紫晶文档一体化管理系统AMS.docx

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紫晶文档一体化管理系统AMS

紫晶文档一体化管理系统AMS

紫晶文档一体化管理系统（AMS）使用手册

AMS

1系统安装说明--------------------------------------------------------------------------------3

2系统使用说明--------------------------------------------------------------------------------4

2.1系统

2.1.1系统使用流程---------------------------------------------------------------------------42.1.2系统参数设置---------------------------------------------------------------------------52.1.3库参数设置------------------------------------------------------------------------------6

2.1.4用户管理---------------------------------------------------------------------------------7

2.1.5收发文年度设置------------------------------------------------------------------------72.1.6分类大纲管理---------------------------------------------------------------------------82.1.7分类表管理------------------------------------------------------------------------------9

2.1.8主题词库设置---------------------------------------------------------------------------102.1.9数据管理---------------------------------------------------------------------------------10

2.1.10其他门类档案管理--------------------------------------------------------------------11

2.2数据库/全文维护

2.2.1强制解锁---------------------------------------------------------------------------------11

2.2.2数据库系统处理------------------------------------------------------------------------112.2.3机读目录数据转出---------------------------------------------------------------------122.2.4日志库检索------------------------------------------------------------------------------12

2.2.5日志库加密导出------------------------------------------------------------------------122.2.6浏览加密日志文件---------------------------------------------------------------------132.2.7全文目录管理---------------------------------------------------------------------------132.2.8全文文件管理---------------------------------------------------------------------------142.2.9全文扫描管理---------------------------------------------------------------------------152.2.10全文文件加密压缩--------------------------------------------------------------------152.2.11全文文件解密还原--------------------------------------------------------------------16

2.3公文管理/归档

2.3.1收文管理----------------------------------------------------------------------------------16

2.3.2发文管理----------------------------------------------------------------------------------17

2.3.3公文处理表格和收发文簿打印-------------------------------------------------------17

2.3.4自动归档----------------------------------------------------------------------------------19

2.3.5人工归档/卷（盒）内文件调整----------------------------------------------------------212.3.6封面编辑和打印-------------------------------------------------------------------------222.3.7归档文件目录编辑、打印/文件级数据录入---------------------------------------23

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紫晶文档一体化管理系统（AMS）使用手册2.3.8备考表、脊背的编辑打印-------------------------------------------------------------242.3.9案卷目录、全引目录打印-------------------------------------------------------------242.3.10档号批量替换--------------------------------------------------------------------------242.3.11件号处理--------------------------------------------------------------------------------25

2.3.12案卷（盒）批量处理---------------------------------------------------------------------252.3.13分卷及合卷-----------------------------------------------------------------------------25

2.4编目检索/利用

2.4.1案卷级检索----------------------------------------------------------------------------262.4.2文件级检索----------------------------------------------------------------------------272.4.3收文检索-------------------------------------------------------------------------------28

2.4.4发文检索-------------------------------------------------------------------------------28

2.4.5借阅参数设置-------------------------------------------------------------------------282.4.6借阅管理-------------------------------------------------------------------------------29

2.4.7归还-------------------------------------------------------------------------------------29

2.4.8催还-------------------------------------------------------------------------------------30

2.5鉴定/移交

2.5.1鉴定登记-------------------------------------------------------------------------------30

2.5.2移交登记-------------------------------------------------------------------------------31

2.6报表

2.6.1统计表----------------------------------------------------------------------------------31

2.6.2其他报表-------------------------------------------------------------------------------31

2.7数据交换/网上发布

2.7.1数据交换-------------------------------------------------------------------------------32

2.7.2Internet网上数据发布---------------------------------------------------------------33

2.8系统辅助功能模块

2.8.1主题词自动标引----------------------------------------------------------------------342.8.2分类号自动标引----------------------------------------------------------------------342.8.3全文浏览-------------------------------------------------------------------------------34

2.8.4字体设置-------------------------------------------------------------------------------35

2.8.5快速/高级检索------------------------------------------------------------------------352.8.6打印预览和页数设置----------------------------------------------------------------372.8.7多级排序-------------------------------------------------------------------------------37

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紫晶文档一体化管理系统（AMS）使用手册

1

一、将计算机的显示分辨率设为800x600。

二、计算机启动后，在光驱中插入《紫晶文档一体化管理系统AMS》光盘，系

统会自动进入如图1所示的安装界面。

图1

1、安装数据库平台。

2、安装AMS管理系统。

在图2所示的栏目内，输入安装序列号。

图2

3、若是网络版，在图3所示的栏目内由管理员填写计算机名和数据路径。

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紫晶文档一体化管理系统（AMS）使用手册

图3

4、安装AMS查询系统（增强版才安装此模块）。

5、安装AMS加密锁。

6、重新启动计算机。

三、AMS系统注册

运行AMS安装光盘（或由合法代理人提供的软盘）中"注册系统"子目录中的执行程序AmsReg.exe，进行正版用户的注册；所有未经过合法注册的软件将

得不到正常的使用权限。

程序界面见图4。

图4

2

2.1

2.1.1

本系统提供文档一体化管理和对已归档档案的电子化管理功能，其工作流

程分别为：

若进行文档一体化管理，需要在日常公文处理中使用AMS录入文件数据。

文件流转完成后，由系统对文件进行自动或人工归档，形成档案。

其工作

流程为：

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<公文管理>,<文件归档>,<档案整理>,<编目检索/档案管理>,若要将已归档的档案输入AMS系统进行电子化管理，则按以下步骤进行案

卷级/文件级的录入：

在<人工归档>处输入一个新的案卷（盒）档号，对系统提示进行<确

认>，然后<保存>。

点击该界面下面的按钮或进入档案整理模块中相应的封面、归档文

件目录、备考表、脊背等子模块进行该卷（盒）的数据录入和编辑。

在相应模块中完成其他工作（如归档文件目录打印等）

2.1.2

选择主菜单栏第一项"系统"中的"系统参数设置"，进入如图5所示的画面。

档号格式

档号格式选择后应保持稳定,不能随意改变;否则会引起系统数据混乱。

用户也可以根据实际情况，用分隔符"-"将档号中的每一项设置成用户

所需要的内容。

口令长度

本系统口令的最大长度为10个字节，0表示不做限制。

全文文件存储方式

全文文件的加密压缩存储可以保证全文文件的安全,但是一旦采用加密

压缩，会牺牲全文的浏览速度。

如果采用加密压缩存储方式,全文文件名遵循以下规则:

如果原来的全文

文件名为abc.jpg,则在数据库中记录该全文文件名仍然为abc.jpg;但是实

际的物理存储文件名,由系统自动经加密压缩过程而处理为abc_jpg.sma,卷内（归档）文件目录录入方式

该功能确定在档案条目录入时，是采取页数方式还是页号方式。

采用页数方式录入时，系统会自动计算相应的页号。

采用页号方式录入时，当整卷录入完毕后，必须执行模块界面右上角的

<计算页数>功能计算，相应页数。

图5

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紫晶文档一体化管理系统（AMS）使用手册2.1.3

密级设置

用户自己可定义密级表为该系统用户密级和全文文件浏览级别提供可选

值；在归档文件目录、收发文管理等相关录入界面上可以直接选择输入；

需要注意的是，系统在进行密级限制时是通过比较代号来完成的，代号越

小，密级越高。

见图6。

图6,发文字号

可以定义不同的发文类型，如图7。

定义完成后，发文模块的录入界面上可以直接选择该发文类型，系统会根据当前计算机的时钟年度自动编制当前记

录的发文字号。

图7

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文件类型、来文单位、保管期限

在录入“文件类型、来文单位、保管期限”字段时，为提高录入速度，系统

设置“自动记忆”功能，在本模块处集中管理（增加、修改、删除）。

见图8。

图8

档案馆（室）

用户进行正式注册后，档案馆（室）名称、编号、档案全宗号均自动生成。

用户注册的正式名称及注册程序由开发商提供。

部门设置、专业设置

主要为<用户管理>模块中对用户定义提供某些附加信息。

2.1.4

用户是与本文档一体化管理系统相关的各种工作人员。

用户可使用该模块

建立系统的安全机制和规范,见图9。

用户管理模块包括系统所有用户列表、当前用户属性、用户口令等信息，

可以在此增加、修改、删除用户。

用户编号可由用户自行确定，但不超过10个字节。

用户名是对用户的描述

用文字，一般取其姓名（最多4个汉字）。

用户类型分为"系统管理员"、"管理领导"、"业务管理员"和"一般用户"四大类。

用户级别是指用户浏览档案全文数

据的密级。

密级、专业、所属部门均在<系统参数设置>模块中定义，此处只能选用。

用户口令与确认口令用于设定用户口令，通过口令保护档案数据的安全。

2.1.5

用户进行收发文管理以前，须确定当前所要进行管理的收发文年度，以便

系统在年度改变时进行序号的识别。

注意：

跨年度时，必须进行收发文年度的重新设置，以保证系统对收发文

顺序号进行正确的自动编号。

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图9

2.1.6

分类大纲在本系统中可按机构或问题来建立。

若建立了分类大纲，系统即

可将相同类目的文件进行归类。

“收发文管理”中，登记人要以分类大纲为依

据对文件实体进行类目划分；在“自动归档”中，系统可根据用户所定义的分

类大纲号来进行公文文件库的筛选。

按机构建立的分类大纲见图10。

用户可对此表进行任意的项目修改。

分类大纲用树形结构表示，父结点可

以展开和折叠。

结点前缀为“＋”号的，表示该结点有子结点，点击“＋”号

可将其展开；结点前缀为“－”号的，表示该结点有子结点，且已经展开，点

击“－”号可将其折叠；没有前缀的结点为叶子结点，它没有子结点。

用户选

中某一结点，可对其进行右边功能按钮所示的各种操作。

分类大纲号编辑框用

于编辑每个结点的分类数字；内容编辑框用于编辑每个结点的描述信息。

<插入>按钮：

在当前结点前插入同等级的新结点。

<添加>按钮：

在与当前结点同级且同父结点的所有结点后面添加一个同级同

父结点的新结点。

<添加子项>按钮：

在当前结点的最近子结点尾部添加一新子结点。

<删除>按钮：

删除当前结点及其所有子结点。

<删除子项>按钮：

删除当前结点的所有子结点。

注：

分类大纲在实际使用过程中可以延伸到工程代号、设备代号等划分上。

在完成分类大纲的修订之后，请点击<建立分类大纲自动标引的数据基础>按钮，以便将新修订的分类大纲条目补充到自动标引标准库中，为分类大纲号

的自动标引准备基础数据。

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图10

2.1.7

本系统已为用户预装《中国档案分类法》。

分类表是为档案的分类标引和

组织档案的分类目录，建立档案目录和信息中心而编制的，某些专业档案也可

用本分类法进行档案分类标引和实体分类整理排架，组织馆（室）藏，编辑操作类似分类大纲，见图11。

图11

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2.1.8

本系统已为用户预装公文主题词表。

主题词是揭示文件、档案主题内容的规范词，模块界面如图12所示。

图12

本系统的主题词库是系统对案卷和文件进行主题词自动标引的基础。

主题词库编辑模块中，序号由系统自动编号。

<添加>按钮在表尾添加一条记录，以录入新主题词；<插入>按钮在当前记录位置插入一条记录，以录入新

主题词；<删除>按钮删除当前记录；<查找>按钮弹出一文件编辑框，用户键入

需查找的主题词后确定，系统在主题词表中开始查找；若找到,当前光标停留到该主题词上，否则系统报告不存在该主题词；<保存>按钮保存对当前记录的最

近修改；<还原>按钮>按钮取消对当前记录的最近修改。

注意：

在主题词编辑模块中，也可以向主题词表加入新的主题词。

2.1.9

为保证本系统数据的安全，用户应经常进行数据的备份工作。

硬盘备份与恢复

硬盘备份模块见图13，用户直接选择备份目标文件夹，点击<备份>按钮后，系统直接将数据目录完整地复制一份到该目标文件夹内。

基于安全考虑，本系统备份采用全备份方式，即时间靠后的备份数据包含

时间靠前的备份数据。

若要恢复备份数据，只需退出AMS系统，将备份在硬盘上的数据目录

（thamssig目录）拷贝回数据目录的工作位置（一般是C盘根目录）下即可。

软盘备份与恢复

在<系统软盘备份>和<系统软盘恢复>两个模块中按步骤执行，插入软盘即

可完成系统的软盘备份与恢复。

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需要注意的是，由于容量限制的原因，本系统提供的软盘备份功能不备份

全文文件及其他门类档案数据或其他报表打印文件。

而且由于软盘质量不稳

定，请慎重使用该功能。

图132.1.10

见<其他门类档案管理>模块的帮助文件。

2.2/

当用户从相应模块正常退出时，数据的操作将由系统自动解锁。

但退出时

可能由于各种原因造成加锁记录保留下来，以后用户再次使用该目录时就会产

生加锁失败的提示。

遇到这种情况，使用“强制解锁”模块直接从加锁表上删

掉对应记录即可。

本模块给予系统管理员最大的自由度和权限，系统管理员可以直接打开数

据库记录集合对数据进行修正。

所以，系统管理员应该慎重使用该模块功能，

并且在该模块操作之前进行数据备份。

为安全起见，进入本模块时须校验系统初始化口令（系统管理员可从开发商

处获得）。

对收文库、发文库和归档文件库，系统管理员可以先检索需要的记录集，

然后直接增加、修改、删除数据内容。

由于可在此模块对收、发文库的记录集合做不加任何校验的批量删除，请

慎重使用。

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可将本系统的收文库、发文库、案卷（盒）库、卷（盒）内文件库的数据记录按用户的要求转为通用的DBF标准数据格式。

本系统提供的数据转换类型有三种：

自由转出（本系统设计字段自有格

式）、立卷改革后数据的规范转出、立卷改革前数据的规范转出，用户可根据需

求选择。

其界面见图14。

图14

本系统对用户的重要操作进行跟踪记录以保证系统的安全运行。

为保证日

志跟踪的权威性，日志记录用户不能修改。

为了防止日志库的数据容量日渐庞大，系统提供本功能。

其界面见图15。

将日志库当前的内容完全导出到加密文件中。

把日志库的内容全部清空。

导出后，请自行从本系统临时目录中将该导出文件转移。

导出文件在本系统临时目录中,文件名为AmsLog