公文基本格式资料.docx
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公文基本格式资料
常见法定公文的基本格式
一篇完整规范的法定公文，一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关、印发日期、页码共19个要素组成，但并不是说所有的公文都必须包含上述19个要素。
（一）份号。
标注份数序号，目的是便于公文分发、清退、查找、统计和管理，便于掌握公文的去向。
并不是所有公文都需要标注份号，但涉密公文一定要标注。
如果发文机关认为有必要，也可对不涉密公文标注份号。
如果需要标注份号，一般用6位三号黑体（加黑）阿拉伯数字，编虚位（如000111，面不能标注成111，这与下面将要讲到的发文顺序号相反—不编虚位），顶格编排在版心左上角第1行。
（二）秘级和保密期限。
涉及国家秘密和企业商业秘密的涉密公文，依据《保密法》的规定，按涉密程度明确标注“绝密”、“机密”、“秘密”、“核心商秘”、“普通商秘”和保密期限。
秘密等级与保密期限中间用黑色“★”分隔号隔开。
如果需要标注秘级和保密期限，一般用三号黑体字（加黑），顶格编排在版心左上角第2行。
保密期限的数字用阿拉伯数字标注。
在标注秘级和保密期限时要注意的事项：
一是在确定密级和保密期限时防止出现过紧或过松两种倾向。
过紧的情况指的是，不该定密的定密，该定低密级的却定了高密级；保密期限该定较短的却定得很长，有的甚至按最长保密期限来设定。
过松的情况指的是，该定密的不定密，该定高密级的却定了低密级；保密期限该定较长的却定得很短。
二是密级标注要规范统一，保密期限中的数字只能用阿拉伯数字，而不能用汉字。
（三）紧急程度。
是对公文送达和办理时间要求的标志，以确保紧急公文的及时传递与处理。
对于明确为“特急”或“加急”的公文，需要在公文上标注“特急”和“加急”字样，电报分别用“特提”、“特急”、“加急”和“平急”来表示。
如果需要标注紧急程度，一般用三号黑体字（加黑），顶格编排在公文首页版心左上角第1行。
如需同时标注份号、秘级和保密期限、紧急程度，则按份号、秘级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
紧急程度有时也可以在公文标题中标注，如《关于XXXX的紧急通知》。
需要引起注意的是，不要随意标注紧急程度，不急的公文不能标注紧急程度。
（四）发文机关标志。
是公文版头部分的核心，用套红大字居中印在公文首页的上半部，字体要规范、庄重、美观、大小适度（一般下级机关的字号应小于上级机关的字号）。
企业单位常采用的方式是，发文机关全称或规范化的简称后加“文件”组成，如“中国石油化工股份有限公司巴陵分公司文件”、“中国石化党组文件”。
推荐字体为小标宋体。
在联合行文时，主办机关的名称在前，“文件”二字置于发文机关的右侧，上下居中排列。
如：
有时联合行文时也可单独用主办机关的名称。
标注发文机关标志时，要注意发文机关标志名称一定要
与发文机关署名或印章相一致。
如用“XXXX部”的发文机关
标志，发文机关署名或印章却成了“XXXX部XXX局”或“XXX办公厅”。
（五）发文字号。
由机关代字、年份和发文顺序号三部分组成。
如：
巴陵石化办〔2010〕120号。
机关代字突出发文机关的特点，要求用简称，要准确、规范、精练、无歧义、易识别，并固定使用。
发文字号标注在发文机关标志下空2行位置，居中布置。
标注签发人的上行文，发文字号移至左边顶格，左空1字。
年份、发文顺序号用阿拉伯数字表示；年份应用全称，用六角括号“〔〕”括入，而不能用四角号“[]”，年份要标全，如〔2013〕不能标成〔13〕；发文顺序号不编虚位（即1不编为001），也不加“第”字，如第1号。
凡是法定公文，必须编写发文字号，联合行文时，只标注主办机关的发文字号。
发文字号字体为三号仿宋加黑。
（六）签发人。
上行文（请示、报告和向上级部门请示工作的意见）应当标注签发人姓名，主要是体现机关负责人对所签发的公文负责。
标注签发人时应注意：
一是只标姓名，不标职务。
二是联合行文时，应标明所有联署机关签发人即会签人姓名，主办单位签发人姓名置于第1行，其他单位签发人姓名按发文机关顺序从左到右、自上而下依次标注，一般每行排2个签发人姓名，发文字号与最后一个签发人姓名处于同一行。
签发人由“签发人”3个字加全角冒号和签发人姓名组成，平行排列于发文字号的右侧，右空1字。
“签发人”字体为3号仿宋加黑，签发人姓名用3号楷体加黑。
签发人签发文件时应注意的事项：
上行文要求由发文机关的主要负责人或主持工作的负责人签发。
主要负责人外出时，可由其授权的其他领导人签发，被授权人事后要向授权的领导汇报。
（七）标题。
公文标题应准确、扼要地揭示公文的主要内容，使人一目了然。
公文标题标注在红色反线下空2行分一行或多行居中排列。
1.公文标题三要素：
发文机关名称、事由和文种，居中排列。
关于（对） 的
发文机关（作者）+ +事由+ +文种
介词 助词
公文标题一般标明发文机关，发文机关一般用全称，有时也可以用规范化的简称。
如：
中国石油化工集团公司（中国石化）。
有时公文标题中也省略发文机关名称。
公司规定，公文标题的字体统一为二号方正小标宋简体加黑，分一行或多行居排列。
2.拟制标题时应注意的事项：
（1）文种要使用准确。
无论什么公文的标题都不得省略文种，法定公文不得乱用文种、自造文种，如：
请示报告、备案、说明。
也不能漏用文种。
法定性公文标题必须使用文种，如：
《关于巴陵石化煤炭管理制度》，制度不是常用公文的文种，应改为：
《关于印发巴陵石化煤炭管理制度的通知》。
（例子）
（2）标题与正文内容要相符，要涵盖公文的主要内容。
如《关于切实做好减亏增效工作的紧急通知》，正文内容就只能讲与减亏增效有关的事项（抓好安全生产、降低非计划停车、加强营销、降本压费，等等），而其他诸如精神文明建设、扶贫帮困、信访稳定、厂地协调等内容就不能涉及了。
（3）事由要概括得精炼，力求含义明确、范围限定、文字简明、结构完整，一般控制在25字以内。
如，《巴陵石化关于表彰在开展深入学习实践科学发展观活动中涌现出来的先进集体、先进单位和先进个人等先进典型的通知》（51字），应改为《关于表彰学习实践活动先进典型的通知》（17字）
（4）不要漏用介词，不要重复使用介词，“关于”和“对”只能两者选其一。
如《巴陵石化开展设备大检查的通知》，漏用了介词“关于”，应修改为《巴陵石化关于开展设备大检查的通知》；《巴陵石化关于对XXX同志的处分决定》，要么用“关于”，要么用“对”，应为《巴陵石化关于（对）XXX同志的处分决定》
（5）不能乱用标点符号。
公文标题中除可以使用书名号、引号、顿号、连接号和括号外，应尽量避免使用其他标点符号。
如：
关于转发《中国石化公文处理办法》的通知
关于下发《公司二季度生产经营计划》的通知（书名号要去掉），应改为：
关于下发公司二季度生产经营计划的通知
（6）标题回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列时应使用上短下长的梯形或菱形，不应使用上下长度一样的长方形或下短上长的倒梯形以及上下长、中间短的沙漏形（举例说明）。
（7）转发文件时，只能用1个“关于”，不超过2个“通知”，且省略原文件标题的“的”字。
如：
XXXX公司关于转发XXXX集团公司关于开展设备大检查的通知的通知
多层转发时，只写明最初一级发文机关和文件名称，如：
XXXX厂关于转发XXXX公司关于转发XXXX集团公司关于开展设备大检查的通知的通知的通知
应为：
XXXX厂转发XXXX集团公司关于开展设备大检查通知的通知
（8）标题中的人名、地名、词组等不能分割成两行。
如：
《中国石化关于开展党员先进性教育活动的通知》
（八）主送机关。
指公文的主要受理机关。
应使用机关全称、规范化的简称与统称。
在公文标题下空一行左顶格排列，回行时仍顶格，最后一个机关名称后面标全角冒号。
如果主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记部分的第一行。
标注主送机关时应注意的事项：
1.上行文的主送机关原则上只有一个，平行文和下行文的主送机关可以有多个。
2.正确标注标点符号。
同级同类机关之间用顿号,而不用逗号;同级不同类机关之间用逗号,而不用分号;最后一个主送机关后面用全角冒号,而不能省略标点符号。
如：
各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：
各省，自治区，直辖市人民政府；国务院各部委，各直属机构：
3.通知、报告、请示、批复、函、意见等文种要标注主送机关；决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告等文种不标注主送机关；通报一般情况下不标注主送机关，但表彰先进、批评错误、通报结果等情况下可标注主送机关。
（九）正文。
是公文的主体和核心所在，用来表述公文的内容。
公文首页必须显示正文。
一般公文的首个盖章页应当同时显示正文、发文机关署名和印章。
公文正文的写作要求：
1.公文的首页必须有正文，正文中引用公文时，应先引用标题，后引发文字号,引用外文时应当标注中文含义。
如巴陵石化关于XXXX事业部机构改革的批复：
你部《关于XXXXXX的请示》（巴陵石化XXXX部XX字〔2010〕X号）收悉，经研究，现批复如下：
一、......
二、......
三、......
四、......
2.正文排版要求。
正文第一行编排在主送机关下一行（不标注主送机关的公文，正文在公文标题下空1行编排），每自然段第一行左空2字，回行顶格，数字、年份不能回行，每页22行，每行28字。
正文各段落间不能空行。
3.正文要简洁明了。
如公司要召开一个会议，正文如下：
经研究，决定于XXXX年XX月XX日在XXXX地点召开XXXXXXX会议，会期X天，请XXX、XXX……准时到会。
（如人事任免通知一样简洁）
4.公文中的结构层次序数，要段落分明，前后一致。
要求第一层为“一、”，第二层为“
（一）”，第三层为“1.”，第四层为“
（1）”。
不能写成
（一）、1、
（1）、等等，这些都是不规范的！
在正文层次不多的情况下，第一层用“一、”，第二层可用“1.”，但同一篇公文中各个段落中层次必须一致，不能第一部分用“一、1.”，第二部分却用“一、
（一）”，必须统一。
公文层次不宜太多，有的公文多达六、七个层次，除了“一、”、“
（一）”、“1.”、“
（1）”外，还用“第一、第二”、“A、B、C”、“①、②、③”等等。
制度性（规定、制度、办法、细则等）公文的结构层次为：
1.
1.1
1.1.1
1.1.1.1
（1）
1）
2）
3）
4）
（2）
（3）
（4）
1.2
1.2.1
5.正文第一个层次的标题一般用三号黑体加黑，第二个层次的标题一般用三号楷体加黑，第三个、第四个层次的标题均用三号仿宋字体加黑标注。
（十）附件说明。
公文附件的顺序号和名称。
在正文中涉及附件内容处加括号标注
附件的标注方式：
正文之尾下空一行，左空2字，附件名称后面不加标点符号。
附件名称较长需回行时，应与上一行附件名称的首字对齐。
1.只有1个附件时的标注方法:
附件：
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
2.2个以上的附件标注方法:
附件：
1.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXX
2.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
3.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
…………………
而不能标注成以下格式:
附件1：
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
附件2：
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
附件3：
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
…………………
更不能标成：
附件一：
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
附件二：
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
附件三：
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
需要提醒的是，制度性文件的附件标注格式为：
6附件
6.1XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
6.2XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
6.3XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
3.标注附件说明时需要引起注意的事项：
（1）公文带有附件的一定要标注附件说明。
（2）不该标注附件说明的却标注了附件说明。
以下情况不需标注：
---随通知下发的制度、计划等，应视为正件的组成部分，不得标注为附件。
如《关于下发巴陵石化设备管理制度的通知》，《巴陵石化设备管理制度》就是正件的组成部分，放在正文部分，不标注为附件。
---随批转、转发、印发通知一起下达的被批转、转发、印发的文件，应视为正件的组成部分，不得标注为附件。
如：
巴陵石化关于转发《中国石化公文处理办法》的通知，《中国石化公文处理办法》就是正件的组成部分，不标注为附件。
---凡在公文标题中已明确转发、批转的文件，不必再作为附件加以标注。
（3）附件顺序号必须用阿拉伯数字“1、2、3…”标注，而不能用汉字“一、二、三…”来标注。
（4）附件名称后面不加标点符号。
（十一）发文机关署名。
署发文机关的全称或规范化的简称。
发文机关署名应与文件标题中的发文机关名称（发文机关标志）一致。
不加盖印章的公文，单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空1-4行右空2字标注发文机关署名，在发文机关署名下一行标注成文日期，首字比发文机关署名首字右移2字，如成文日期字数长于发文机关署名字数，应使成文日期右空2字标注，并相应增加发文机关署名右空字数。
联合成文时，应先标注主办机关署名，其余发文机关署名依次向下排列,成文日期标注在最后署名机关下方右空4字位置。
（十二）成文日期。
是公文的生效时间，是公文生效的重要标志。
1.确定成文日期的原则：
（1）经单位负责人签发的公文，以签发日期为准；
（2）经会议通过的决议、决定等公文，以会议正式通过的日期为准；
（3）联合行文时，以最后签发的单位负责人签发的日期为准；
（4）电报以发出的日期为准。
2.标注成文日期的要求。
必须用阿拉伯数字来标注，年、月、日要标全，但不标虚位，如：
2010年4月4日，不能标注成2010年04月04日。
3.成文日期的标注地点（详见发文机关署名标方法）
注意：
公文一经领导签发，原则上应在1个工作日内完成所有发文程序，特殊情况下应立即发文。
（十三）印章。
公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。
有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章，会议纪要也不加盖印章，但上行文必须加盖公章。
联合上行公文时，可以只加盖主办机关的印章；联合下行公文时，所有联署行文机关均须加盖印章，最后一个印章下压发文机关署名和成文日期，印章之间互不相交或相切，每排最多排3个印章，最后一排如余1个或2个印章，均居中排列。
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整字距和行距的办法加以解决，使印章与正文同处一面，不能采用“此页无正文”的方法。
（十四）附注。
公文印发传达范围等需要说明的事项。
上报的请示公文，必须在附注处注明联系人姓名及电话。
公文如有附注，标注在成文日期下空一行，左空2个字，用“（）”括入。
如（联系人：
XXX电话：
XXXXXXXXXX）（具体见请示类公文格式）
标注附注时需要注意的事项：
联合行文时，只需标注主办机关联系人即可，其他联合发文机关的联系人不需标注。
（十五）附件。
公文正文的说明、补充或者参考资料。
如无特别说明，与公文正件具有同等效力。
附件说明中附件的序号和名称应与附件的序号和名称一致，以显示附件与正文不可分割的关系。
附件原则上应另面编排，并在版记之前，与公文一起装订。
这是对纸质公文而言，电子公文无需照此办理。
“附件”二字及附件序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第1行，附件标题居中排列在版心第3行，公司统一规定，附件为表格的附件标题字体为三号仿宋加黑，其他附件的标题字体为小二号方正小标宋简体。
附件格式要求同正文。
附件是文字的，字体与排版要求一致；附件是图表的,文字可用3至5号仿宋字体灵活处理。
（十六）抄送机关。
除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
公文的抄送范围应当严格按照工作需要和保密要求确定，不能滥抄，也不能错抄和漏抄。
抄送机关的排列顺序一般按机关的性质和隶属关系确定。
在具体排列上，对于不同级别的机关，应先上级机关、再平级机关、后下级机关。
抄送机关的标注方法：
一般用4号仿宋体字加黑编排在公文最后一页的下方位置，左右各空1字。
“抄送”二字后加全角冒号，冒号后标注抄送机关名称，回行时与冒号后面的抄送机关名称首字对齐，最后一个抄送机关名称后用句号。
抄送机关一般用逗号隔开。
1.标注抄送机关的注意事项：
（1）凡是下发的重要规定性、指导性公文，一定要抄送上级主管部门，便于上级机关指导、监督。
（2）因特殊情况需要越级行文，一定要抄送直接主管的上级机关；
（3）公文内容涉及有关单位职权范围、需要征得相关单位同意的，要抄送相关单位；
（4）除领导直接交办的事项外，请示公文不直接抄送给领导个人。
不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，也不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。
2.不能抄送的公文：
（1）请示一律不向下级抄送，但根据需要可以向平级单位抄送；
（2）外单位抄送的公文不能向其它单位抄送；
（3）凡是与文件办理无关的单位，一律不予抄送。
3.无论是上级、平级、下级，还是不相隶属的机关，均用“抄送”，而不用“抄报”、“抄发”。
（十七）印发机关。
公文的送印机关。
一般用4号仿宋体字加黑编排在抄送机关下一行的位置，两者之间用一黑色实线分开，印发机关左空1字，印发机关名称后面不加标点符号。
印发机关一般应为发文机关的办公厅（室）。
不能在印发机关一栏处额外标注打字员、核对员姓名及存档等内容。
（十八）印发日期。
公文的送印日期。
印发日期排列在印发机关的右边，右空一格，用阿拉伯数字标全，后加“印发”二字。
印发时间用4号仿宋体加黑。
印发日期应处于版心最后一行。
（十九）页码。
公文页数顺序号。
页码为公文的基本要素之一，也是新增加的内容。
页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字标注在公文版心下边缘下一行，数字左右各放1条一字线，一字线上距版心下边缘7mm。
单页码右空1字，双页码左空1字。
页码数字“X”不编虚位，也不加“第”字。
公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。
关于公文字体与字号的相关规定：
1.份号、密级、保密期限、紧急程度、正文第一个层次的标题、附件部分的“附件”与附件序号均为三号黑体加黑；
2.发文机关标志为小标宋字体加黑;
3.公文标题为二号方正小标宋简体加黑;
4.“抄送”和抄送机关、印发机关以及印发日期均为四号仿宋字体加黑；
5.正文第一个层次的标题一般用三号黑体加黑，第二个层次的标题一般用三号楷体加黑，第三个、第四个层次的标题均用三号仿宋字体加黑标注。
例如：
一、大力开展形势任务教育
（一）加强理想信念教育。
1.时刻树立共产主义信念。
（1）领导干部要带头做起。
6.正文其他部分均为三号仿宋字体加黑。
综上所述，与以往的公文处理办法明显不同之处在于：
一是取消了主题词。
二是增加了页码。
三是成文日期由汉字改成了阿拉伯数字。
四是“抄送”和抄送机关、印发机关以及印发日期均由以往的三号仿宋字体改成了四号仿宋字体。
五是公文正文的第一个层次的标题用黑体，第二个层次的标题用楷体，其他层次的标题均用仿宋字体；正文均用三号仿宋字体加黑。
六是“附件”二字及附件序号用三号黑体字体。
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