科学技术档案管理办法.docx
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科学技术档案管理办法
科学技术档案管理办法
1主题内容与适用范围
本标准规定了科技档案的职责、搜集和整理和科技档案的保管、保密与开发利用的要求。
本标准适用于公司及属下各分公司二级库的科技档案管理。
2相关文件
《中华人民共和国档案法实施办法》（1999年5月5日经国务院批复，1999年6月7日由国家档案局第5号令发布实施）
《大体建设项目档案资料管理暂行规定》（国家档案局、国家计委、国档发[1988]4号）
《科学技术档案工作条例》（国档字[1980]474号）
3术语
采用相关文件术语
4总则
科技档案必需依照集中统一管理的大体原则，统一管理生产、基建、科研、设备等档案，达到齐全、完整、准确、系统和有效利用的要求。
其任务是搜集、整理、保管和统计本公司的科技档案，踊跃主动提供科技档案，为施工生产和科研服务。
科技档案主如果指本单位在从事施工生产、基建、技革技改、设计等各项活动中，直接形成的、而且具有指导上述诸活动和历史参考价值，应成套归档保留的文字、图纸（基建）、声像等形式的科技材料。
科技档案工作是企业管理基础工作的重要组成部份，各部门必需把科技档案的形成、积累、整理、归档等工作纳入公司施工生产、技术、经营等各项管理程序；纳入施工生产、技革技改、基建和经营等各项活动的工作计划；纳入有关部门、有关人员的职责范围和职位责任制。
必需严格执行党和国家的档案工作的法律、法令、条例、规定和保密、保管等规章制度。
5管理体制
公司综合档案室负责公司技术和设备、文书、会计等档案的综合管理，各部室负责本部室档案的管理。
5.2公司综合档案室是公司档案信息贮存的基地和利用中心，在主管领导领导下，负责统筹、协调、组织管理企业的档案工作，并对属下单位和部门的档案管理工作进行监督
检查和业务指导，其主要任务是：
负责确保公司各门类档案的案卷质量符合要求和完整，承办鉴定科技档案和销毁已过保管期的科技档案的具体工作。
负责公司科技档案（含底图）的管理和提供利用。
对各部室、各分公司的科技文件材料的归档和管理，进行检查、监督和业务指导，
使各门类档案及时归档和完整、准确地为施工生产、经营、技革技改等各项工作服务。
负责组织制定企业档案管理制度、标准、规定等，使之慢慢达到规范化、标准化和程序化的水平。
编制科学的检索工具，并负责指导各基层专职和兼职档案人员的工作，明确职责，上、下形成档案管理网络体系。
增强科技档案人员的业务培训和学习，不断提高级案人员的业务素质和管理水平。
6科技档案的形成和归档
科技档案与科技资料的区分原则：
凡是直接记叙和直接反映本公司大体建设、施工生产技术和“双革双新”等活动的、具有保留利用价值并按归档制度集中保管起来的科技文件材料，都是科技档案。
凡尚未与本公司施工生产、经营管理、技革技改等活动生产联系，为了参考的目的而搜集和复制的技术文件，都是科技资料。
各有关部门应按照《科学技术档案保管期限表》的要求，做到每一项工程技术管理、施工管理与活动都有完整、准确、系统的科技文件材料归档。
按照公司现行档案管理体系立卷的大体单位为各业务部室、分公司（单位）施工技术部门和承建工程项目的项目领导部。
归档的要求、手续、时刻
公司各业务部门和基层单位要增强对科技档案的管理，凡应归档的技术文件材料，必需进行系统整理（包括排列、编张号）组成完整的保管单位（册、盒、卷）并要求通过技术部门鉴定、审查、审核后填写移交目录一式二份交公司综合档案室。
凡归档的技术文件，图纸必需笔迹清楚、整洁、准确，禁止用铅笔和不适宜长久保留的圆珠笔书写。
归档的技术图纸要折叠成“手风琴”式大小，一般为297×210mm，图签摺在右下角，装订成册。
归档的各类文件材料一般归档一式一份，比较重要的和利用频繁的技术文件材料归档二份。
认真贯彻国家对档案工作“三列入”的规定，把档案工作列入公司施工生产、技
术、经营等各项管理程序，列入施工生产、技革技改、基建和经营等各项活动的工作计划，列入有关部门、人员的职责范围和职位责任制。
对锅炉、压力容器现场组焊工程项目、重要（或大型）的工程项目和获奖的优秀工程项目在完工后，其施工组织设计、施工方案、技术办法、技术总结和特殊项目的完工资料，必需归公司档案室存档一份。
公司基建档案应于工程完工验收后二个月内，由公司基建和房产管理部门搜集整理、立卷、归档。
技革、技改项目在经鉴定完成后一个月内，由经办部门将有关文件、计算书、图纸等材料及时立卷、归档。
基层单位的档案部门应参加本单位外购设备的开箱，对随机的技术文件材料在进行核实、记录后，当即归档保留。
对需要利用随机技术文件材料的部门，由档案部门负责复制提供。
7科技档案的管理
档案接收和整理
档案部门在接收科技档案时应检查所归档的文件材料是不是完整、齐全，整理是不是符合要求，发觉问题应当即查明，补全、移交，接收档案的手续必需清楚并填写Q/GDHJ·—1999表1。
科技档案接收后，应进行必要的加工整理、分类、编目，编制检索工具和参考资料等工作，以便及时提供利用。
档案分类应维持科技档案的有机联系，编号要简单明了，代号统一用拼音字母，代字统一用阿拉伯数字，档案编码工作按《综合档案编目办法》规定。
档案的保管与统计
寄存档案必需有专用框架，排架方式要科学和便于查找，对接收各分公司移交的材料，应按规定分门别类，按时刻、机构、问题、工程项目等进行系统地加工整理，装订、鉴定、编号、归档保管并提供利用
底图除修改、送晒外，不得外借。
底图寄存应以平放为宜。
保管科技档案必需有专用库房及阅览室。
库房的大体要求应符合国家规定的标准，门窗必需牢固安全，并设置必要的防护工具。
做好防盗、防火、防潮、防虫、防尘、防晒、防霉等“七防”工作，维持库房清洁。
7.2.4对“秘密”以上的档案材料，要设专柜专人保管，并按保密规定阅览，未经主管领导批准，不准随意将其外借。
档案管理人员必需对现存档案进行常常检查，发觉破损应及时修补完整。
要按期进行库藏档案的清理查对工作，成立接收和移交、记录制度，做到帐、物相符。
档案统计应作档案管理大体情形统计，档案数量统计，档案提供利用及其效果的统计。
档案的鉴定与销毁
档案的保管期划分为永久、长期（十五年至五十年）、短时刻（十五年以下），还有规定的从其规定。
划分的大体原则是：
在工作参考、经验总结、科学研究等方面具有久远利用价值的科技档案作永久保留；在一按时期内具有利用价值的科技档案，作长期或短时刻保留；介于二者之间的一概从长保留。
具体参照《科技档案归档范围及保管期限表》。
销毁档案必需严格掌握、慎重从事，销毁前要造具清册，提出销毁报告，经综合档案部门审核、主管领导批准后，指定专人复核销毁和监毁，避免失密。
档案的利用和保密
踊跃开展科技档案的利用，主动了解本单位各项工作，对档案的需求，主动及时、准确有目的地提供科技档案材料，为施工生产、科技服务。
借阅档案必需经档案部门主管同意，并办理有关借阅手续，借阅者所借的科技档案材料应负安全、保密之责，不得自行转借，不得遗失，不得污损，用毕及时归还，严禁涂抹、改字、圈点、抽取或拆散，如有损坏或遗失，由档案部门视情节责成当事人检讨外并处以经济罚款。
归档范围及保管期限表（见“附表”）。
附加说明：
本标准由标准化委员会提出。
本标准由企业管理办公室负责解释。
本标准起草人：
吴川兴、钟女
附表：
科技档案归档范围及保管期限表
施工类、压力容器工程类（代号：
0、3）
按国家档案局、国家计委文件、国档发（1988）4号文《大体建设项目档案资料管理暂行规定》执行。
序号
文件材料名称
保管期限
备注
施工单位归档范围：
按公司档案分类，应归入经营管理档案类（代号：
5）
一、工程管理文件
1
承发包合同、协议书、招标、投标、租赁文件
永久
二、施工文件
1）土建施工文件
1
开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要
长期
2
施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺
〃
3
建筑材料试验报告
〃
4
设计变更、工程更改洽商单、材料代用核定审批
短期
5
施工定位测量、地质勘察
短期
6
土岩试验报告、基础处理、基础工程施工图
长期
7
施工记录、日志、大事记
短期
8
隐蔽工程验收记录
长期
9
工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告
〃
10
分项、分部、单位工程质量检查、评定
〃
11
交工验收记录证明
〃
12
施工总结、技术总结
永久
13
竣工报告、竣工验收报告
永久
2）设备及管线安装施工文件
1
开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要
短期
（续上表）
2
施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施
长期
3
设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件设备代用审批
短期
4
焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录
短期
5
隐蔽工程检查验收记录
长期
6
强度、密闭性试验报告
短期
7
设备调试记录
短期
8
施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告
长期
9
系统调试、试验记录
短期
10
管线清洗、通水、消毒记录
短期
11
管线标高、位置、坡度测量记录
长期
12
中间交工验收记录证明，工程质量评定
〃
13
竣工报告、竣工验收报告
〃
3）电气、仪表安装施工文件
1
开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审
短期
2
施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施
长期
3
设计变更、工程更改洽商单、材料零部件、设备代用审批
短期
4
调试、整定记录
长期
5
性能测试和校核
〃
6
施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告
〃
7
操作、联动试验
短期
8
电气装置交接记录
〃
9
中间交工验收记录、工程质量评定
长期
10
竣工报告、竣工验收报告
长期
备注：
属一级库归档的，由各分公司、项目负责人整理后交公司档案室归档；属二级库归档的；
由各分公司整理归档。
附表：
科技档案归档范围及保管期限表
设备仪器档案（代号：
1）
序号
文件材料名称
保管期限
归档部门
1
申请购买设备的报告、批复、技术调查报告
长期
设材部门
2
设备开箱的文件、资料
长期
设材部门
3
仪器、仪表鉴定记录、调校记录
长期
设材部门
4
设备调拨单及订货合同
长期
设材部门
5
设备运转记录、检修记录、事故报告及处理意见
长期
设材部门
6
自制设备文件资料
长期
设材部门
7
计量取证资料及证书
长期
计量室
8
计量人员合格证书或登记表
长期
计量室
附表：
科技档案归档范围及保管期限表
基建档案（代号：
2）
按国家档案局、国家计委文件，国档发（1988）4号文《大体建设项目档案资料管理暂行规定》执行。
序号
文件材料名称
保管期限
归档部门
建设单位归档范围：
一、可行性研究、任务书
1
项目建议书及批复
永久
2
可行性研究报告
〃
3
项目评估
〃
4
环境预测、调查报告
〃
5
设计任务书、计划任务书
〃
二、设计基础材料
1
工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土岩样及说明
永久
2
地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测定位、观测记录
〃
3
水文、气象、地震等其他设计基础材料
〃
三、设计文件
1
初步设计
永久
2
技术设计
〃
3
施工图设计
短期
4
技术秘密材料、专利文件
永久
5
设计计算书
长期
6
关键技术试验
永久
7
总体规划设计
〃
8
总体评价、鉴定及审批
〃
（续上表）
四、工程管理文件
1
征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书
永久
2
承发包合同、协议书、招标、投标、租赁文件
〃
3
施工执照
〃
4
环保三同时、消防、卫生等文件、水暖、电煤气供应
〃
五、施工文件
1）土地施工文件
1
开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要
短期
2
建筑材料试验报告
长期
3
设计变更、工程更改洽商单、材料代用核定审批
永久
4
施工定位测量、地质勘察
〃
5
土岩试验报告、基础处理、基础工程施工图
〃
6
隐蔽工程验收记录
〃
7
工程记录及测试、沉陷位移变形观测记录、事故处理报告
〃
8
分项、分部、单位工程工程质量检查、评定
长期
9
交工验收记录证明
长期
10
竣工报告、竣工验收报告
2）设备及管线安装施工文件
1
开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要
短期
2
设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批
长期
3
焊接试验记录、报告施工检验、探伤记录
〃
4
隐蔽工程检查验收记录
〃
5
强度、密闭性试验报告
〃
6
设备调试记录
短期
7
施工安装记录、安装质量检查、质量评定、事故处理报告
长期
（续上表）
8
系统调试、试验记录
长期
9
管线清洗、通水、消毒记录
短期
10
管线标高、位置、坡度测量记录
长期
11
中间交工验收记录证明、工程质量评定
〃
12
竣工报告、竣工验收报告
〃
3）电气仪表安装施工文件
1
开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审
短期
2
设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批
长期
3
调试、整定记录
〃
4
性能测试和校核
〃
5
施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告
〃
6
操作、联动试验
短期
7
电气装置交接记录
〃
8
中间交工验收记录、工程质量评定
长期
9
竣工报告、竣工验收报告
〃
六、竣工文件
1
项目竣工验收报告
永久
2
全部竣工图
〃
3
项目质量评审材料
〃
4
工程现场声像材料
〃
5
竣工验收会议决议文件
〃
七、生产技术准备、试生产
1
技术准备计划
短期
2
试生产管理、技术责任制
〃
3
开停车方案
〃
（续上表）
4
设备试车、验收、运转、维护记录
长期
5
试生产产品质量鉴定报告
短期
6
安全操作规程、事故分折报告
长期
7
运行记录
短期
8
技术培训材料
〃
9
产品技术参数、性能、图纸
永久
10
工业卫生、劳动保护材料
短期
八、工艺、设备
1
工艺说明、规程、路线、试验、技术总结
长期
2
产品检验、包装、工装图、检测记录
〃
3
设备材料出厂合格证
〃
4
设备、材料装箱单、开箱记录、工具单、备品备件单
短期
5
设备、图纸、说明书
长期
6
设备测绘、验收记录
〃
7
设备安装调试、测定数据、性能鉴定
〃
九、涉外文件
1
询价、报价、投标文件
短期
2
合同、合同附件
永久
3
谈判协议、议定书
〃
4
谈判记录
长期
5
谈判过程中外商提交的材料
短期
6
出国考察及收集来的有关材料
短期
7
国外各设计阶段文件
永久
8
各设计阶段审查议定书
〃
9
技术问题来往函电
短期
（续上表）
10
国外设备材料检验及设计联络
永久
11
国外设备储存运输
短期
12
开箱检验记录、商检及索赔
永久
13
国外设备、材料的防腐、保护措施
短期
14
外国技术人员现场提供的文件材料
长期
十、财务、器材管理
1
财务计划、年度计划
短期
2
工程概算、预算、决算
永久
3
主要材料消耗、器材管理
短期
4
交付使用的固定资产
永久
十一、其他资料
1
有关的国外技术标准
短期
2
有关的专利说明
〃
十二、科研项目
1
专题报告、任务书、批准书
永久
2
协议书、委托书、合同
〃
3
研究方案、计划、调查研究报告
〃
4
实验记录、图表、照片
〃
5
实验分析、计算整理数据
〃
6
实验装置及特殊设备图纸、工艺技术规范说明书
〃
7
实验装置操作规程、安全措施、事故分析
长期
8
阶段报告、科研报告、技术鉴定
永久
9
成果申报鉴定、审批及成果推广应用材料
〃
10
考察报告、重要课题研究会议、专业会议文件
长期
附表：
科技档案归档范围及保管期限表
会计档案（代号：
9）
按财政部、国家档案局（1998）财会字[1998]32号《会计档案管理办法》执行。
序号
文件材料名称
保管期限
归档部门
一、会计凭证类
1
原始凭证
15年
2
记帐凭证
15年
3
汇总凭证
15年
二、会计帐薄类
1
总帐
15年
包括日记总帐。
2
明细帐
15年
3
日记帐
15年
现金和银行存款日记帐保管25年。
4
固定资产卡
固定资产报废清理后保管5年。
5
辅助帐薄
15年
三、财务报表类
包括各级主管部门汇总财务报告。
1
月、季度财务报表
3年
包括文字分析。
2
年度财务报表（决算）
永久
包括文字分析。
四、其他类
1
会计移交清册
15年
2
会计档案保管清册
永久
3
会计档案消毁清册
永久
4
银行余额调节表
5年
5
银行对帐表
5年
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