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会议制度会议管理制度WORD19页

会议管理制度

文件履历表

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修改内容

编写人

审核人

审批人

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1.概念

正式会议:

是涉及公司的日常经营管理活动、遵循特定程序规则,两人以上参加的定期例行或不定期的正式沟通方式,目的旨在交流信息、讨论、解决问题或做出正式决定.包括具有审议性质的公司内部会议以及由公司人员主导且有外部（供应商）人员参加的审议性会议

2.适用范围

适用于公司各类正式会议的准备、开会和会后落实跟进的全过程

3.控制目的

3.1.确保会议沟通过程有效、时间可控,并输出达成一致的结果或高质量的决策

3.2.监督评估会议结果的贯彻落实情况

4.关键控制点

正式会议管理流程关键控制点:

4.1.会议前的准备

4.2.议题的提出和讨论

4.3.会议进程控制（时间管理）

4.4.总结和决策

4.5.会后主持人和相关联系人对决议的落实跟进

5.原则与政策

会议准备

5.1.对于例常性的会议,应每隔一段时间检查一下这些会议本身以及会议的议程内容是否仍符合一个实用目的而不是浪费参会人员的时间

5.2.每年1月15日前人力行政管理部负责填写完《公司例会计划表》,公司所有部门填写完《部门例会计划表》,以确认每年公司各部门的正式会议计划安排,年内无特殊情况不做调整，如需调整,需经人力行政管理经理和风险管理委员会同意

5.3.会议必须有明确的会议召集人、会议主持人以及联系人,会议召集人通常是会议的发起人或主办者,如:

公司业务会议的召集人是区域公司总经理.会议主持人是会议召开全过程的管理人,负责执行会议议程和讨论议题并维持会议秩序;会议主持人可以是会议召集人本人,也可以是其他由召集人指定的人选,会议联系人是会议主办方负责信息联络的人

5.4.为了便于参会人员更加明了会议主题并可集中精力处理核心问题,会议议题应力求精简,会议议程应明确规定,会议时间应细分到每个发言人、每个议题和每个议程

5.5.若会议的参加者中有列席人员,会议通知中必须明确列席人员的权力和义务,如:

发言权、表决权、会议精神传达和会议记录等要求

会议召开

5.6.若没有特殊的原因,整个会议召开必须严格按照会议的议程和时间表来进行

5.7.任何正式会议的参加者,都必须在会前准备好正式的书面材料或其他电子形式的报告文件和材料,以便于分发、阅读和演示汇报

5.8.思考议题或讨论解决问题应该遵循的基本逻辑顺序是:

为什么

（分析原因）

怎么做

（提出解决的方法,识别可能的风险和障碍）

制定计划

（目标、任务、时间、责任人、跟进、检查、评估和考核）

誰做

（明确主要负责人并做出其他相关的工作分配）

做什么

（界定需要解决的问题是什么）

5.9.会议主持人是会议的管理人,承担管理会议进程、维持会场秩序和控制会议氛围的责任,在执行会议议程和规定的同时应适度把握规则的尺度,并以如何更好地发现、解决问题和达成一致的结果为最高原则

5.10.会议主持人对发言内容跑题、发言人的言行或情绪表现破坏会议的进程和规则等情况有权终止发言人的发言

5.11.在会议结束前,由主持人总结并布置任务,重申要采取的行动及措施,明确决议执行落实的跟进人员,以保证参会人员对会议决议的理解和贯彻落实

5.12.会议纪要必须由专人遵循统一的格式并按要求和标准撰写

会议规则和纪律

5.13.会议现场严禁吸烟、喝酒或饮用含酒精的饮料

5.14.所有与会人员均应将手机置于静音状态,未经主持人同意不得在会议现场打电话,若必须接听或拨打电话也应首先离开会议现场

5.15.会议上所有发言人的发言应首先征得主持人同意,然后才可以发言,发言时应对事不对人,发言时控制好个人的情绪

5.16.所有发言人应紧扣主题并将发言时间控制在规定的时间内,不得随意超时

5.17.与会人员在别人发言时不得随意插话打断

5.18.会议进行当中与会人员不得讨论或做与会议无关的事情

5.19.会议结束后主持人及时填写《会议效率检查表》以评估改善会议效率和质量

会后跟进

5.20.会议纪要应在会后的第一个工作日由记录人员提交给会议主持人,经确认后发到各相关人员

5.21.会议联系人作为会议决议执行的跟进人之一,应不断跟进决议和相应计划的落实执行情况

5.22.会议联系人在下次会议前完成相关资料和信息的收集,并在会前将整理好的资料提交主持人,以便主持人在下一次会议上跟进上一次的会议决议

6.流程说明

6.1.正式会议管理流程说明:

步骤

涉及部门

步骤说明

1.会议

准备

会议主办部门

1.1会议主办方的准备工作包括:

收集整理相关资料和信息,明确议题、议程、会议输出、问题的性质及会议的性质,根据会议内容及其代表的性质来确定会议的参加人员和人数、以及会议场地、召开时间和耗时等前期准备工作,如:

公司业务周会由人力行政部负责准备,管理周会由风险管理委员会负责

1.2会议联系人负责填写《会议准备检查表》并将填写完毕的表格发至会议主持人以确认会议准备完毕,会议联系人还需重点确认参会人员是否准时参加,并在会前通知主持人,以便主持人调整议程议题和时间安排

2.发出通知

会议联系人

2.1会议的联系人负责在会前通知参会人员,正式会议的通知书至少提前24小时发出,所有正式会议的通知书均通过公司OA网发送

2.2会议相关的资料应随邮件发送,没有电子版本的资料也应于会议通知书发出的当天送达公司内部或外部参会人员处

3.会前

准备

全体参会人员

全体参会人员必须了解会议议程和主要议题,并准备好汇报材料等书面或声像文件资料

4.参加会议

全体参会人员

带好会议资料,安排好其他并工作准时参加会议,并在《会议出席签到册》上签名

5.宣布开会

主持人

会议由主持人宣布开始,并由主持人在会前对规则、议程和议题中的一些重点进行陈述和强调.（临时的正式或非正式会议应首先说明开会的目的）

6.汇报

交流

参加会议人员

6.1例常性会议议程应从对上次会议产生的决议以及决议的执行情况进行回顾开始,时间应占整个会议的30％左右,并由会议记录人员将任务落实和执行情况记录在《会议决议落实跟进表》内;

6.2工作汇报完毕后,如果需要对报告或问题进行决策或审批,则进行表决或由相关责任人、会场内的最高领导直接决定;否则就进入说明议题的环节

7.提出

议题

主持人

参加会议人员

议题可以由主持人加以说明,也可以视议题的性质和涉及的范围由主持人指定议题的提议人,或者议题所涉及的主要职能部门的领导来加以说明

8.讨论

议题

全体参会人员

.相关人员依次发言参与讨论,对于议题的讨论,如果是在说明议题的时候已经给出了解决方法,那么辩论只针对这些方法展开,可以同意或者否决、或者修正、或者重新提出新的建议;如果在说明议题的时候没有给出解决方法,那么辩论是围绕着针对这项总议题提出的并针对总议题的方法而提出的一项新议题而展开,并逐一讨论

9.总结/决策

主持人

全体参会人员

主持人负责不断对阶段性讨论结果进行总结,并在其主导下以多种方式（投票表决或领导直接决策）针对讨论的议题输出（判断性的）结果

10.宣布

结束

主持人

会议结束之前会议主持人应对会议过程和输出的最终结果进行总结,明确需要贯彻执行的诸多决议,同时还要重点说明会议议程中没有完成或有争议的议题,对暂时没有结论的议题做出后续讨论或暂停讨论等的安排,不能不了了之.最后,会议主持人在确认没有其他特别事项需要集体讨论时及宣布结束

11.会议

记录

会议记录员

11.1会议记录人员必须及时、全面、真实、准确地记录发言人的发言内容精要,不得添加记录者的观点、主张或断章取义;正式会议的会议纪要必须填写在《会议纪要表》内

11.2填写《会议效率检查表》评估会议的效率

12.签字

主持人

主持人在会议记录上签字确认

13.发布

会议记录员

在纪要签字完毕的当天发布会议纪要电子版

14.存档

备案

档案管理专员

妥善保存经签字确认后的会议纪要,以便将来查阅或引用

15.执行

参会人员

相关责任人执行决议

16.跟进

主持人

联系人

跟进决议落实和执行情况,收集相关的信息和资料

7.

附录

主要流程

编号

正式会议管理流程

主要表单

编号

会议准备检查表

会议效率检查表

会议纪要

公司例会计划表

部门例会计划表

会议决议落实跟进表

会议准备检查表附表一

检查内容

负责人

□1.会议通知是否准备好?

□2.领导是否已经确定参加?

□3.时间是否确认?

□4.地点是否确定?

□5.其他参会人员是否已经确认参加?

□6.会议相关的资料是否已经准备完毕?

□7.会场内部设施是否已经调试完成?

（照明/声像/空调等）

□8.茶点是否准备完毕?

□9.所需文具是否准备完毕?

□10.会务工作和服务人员是否已经准备就绪?

□11.会议用车是否已经安排就绪?

（若需要）

□12.场外保安措施是否已经落实?

（若需要）

备注

填表人:

会议效率检查表附表2

检查内容

现状描述

□1．是否准时开会、准时散会?

□2．会议是否如预定的程序进行?

□3．开始时,是否对上次会议的决议进行了回顾和执行跟进

□4．是否简要地述叙议题的重点?

□5．是否有批评某人的发言的现象?

□6．发言者是否有自卖自夸的倾向?

□7．是否有感情用事的发言倾向?

□8．是否有特定某人独自发言的情况?

□9．是否有很多闲谈、私语的情形?

□10．是否有人自始至终保持沉默?

□11．是否有超时发言的现象?

□12．是否能在既定的时间内得出一个结论?

□13．在既定时间内没有结论时,是否有任何处理方式?

□14．意见对峙时,是否有解决的对策?

□15．是否也尊重少数意见?

□16．议题的说明是否精简?

□17．会议的目的是否达到？

□18．会场及相关设备是否安全和正常运转？

□19．必要的资料是否齐全？

□20．会议的议题是否充分讨论?

□21．会议决策过程是否民主?

□22．全体人员是否了解主题?

□23．就讨论题目是否公平地接受质疑?

□24．开会时的气氛是否很热烈?

□25．会议讨论时,是否有偏离议题的论点?

□26．是否有很多生动且建设性的发言?

□27．参加人员是否有抱怨?

□28．主持人是否全面管控会议的进程?

检查人:

会议主持人:

选择会议形式的方式和原则

目的

需要考虑的事项

会议类型

处理信息

例如:

听取报告，发布指令，宣布或解释程序上的变化

最多涉及三个人

非正式的

四个人以上,或一个团队

正式的

要求反馈与讨论

非正式或正式的

让公司董事了解最新形势

正式的

涉及股东

年会或临时股东大会

要告知公司外尽可能多的人,包括媒体

面对外部的/公开的

解决问题

例如应付不满

仅涉及一人

一对一

需要几个人或一个团队的投入

专门委员会

涉及紧急问题

临时的

做出决定

例如做出战略选择，公司内部的授权，各部门对公司管理层承诺采取行动

需要立即讨论,或涉及非典型的商务问题

临时性

涉及反复出现的商务问题

正式的

要求一个组织的最高层进行讨论或授权

正式的

要求公司的股东们授权

年会或临时股大会

激发创意

例如形成创造性的解决方法

需要讨论创新的想法

非正式的

需要迅速地产生全新思想

非正式的头脑风暴会议

需要对报告进行考虑、讨论或准备

正式的

会议室使用登记表

附表3

时间

使用会议室名称

会议名称

出席领导

参加人员

使用单位

使用单位签字

会议出席签到册附表4

会议名称

会议时间

主持人

制度人员

会次

编号

姓名

到会时间

备注

会议通知AAIM-XX-XX-XX

标题：

关于召开本年度员工代表大会的通知

各位AAIM公司员工代表（通知对象）：

首先,祝大家身体健康。

公司将召开08年度员工代表大会（会议性质），敬请各位员工代表准时出席，

特此通告。

开会地点：

公司多功能会议厅

开会时间:

2008年12月29日（星期一）上午9:

00-11:

30

会议议程和议题：

1.总经理致开幕词上午9:

00-9:

05

2.公司总经理汇报（年度公司运营情况）上午9:

05-10:

00

3.监事会主席作工作报告上午10:

00-10:

45

4.休息上午10:

45-11:

00

5.董事长报告（09年工作要求）上午11:

00-11:

25

6.总经理致闭幕词上午11:

25-11:

30

7.会议结束上午11:

30

参会要求:

1.发言人准备好讲稿和演讲准备

2.全体AAIM公司参会人员着正装出席

通知时间:

2008年12月31日

通知单位:

人力行政管理部

会议纪录表附表5

会议名称

会议时间

主持人

会议地点

出席人数情况

列席人数情况

缺席人数情况

第一部分：

上次会议决议回顾:

见《会议决议落实跟进表》

第二部分：

本次会议议程内容（事先填写）

主讲人

XXX

主要内容

题目

1.

2.

3.

1.目标

2.问题

3.措施

时间管理

规定时间:

实际时间:

超时:

主讲人

XXX

主要内容

题目

1.

2.

3.

时间管理

规定时间:

实际时间:

超时:

主讲人

XXX

主要内容

题目

1.

2.

3.

时间管理

规定时间:

实际时间:

超时:

主讲人

XXX

主要内容

题目

1.

2.

3.

时间管理

规定时间:

实际时间:

超时:

主讲人

XXX

主要内容

题目

1.

2.

3.

时间管理

规定时间:

实际时间:

超时:

主讲人

XXX

主要内容

题目

1.

2.

3.

时间管理

规定时间:

实际时间:

超时:

第三部分：

议题讨论

议题内容

讨论

决议

议题一:

××××××

（事先填写）

观点1:

论据1

论据2

论据3

观点2:

论据1

论据2

论据3

观点3:

论据1

论据2

论据3

内容:

（做什么）

负责人:

完成时间:

政策与支持:

考核:

时间管理

规定时间:

实际时间:

超时:

议题二

时间管理

规定时间:

实际时间:

超时:

议题三

时间管理

规定时间:

实际时间:

超时:

会议总结

1.明确输出的结果，以及其他尚未达成一致的内容

2.新提出的议题（本次会议来不及讨论的新议题，可作为下次会议的备选议题）

时间管理

规定时间:

实际时间:

超时:

总体时间管理

规定时间:

实际时间:

超时:

主持人签名

记录人签名

记录时间

公司例会计划表附表6

序号

会议名称

主持人

召集人联系人

参与人员

时间

地点

主要议程

主要议题

输出结果

记录人

1

总经理办公会

总经理

召集人:

区域公司总经理

联系人:

人力行政管理部经理

经理以上及领导,总经理秘书

每月的第一周，具体时间待定

郁江道33号二楼会议室

1.各部门经理月度工作报告

2.区域公司总经理月度工作报告

3.风险管理委员会月度工作报告

4.讨论本次会议议题

5.总经理对各位经理的工作提出意见和建议

6.明确目标,落实责任,总经理部署下一步工作

1.各部门月度工作绩效回顾（固定议题）

2.重点工作的进展、存在的问题和障碍、总结经验和教训（固定议题）

3.当期生产经营、项目建设中存在的重大问题以及解决的方案

4.未来发展中的重大战略议题讨论，做出决策并统一思想

5.总经理回顾公司战略执行情况,安排部署近期公司重大工作和活动，提出工作要求

6.下一步的工作部署

1.各位经理月度工作总结回报材料（PPT或其他文字材料）

2.关于主要议题的决策

3.公司重点战略决策

4.总经理工作总结

5.下一步工作方针和计划

6.会议纪要

总经理秘书

2

公司业务周例会

区域公司总经理

召集人:

区域公司总经理

联系人:

人力行政管理部经理

经理以上及领导,总经理秘书

每周一上午

9:

00-10:

30

郁江道33号二楼会议室

1.各部门负责人对上周的工作目标计划完成情况的回顾和总结回报

2.提出新问题

3.讨论本次会议议题

4.输出决议，明确工作目标计划、责任人以及相关考核

1.各部门汇报工作计划完成情况，分析汇报业绩（业务）结果（固定议题）

2.业绩改善方面的问题

3.改善业绩的措施和需求（固定议题）

4.关于业绩改善方面的特定议题

1.周工作计划总结（PPT或其他文字材料）

2.会议纪要

总经理秘书

3

公司管理周例会

风险管理委员会（AAIM副总经理）

召集人:

AAIM副总经理

联系人:

法务专员

经理以上及领导,总经理秘书，法务专员，流程专员

每周一上午

10:

40-12:

00

郁江道33号二楼会议室

1.对上周的工作目标计划完成情况的回顾和总结

2.提出新问题

3.讨论本次会议议题

4.输出决议，明确工作目标计划、责任人以及相关考核

1.各部门汇报工作计划完成情况，分析汇报管理目标的完成结果（固定议题）

2.管理改善方面的问题

3.改善管理的措施和需求（固定议题）

4.制度流程的执行情况回顾，效率分析（固定议题）

5.制度流程改善建议（固定议题）

6.关于管理改善方面的特定议题

1.周工作计划总结（PPT或其他文字材料）

2.会议纪要

总经理秘书

4

外包公司业务协调会

区域公司总经理

召集人:

区域公司总经理

联系人:

项目部经理

AAIM:

经理以上领导,前期/营销/工程/设计主管,法务专员

外包公司:

方圆,世联,采购外包公司,总包

每两周五下午

16:

00-18:

00

犀地项目现场会议室

1.外部供应商对两周的工作目标计划完成情况的回顾和总结

2.提出新问题

3.讨论本次会议议题

4.输出决议，将决议写入工作目标计划，明确责任人以及相关考核

1.各外部供应商汇报工作计划完成情况，分析业务和管理目标结果（固定议题）

2.业绩和管理改善方面的问题

3.提出改善业绩和管理改善措施（固定议题）

4.制度流程的执行情况回顾，效率分析（固定议题）

5.制度流程改善建议（固定议题）

6.关于业绩和管理改善方面的特定议题

1.周工作计划总结（PPT或其他文字材料）

2.会议纪要

总经理秘书

总经理办公会中非固定议题的说明:

各部门经理需提前两周提出需要公司高层集体决策的重大事项,并提供相应的背景资料,与区域公司总经理、风险管理委员会副总或总经理沟通，再由总经理确认会议议题，然后人力行政管理部再将议题的背景形成

字材料进行整理，并以邮件方式发给其他经理，以便提前思考解决问题的途径与方法

关于其他例中会非固定议题的说明:

需要会议研究讨论的事项可提前形成文字材料，报人力行政管理部作为储备议题，也可以在本周的会议上提出，然后由区域公司总经理确定是否列入下次会议议题，再于下一次周会前24小时通知参与各方

制表人:

（）

部门例会计划表附表7

序号

会议名称

主持人

联系人

参与人员

时间

地点

主要议程

主要议题

输出结果

记录人

1

部门周例会

部门经理

经理本人或经理指定

本部门人员，上级经理不定期参加

每周二，

上午:

9:

00-10:

00

2

工程周会

部门经理

经理本人或经理指定

本部门人员，上级经理不定期参加，外包方

每周三/周五上午：

8:

30-10:

00

犀地项目现场会议室

3

营销周会

部门经理

经理本人或经理指定

本部门人员，上级经理不定期参加，外包方

每周一,

下午:

14:

00-16:

30

犀地项目现场会议室

4

采购周会

部门经理

经理本人或经理指定

本部门人员，上级经理不定期参加，外包方

每周一,

下午:

14:

00-16:

30

5

前期外包周会

部门经理

经理本人或经理指定

本部门人员，上级经理不定期参加，外包方

每周一,

下午:

14:

00-16:

30

6

部门月度会

部门经理

经理本人或经理指定

本部门人员，上级经理不定期参加，外包方

每月的第一周，时间待定（必须在公司月度会议之后）

7

8

9

制表人:

会议决议落实跟进表附表8

序号

决议内容

任务落实与执行的情况

原因分析

后续措施

1

（事先填写）

（事先填写）

（事先填写）

（事先填写）

2

3

4

5

6

7

8

备注

制表人: