新办公用品管理制度.docx
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新办公用品管理制度
奶联办发[2012]009号签发人:
办公用品管理制度
一、目的
为加强办公用品管理，节约成本，提高工作效率，避免浪费，使申购、入库、出库、发放、交接等有制可循，特制定本制度。
二、适用范围
适用于公司各部门、办事处、牧场所需办公用品。
三、文件说明
本制度从2012年4月1日起执行。
四、购买、管理责任部门
办公用品的购买、管理统一归公司行政部，实行统一采购，统一发放，统一处理。
五、管理标准
（一）办公用品分类
按办公用品价值可分为低值办公用品（非消耗和消耗办公用品）和高值办公用品（固定资产类）：
1、固定资产类办公用品，如：
传真机、复印机、电脑、打印机、碎纸机等。
2、非消耗性办公用品，如：
办公桌、办公椅、计算器、电话机、打孔机、剪刀、纸刀、白板、文件夹、文件柜等。
3、消耗性办公用品，如：
笔记本、签字笔、圆珠笔、铅笔、橡皮、胶水、复写纸、公司印刷品、墨盒、复印纸、传真纸、水性笔、白板笔、回形针、大头针等。
（二）办公用品申请及采购
1、办公用品申请
各部门根据自己部门办公用品使用情况填写《低值办公用品申购表》或《采购申请表》（见附件一），低值办公用品由本部门负责人审核签字后在每月3-5号之前交到行政部；对于申购高值办公用品则经审批流程（申请人-部门负责人-行政部-总经办-财务部）后交到行政部。
2、办公用品采购
行政部将各部门上报的《低值办公用品申购表》审核后统一汇总,在当月7-9号前购买，对于高值办公用品，则从总经办签字之日起7天（星期六、日除外）之内购买，对于一些常用的办公用品要批量购买，保持一定的库存，以保证正常的办公需求，提高办公效率。
（三）办公用品管理
1、供应商送来所购办公用品时，由行政部统一验收（物品及核实单价和总额）后签字、付款、入库。
2、备用的办公用品由行政部采取封闭式保管。
3、对于高值办公用品实行实名保管责任制,对于个人领用的办公用品出现人为损坏、丢失等情况则自行赔偿。
4、实行定期盘存制。
行政部每季度进行一次高值物品的盘存，包括检查存在、使用情况等，以便及时发现处理。
5、根据公司任职标准，同一级别人员的办公工具，应在规定品牌内购买，价格、配置、外观等基本相同。
6、办公电脑的使用年限为三年以上，同一级别人员的电脑必须在公司选定的三个品牌中选定，配置、外观等基本相同，价格上出入在500元左右。
7、公司副经理（含）、且在职一年（包括试用期）以上人员如因工作需要购置电脑的，依据公司《笔记本电脑管理津贴制度》（见附件三）及《电子设备管理办法》（见附件四）可享受相应的补贴，填写相关流程表后，由行政部统一负责办理。
（四）办公用品领用发放
行政部将根据各部门审批签字后的《低值办公用品申请表》发放已采购好的办公用品。
领用时，领用人（本部门人员）应将所领办公用品做好登记并签字确认，高值办公用品必须申请本人到行政部登记签字领用，并明确保管责任制。
（五）办公用品报废
高值办公用品的报废实行审批管理（见附件二）。
各部门如有高值办公用品损坏、不能使用，应及时通知行政部，不得擅自拆卸、维修。
（六）办公用品管理的考核
1、未经公司（副）总经理或行政部同意、不按公司统一制定的制度购买办公用品的部门，结合购买物品金额考核部门负责人50-200元/次。
2、未通知各部门购买办公用品需延期，在规定时间没有购买回办公用品而影响到部门工作，考核申购部门负责人100元/次。
3、未在规定时间内上报《低值办公用品申购表》,每晚一天考核部门负责人10元/天,未上报《低值办公用品申购表》而需要领取的,原则上行政部有权不予领取,特殊情况（考虑到影响工作）给予领取,考核部门负责人20元/次。
4、未按规定时间领用办公用品的部门（特殊情况提前向行政部说明），考核部门负责人50元/次。
5、故意浪费、毁坏低值易耗品者，被发现者，考核其本人30元/次，部门负责人50元/次；故意破坏、修改高值保管品者，被发现者，考核其本人100元/次，部门负责人200元/次。
6、公司办公用品应做公用，私用或带出公司者应按办公用品两倍的价格从当月工资中扣除。
7、为便于系统管理，各部门、牧场应严格按照办公用品管理制度执行相关事宜，有违反者考核责任部门领导100元/次。
六、其它
未尽事宜，与领导协商，做补充说明。
主题词：
办公用品管理制度
抄送：
总经理办公室，公司各部门、牧场，存。
内蒙古奶联科技有限公司2012年4月19日印发
共印1份
附件一
低值办公用品申请表
序号
品名
数量
单位
申请人
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
申请部门领导签字：
行政部签字：
采购申请表
部门
申请人
交表日期
年月日
预算金额
资金来源
□借款□自行垫付
采购方式
结算方式
□现金□支票
申购清单
品名（项目）
规格型号
参考品牌
数量
单价
合计
部门负责人签字
行政部
签字
（副）总经理签字
财务部签字
备注
注：
①本表适用于申请购买固定资产和大面额的办公用品；②“采购方式”包括招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购、用户自行采购。
附件二
报废申请表
部门
申请人
申请日期
年月日
类别
品名（项目）
规格型号
品牌
数量
购买时间
报废原因
部门负责人签字
行政部签字
财务部签字
（副）总经理签字
附件三
笔记本电脑管理津贴制度
享受岗位
1.副经理、经理、场长、总监、总经理助理（在职一年以上包括试用期）；
2.特殊工作岗位经审批同意后方可享受此项待遇。
3.凡需购置电脑的，须遵守以下流程：
实施时间
年月日
执行细则
1.本人提出书面申请（见附件1：
个人电脑补贴申请表），经审批同意后，方可采购。
2.为保证公司笔记本电脑统一，由行政部统一购买，申购者可以提供对购买笔记本电脑的参考意见。
3.公司垫付全部笔记本电脑购置款，除3000元津贴外，其余费用从申购电脑者个人工资中分两次扣除（从购置电脑后的最近两个月工资中扣除）。
4.笔记本电脑由申购人保管、维护，由此产生的费用申购人自行承担。
5.申购人须与公司签订使用协议（见附件2：
笔记本电脑使用协议）。
6.申购人因离职、辞职等原因离开公司，将笔记本电脑折旧余额交回公司，笔记本电脑归申购人所有。
7.由行政部负责以上事项的办理。
折旧规定
第1年：
折旧30%，即3000*30%=900元；
第2年：
折旧25%，即3000*25%=750元；
第3年：
折旧20%，即3000*20%=600元；
第4年：
折旧15%，即3000*15%=450元；
第5年：
折旧10%，即3000*10%=300元。
账目处理
由行政部借款办理，公司给予的3000元津贴统一账目处理，其余从申购者工资中扣除，不做账目处理。
附件1
个人电脑补贴申请表
申请人
部门
职位
启用日期
年月日
截止日期
年月日
部门负责人签字
年月日
行政总监签字
年月日
总经办签字
年月日
财务总监签字
年月日
填表说明：
1、此表由申请部门提出；
2、由申请人按照顺序审批后才能执行；
3、申请单一式两份；申请人一份，行政部一份；
个人电脑补贴申请表
申请人
部门
职位
启用日期
年月日
截止日期
年月日
部门负责人签字
年月日
行政总监签字
年月日
总经办签字
年月日
财务总监签字
年月日
填表说明：
1、此表由申请部门提出；
2、由申请人按照顺序审批后才能执行；
3、申请单一式两份；申请人一份，行政部一份；
附件2
笔记本电脑使用合同
合同编号：
甲方：
内蒙古奶联科技有限公司
乙方（员工）：
职位：
身份证号：
地址：
依据中华人民共和国《合同法》及相关法规，本着平等自愿的原则，经双方协商，达成以下条款：
第一条合作内容
乙方因工作需求购置电脑时甲方补贴相应的款项，其余的款项由乙方支付。
第二条甲方责任与权利
购置电脑时乙方可提供建议，由甲方乙方委派责任部门购入，如乙方自己购入，甲方不负责维护、补贴。
乙方工作不满五年离职，甲方按规定收回补贴部分。
第三条乙方责任与权利
笔记本电脑补贴以外的资金由乙方当月工资中扣除。
乙方离职时交回甲方按规定支付资金后，带走电脑。
第四条甲方购电脑规定
1.按规定，如员工工作需要购置电脑时，甲方补贴3000元，其余款项乙方承担。
2.乙方因离职、辞职等原因离开公司，笔记本电脑按以下方法折旧，折旧余额交回公司，笔记本电脑归乙方所有。
第1年：
折旧30%即3000*30%=900；第2年：
折旧25%即3000*25%=750；
第3年：
折旧20%即3000*20%=600；第4年：
折旧15%即3000*15%=450；第5年：
折旧10%即3000*10%=300。
3.甲方全额垫付购置笔记本电脑款项，补贴以外款项从乙方当月工资中扣除。
第五条其他约定条款
1．双方完成合同约定条款到期后（五年），合同自动终止。
2．乙方离职时需提前一个月提出，给甲方有足够的时间来处理合同所涉及的问题。
第六条争议解决
双方协商解决。
第七条合同期限
自年月至年月日止。
本合同一式两份，经双方签字盖章之日生效。
甲方：
内蒙古奶联科技有限公司乙方：
盖章：
授权委托人：
签字：
日期：
日期：
附件四
电子设备管理办法
第一章总则
第一条为加强公司电子设备管理，控制营业成本，提高设备利用率，延长设备使用寿命，合理配置各类资源，根据公司固定资产管理办法有关规定，特制定本办法。
第二条行政部是公司电子设备管理监督部门，统一负责公司电子类固定资产的计划、采购、审批和实物及账务的监督管理，统一负责公司电子设备的验收、登记、报废等管理审批工作。
第二章设备购置
第三条行政部每年根据公司业务的实际需要，统一组织公司总部及各牧场进行电子设备预算的制作及购置。
第四条除低值易耗品外，其它电子设备购置均实行预算管理。
第五条各部门及牧场不得超预算计划购置，若因实际需要确需超额购置的，必须申请追加预算，报总经办审批后方可实施。
第六条电子设备分为关键设备、非关键设备和低值易耗品，关键设备包括：
服务器、网络设备、卫星设备、电源设备等核心设备；非关键设备包括：
微机工作站、普通打印机等其他设备；低值易耗品包括：
色带、墨盒、打印头、打印纸、各种通信电缆、CD-ROM、CD-R盘片、普通MODEM（卡）、微机内存条、硬盘、网卡、HUB、软驱、软盘、普通显示卡、键盘、鼠标、万用表、网线、电工及网线工具等。
第七条电子设备购置流程包括：
1.购置设备部门填写《电子设备购置申请单》（见附件1）；
2.申请单必须经部门领导签字，报行政部审核，行政部审核后报总经办审批，审批后交财务部确认，最后由行政部统一采购；
3.关键设备和非关键设备、低值易耗品由行政部统一采购，其中关键设备和非关键设备需要信息部进行询价，从中选定三家供应商告知行政部，由行政部确定最终的供应商进行采购；
4.购置设备部门应在行政部规定的品牌、规定的价格内进行申购；
5.设备采购完成后，由行政部、采购部门及信息部共同填写《设备验收单》（见附件2）；对不合格设备可以拒收或退货。
合格设备标准为：
设备完好、型号规格及数量无误、未使用过、功能完好、配件齐全、保修单证及服务承诺书齐备；
6.设备验收合格后，行政部凭发票、申购批复及验收意见向财务部申请付款；
7.如遇特殊情况未履行采购流程的，需在采购结束后五个工作日内将手续补齐并交行政部备案；
第三章设备登记
第八条低值易耗品（不包括低值设备）不进行实物登记，但行政部门必须建立购置及领用登记表，详细记录低值易耗品的购置及领用情况。
第九条所有电子设备必须经行政部门履行到货登记、领用登记等手续后方能投入使用。
第一十条电子设备到货时须履行到货登记手续，根据电子设备型号填写登记表，做到及时入库，及时更新。
第一十一条电子设备领用时须履行领用登记手续，在电子设备领用表上注明领用部门及使用人员或责任人，并要求领用人在《电子设备明细表》（见附件3）上签字。
第一十二条设备调拨流程：
申请调拨部门填写《电子设备调拨单》（见附件4），报财务部、行政部审核，在调出部门确认后进行实物调拨，接收部门签署接收意见后将《电子设备调拨单》报行政部。
第一十三条因人员调动、内部调配等其它原因引起电子设备使用情况发生变动时，行政部门要做好电子设备变动记录，具体反映在《电子设备变动记录表》（见附件5）及《电子设备明细表》中相应设备的变更登记栏。
第一十四条各部门、牧场电子设备实物登记应配合财务部账务登记同期进行，以保障账实相符，并按要求配合财务管理部每年进行1至2次电子设备盘点。
第四章设备维修、保养
第一十五条所有对外的电子设备维修、保养协议必须经行政部审核后方可实施。
第一十六条电子设备发生故障，行政部门应立即与设备供应商或指定维修厂商联系，及时解决。
第一十七条电子设备发生故障时，使用人或责任人应及时向部门负责人说明情况，商讨具体维修措施，重大问题须向行政部做出说明。
第一十八条电子设备的维修情况应及时在《电子设备维修、保养登记表》（见附件6）中做好记录，维修金额超过人民币1500元的需由行政部及财务部审批。
第五章设备报废
第一十九条严重老化、自然损坏、遭自然力严重破坏已没有实际使用价值的电子设备可进行报废处理，报废的设备如仍有残值，由行政部进行一次性折旧。
第二十条各部门、牧场电子设备报废必须上报公司，经行政部、财务部审批。
报批时必须提供下述材料：
报废原因、设备清单、使用年限、设备残值、处理办法，并由设备所属人、部门负责人、财务负责人及行政部负责人签字。
第二十一条经批准报废的电子设备应在《报废设备登记表》（见附件7）中详细登记，并修改其它登记表的相关内容。
第六章附则
第二十二条本办法由公司行政部负责解释及修订。
第二十三条本办法自发布之日起执行。
附件1
公司电子设备购置申请单
编号：
申请部门
报送日期
报送主题
申请部门填写
申请原因：
设备名称
配置
申请数量
预计费用
合计金额
部门领导签字
信息部填写
审核意见：
设备名称
配置/型号
数量
单价
金额
合计
财务部签字
行政部签字
总经办签字：
附件2
公司设备验收单
编号：
收货部门
责任人
采购部门（签字）
到货日期
信息部门（签字）
行政部门（签字）
说明事项：
根据的申请（编号：
）
和公司的批复意见（编号：
），我部已采购并收到下列设备。
序号
设备名称
型号/配置
数量
供应商
验收意见：
合格□不合格□
处理意见：
签字盖章
注：
验收完成后，将本表传真至公司行政部
附件3
公司电子设备明细表
部门：
设备类型：
设备
编号
设备
名称
厂商
规格
型号
设备
配置
购置
日期
设备
原值
领用人
领用
日期
经手人
变更
记录
电脑：
财务：
附件4
公司设备调拨单
编号：
调出部门
调入部门
申报部门
申报日期
拟调拨设备清单
序号
设备名称
型号/配置
数量
设备残值
附件5
公司电子设备变动记录表
部门：
序号
设备编号
设备名称
规格型号
变动内容
变更日期
设备去向
电脑：
财务：
附件6
公司设备维修、保养登记表
部门：
日期
设备编号
设备名称
设备故障情况
保养情况
维修费用
经手人签名
电脑：
财务：
经理:
附件7
公司电子设备报废登记表
部门：
设备编号
设备名称
购置日期
设备残值
报废日期
报废原因
本人：
部门负责人：
行政部:
财务部:
附件8
公司电子设备汇总表
制表日期：
设备名称
月初存量
月末存量
变动原因
设备状况
备注
小型机服务器
微机服务器
有盘工作站
无盘工作站
手提电脑
显示器
内存
网络打印机
针式打印机
喷墨打印机
激光打印机
路由器
SWITCH
HUB
服务器网卡
普通网卡
结构化布线
配线机柜
双向卫星小站
单向卫星小站
MODEM
多用户卡
电话语音卡
FAX/MODEM卡
多屏幕控制卡
UPS主机
UPS电池
UPS充电器
发电机
硬盘
CDROM
磁带机
光盘刻录机
可读写光驱
扫描仪
LED显示屏
电视显示屏
万用表
测试仪
电脑：
财务：
附件9
公司关键电子设备台帐
部门：
设备名称
品牌
型号
购买日期
设备原值
保修年限
序列号
设备编号
供应商
联系电话
详细配置技术参数
维修保养记录
升级会员 