会议管理制度.docx

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会议管理制度

会议管理制度

1．目的

会议是公司组织管理体系的重要组成部分，为加强会议管理，规范形式，严格纪律，强化效果，健全会议督办考核机制，确保政令畅通，特制定本制度。

2．适用范围

本制度适用于公司各类会议的管理，各部门内部会议参照执行。

3．术语

无

4．会议体系及会议设置

4.1公司会议管理体系实行分级管理（公司级和职能部门级）。

其中公司级会议设置三个类别：

战略与管理类会议，包括年度（中）经济工作会议、党政联席办公会议、总经理办公会等；业务管理类会议，如月度经营工作会、业务评审会等；职能部门级会议设置二个类别：

管理类会议，如各部门/车间月度管理工作会等；专题类会议，如订单评审会、生产日调度会、班组早例会等。

4.2公司会议管理体系图见附件一；

4.3公司部分会议设置及会议议事范围见附件二。

5．会议管理职责

5.1综合管理科为公司会议的归口管理部门，主要负责:

5.1.1公司会议体系的设计和完善，会议管理制度的制定和控制；

5.1.2公司所有会议室的协调调度；

5.1.3公司各类会议费用预算、费用管理工作；

5.1.4总经理主持会议的通知、记录、纪要、会议资料等的收集与管理；

5.1.5公司年度（中）经济工作会议的牵头组织工作；

5.1.6公司月度会议安排；

5.1.7公司级大型或涉外会议的会务组织与服务；

5.1.8会议纪律检查、考核；

5.1.9公司各职能部门级会议管理情况的检查评估；

5.1.10负责公司级各类会议决议项的综合协调调度及总经理安排决议项的直接督办工作。

5.综合管理科负责公司各类会议考核及决议项考核兑现工作；

5.3综合办公室负责会议精神的宣传；

5.后勤管理科负责有关会议的安全保卫和医疗、卫生等后勤保障工作；

5.5各会议组织单位负责本部门组织的会议的准备、过程管理工作，如会议通知和议题征集、会议记录整理、投影设备使用和纪要下发、会议决议项对口调度等，相关会议议题征集、会议材料、会议纪要、签到情况等报综合管理部综合管理科备案，会议决议项、会议考核等资料报综合管理科备案。

6．会议管理内容

6.1会议设计

6.1.1公司会议管理体系的设计和调整：

由公司综合管理科负责定期对公司当前的会议设置情况及会议管理情况进行评审，分年度和半年度对公司会议管理体系进行优化调整，各单位应严格按照公司设置的会议方案安排相关会议。

6.1.2月度会议计划安排

为便于各单位合理安排时间，综合管理科负责按既定的会议设置及视需要召开的专题会议情况在每月末排出下月公司级会议安排表（提前下发公司级会议通知）。

会议安排表明确各类会议的召开时间、地点、参会范围、主持人和会议组织部门等。

月度会议安排表下发至各部门兼职文书，会议时间原则上不做调整，各单位应提前做好准备，若因特殊原因需调整或需临时召开的会议，由会议组织部门提前提出，分管副总经理批准，综合管理部平衡，公司总经理或常务副总经理审批后方可调整。

6.2会前准备

6.2.1会议通知及会议议题征集：

会议的具体时间、地点和参会人员确定后，由会议组织部门根据会议类别提前2－4天下达正式参会通知，同时向参会人员征集议题。

有关会议通知及议题征集单格式见附件四。

公司各职能部门级组织召开会议，需使用会议室的，必须提前4个小时申请。

6.2.2会议议题及资料准备

为提高会议效率，保证会议质量。

会议组织部门应按会议功能对征集的议题进行把关、控制，杜绝非相关议题入会，同时会议组织单位还应对会议材料提前调度、商讨，对资料的可用性初步判断；需会议重点讨论、决策的议题还应提前1天送到相关决策人员手中，以便会议准确、及时决策。

会议议题经会议主持人审定后由会议组织单位拟定会议议程，会前发放给会议主持人及相关人员邮箱（见附件八）。

所有的会议材料一律按照公司统一的PPT模板进行准备（见附件九）。

所有的议材料一律以电子版形式直接拷贝到主持人和各相关人员参会人员笔记本电脑中，不允许打印纸质版。

6.2.3会务准备：

为确保会议能顺利进行，由会议组织部门负责协调有关单位或人员准备好会场。

6.2.3.1音响、影像准备：

大型会议、比较重要的会议，为确保会议效果，会议室要布置音响设备，在会议主持人和发言人面前备好麦克风，同时设1—2个流动麦克风，以备与会人员即席发言时使用。

另外根据会议内容，需用计算机、录音机、投影仪时，由会议组织单位提前向综合管理科申请，综合管理科统一协调，确保提前准备并调试好。

6.2.3.2会议室布置：

重要的公司会议若有总部领导或外部嘉宾到来时需悬挂会标及需摆放花卉的由会议组织单位提出，党群工作部公关传播科负责协调安排。

6.2.3.3会议室卫生：

日常清理由综合管理科专门人员负责，各部门因专项会议使用会议室后应及时清理会场，保持会议室整洁干净。

6.2.3.4会议期间饮水服务：

公司级重要会议由综合管理科设专兼职会议服务人员统一负责，其他各类例会或部门专题会议由会议组织部门自行准备。

6.2.3.5会务服务：

重要会议，涉外接待工作，会议组织部门要提前做好参会人员的接送站、食宿、交通、返程票务预订等计划报综合管理科、，以便统一安排。

6.3会间管理

6.3.1会议纪律：

参会人员因故不能按时参会应提前向会议组织单位和主持人请假，严禁无故旷会。

会议组织部门在会议开始前，应首先检查和核对与会人员，并将到会（缺席）人员情况简要告知会议主持人。

会议期间，参会人员必须关闭通讯工具或调为无声模式，严禁会议期间手机响铃或在会场接听电话；不允许会议期间喧哗及其它违规现象发生。

6.3.2会议记录：

会议组织部门要安排专人做好会议记录，对于重要会议应做好详细记录；涉及到幻灯片放映的要安排专人负责同步播放，必要时可用录音设备录制会议召开过程及重要发言材料。

会议记录的格式见附件五（由综合管理科统一印制）。

6.4会后管理

6.4.1文件收归：

会上拷贝给与会者讨论的文件，需要删除的，会议组织部门要求与会者删除。

6.4.2会议纪律考核：

一旦会议过程中出现违反会议纪律现象，会议组织部门应在会议结束后4小时内书面报综合管理科下发会议纪律通报。

6.4.3会议纪要：

会议结束后，会议组织部门要在24小时内形成会议纪要，会议纪要要求言简意赅、讨论主题不漏项，并提炼出其中会议决议项目。

有关会议纪要格式见附件六。

会议纪要经会议主持人审核、签发后要及时发放有关单位和人员，属学习、宣贯类会议，纪要应发放公司各单位，以确保会议精神及会议决议项目的及时宣贯、落实。

6.4.4会议资料汇总与归档：

公司级会议，会议结束后，会议组织部门要及时把会议文件收集齐全，并及时报综合管理科备案一份，由综合管理科定期整理送公司档案室归档，各部门级管理的会议，会议资料自行保管，定期清理。

归档文件包括会议议程、会议材料、会议记录、会议纪要等。

6.4.5会议宣贯:

会议结束时，组织单位应针对会议特点、会议类型提出传达贯彻的具体布置及要求。

党群工作部也应利用《湖北福田人》及时进行宣传。

与会者也应准确、及时的将会议精神传达到部门，在部门月度管理会议上做好相关会议的宣贯、学习工作。

6.4.6会议决议项管理。

6.4.6.1综合管理科是公司会议决议项的归口管理部门，负责公司所有级会议决议项的整体调度管理和部门级会议决议项管理的检查督办。

综合管理科同时负责年终（中）经济会、公司党政联席会、总经理办公会、及总经理主持召开的专题会议决议项的直接督办管理。

综合管理科科长为决议项管理责任人，总经理秘书为督办责任人。

各职能部门分别负责本部门组织召开会议决议项的督办管理，各部门负责人为管理责任人，兼职文书为督办责任人。

6.4.6.2为落实会议决定，各会议决议项责任人应严格按会议要求、时间进度完成会议决议，在决议项到期当日填报回执单，经分管领导审核同意后报决议项督办责任人。

决议项执行期限在10天以上的责任人要在会议纪要下发2天内要提报决议项执行计划，并保证每周报送2条以上决议项进展信息。

因特殊原因不能按期完成应在决议项到期前一天提交延期申请，由决议项指令人审批后报督办责任人处备案。

6.4.6.3各单位督办责任人要及时对本单位督办范围内的会议决议项进行催办、考核，在决议项到期前将会议决议项完成情况进行整理，报指令人审定，并将指令人意见及时向决议项责任人反馈。

为便于综合管理科全面掌控决议项完成效果，各单位督办责任人每周六要向综合管理科反馈本周决议项进展情况，每月26日提报本月决议项完成及激励情况。

6.4.6.4综合管理科负责定期或不定期地以20%的比例对各会议决议项督办管理单位决议项管理情况进行检查、监督，在每月底将所有的决议项完成及激励情况汇总，下发通报，并督促将激励结果在工资中兑现。

7．考核规定

7.1不按公司统一设计的会议管理体系和会议安排召开的会议，各单位可拒绝参会，同时负激励会议组织部门负责人200元/次。

7.2因会议准备不充分，影响会议效果，达不到会议目的时，每次负激励会议组织部门200元。

7.3参会人员无故迟到的负激励50元/次；特殊原因不能参会，又未向会议主持人及组织部门请假的视为旷会，旷会者负激励100元/次。

7.4会议期间通讯工具扰乱会议秩序者负激励50元/次；属公司中层以上干部的取消当月话费报销定额，同时通报全公司；对吸烟者负激励50元/次。

7.5会议决议项不能按期完成，又未申请延期，或延期未获批准，即为未完成，负激励责任人200元/次，并责令限期完成；

7.6决议项按时完成但未向决议项归口调度部门提报决议项回执的视同未完成，负激励责任人50元/次。

7.7决议项完成效果不理想，敷衍应付，指令人批示整改的视情况负激励责任人50—200元/次，并责令限期整改，整改仍未完成的将视同新的决议项继续督办考核，直至完成为止。

7.8决议项一次性完成率高的视情况给予50—200元的正激励。

7.9各决议项责任人未按要求向决议项督办责任人提报执行计划、项目进展信息的每次予以20元负激励；各决议项督办责任人未按要求向综合管理科提报各类信息的予以50元/次负激励。

7.7对所有视为未完成或整改的决议项，各督办单位责任人要在48小时内提出激励意见报指令人批准后反馈综合管理科兑现。

一旦综合管理科在检查过程中发现督办责任人未按要求提报激励意见的，所有负激励金额由督办单位承担。

7.8会议结束后不及时清理会议室，影响其它会议组织进度时，对该会议组织责任单位予以100元/次处罚。

7.9各单位应严格按本制度规定的模板、格式组织相关会议，包括会议通知、会议记录、会议纪要、会议决议项调度单等，有违反者负激励单位负责人100元/次。

8．附则

8.1本制度由综合管理科起草并负责解释。

8.2本规定自下发之日起执行，以前有关会议管理办法同时废止。

9．附件

附件1、会议管理体系图

附件2：

部分会议设置及议事范围一览表

附件3：

会议管理作业流程

附件一会议管理体系图

会议管理体系图

党委类

战略与管理类

业务管理类

价值链运营类

班组建设专题会

主持人：

组织单位：

会议频次：

1次/季

会议时间：

每季度末月中旬

订单评审会

主持人：

组织单位：

会议频次：

不确定

会议时间：

根据订单需求召开

月度经营计划工作会

主持人：

组织单位：

会议频次：

1次/月

会议时间：

每月28日

业务评审会

主持人：

组织单位：

会议频次：

1次/月

会议时间：

每月第一周内

年度/中党委会议

主持人：

组织单位：

会议频次：

2次/年

会议时间：

每年1、7月中旬

年度/中经济工作会

主持人：

组织单位：

会议频次：

2次/年

会议时间：

每年1月和7月中旬

市场业务评审会

主持人：

组织单位：

会议频次：

1次/月

会议时间：

每月末或次月初

订单评审会

主持人：

组织单位：

会议频次：

不确定

会议时间：

根据订单需求召开

TPS推进专题会

主持人：

组织单位：

会议频次：

1次/季

会议时间：

每季度首月中旬

业务评审会

主持人：

组织单位：

会议频次：

1次/月

会议时间：

每月第一周内

党委常委会议

主持人：

组织单位：

会议频次：

2次/年

会议时间：

每年1月和7月

党政联席办公扩大会

主持人：

组织单位：

会议频次：

1次/月

会议时间：

每季度不定期召开1次

党委例会

主持人：

组织单位：

会议频次：

1次/月

会议时间：

每月中旬

总经理办公会

主持人：

组织单位：

会议频次：

1次/月

会议时间：

每季度不定期召开2次

附件二

部分会议设置及议事范围一览表

会议

类别

会议

名称

主要议事范围

议题准备部门

参会人员

时间

主持人

组织部门

备注

战略与管理类

每年1月和7月中旬

会议功能侧重统一思想、整合文化，落实年度任务

1、

每季度不定期召开1次

会议功能侧重重大项目评审、决策

2、

3、

4、

每季度不定期召开2次

业务管理类

每月28日上午

每月第一周内

每月第一周内

每月底或次月初

价值链运营类

每季度首月中旬

根据订单需求随时召开

根据订单需求随时召开

每季度末月中旬

党委类

每年1月和7月中旬

每年1月和7月

每月中旬

附件三