
四、流程图符号说明
系统作业待判定外部输入
打印单据单据分发转入流程
普通传递
第二章流程图
一、流程目录
1、销售管理模块
1.1销售订单流程
1.2销售配件订单、发货流程
1.3销售整机发货流程
1.4销售退货流程
2、采购管理模块
2.1请购作业流程
2.2采购下单流程
2.3采购入库流程
2.4采购退货流程
3、仓库管理模块
3.1仓库调拨流程
3.2生产领料流程
3.3委外加工出库流程
3.4委外加工入库流程
3.5生产退换料、补料流程
3.6仓库盘点流程
4、生产计划模块
4.1生产计划流程
4.2物料需求计划流程
4.3生产报缺流程
5、应收应付管理模块
5.1预收款流程
5.2应收账款流程
5.3收款流程
5.4预付款流程
5.5应付款流程
5.6付款流程
1、销售管理模块
附表1.1：
销售订单流程
业务编号
JNDL1-1
业务名称
销售订单流程
流程适用范围
成品发动机销售下单
相关岗位及权限
岗位
系统操作
权限
销售内勤
新增订单
新增、关闭
销售经理
销售订单审核
新增、审核
BOM管理员
BOM创建
审核、新增BOM
生产计划员
生产计划排程
查看
作业说明
客户
销售部
生产部
技术开发部
客户订单
生产执行状态表
机型状态表
Y
Y
订单凭证
销货流程
订单执行状态表
库存
回复
接单否
机型状态表
开发进度追踪
新产品
销售部接客户订单依据现有执行状态判断是否可接单条件如；状态、单价、交期、数量、特殊需求等等，如无可执行状态填写《新品开发试制单》经开发部、质量协调完成评审更新《机型状态表》《BOM表》后，由销售内勤编制《订单流程卡》交技术部生成《生产执行状态表》经技术部长确认后下发，并在系统中创建《销售订单》；
有库存可调货的在备注栏注明“库存”。
销售订单资料输入
技术部创建《订单执行状态表》并维护客户《BOM》后通知生产部排产。
1.成品组织清查库存反馈是否有可替换库存发货；
2.生产部核对交货日期排产；
3.采购部组织备货。
N
销售订单建立
生产通知流程
附表1.2：
配件销售订单流程
业务编号
JNDL1-2
业务名称
配件销售订单、发货流程
流程适用范围
发动机零配件销售订货发货
相关岗位及权限
岗位
系统操作
权限
销售内勤
新增订单
新增、关闭
销售经理
销售订单审核
新增、审核
BOM管理员
BOM创建
审核、新增BOM
配件仓库管理员
新增销售出库单
新增
成品库管理员
审核销售出库单
新增、审核
作业说明
客户
销售部
仓库
财务部
订单凭证
客户订单
图册及发料明细（BOM）
发货通知单
回复
订单凭证
国内配件订单
应收账款流程
销售部内勤接客户配件订单将配件翻译成我司标准叫法的配件经技术确认后，在系统内创建《销售订单》，并根据客户要求的发货时间生成发货通知单。
要求每单在半小时内完成，如物料过多可适当放宽时间限制。
全套散件订单按整机订单下达由技术部创建客户《BOM》走生产投料入库流程。
打印发货通知单交成品仓跟催。
配件仓库按发货通知单要求进行包装，完成后移交成品仓库，并下推打印《销售出库单》；缺少物料由仓库负责报缺；订单配件齐备后由成品管理员审核《销售出库单》并组织发运。
发运完成后及时将单据分发至相关部门。
销售出库单一式四联
第一联:
存根（白色）
第二联：
财务（红色）
第三联：
客户（黄色）
第四联：
备查（蓝色）
客户联应随车发出由客户签字确认后回传我司作为对账凭证。
订单凭证
发货通知单建立
销售订单建立
销售出库单建立
附表1.3：
销售发货流程
业务编号
JNDL1-3
业务名称
销售发货流程
流程适用范围
整机销售发货
相关岗位及权限
岗位
系统操作
权限
销售内勤
新增发货通知
新增、关闭
销售经理
发货通知审核
审核
财务部
查收货款
查看
成品仓库
新增销售出库单
新增
销售经理
审核销售出库单
新增、审核
作业说明
销售部
成品仓库
生产部
财务部
客户
应收账款流程
欠款程序
销售内勤依据交货期编制《预发货表》确认需发货订单下推《发货通知单》传递到：
1.成品仓库打印销售出库单组织发货；2.生产部进度跟踪；3.财务部查看到款情况确定可出货产品。
销售内勤跟踪订单生产发货。
成品仓管员依据《发货通知》下推《销售出库单》交销售经理审核后清点发货产品发货；
发货完成后单据需在半个工作日内传递到各相关部门
发货时销售内勤需再次确认发货信息
销售出库单一式四联
第一联:
存根（白色）
第二联：
财务（红色）
第三联：
客户（黄色）
第四联：
备查（蓝色）
内销产品客户联应随车发出由客户签字确认后回传我司作为对账凭证。
Y
预发货表
可出货
发货通知建立
核准
N
出货
销售出库单
销售出库单
销售出库单
销售出库单
销售出库单
销售出库建立
Y
进度追踪
Y
查收货款
N
附表1.4：
销售退货流程
业务编号
JNDL1-4
业务名称
销售退货流程
流程适用范围
发动机整机、零配件销售退货
相关岗位及权限
岗位
系统操作
权限
销售内勤
填写退货评审表
销售经理/总经理
判定退货原因可接受性
销售内勤
新增退货通知单
新增、审核
成品仓库
新增消退单
新增、审核
废品库
新增消退单
新增、审核
作业说明
销售部
技术、质量部
仓库
生产部/财务部
销退单
销退单
销退单
Y
QC
销售部接到客户FAX退货通知后填写《销售通知单》交对应负责人签字确认：
1.整机退回由总经理审批a质量原因：
技术开发部分析退货原因并书面上报;其它原因：
由销售经理书面上报。
2.零配件退回部门经理批准。
《销退单》即《红字销售出库单》由销售部创建《退货通知单》，接受销退品的仓库管理员下推《销退单》并打印。
质检部针对销退品检验,区分良品及不良品，仓库分库接收并打印《销退单》，退库的产品技术质量部门需要进行分析实验的必须从仓库办理领用手续。
整机退回必须填写《退货评审表》，可返工的由生产部按《返工入库流程》办理相关手续。
整机判断为“拆解报废”的由废品库管理员办理报废机后续退库手续。
业务完成后单据需在半个工作日内传递到各相关部门
销售出库单一式四联
第一联:
存根（仓库）
第二联：
财务（财务部）
第三联：
销售（销售部）
退货通知单建立
配件
销退单
确定入库
销退单建立
整机
应收账款流程
采购退货流程
报废拆解流程
整机退货处理意见表
2、采购管理模块
附表2.1：
请购作业流程
业务编号
业务名称
采购请购流程
流程适用范围
发动机零配件请购
相关岗位及权限
岗位
系统操作
权限
销售内勤
下推请购单
新增
销售经理
审核请购单
审核
PMC计划管理员
执行物料需求计划
新增、维护
PMC经理
审核物料需求计划
审核
采购内勤
下推采购订单
新增
作业说明
请购单位
PMC
采购
采购订单建立
配套体系审查
报缺单签核
Y
退回
Y
审查
N
修改
核准
请购来源：
报缺单
整车销售订单/全套散件订单：
1.仓库按生产计划排程及时查询库存不能满足生产需求，或因批量退货等原因导致库存不足，填写《报缺单》由部门主管签字后交采购部汇总；
采购部汇总所有请购数据参考《安全库存》下达《采购订单》
采购部依《配套体系明细表》《供货比例表》，确定配套厂家。
下接采购流程
采购流程
附表2.2：
采购下单流程
业务编号
业务名称
采购订单流程
流程适用范围
整车零配件采购订货
相关岗位及权限
岗位
系统操作
权限
采购内勤
新增采购订单
新增
采购部长
审核采购订单
审核
成本主管
新增采购单价
新增
作业说明
供货商
采购
仓库/成本中心
进入采购预交追踪管理
FAX
采购订单建立
采购订单审核
采购单
采购来源检视
采购联络作业
N
采购订单来源有以下几种：
1.请购单
2.报缺单
3.销售订单下达
4.安全库存预警
。
。
。
采购内勤输入采购订单资料：
1.交货日期、生产计划号、产品代码、名称、规格、数量。
订单建立时发现无单价数据及时联系成本中心签订《供货合同》并维护系统内采购价格资料，每月25日前必须完成所有价格资料维护，未能签订合同的厂家不予挂账。
采购订单由采购部长审核签字确认后生效。
采购单FAX厂商
采购订单一式四联
第一联:
存根（白色）
第二联：
成本（红色）
第三联：
仓库（黄色）
第四联：
备查（蓝色）
采购追踪表有：
1.采购订单执行情况明细表
2.采购订单执行情况汇总表
3.采购价格分析表
4.采购订单全程跟踪表
…
修改采购单
Y
采购单
采购订单
核准
采购单
附表2.3：
采购进货收料流程
业务编号
业务名称
外购入库流程
流程适用范围
各整车零配件外购入库
相关岗位及权限
岗位
系统操作
权限
采购内勤
检视送货单下推并打印送检通知单
新增
质检员
审核送检通知单、退料通知单
审核
仓库账务员
下推外购入库单
新增
仓库主管
审核外购入库单
新增、审核
作业说明
供货商
采购部
质检部
仓库
会计
外购入库单
外购入库单
特别说明：
1、为减少供应商供货时等待时间过长的抱怨，供应商在送货到厂后在外协部打印送检单后，经检验员确定到货种类无误并签字确认后，可凭送检单供应商联（蓝色），在下次供货时换取外购入库单，但由于自身原因遗失送检单，我司有权利扣除部分或罚没货款；2、让步接收产品必须严格执行《让步接收流程》，不得以任何借口或理由绕过，对于未按流程操作而导致产品多入库的由相应责任人承担此单物料全部金额罚款，部门领导负连带责任；
3、入库类关联单据不得随意撕毁，必须注明作废字样，并存档3个月，并保证单据号码的连续性，每跳号一张考核相应责任人5元，撕毁考核10元。
让步接收
核对资料
退料通知单
N
审核
外购入库单
N
退回
核对资料
厂商到货
送货单
送货单
厂商交货时在《送货单》上注明采购订单号及品号、规格、数量；采购部检视无误后下推《送检通知单》,签字确认后交配套厂商，配套厂商凭单送检；
质检部检视《送检通知单》上料品规格,交货种类、零部件状态是否正确后按《质量检验方案》对来料进行检测，判定来料是否合格并签字确认后挂上标识牌：
1.合格品在系统内审核《送检通知单》；2.不合格品录入《验退单》；3.生产急用件并可挑选使用的全检挑出满足生产需求的数量后修改《送检通知单》合格数量并备注退货原因。
仓库管理员依据《送检通知单》清点实物数量无误后下推《外购入库单》签字确认完成入库手续；
让步接收配件由采购部填写《让步接收单》经事业部总经理、技术部签字确认，质检部做好记录，降价接收的仓库账务员需在《外购入库单》做备注。
注意事项：
1.《外购入库单》必须经仓库主管、仓库管理员签字确认后并附上有效的《送检单》才能作为供应商结算的有效凭证；
2.当日接收单据必须在次日下午11：
00前交财务部。
外购入库单一式四联
第一联:
存根（白色）
第二联：
财务（红色）
第三联：
供应商（黄色）
第四联：
备查（蓝色）
QC技术验收
退料通知单
N
收料通知单建立
Y
应付款流程
Y
外购入库单建立
Y
外购入库单
附表2.4：
采购退货流程
业务编号
业务名称
采购退货流程
流程适用范围
整车已办理完外购入库手续的零配件发生的退货业务
相关岗位及权限
岗位
系统操作
权限
仓库账务员
新增外购入库单
新增
次品库管理员
新增外购入库单
新增
仓库主管
审核外购入库单
审核
作业说明
供货商
配套部
仓库
会计
厂商退货通知
质量控制部门退货通知
此业务包含以下两种情况：
退货单建立
生产换料流程
1.质量控制部门在接到市场质量反馈或车间生产过程中反映的批量质量问题，经判定为供应商的产品质量未按我司要求供货的，填写《退货通知》，通知采购部联络厂家退回不良品并及时补充正品，仓库在接到退货通知及时将需退货产品清理出正品仓库并清点数量通知仓库帐务员打印《红字外购入库单》经质检员签字确认后，将退货产品放置在次品退货区，供应商接收退货时当面清点数量，签字后给予开具《出门证》完成退货交接。
2.生产制造过程中，生产换料的小批量次品，退货时由废品库管理员建立《红字外购入库单》经供应商签字确认后，给予开具《出门证》完成退货交接。
《退货单》即《红字外购入库单》
良品
退货事宜联络
不良
不良品货物点交
退货单确认
品管确认
仓库备货
退货单
注意事项：
1．供应商每月挂账前必须退完次品库库存，并需凭仓库主管开具的《退货证明》前往财务办理挂账手续。
2.各正品库区管理员在接到退货通知后必须在半个工作日内将退货产品请退出正品库并通知帐务员打印《红字外购入库单》
3.外地供应商由采购部代为办理退货手续，并及时清退次品。
退货单一式四联
第一联:
存根（仓库）
第二联：
财务（财务）
第三联：
供应商（采购）
第四联：
备查（库管）
退货单
退货单
退货单
应付款流程
退货单
3.仓库管理模块
附表3.1：
调拨流程
业务编号
业务名称
仓库调拨流程
流程适用范围
事业部内部仓库内物资调拨
相关岗位及权限
岗位
系统操作
权限
仓库帐务员
调拨单
新增
仓库主管
调拨单
审核
作业说明
转入仓库
转出仓库
会计
调拨单审核
调拨单
仓库备料作业
调拨单建立
调拨单
修改资料
Y
调拨单
调拨单
调拨单
在系统类创建《调拨单》确定转出库及转入库区、库存量
打印调拨单
转出库区凭单备料，确认无误后签字并交转入库区负责人核对数量、状态等信息是否与接收物资相符；
核对无误后签字确认。
注意事项：
1.本业务主要仓库内物资管理权限转移或管理调整；
如：
原A库物资调拨给B库管理；展车室需调入成品库整车等非消耗性领用业务。
核对签收
N
附表3.2：
生产物料投料流程
业务编号
业务名称
生产投料流程
流程适用范围
岗位
系统操作
权限
生产部长
确认生产排程
确认、下达
生产统计
新增生产任务单
新增
生产统计
维护投料单
修改、审核
仓库账务员
下推生产领料单
新增、审核
作业说明
生产部
仓库
车间
财务
生成领料单
领料单
领料单确认
仓库备料
领料件点收
核对投料单
Y
生产计划
按需求生成投料单
N
修改
车间统计员按《生产计划》至少提前1日，参照《生产执行状态表》维护《投料单》，核对领用物资状态、用量、批次（供应商）等是否有错漏，如有及时通知系统数据管理员修改并做好记录，无则打印《投料单》并通知仓库管理员按单备料；
仓库管理员接单后进行再次核对，确认无误后按领料需求备料，备齐后将物料转存与仓库备料区，由投料拆件人员按要求拆分并放入指定周转车。
车间指定人员与仓库管理员进行数量交接，无误后签字确认
投料完成后由车间负责人签字、仓库主管签字确认后仓库账务员按确认后的《投料单》下推成《领料单》下账，审核完成后将《投料单》交财务部成本会计。
注意事项：
1.领料单至少提前1日创建并打印；
2.仓库管理员至少提前1天准备物料。
领料单一式三联
第一联:
存根（仓库）
第二联：
财务（财务）
第三联：
备查（库管）
核准
存货核算流程
附表3.3：
生产补领/退换料流程
业务编号
业务名称
生产补领/退换料流程
流程适用范围
车间零配件补领/退换料
岗位
系统操作
权限
新增
审核
作业说明
车间
仓管
财务
退料单
退料单
退料单
废品退回废品库
红字外购入库单建立
仓库发料
退料单
手工填写补领需求
车间生产过程中发生工、料废件由班组长填写《换料单》车间巡检判定工料费并签字确认后，在废品库办理退库手续仓库凭此单补发对应物料，录入《红字外购入库单》并按供应商分区域放置。
判定工料废
附表3.3：
盘点流程
业务编号
业务名称
生产领料流程
流程适用范围
动力各区域库存盘点
岗位
系统操作
权限
成本会计
新增盘点方案
新增
仓库账务员
新增盘点单
新增
仓库主管
审核盘点单
审核
作业说明
资材
仓库
会计
盘点调整单审核
完成当月所有出入库业务单据审核
盘点单
盘点更新
核对
N
盘盈亏报表
账面量重计
原因追踪与调整
入出库解冻
实盘与复盘
冻结库存进出
盘点表
盘点资料建立
盘点清单
盘点方案信息产生
盘点单
按库区进行《盘点计划》拟定
打印盘点数据清单
核对盘点品号资料
打印盘点表
系统关帐
通知盘点期间内出入库业务全部暂停或开具手工单据
各库区管理员/车间统计登记实盘数量，相关人员按《盘点计划》复盘
复盘后恢复库存进出
将实盘数据输入计算机
审核盘点单数据是否正确并确认
打印盘盈、亏报表
审查及核对盘盈亏信息的正确性及合理性，并注明差异原因，经财务部、总经理签字确认后更新盘点数据。
执行盘点资料更新
盘点单确认
N
实盘资料输入
核对
Y
Y
4.生产管理模块
附表4.1：
生产订单作业流程
业务编号
业务名称
生产订单作业流程
流程适用范围
动力生产任务下达
岗位
系统操作
权限
车间统计员
转换并下达生产任务单
新增、确认、下达
生产部长
新增、确认、下达
仓库主管
作业说明
销售部
PMC
仓库
采购
销售订单
生产部将《销售订单》转化为《生产计划单》
生产计划员依据《生产计划》展开BOM生成《采购需求计划》并下推《采购申请单》,适用于采购物料需求展开及订单交期和生产计划数据的设定
外协部审核《采购申请单》无疑议的按《采购流程》执行
如果采购计划无法满足者,应与生管进行协商,修改生产计划,重制定领料计划
将采购计划发放为采购单
物料采购计划维护
转人工做生产通知
采购需求计划产生
生产计划调整与发放
生产计划
冲突计划之协商与调整
采购计划调整与发放
采购流程
附表4.2：
物料需求计划作业流程
业务编号
业务名称
流程适用范围
岗位
系统操作
权限
作业说明
销售部
PMC
仓库
采购
销售订单
生产部将《销售订单》转化为《生产计划单》
生产计划员依据《生产计划》展开BOM生成《采购需求计划》并下推《采购申请单》,适用于采购物料需求展开及订单交期和生产计划数据的设定
执行批次《采购需求计划》,当对库存物料数量有疑问时,须选择净需求，并下达《生产缺件计划》通知仓库报缺
外协部审核《采购申请单》无疑议的按《采购流程》执行
如果采购计划无法满足者,应与生管进行协商,修改生产计划,重制定领料计划
将采购计划发放为采购单
物料采购计划维护
采购需求计划产生
转人工做生产通知
生产计划调整与发放
生产计划
冲突计划之协商与调整
采购计划调整与发放
采购流程
升级会员 