物业管理系统相关功能应用.ppt.pptx

物业管理系统相关功能应用.ppt.pptx

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物业管理系统相关功能应用培训,主讲人：

黑龙江省分公司2017年5月,目录,1物业管理系统的定位及目标,定位：

站点物业资源是公司业务发展的战略资源，较高的站点租赁质量及稳定的站点物业是保障公司业务发展的强大后盾。

目标：

通过管理和维系物业业主、管清物业成本、及时支付费用，实现精细化物业管理，保障站址稳定运营。

租金,电费,物业管理,基础信息,目录,2物业管理系统总体业务流程,需求承接,站址筛查,业主录入,需求到订单,基础信息维护,费用计算,租金支付计划生成,费用报账,抄表录入,电费计算,租金支付申请,电量采集,电费支付申请,异常电量核查,部门领导审批,财务支付,财务审核及支付,同步支付结果,票据补录,租金票据录入,电费票据录入,CRM,物业,财务,2.1,2.2,2.3,2.4,2.5,3.1,3.2,3.3,4,5,6,物业合同录入,选址谈判,合同系统,合同审签,1.1,1.3,1.2,1.3,订单确认,预付款单核销,电表录入,1.4,物业录入,1.2,目录,2.1基础信息管理,业主信息,物业信息,合同信息,电表信息,基础信息管理,业主基本信息账号信息联系人信息,区域经理信息物业对应业主信息用地获取方式,合同类型信息（电费、电租一体、租赁）租金支付计划年租金/合同总金额计提日期/合同起止日期,供电方式（直供电、转供电）电表名称/编号电表类型/状态,基础信息管理：

通过物业管理系统建立站址全生命周期信息，及时记录、更新物业相关信息。

根据实际情况维护站址物业信息、业主信息、合同信息和电表信息等，保证信息的准确性、真实性、匹配性。

2.1基础信息管理流程-业主信息,业主信息：

1）业主信息管理是指站址所对应业主的信息管理。

2）新建站选址完成后1个工作日内在物业管理系统完成业主信息的录入，租赁站址合同履行期内出现业主变更，应按实际情况更新业主的联系方式、银行账号等信息。

若该站点已有合同的，应终止原合同并与新业主签订新的合同，或者签订三方转让协议。

2.物业信息,3.合同信息,4.电表信息录入,1.业主信息,点击“基础信息”-“业主信息管理”进入业主界面；业主信息可以进行新增、修改、删除、查询、导出等操作,1、业主信息包括了业主基本信息、账号信息、联系人信息，其中针对一个业主可以创建多个账号、多个联系人。

2、业主包含租赁业主、转供电业主、供电局等。

2.1基础信息管理流程-物业信息,物业信息：

1）站址物业信息指对站址编码、站址名称、用地获取方式、所属业主、物业状态等基础信息的管理。

2）一个物业仅能有一个业主，如遇一个站点多个租赁业主或转供电业主与租赁业主不是一个人，可以创建多个物业。

2.物业信息,3.合同信息,4.电表信息录入,1.业主信息,物业信息的管理维护包括对物业的补充、修改、删除、查询以及excel导出、导入更新等,用地获取方式、所属业主、物业状态由物业中心在物业系统物业信息模块中根据用地性质和合同信息进行补录,2.1基础信息管理流程-合同信息,合同信息：

1）合同信息管理是指对应到单站的场租合同信息及电费合同信息管理。

2）区域经理组织收集相关所需资料在合同系统中发起合同审批流程，经维护部物业主管、财务部成本管理人员、法律事务人员审核通过后，区域经理与业主签订场租合同或供电合同上传至合同系统，合同系统将合同信息自动推送至物业系统，物业系统可以对合同查看及导出。

3）合同类型分为电费合同、电租一体合同及租赁合同。

2.物业信息,3.合同信息,4.电表信息录入,1.业主信息,物业系统对合同信息管理包括查询、查看详情、修改、导出合同、生成卡片等；录入合同时，一定要保证场租起止日期、场租计提日期及合同总金额、年租金数据信息准确。

保证合同信息中租金支付计划准确，租金支付计划中的“支付区间”及“付款金额”会传到“租金支付发起”界面中的“支付单明细”,2.1基础信息管理流程-电表信息,电表信息：

1）电表信息管理是指对电表基本信息的管理。

2）在新建站点交维验收后3个工作日内，将电表信息录入物业系统，并在后续按合同约定的支付周期进行电量抄表及电费支付。

需保证电表数据与实际发生的一致性和电表与站址对应关系的准确性；更换电表时需同步更新电表号、倍率、换表日期等信息；按实际情况更新电表对应的客户情况；站点用电关系发生改变后，根据用电合同的内容，须在2个工作日内完成物业系统上电表信息的录入，并完成第一次抄表录入电量管理，后续按合同约定的电费支付要求及时抄表。

3）对于转供电电表，将依赖于合同信息对其物业业主付费；对于直供电电表，将依赖于电表创建时录入的直供电单价、所属供电局等信息对供电局进行付费。

2.物业信息,3.合同信息,4.电表信息录入,1.业主信息,电表信息可以新增、修改、删除、查看、导入、导出等操作。

电表的供电方式有直供电、转供电2种；电表录入后，才能进行抄表及电费支付,目录,2.2租金管理整体流程,租金管理要求：

1、租金缴纳前，须核实站点的运行情况和维护情况，并按照合同约定向业主收取相关凭证。

2、租金缴纳时，须与业主核实本次缴费的缴费周期、费用金额、收款信息、收款凭证等信息，确保与物业合同以及物业管理系统中的信息一致。

3、租金缴纳后，须在2个工作日内，与业主确认是否收款成功。

对于合同约定先支付后开票的站点，区域经理须在10个工作日内向业主收取发票，并提交财务部门。

2.2租金管理-选择待支付序列,1.选择待支付序列,2.支付单填写/确认,3.支付单审批,4.报账系统领导审批及财务支付,选择支付计划：

1）通过查看支付计划选择相应场租合同支付计划，在租金支付发起中发起支付申请。

2）需要查询站址与合同是否匹配、场租支付周期是否匹配、场租合同金额是否匹配。

2.2租金管理-支付单填写/确认,1.选择待支付序列,2.支付单填写/确认,3.支付单审批,4.报账系统领导审批及财务支付,填写支付单并确认：

1）发起支付申请时根据发起时的实际情况填写是否有票据报账，如果报账时为无票支付，后期需要在票据管理中进行票据补录。

2）租赁合同约定与实际票据均为“增值税专用发票”时，租赁合同约定与实际开票时税金为“员工代垫”时，分别选择填写相应信息。

3）支付时选择相对应的卡片信息及发票信息。

1,2,3,2.2租金管理-支付单审批、财务报账,1.选择待支付序列,2.支付单填写/确认,3.支付单审批,4.报账系统领导审批及财务支付,支付单审批及报账：

租金支付提交后，由部门领导审核。

通过后推送到财务系统进行下一步报帐。

该项操作在报账系统中完成。

完成财务系统审批流程后，财务进行支付。

财务系统审批及支付,物业系统部门领导审核,财务系统审批及支付,财务系统审批及支付,物业系统中租金支付信息查询,目录,2.3电量及电费结算管理,抄表方式：

App抄表、人工抄表通过抄表精准计量站址电量，避免电量“跑冒滴漏”,电费缴纳流程：

有票支付、无票支付、托收客户电费结算流程：

1、结算模式配置：

包干、转售、传导、代垫2、电费分摊比例配置3、税负因子配置,电量管理,电费结算,电量电费管理：

电量电费使用物业管理系统进行管理，相关数据与资源管理系统、运维监控系统、合同管理系统、报账系统等实现数据同步和交互。

所有站址电费均要从物业系统发起报账。

2.3电量及电费管理-电量管理,电量采集方式,电量管理要求：

1、直供电管理要求在收到供电公司的电费清单后，区域经理应组织代维单位立即安排上站抄表工作，抄表数据使用物业管理APP上传至物业管理系统，抄表后应对直供电巡检抄表数据与供电公司的电费清单数据进行比对（远程电表读数、标杆站址数据、理论数据等作为核对参考数值）。

如发现电费清单异常，需及时向供电公司申诉。

2、转供电管理要求地市维护部应根据转供电电费支付计划制定上站抄表计划，区域经理组织代维单位根据抄表计划安排上站抄表工作，抄表数据需使用物业管理APP上传至物业管理系统。

站址抄表数据为转供电电费结算的唯一依据，其他的数据（如远程电表读数、标杆站址数据、理论数据等）作为核对参考数值。

如发现转供电电量异常情况，需进一步上站排查异常原因，并对异常情况进行处置。

2.3电量及电费管理-电量管理,App抄表,1）物业管理员为代维人员配置APP账号及绑定分配站点。

2）代维人员通过在物业系统扫描二维码进行APP下载,初始密码默认为0000003）如有电量环比值超过设定的异常值（10%）App会提示选择异常原因。

4）需录入本次读数、本次开关电源电流、表盘拍照信息，允许上传照片或当场拍照进行电表读数或现场情况拍照。

2.3电量及电费管理-电量管理,抄表录入及导入,选择站点、电表,录入本次读数,系统自动进行异常计算,是否异常,异常原因填写,抄表记录保存,是,否,开始,结束,系统支持逐条录入和批量导入两种操作单条录入时实时检验电量异常，excel导入时在电量查询界面能够看到待补入异常原因的状态，出现异常的抄表记录在未审核通过之前不做为有效的电表数据。

2.3电量及电费管理-电费管理（电费缴纳流程）,电费缴纳流程,2.3电量及电费管理-电费管理（电费缴纳流程）,电费有票支付：

地市分公司如能提前获得缴费票据，即可在物业系统发起有票据支付流程。

流程如下：

1、抄表收票：

代维单位进行上站抄表、收票、核实机房用电情况、现场异常电量处理。

票据主要包括电表照片、业主开具的发票、收据、电费分割单、电网开具的发票。

2、电费核对：

代维单位将核对无误的电费录入物业系统。

录入的数据主要包括：

电量、起止时间、异常电量说明。

地市根据实际情况可安排维护部区域经理对电费录入信息进行核对，物业中心（电费管理岗）审核电量、支付计划、电费分割单和票据，在物业系统发起报账。

3、报账支付：

物业中心（电费管理岗）发起报账后，由物业中心（物业主管岗）复核和审批后（如存在异常电费，需维护部经理审核），提交报账系统进行报账；财务部核对电费分割单、发票信息、电费单价、收款人、银行账号、付款金额，核对无误后支付电费。

电费无票支付：

无票据支付：

地市分公司如不能提前获得缴费票据，可在物业系统发起无票据支付流程。

流程如下：

1、抄表收票：

代维单位进行上站抄表、收取用电材料、核实机房用电情况、现场异常电量处理。

用电材料主要包括电表照片、用电分割单。

2、电费核对：

代维单位将核对无误的电费录入物业系统。

录入的数据主要包括：

电量、起止时间、异常电量说明。

地市根据实际情况可安排维护部区域经理对电费录入信息进行核对，物业中心（电费管理岗）审核电量、支付计划、电费分割单和票据，在物业系统发起报账。

3、报账支付：

物业中心（电费管理岗）发起报账后，由物业中心（物业主管岗）复核和审批后（如存在异常电费，需维护部经理审核），提交报账系统进行报账；财务部核对电费分割单、用电信息、电费单价、收款人、银行账号、付款金额，核对无误后支付电费。

4、报账核销：

代维单位应在电费支付一周内上站收集票据和分割单，票据主要包括：

业主开具的发票、收据、电网开具的发票和电费分割单。

物业中心（电费管理岗）审核无误后在物业系统中发起核销，财务部核对一致后完成核销。

2.3电量及电费管理-电费管理（电费缴纳流程）,2.支付单填写/确认,1.选择电费支付方式及供电方,3.支付单审批,4.报账系统领导审批及财务支付,选择需要支付的电费支付单：

1）电费管理选择电费支付（无票/有票）。

2）直供电与转供电均可发起无票或有票电费支付。

3）不用于对外支付费用的电表无法发起电费支付申请。

2.3电量及电费管理-电费管理（电费缴纳流程）,2.支付单填写/确认,选择电费支付方式及供电方,3.支付单审批,4.报账系统领导审批及财务支付,填写支付单及确认：

1）基本信息中“有无票据”默认为勾选状态，即认为有票据，其中转供电比直供电多显示“合同信息”一项。

2）电费支付信息中付费电表信息可单站增加，也可EXCEL导入，转供电与直供电格式相同。

3）填入必要的银行收款信息、用电明细、发票信息等，点击发起支付。

4）无票支付需要后期获取票据时完成票据补录。

直供电支付,转供电支付,2.3电量及电费管理-电费管理（电费缴纳流程）,2.支