Prolog Manage.docx
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PrologManage
PrologManage功能介绍
采购模块
当启动一个项目时，采购材料，人力，分包商，甚至设计服务都是项目管理的第一步。
项目期间，采购的任意延迟都将带来增加预算和延迟工作完工的双重影响。
1.主要厂商跟踪–保持你以前工作过的每个公司的详细历史资料，包括分类、安全记录、工作类型和合同历史等。
2.采购项–确定需要采购的所有项，以及获知最后期限的进度链接项。
从估算和其他常用的文件格式输入条目。
3.合同附件–跟踪所有包括在合同文档中的附件。
4.投标包–结合了你创建投标策略的所有方方面面。
包括以下项
预投标明细
连接采购项，工作范围
预定日期和责任跟踪
确定特别的包含内容
确定特别的除外内容
跟踪备选项
连接合适的合同附件
连接图纸规范记录
跟踪附录
跟踪特殊价格
5.搜索投标者–易于使用向导在你的数据库中搜索恰当的投标者、恰当的项目和恰当的投标包。
6.创建邀请投标和请求建议–使用MSWord创建自身模板并运行简单方便的mail合并向导来选取投标者。
根据你的消息系统在电邮、传真和打印中方便地选取分发方式。
7.投标分析–输入标价并创建电子表来确定来自不同投标者的数量和价格。
分析包括数量和单价的详细资料
按基本标价或整个投标包进行汇总分析
为更多用户定义的比较插入新行
分析备选项价格
分析附录价格
分析特殊价格
给分析中的每项进行注释
确定哪项价格是plugnumbers（估算的）
明细和汇总级次报告
列表哪个标价低
选取合适的投标者
8.授予合同和采购单–评估采购过程中你所有的工作，基于投标包分析通过向导步骤自动创建任意类型的合同和采购单。
费用和财务控制模块
预算和费用管理是贯彻项目的全过程。
此外，还需要具有灵活性，以这种方式设置能与公司的最佳惯例匹配。
1.预算跟踪系统–预算跟踪系统必须贯穿整个过程，从授权到变更管理，到跟踪发票和支付。
灵活的预算代码结构
在屏幕上滚动不同级次的汇总报告
预算、授权费用和实际费用的财务跟踪
未授权费用，用于跟踪仍未进行采购的预算项，创建零节省/超支
预测系统，包括公司和手工输入
跟踪预算数量和实际数量
跟踪预算和实际的工日或工时
从预算到事务的深入分析
不同级次的汇总报告
合同发布前的预算跟踪.重要在预算发展、设计构造、GMPs等
从公共文件格式，诸如MSExcel输入预算
2.预算控制记录–创建事务以反映预算传输，确定正负，趋势，行式项或有费用，津贴管理等。
3.合同–合同模块可以跟踪许多不同类型的合同，并可针对每个合同设置不同的支付规则。
创建每个合同的计划金额。
应先于第一笔支付前进行.
跟踪单价和一次性付款的合同
设置不同支付规则的合同，诸如变更令要求超支（一次性付清）,允许超支.
跟踪每个合同的日期，包括大体和最终完成日期,执行日期,通知处理日期和合同日期等.
跟踪每个合同中，少数参与的百分比。
连接图纸规范，为了对合同所基于的图纸存档。
连接到所有其他的合同附件
确定所有包含在合同中的包含物、非包含物和备选项。
方便的参考屏幕，确定当前累计的变更令,包括修订的合同额和完成日期。
为了创建你的合同模板的实际合同，使用MSWord或内部的文字处理运行邮件合并
连接明细的计划金额到进度任务和作业
4.采购单–创建采购单，且能灵活地对每个采购单（打开的或关闭的PO）允许或不允许透支。
跟踪和连接已采购的项和材料清册系统。
5.变更管理系统–一个灵活的变更管理系统是需要的，特别是当处理不同项目合同和交付方式时。
潜在变更令.从其他费用生成文档，诸如请求信息、递交件和现场工作指示等创建PCO.
允许一个潜在变更令影响多个公司,诸如影响多个交易的公告变更
使用MSWord或内部的文字处理的邮件合并流畅管理报价请求过程
跟踪变更发展,从预算和费用两方面的估算，到建议，到批准。
关联变更管理系统到预算跟踪系统，为了结合变更管理到预算和费用管理。
跟踪单价变更,并连接变更项到进度作业和任务
允许变更灵活地影响独立于其他的预算和/或费用方面
变更令请求通过审阅多项潜在变更令简化变更的审阅。
变更令请求跟踪在变更审阅和批准过程中的处理日期
创建合并多项报价的变更令，最小化需要实施的文档数量
跟踪变更令中的合同数额和时间延伸
6.合同发票–跟踪所有发送给你的发票,包括每个报告期,日期和批准日期.灵活跟踪缘于不同类型合同支付要求的发票.
一次性支付，包括所有计划的、先前的、当前的和总计数额
单价支付，包括所有计划的、先前的、当前的和总计数量
允许每个独立的行式项有多个保留，作为一个百分比或一次付的款额
跟踪每个行式项的实际数量和小时数，用于赢得值分析。
变更令开支,包括变更令的部分支付.
基于所连接的具有当前完成百分比的进度作业或任务创建发票
打印明细的计划金额
以汇总的格式为报告计划金额创建类别
关联发票项到支出授权，最终回到资金来源。
创建或连接发票记录到留置释放
合同支付状态的屏幕汇总,包括累计总计，累计保留，余额，当前应支付额等
连接合同发票到支付申请
7.支付申请–跟踪所有对你客户的支付，或内部其他部门的支付。
此处灵活性的要求同于合同发票。
8.普通发票–关联发票和采购单，或为了创建特殊的新发票从预算系统中承担费用。
跟踪没有像合同和采购单那样正式授权的项目杂费。
9.收入代码系统–跟踪项目有关的预计收入，并连接支付申请。
关联收入和费用用来比较每月的收入和费用，以及累计的收入和费用情况。
这跟踪了你的项目净现状态。
10.资金来源–创建多项资金来源，每个来源的筹资数额。
关联合同发票和/或支付申请以应用各种资金来源。
打印月或累计的净现状态。
进度和资源管理模块
你的团队成员需要创建、更新和共享他们的进度。
他们也需要能够集成和从其他应用程序输入进度数据。
这可让他们有效地对他们的项目任务、资源和费用进行发展、管理和习作。
作为经常处于世界不同地方的团队成员，一个协作式的，基于web方式的系统将对促进该过程非常有用。
1.基于Web的进度软件–无需桌面软件,仅需Internet连接和浏览器。
2.能被多用户交互、实时更新-多用户能根据他们的项目角色和权限实时访问进度。
3.兼容Microsoft®Project,P3®和SureTrak®-上传进度到在线的公文包以访问和查阅所有项目
4.进度评估的多视图–可以使用不同的视图对你的进度进行排序、过滤和分组，包括横道图,CPM,To-Do清单和日历
5.横道图任务或作业的“拖放”功能–能图形化处理项目、任务、子工程并能即时查阅进展和基准的比较。
6.关键路径法逻辑–创建任务间的逻辑关系并运行“如果-那么”方案分析。
7.项目启动向导–创建新项目或上传已有的Microsoft®Project,PrimaveraProjectPlanner®（P3®）和SureTrakProjectManager®项目。
8.多项目汇总–集中跨项目、企业级报告的项目公文包管理。
9.资源可用性轮廓–即时查阅所选资源的可用性，当你分配任务时。
10.企业范围职员属性数据库–基于资源技能的适用性、可用性等的进度任务。
11.全面的资源管理–查看跨多项目、角色、技能或地点的分配。
12.总体资源分配和替换–分配任务给普通资源，如建筑师或承包商，而后用实际资源进行总体替换。
13.资源利用和分配的执行汇总–利用排序、过滤或分组，使用多视图。
14.在项目的公文包图形化跟踪资源的可用性–图形化查阅一个资源的总计可用量、剩余可用量和当前分配的量。
15.所有收入/费用汇总/曲线–查阅整个项目、部门或组织跨多周期的损益汇总。
16.人力和非人力资源支持–给客户罗列设备或机械的工作时间。
17.内部费用和收入比较评估–确定项目每个报告期或包括超时的资源累计费用。
18.时间表模块–跟踪时间,费用和产品工时并为发票记录创建时间表。
19.自动用户通知–自动通过电子邮件给你的项目团队通知有关项目进度，甚至是个别任务的变更。
20.即时消息和e-mail-安全地发送或接收即时信息,e-mail,无线和呼机消息。
21.问题管理性能–可通过投寄问题进行讨论并跟踪加注的注解。
22.进度文档管理性能–安全地保存项目文档并连接他们道个别任务。
23.定制用户权限–对个别用户自动定制用户界面和过滤数据。
工程和文档控制模块
保持跟踪项目数以千计的文档对项目的成功是非常关键的。
这些文档通常涉及设计和施工工程中批准和答复状态，当前信息是关键。
图纸和规范–以记事格式保持跟踪所有的图纸和规范，包括完成百分比、修订日期、公告编号、图纸编号和标题等。
记录每次图纸更新的历史。
创建分发氢弹和使用向导更新图纸和发送送审件给所有受影响方。
1.图纸包–图纸记录的集合组，用于多项设计审阅、投标报价、跟踪政府机构的图纸审核批准，跟踪附录和公告等。
连接图纸包到投标包和合同。
2.递交件登记–确认项目所有递交件和施工图要求以及图纸和规范的交叉参考。
确认递交件的负责单位，连接到进度作业或任务以确定预定日期，包括批准、制作和交付的耗时。
3.递交件包–创建和跟踪批准过程的所有递交件。
允许多项和同时核准，系统设计能处理再递交。
4.递交送审件–即时创建递交件中罗列的每个条目的送审件，以及批准状态。
5.会议纪要–跟踪所有的会议纪要，包括出席者，未出席者。
为每项创建你自己的编码系统，以及跟踪预定日期、完成日期、主题和职责。
6.请求信息–跟踪整个RFI过程，包括疑问、答复、建议、费用影响、连接图纸等。
送审件和往来信函–创建快速送审件，或使用易于使用的向导未来自送审件队列的多项创建一个送审件。
记录所有收到的信件，包括日期、联系人和公司等。
扫尾记录–确定合同中需要扫尾的所有项，包括担保，O&M手册，竣工资料等。
创建检查清单以了解仍未完结的内容。
7.会谈记录–你所有会谈的文档，口头的和面谈的。
8.活动表–为你自己创建处理项清单，或分配给其他人。
基于系统中的其他文档自动创建新的活动表条目。
包括警告你你的活动表最后期限的提醒系统。
监理和现场文档模块
对项目中所发生的明细作业进行存档时非常重要的。
这些文档类型可帮助你在项目中获取索赔或反驳索赔。
报告性能
项目管理软件必须有灵活的报表系统。
这能确保合适的人员在他们的报告中有合适的详细层次。
灵活的系统也能确保报告能符合公司和客户标准。
1.报告数量–一个适当的报告系统包括200种以上的标准报告。
这些报告有给低级职员使用的低层次明细报告，有给高级管理人员使用的汇总报告和例外报告。
2.报告中的公司徽标–报告系统应当客在每个报告中连接你的公司徽标，而无需使用报表写入程序手动修改报告。
3.专业检视–默认报告应当客专业检视，使用不同的灰色阴影进行分组。
此外，系统还应能打印朴素的报告，用于传真后查阅。
4.多项打印预览–同时，你应具有多项打印预览的功能。
5.报告过滤–系统应允许你按任意条件创建过滤器，并应用于打印的报告。
6.连接查询–系统应允许报告应用查询（搜索条件）。
例如，递交件记录可以罗列所有递交件。
连接到查询可以创建来自顾问的迟延递交件的记录，而无需打开报告书写程序。
7.E-mail报告–在打印预览中，你应当可以运行一个消息程序并直接以公共文件格式，诸如MSWord,MSExcel,Lotus等email出去。
8.报告分组–创建一个自己的文件夹，用于放置你常使用的报告，诸如月报告文件夹。
9.修改报告标题–系统应当允许你修改默认的报告标题，子标题，栏位标题等，而无需打开一个独立的报告书写程序。
10.创建自有报告–若你需要一个高级的报告性能，确认系统使用了诸如CrystalReports的报表工具。
11.选项–许多人员在打印他们的报告室需要选项，诸如选取货币的小数位数，是否打印货币符号，是否打印页脚等。
安全系统
项目管理软件必须具有强大而灵活的安全系统。
当越来越多的人使用该系统时，保证数据的安全和创建一个令人信任的环境就势在必行。
1.用户组–基于组创建安全设置，多个人可以属于一个组。
通过连接已在系统中建立的联系人和单位可以增加新用户。
2.功能许可–高级次的安全设置可以防止用户使用程序中的所有功能。
每个功能可以用“是”或“否”进行该项设置。
例如，RFI报告是一个功能，输入是一个功能，打开合同表格，执行邮件合并等都可是一个功能。
3.字段级次安全–系统应当具有管理每个字段的完全权限、只读权限和无权限的能力。
适用于系统中的每个字段。
例如，允许一个用户对一个合同中的所有字段有完全权限，对对计划金额和原定金额只能有只读权限。
4.记录级次安全–这种安全类型允许用户给他们有权访问的记录类型创建条件。
例如，一组用户可以访问“分包合同”类型的合同，但无权访问“设计”合同。
一个人可以访问土方、混凝土、钢筋等预算，不无权访问电气或机械预算。
5.记录设置许可–另一级次的安全控制用户对于程序中的每单个功能是否可以增加新记录、删除记录或修改现有记录。
例如，一个用户可以增加新的RFI，但不能增加、修改或删除合同。
6.组合–安全系统允许对功能、记录设置、字段等安全级次进行组合。
7.总体安全–所有安全设置应用于用户屏幕、打印报告、输出功能、搜索结果等。
该项控制应用户每个地方。
用户屏幕具有紧密控制时，它是无用的，但仍可打印报告。
8.轮廓–一旦一个现有的用户组进行了设置，可以复制轮廓到另一个以节省时间。
9.项目间安全–程序应当具有复制一个项目的安全设置到另一个项目，以最小化管理员设置安全的时间。
与文字处理集成
许多在项目管理系统输入的信息可用于创建信函和文档。
项目管理系统应具有与文字处理集成的强大方法方式，以在设计和施工期间创建和恢复必要的文档。
1.内置文字处理–系统应配备完全功能的文字处理，支持页眉、页脚、表格、读取默认windows字体、基本格式等。
该内置文字处理允许你或从该程序中生成快速信函。
2.与MSWord的OLE–与市场上占优势的文字处理进行集成是必须的。
该集成必须强大而可编译。
3.连接信函和每个功能–内置文字处理和MSWord的集成应当可与采购、费用控制、文档管理、现场工程事务下的每个功能一起使用。
例如，你可以基于投标包表格创建投标邀请函，基于合同表格的实际合同协议，基于会议表格的会议纪要等。
这类似于用屏幕上已有的信息进行邮件合并。
4.即时恢复–一旦这些信函使用内置的文字处理或MSWord创建了，连接这些信函到运行邮件合并的功能应当可方便恢复。
5.信函保存在数据库中–所有创建的文档和信函都应保存在项目数据库中。
这可让你存档项目，包括所有信函，以及在项目期间方便搜索和恢复信函。
文件不是分散在硬盘的各个地方。
6.催办信函–系统应配有默认的催办信函，自动创建迫近或延迟信息的提示信函。
确认系统可以恢复这些催办信函的电子版本。
7.创建自己的催办信函–系统可让你使用内置的文字处理或MSWord创建新的模板，并连接到查询以创建自己的催办信函。
8.分发信函–系统应当紧密关联消息程序，直接e-mail内置文字处理或MSWord中的信函。
9.内嵌对象–通过使用MSWord，你可以用内嵌对象创建信函，诸如excel表格,图表,图片等，而后将这些文档链接到你项目管理系统中的记录上。
与进度软件集成
一个有效项目管理系统必须与几个通用地进度程序进行集成。
有许多信息对日期非常敏感，并在项目管理软件中进行跟踪。
这些日期可以来自项目进度地相关任务。
1.进度与采购链接–在项目地设计和施工期间，采购的工作范围是至关紧要的。
项目管理系统应当将采购项和任务连接起来，当必须购买关键材料时，可以帮助确定预定日期。
此外，将这些工作范围连接到任务可帮助确定现场中的材料需要的时间。
2.进度与工程链接–递交件的处理也是非常重要而且在时间上比较敏感。
为了确定递交件处理开始的预定日期，所选系统应将任务和需要的递交件紧密关联。
3.进度与采购单链接–具有许多材料采购单的项目，连接任务到采购单中的每项，帮助建立材料抵达现场的预定日期也是非常重要的。
4.进度与合同链接–连接任务到每个合同的计划金额，是确定基于每个任务完成百分比的每月支付额的智能基础。
5.进度与合同发票链接–通过应用合同中行式项的任务完成百分比创建每月的正确的发票。
这能基于进度完成百分比确保支付资金的审核和平衡。
6.进度与支付申请链接–通过应用合同中行式项的任务完成百分比创建每月的支付申请。
这能基于进度完成百分比确保支付资金的审核和平衡。
7.进度与变更令链接–连接进度任务到变更令中的行式项，用于存档变更，以及基于任务完成百分比进行适当支付。
8.进度与日报链接–当创建项目进展的日报时，了解具体日期的所从事的工作任务、以及按任务、每个公式和有关该任务作业发生的日期是至关重要的文档。
这能确保进度中每个任务正确的实际开始和完成日期。
9.更新进度–项目管理系统应能用实际开始和完成日期来更新进度。
10.重新计算预定日期–进度是不断变化的。
项目管理软件中的进度连接一旦创建，必须有一个程序可以重新计算所有采购项、递交件登记条目和采购单条目的预定日期。
11.查看任务–程序应提供一个方便的方式查阅自身程序中所有的进度作业。
定制性能
若想成为一个高效的项目管理解决方案，应用程序必须有内在定制性能。
这些性能能给每个用户提供有效的用户界面和贯彻程序的导航。
由于每个用户不具有相同的计算机技能，这是非常重要。
此外，程序可以定制以适合你的最佳业务惯例，而不是修改你的业务惯例来执行软件。
1.定制工具栏–遵循windows标准，工具栏可以定制、浮动、改变等。
给不同类型的用户提供参数选择。
2.单个记录或工作表视图–当打开一个功能时，系统应当允许每个用户确定是以表格形式打开（一个记录接一个记录滚动），还是以多记录的工作表形式打开。
工作表视图应允许用户选取哪个栏位进行显示，以及显示的顺序等。
3.功能导航–系统应可让用户对他们常使用的功能确定逻辑分组。
这些功能可以“Windows资源管理器”类似的树状图进行分组。
4.术语–许多公司对标准功能和处理过程有自己名称。
一个项目管理系统应当可以修改功能和功能中每个字段的默认名称。
5.客户化Applet–系统应当允许有能力的用户创建自己的字段，若功能没有足够的字段满足公司的需要。
客户化applet可对采购、费用控制、工程事务、现场事务等模块下的每个单个功能创建线的字段。
创建文本字段,备注字段,数字字段（带货币格式）,日期/时间字段,布尔复选框,集合字段等.
以你希望方式，可视化地排列新字段
创建有关父表和子表的字段（关于表格，或包括在网格中，在网格中有多个栏位）
从一个项目数据库中输入新字段到另外的项目数据库中
具有应用字段级次安全到新近创建的字段中的能力（完全权限,只读权限,没有权限）
具有使用新近创建的字段创建搜索和查询的能力
你可以使用工作表视图中的新字段快速查找记录
基于新字段的值过滤报告
具有在文档处理模板插入新字段的能力，你可以使用他们创建文档和信函。
你可以使用新字段创建自动报警以向你警告迫近或延迟的条目。
6.程序化–对于超级用户，系统应当提供一个框架可从开关板或工具栏按钮中运行其他程序。
这可应用于那些想通过读写其他应用程序扩充系统功能的公司，或用于那些想缩短启动其他常用应用程序的用户。
7.定制报告–系统应当允许用户定制默认报告，并创建自有的报告。
输入和输出
当今的项目管理系统不能是信息的孤立岛。
必须可以与公司中使用的其他程序相互输入输出数据。
1.输出–系统必须允许以公共文件格式输出任何信息到外部系统，诸如Excel,Lotus123,QuattroPro,dBase,Paradox,CSV,Text（分界符和固定宽度）
2.输出规范–系统应当允许用户一次性创建一个输出规范，而后运行相同的输出就无需重新配置。
这可用于定期发生的输出过程，如以容易备财务包所输入的格式输出时间卡信息。
输出规范应允许用户确定输出信息的字段和顺序，以及为了限制输出的记录应用的过滤器和搜索标准。
3.输入–系统也应允许输入#1中所罗列的相同文件格式的信息。
4.冲突解决方案–输入过程中应允许处理已存在记录的输入的可能，并且用户可以控制那些信息是最新的。
5.批输出和批输入–批处理是相关数据库合并的一个重要功能。
批输出是输出复杂的相关的数据到数据库外，而批输入是输入复杂的相关数据。
有许多功能具有父子关系（如一个具有多个地址、多个联系人、多种保险的公司，等等），这些地方的批处理是非常重要的。
当从一个项目管理软件用户发送数据到另一个处于断开连接环境的用户是，也非常有用。
6.输入公共数据–系统必须可以从一个项目文件复制公共数据到另一个项目文件。
复制数据的过程可以让用户选取将带入新数据库中的子集。
例如，一个项目可能恰好结束有100个公司和联系人进行了设置，而一个新项目开始实施，有70个相同的公司，该功能可以最小化数据的重新输入。
其他功能要求
项目管理系统还有一些其他的要求需要完成。
这些功能的大多数可使程序更强大，用户界面更友好。
1.自动报警–系统必须提供给最终用户即将处理或延迟条目的警告。
这些警告具有深入分析实际记录的性能，以及具有每天你登录系统运行报警的选项。
2.外部文件链接–系统中的每个记录必须能连接一个或多个外部文件，诸如CAD文件、照片、电子表等。
3.连接视图–系统应当具有跨连接许多不同的记录的能力。
用户应当具有一个共同的界面查阅所有给定记录的连接信息。
4.注解系统–由于项目管理越来越具有协作性，每个记录必须具有保存加线注解讨论的能力。
允许可以访问记录的任何人进行注解，并可让其他团队成员对不同级次的先前注解再加以注解。
5.送审件创建–用户必须能使用当前打开的记录创建快速送审件，或通过运行送审件向导，允许所有送审信息在队列中驻留，提供创建具有不同条目的送审件。
6.分发清单–创建具有多个公司和联系人的多个分发清单可以加速信息散发的过程。
7.抄送–数据库中的每个记录必须具有表明收取记录副本的人员。
8.快速文本–创建常用短语的字库，以便加速文本的输入。
9.
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