家电卖场经营管理手册行政系统分册DOC 37页.docx
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家电卖场经营管理手册行政系统分册DOC37页
ＸＸ电器经营管理手册
行政系统分册
第一部分行政中心组织架构图
总监
副总监
秘书
后勤部
费用节约管控部
资产管理部
公共关系部
安保部
法律事务部
经理
副经理
副经理
总监助理
经理
经理
后勤主管
分析专员
资产管理专员
专员
副经理
副经理
物业主管
干事
安保主管
高级法律顾问
物业专员
消防主管
法律顾问
干事
培训主管
法务助理
维修员
行政专员
礼宾主管
干事
礼宾领班
领班
礼宾接待员
安保员
车务主管
车队队长
分部安保部
车队干事
经理
司机
安保主管
消防主管
大区行政部
经理
公共关系主管
公共关系干事
秘书
干事
司机
分部行政部
经理
副经理
行政主管
外联主管
资产管理专员
档案管理文员
秘书
物业主管
后勤主管
车队主管
干事
礼宾接待员
司机
第二部分行政中心部门职责
1.总部行政中心职责
1.1负责后勤、资产、费用控制、法律事务、安保、公共关系等各项制度管理、工作流程优化，组织、协调、监督制度和流程的落实；
1.2负责监督总部及分部的行政费用支出预算计划的执行情况；
1.3负责所有物资、物业费用、行政管理及相关费用审批等管理工作；
1.4负责总部及分部安保体系的各项工作；
1.5负责总部礼宾部的各项管理；
1.6负责法律事务部日常事务的管理。
2.后勤部
2.1负责完成公司计划物资的采购，监督、指导大区、分部后勤工作；制定公司资产的配备标准，负责固定资产、低值易耗品，材料物资的审批配发及费用结算工作；
2.2负责维护、维修公司的办公设备等硬件设施工作；监督、指导大区、分部相关工作；
2.3负责总部车队的规范建设、车辆合理使用、车辆安全、维护、维修及车辆保险管理；监督、指导大区、分部相应车辆管理工作；
2.4负责总部礼宾日常接待工作、会务预订、重要会务服务及总部票务、酒店、邮件的服务管理工作；
2.5负责与总部各中心、集团附属各公司的工作协调、指导；
2.6负责对总部及大区、分部管辖的行政费用（办公费、固定资产购置费、低值易耗品购置费、车辆使用费、燃油费、会议费、通讯费、维修费、本系统差旅费等费用）进行核算和报批工作；
2.7负责行政费用预算的制定、审核、报批。
3.费用节约管控部
3.1负责审核公司行政费用预算；
3.2负责监督总部及大区、分部行政费用预算执行情况，定期作出专题费用分析；
3.3负责指导公司进行各项行政费用节省、管控措施的出台，以及监督、落实工作；
3.4负责对办公费、固定资产购置费、低值易耗品购置费、车辆使用费、燃油费、交通差旅费（本系统）、会议费、通讯费、维修费、业务招待费等行政费用审核、报批工作；
3.5负责制定规定费用项目的考核标准，并根据行政费用的发生情况进行通报及奖罚。
3.6负责现场堪查调研，根据调研（暗访）结果进行通报及奖罚。
4.资产管理部
4.1负责公司固定资产、低值易耗、材料物资等资产整体管理工作；
4.2负责会同财务中心制订、完善、下发公司的资产管理制度，并进行适时的修订，对相关人员进行培训；
4.3负责监督公司资产管理制度的落实、督导实物管理部门的工作，检查并定期进行通报及奖罚；
4.4规范和完成公司固定资产、低值易耗品、材料物资、礼品的帐目的管理工作；
4.5负责公司财产险、公共责任险等各种商业保险的投保及理赔工作；
4.6负责公司资产的使用状况管理及处置的审核上报。
5.公共关系部
5.1负责公司总体公共关系资源的建立、维护、整合与管理；特别是国家部委、地方政府等对外重要公共关系的建立与维护；
5.2负责协助总裁进行日常公关事务的安排与处理，以及行业协会、商会等日常对外活动的协调；
5.3负责公司大型公关活动的组织协调；
5.4负责公司业务招待费用（除员工加班餐费及部门活动费）审核及管理；
5.5负责公司专项购置公关礼品的管理。
6.安保部
6.1总部安保部隶属于行政中心，是负责全公司安全管理的职能部门；安全工作以确保公司正常有序经营为中心，以提供可靠的安全保障为重点，以加强对安保队伍的管理教育为主线，突出预防案件（防火、防盗）事故，并为公司做好相应的服务保障工作。
其职能是：
6.2负责公司安保体系的组织架构规划、编制审核、管理制度的制定和完善。
按照公司授权实施安保人员的调配工作；
6.3依据国家法律、法规和公司的规章制度，维护好公司内部的治安秩序，保护公司财产和人员安全，主动与公安、消防及交通等政府职能部门建立工作联系并接受业务监督和指导；
6.4负责对各中心、各大区、各分部安全管理工作的业务指导和监督，负责总部办公区安全警卫和警卫队的管理教育；
6.5负责对分部安保部的工作指导和业务管理；
6.6负责公司全体安保人员思想教育和法律法规的学习，保持安保队伍思想稳定、诚实可靠、遵纪守法；
6.7负责审核总部、分部消防设施设备配备的标准及相关数量；
6.8负责公司内部的安全保卫和消防安全工作的监督检查，对发现的问题及时纠正或督促整改，对发生的事故或案件实施跟踪或协助处理，并处罚相关的责任人；
6.9负责公司重要会议和重大活动的安全保卫工作的组织实施，负责公司内部各种突发事件的协调或处理；
6.10负责公司指定领导的安全警卫工作；
6.11完成公司主要领导和行政中心下达的其它临时任务。
7.法律事务部
7.1对外法律事务
7.1.1经公司授权，办理公司经济、民事诉讼案件；调查、取证、起诉、应诉、出庭、代为承认、变更、放弃诉讼请求，代为和解，提起反诉和上诉，保障公司合法权益；
7.1.2经公司授权，办理经济、民事仲裁案件，保障公司合法权益；
7.1.3负责公司商标、专利等知识产权的打假、维权工作；
7.1.4负责北京地区有关司法机构的工作协调和联络，外地司法机构的工作协调和联络由各分部负责；
7.1.5负责协助公司外聘律师的选择、联络及相关工作。
7.2对内法律事务
7.2.1统一管理本公司的法律事务，为公司经营提供法律方面的支持，合理、有效利用法律武器保障公司的正常经营；
7.2.2协助公司各级领导正确执行国家法律、法规，对公司重大经营决策提出法律意见和建议，进行法律上的论证；
7.2.3参与公司的重组、兼并、投资、上市、租赁、房屋买卖、资产转让等涉及公司权益的重要经济活动，处理有关法律事务；
7.2.4参与重大经济项目的谈判，提出法律意见和建议；
7.2.5协助人力资源中心处理劳动纠纷中涉及的法律事项；
7.2.6负责审查公司合同的合法性，对合同进行风险提示；
7.2.7公司领导安排审核或参与起草重大合同、章程、规章制度等有关规范性文件或法律文书；
7.2.8指导、协调各分部法务专员（兼职）开展法律事务工作；
7.2.9开展与公司生产经营有关的法律咨询；
7.2.10组织法律法规的学习和公司普法宣传教育活动。
8.大区行政部职责
8.1负责大区与总部、分部信息的上传下达，公文流转，计划管理等日常工作；
8.2负责本区域社会关系的协调工作以及重大外联事务的处理；负责大区总体公共关系资源的建立、维护、整合与管理；特别是地方政府等对外重要公共关系的建立与维护；
8.3负责本区域分部相关人员储备、考核；
8.4负责大区内各分部培训计划审核、进行费用控制；
8.5配合区域网点开发速度，整合新开分部支援人员，管理和督促所辖区域新开分部人力资源的招聘和培训；
8.6负责对区域分部人员状况、分部气氛情况的反馈；
8.7负责大区日常行为规范监督检查，督进所辖分部的行政检查工作开展；
8.9监督和指导大区及分部企业文化建设的执行和宣导；
8.10负责大区各类重大活动的组织工作及大区领导班子会议及经理会议的会务工作；
8.11督办落实上级下达的专项任务；
8.12负责公司正式文件的流转和分部正式文件的审核；
8.13负责大区各类重要文件资料的收集及归档工作；
8.14负责对所辖分部盘点工作的指导、检查；
8.15负责大区专项公关礼品的管理。
9.分部行政管理部职责
9.1拟定分部中长期发展规划及工作计划上报大区，并将计划分解至分部各部门、各单位并督促落实；
9.2传达和贯彻公司的各项规章制度及会议精神；
9.3负责分部各类重大活动的组织工作及分部领导班子会议及经理会议的会务工作；
9.4负责分部行政系统外联及社会关系的建立及管理工作；
9.5督办落实上级下达的专项任务；
9.6负责公司正式文件的流转和分部正式文件的审核；
9.7负责分部印信的全面管理、监督工作，及分部、门店各类证照的年审工作；
9.8负责分部各类重要文件资料的收集及归档工作；
9.9负责分部行政年度费用预算的编制及合理控制；
9.10负责分部固定资产、低值易耗品、办公用品、材料物资、礼品礼金的计划、上报、审批，采购、帐目管理，并定期与财务部进行帐务核对，并组织帐务盘点工作；
9.11负责广宣提报促销赠品的价格进行复核并组织采购；
9.12负责门店工程合同约定项目的保质期以外的维修、维护工作；
9.13负责分部房租、电话及各项政府杂费的日常管理；
9.14负责管理分部环境卫生；
9.15负责分部所属车辆的日常管理及建立严格的车辆管理制度；
9.16负责分部财产保险的申办、理赔等各项工作；
9.17负责分部前台接待工作。
10.分部安保部职责：
10.1分部安保部是分部安全管理的职能部门，在总部安保部和分部总经理的双重领导下开展工作。
分部安全工作以确保正常有序经营为中心，以提供可靠的安全保障为重点，以日常管理教育为主线，突出预防案件（防火、防盗）事故，并为分部及门店提供相应的服务和保障；
10.2负责分部日常安全管理工作，维护公司正常经营秩序和内部治安环境，保障公司财产和人员安全；
10.3依据国家法律、法规和公司规章制度，结合门店、物流库房实际情况，建立健全各项安全管理制度和防范措施，落实安全管理责任制；
10.4负责分部安全保卫和消防安全工作的日常检查，发现问题及时督导相关部门进行整改，协助有关部门查处分部发生的事故、案件，并对相关的责任人进行处罚；
10.5负责分部全员的安全常识培训和法制教育，不断增强员工的安全意识和法制观念，不断提高安保人员业务技能和服务水平；
10.6建立健全分部消防安全组织机构，落实消防法律、法规和公司消防安全管理制度，及时发现并处理各类火险隐患，确保分部无火灾事故；
10.7负责分部消防培训工作，经常性开展消防安全知识培训、消防器材使用及预案的演练，参与门店消防设计规划及设施设备配备标准、数量的审核工作；
10.8负责分部安保系统人员的日常管理工作，为员工建立良好的工作和生活环境，掌握员工思想动态，积极促进安保队伍健康发展；
10.9根据总部指示，执行跨大区、跨分部处置各类突发事件和紧急支援任务；
10.10接受当地公安机关、消防部门的业务指导和监督，建立良好的工作关系；
10.11完成上级领导下达的其它临时性工作任务。
11.门店、物流库房安保组的职责：
11.1门店、物流库房安保组是基层单位的安全管理组织，在分部安保部的领导下开展工作，日常接受门店、物流经理的监督管理；
11.2负责门店、物流库房的安全保卫工作，维护正常经营管理秩序，保障公司财产和人员安全；
11.3落实公司各项安全管理制度，结合所属单位实地情况，建立健全内部安全管理规定和安全管理档案；
11.4负责所属单位的日常安全检查工作，督导各部门、各班组落实安全规定和防范措施，消除安全隐患；
11.5负责本单位员工的安全防范和消防常识的培训工作，提高全员安全防范意识；
11.6负责消防器材设施的日常检查工作，发现问题及时通知相关部门进行检修或整改；
11.7根据安保部指示，执行紧急支援任务和处置各类突发事件；
11.8接受当地公安消防部门的业务指导和监督，保持良好的工作关系；
11.9完成上级领导下达的其它工作任务。
12.门店设施资产维护组职责
12.1负责门店固定资产、低值易耗、材料物资等资产整体管理工作；
12.2根据公司资产管理制度，负责门店物资（包括固定资产、低值易耗品、材料物资）的领用、管理、发放，资产转移异动申请、损坏维修、报废申请。
12.3负责落实公司资产管理制度、监督检查各资产使用部门的实物管理工作；检查、指导各资产使用人正确使用资产，避免因使用不当造成资产破坏。
12.4负责本门店《部门财产清册》的建立、记录、更新、完善工作并定期与行政部进行帐务核对。
12.5负责协助分部做好门店财产一切险、公共责任险等各种商业保险的投保及理赔工作；
12.6按公司制度全面参加月度、季度、年度资产盘点，配合行政部、财务部对资产的抽查；
12.7对门店办公用品及其它物品的领用进行登记管理，合理控制行政费用支出；
12.8负责对门店水电等营业设施的管理及维修工作；
12.9负责门店通讯系统、办公设施的日常管理及维修工作；
12.10负责实施停电、停水等突发事件的处置及善后工作；
12.11负责与物业方实施月度水电表核对工作；
第三部分行政中心岗位职责
1.总部行政中心岗位职责
1.1行政中心总监
报告上级：
总裁、管理中心总监
督导下级：
行政中心副总监、大区总经理、分部总经理、总部行政中心各部门经理
A.根据公司战略发展需要，制定公司中长期行政战略规划；
B.负责公司总体公共关系资源的建立、维护、整合与管理；特别是国家部委、地方政府等对外重要公共关系的建立与维护；
C.负责固定资产、低值易耗、礼品、材料物资等公司资产整体管理工作；
D.负责全国安保队伍的建立和培养，指导安保、消防制度的完善，应急机制；
E.负责总部及分部的行政费用支出预算计划的执行情况，并按公司规定执行奖惩措施；
F.负责所有物资、物业费用、行政管理及相关费用审批等管理工作；
G.统一管理本公司的法律事务，为公司经营提供法律方面的支持，合理、有效利用法律武器保障公司的正常经营；
H.完成公司交办的其它工作任务
1.2行政中心副总监
报告上级：
行政中心总监
督导下级：
大区总经理、分部总经理、行政中心各部门经理
A.协助行政中心总监制定公司中长期行政战略规划；
B.负责行政体系工作情况的汇总分析及解决问题办法的落实跟踪；
C.负责公司安保体系的建立，完善安全、消防工作制度，检查和监督全国安保工作；
D.负责全国行政相关费用审核、管理工作；
E.负责固定资产、低值易耗、礼品、材料物资等公司资产整体管理工作；
F.负责总部礼宾工作的检查和监督工作；
G.负责监督各分部行政管理工作的控制情况，及时发现并解决问题；
H.协助总监做好日常管理各项事务的收集、整理、分析、汇总、编发及上报等；
I.负责跟踪和落实行政中心各项专项任务的执行情况；
J.公司领导交办的其他工作。
1.3行政中心秘书
报告上级：
行政中心总监、行政中心副总监
督导下级：
无
A.负责行政中心公文的收发、分类、登记、授号、流转、整理、存档工作；
B.负责行政中心总监、行政中心副总监工作日程安排，准备各种文件资料，起草各类文书；
C.负责行政中心总监、行政中心副总监召开的各种会议的组织与安排，作会议记录并负责整理会议纪要；
D.负责行政中心总监、行政中心副总监的名片、通讯、邮件、办公环境等日常管理；
E.负责行政中心会谈、会务安排；
F.完成领导交办的其他工作。
2.后勤部
2.1后勤部经理
报告上级：
行政中心总监、副总监
督导下级：
本部门员工、各大区行政部经理、分部行政部经理
A.负责公司后勤保障系统、车辆系统、礼宾系统的管理，建立完善各项管理制度及管理流程；
B.负责制定公司后勤事务系统的年度工作计划，并负责落实执行；
C.负责制定公司资产配备标准，以及按照标准进行物资的审批配发；
D.负责总部的后勤保障工作，协调关系，保证总部物资采购计划的完成；
E.负责审核总部及分部的行政办公费用（包括固定资产购置费、低值易耗品购置费、材料物资购置费、邮件费等）的合理使用，有效控制；
F.负责督导、检查总部的礼宾接待、会议服务工作；
G.负责全国车辆系统的日常管理及总部车队的规范建设；
H.负责检查总部硬件设施、设备的日常维护、维修工作；
I.负责制订总部及分部年度行政费用预算；
J.完成上级交办的其他工作。
2.2后勤部后勤主管职责
报告上级：
后勤部经理
督导下级：
总部后勤干事、分部行政部后勤主管
A.负责审核及完成公司的后勤计划物资采购配发；
B.负责拟定各项后勤物资采购及配备标准；
C.负责编制总部年度或半年度行政费用项目中的后勤科目费用预算；
D.负责对总部及分部行政费用支出项目中的后勤科目费用进行综合评估和有效控制；
E.负责对督导下级人员业务知识的指导、培训及监督检查工作；
F.完成上级交办的其他工作。
2.3后勤部后勤干事（集团采购方面）职责
报告上级：
后勤主管
督导下级：
各分部后勤干事
A.负责按照公司规定的配发标准，对新开分部后勤物资的整体配发工作；
B.负责协调分部日常所需后勤物资的配发工作；
C.负责与集团采购联系，对配发到总部、分部的后勤物资进行结算；
D.负责总部月度办公用品的汇总、初审工作；
E.完成上级交办的其他工作。
2.4后勤部干事职责
报告上级：
后勤部经理
督导下级：
A.负责本中心行政部门的公文流转及文件上传下达工作；
B.负责联系分部行政部干事完成专项工作；
C.负责督促并反馈本部门专项工作的完成情况；
D.负责组织召集本部门的各类工作例会，并整理会议纪要；
E.负责本部门车队外的档案汇总、整理工作；
F.完成上级交办的其他工作任务。
2.5后勤部后勤干事（实物发放方面）职责
报告上级：
后勤主管
督导下级：
各中心兼职资产管理员
A.负责按照公司规定对总部所需物资的采购、验收管理工作；
B.负责按照公司的资产盘点制度定期对后勤库房进行实物盘点等管理工作；
C.负责总部办公物资的发放、登记工作；
D.完成上级交办的其他工作。
2.6各中心兼职资产管理员职责
报告上级：
资产管理部资产管理专员、后勤部后勤主管、干事
督导下级：
A.负责按照公司资产管理制度，负责本部门/中心资产（包括固定资产、低值易耗品、材料物资）的领用、管理、发放，资产转移异动申请、损坏维修申请、报废申请。
B.负责检查、指导各资产使用人正确使用资产，避免因使用不当造成资产破坏。
C.负责对在日常盘点检查中发现的重要问题及时准确地向行政中心相关部门报告，资产发生丢失、毁损、非正常损耗、损坏的，及时报后勤部，并落实上级处理决定。
D.负责按公司制度进行资产盘点，全面参加月度、季度、年度资产盘点，配合资产管理部、财务部对资产的抽查。
E.负责部门资产台账的登记并定期与资产管理部进行帐务核对。
F.负责对本部门办公用品及其它物品的领用进行登记管理，合理控制本部门的行政费用支出。
2.7后勤部物业主管职责
报告上级：
后勤部经理
督导下级：
维修员、大区行政部指定人员、分部物业主管
A.负责拟定公司物业管理及物业类维修的规定；
B.负责督导分部的中央空调、电梯、通讯设备、办公设备等硬件设施的维护保养工作，并制定相关标准;
C.负责对通讯费修理费用进行初审、管控；
D.完成上级交办的其他工作。
2.8后勤部物业专员职责
报告上级：
后勤部主管
督导下级：
维修员
A.负责总部办公、通讯设备、环境设施、电工电料的管理，并对总部办公区域内的硬件设施，办公设备进行日常维护；
B.协调处理公司内部各项物业工作事宜；
C.负责总部办公区域的工位图制作、调整、划分工作；
D.负责总部员工宿舍日常人员安排及管理工作；
E.完成上级交办的其他工作
2.9后勤部维修员职责
报告上级：
物业主管、物业专员
督导下级：
A.负责总部通讯设备、办公设备以及物业设施的管理、维护工作；
B.负责总部办公区域的工位图制作；
C.完成上级交办的其他工作。
2.10后勤部礼宾主管职责
报告上级：
后勤部经理
督导下级：
礼宾领班、礼宾员
A.负责组织实施礼宾部的各项职能任务；负责礼宾部的制度建设、员工队伍建设工作；
B.负责拟订本部门年度及阶段性工作计划及费用开支预算方案等，并负责分解执行；
C.负责本部门员工仪表、仪态以及礼仪知识的培训，监督，会议室相关设备使用的培训工作；
D.负责督导前台领班实施前台管理、会议室管理、VIP贵宾接待室及咖啡厅管理等各项工作；
E.负责重要会议的礼宾服务工作；
F.负责礼宾部备用金管理；
G.完成上级交办的其它任务。
2.11后勤部礼宾领班职责
报告上级：
礼宾部主管
督导下级：
前台礼宾员
A.负责公司前台的日常管理工作；
B.负责管理公司的会议室，并提供优质的会议服务；
C.负责公司VIP贵宾的高规格接待工作；
D.负责总部办公区背景音乐的播放管理；
E.负责对前台管辖区域日巡检、周检查工作；
F.完成上级交办的其它任务。
2.12后勤部咖啡厅领班职责
报告上级：
礼宾部主管
督导下级：
礼宾员
A.负责咖啡厅的日常管理工作；
B.负责咖啡厅所需物资的采买及账目管理工作；
C.完成上级交办的其它任务。
2.13后勤部礼宾员职责
报告上级：
礼宾主管、领班
A.负责做好前台接待、票务预定、费用报销、商务订房工作；
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