HBZ05005资材备件采购供应管理制度修.docx
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HBZ05005资材备件采购供应管理制度修
内部资料
注意保密
邯钢集团邯宝钢铁有限公司管理文件
标准编号：
HBZ05005第1版签发:
彭兆丰
资材备件采购供应管理制度
1总则
1.1为规范邯钢集团邯宝钢铁有限公司（以下称：
公司）资材备件采购管理，遵守国家、地方和行业颁布的法律和法规，按质、按量、按标、按时组织采购供应，满足公司生产和管理的要求，特制订本管理制度。
1.2适用范围
1.2.1本制度适用于公司所属各厂、部、中心的资材备件采购供应管理。
1.3本管理制度所述的“资材备件”采购业务，包括资材、冶金备件（以下称：
备件）、零星固定资产（以下称：
零固），改善维修设备（以下称：
设备），其中：
1.3.1资材定义是指公司正常生产和维护生产设备所需的电极、冶金探头及附件、包装物品、炼钢辅料、耐材、油、脂、工艺油、动力油、水处理药品、工业酸碱盐、橡胶制品、输送带、工业化学与气体材料、一般化学制品、工业清洗剂、钢丝绳、焊割材料及附件、工具及附件、试验室用品、保温隔热防火材料、紧固件、办公用品、劳防用品、钢材、电缆、桩材等材料。
1.3.1.1主要资材，生产消耗用耐材，其采购技术要求由制造部确定。
1.3.1.2其他重要资材是指采购技术要求由公司各厂、中心确定的。
1.3.1.3一般资材是指通用材料，其采购技术要求由经营管理部根据国家标准、行业标准、地方标准或企业标准确定。
1.3.2备件定义是指公司用于恢复生产设备包括其它专项机械、电气和通讯等设备精度和功能所需的设备零部件。
1.3.3零固定义是指单位价值较高、使用期限超过一年，具有独立使用功能，供应商能提供安装，无土建工作量的，构成独立固定资产的单体设备。
1.3.4维修工程项目定义是指对原有设备结合检修进行局部或部分修缮的项目。
1.4上述资材备件采购业务，按物料管理属性主要区分为集中备库型物料（以下称：
M2）、现场备库型物料（以下称：
M3）。
1.4.1集中备库型物料由经营管理部考虑库存可用量、申请量等情况集中备库的物料，其库存责任单位为经营管理部，使用部门只需按通常的供应周期提前提出领用申请计划。
1.4.2现场备库型物料是使用部门为了确保一定的安全库存或以备不时之需而提交的物料申请，适用于专用物料，由现场推动的备库计划，其库存责任单位为各厂、中心，使用部门先提出备库计划申请，然后根据现场需要再提出领用申请计划。
2基本任务和原则
2.1采购基本任务：
按时、按质、按量保证公司生产所需国内外资材备件的采购，实现安全、稳定、优质、低成本的供应目标。
2.2采购必须在经批准的合格供应商中选择。
对供应商要认真做好公司的综合体系管理方针的宣传，国家、行业采用许可生产和经营的物资，须执行国家、行业颁布的相关规定，向经资质审查合格供应商采购。
2.3采购必须遵守国家有关法律、法规，严禁采购国家、地方政府和公司明令禁止使用的资材备件。
2.4经营管理部必须具有偶发性事故、事件的应急处理能力和预案，以确保超常规供应。
3管理职责
3.1经营管理部
3.1.1是公司资材备件采购供应管理部门，负责资材备件的集中采购供应管理。
3.1.2负责编制、调整和执行资材备件的月度、年度采购计划和预算、存货资金占用管理等。
3.1.3负责国内外供应商开发和管理。
3.1.4负责资材备件的入库验收、仓储配送的委托。
3.1.5负责一般通用资材采购技术标准确定。
3.1.6负责组织采购质量异议处理。
3.1.7负责采购资源市场调研、分析和预测。
3.1.8负责废旧资材备件回收和再利用管理。
3.1.9负责积压资材报废和销售处理。
3.2公司财务部
3.2.1负责年度采购预算审核、下达和控制管理。
3.2.2负责采购资金管理工作。
3.2.3参与采购合同结算条款制定和审核。
3.2.4负责采购业务、存货及各使用单位物料领用会计核算和财务管理工作。
3.2.5负责进口业务信用证的申请和变更审核、状态跟踪等财务管理工作。
3.2.6负责采购业务往来帐项的管理工作。
3.2.7负责编制采购业务、存货管理相关的财务分析资料。
3.2.8负责进出口货物运输预约保险合同的谈判和签订。
3.2.9负责集中备库型物料跌价损失的审核、帐务处理以及呆滞物料调拨价格审核、审批工作。
3.2.10行使财务监督职能，强化采购业务内部会计控制规范。
3.3设备动力部
3.3.1负责组织编制轧辊采购技术标准、检验标准。
3.3.2负责现场备库型计划年度预算和执行控制管理以及存货管理和评价，负责组织编制维修工程项目年度计划及费用预算。
3.3.3负责审核、审批，控制备库型物料计划，负责维修工程项目所用设备、资材备件计划的审批。
3.3.4负责相应授权范围内零固更新投资的立项审批、采购委托及相应的预算、计划管理工作。
3.3.5负责提出需进口备件修复申请计划、修复内容、实物出口管理。
3.3.6对备库型物料质量异议进行分析判定，并为质量异议处理提供技术支撑。
3.3.7负责事故备料或事故件的认定，提出分摊意见。
3.4制造部
3.4.1负责制订炼钢辅料、生产消耗用耐火材料的采购技术要求。
4计划和预算
4.1公司实行采购预算管理，各预算编制责任部门应按照公司年度计划和预算编制要求，组织编制年度采购计划和资金预算，并严格执行经公司批准的采购预算，定期分析，采取措施控制预算执行精度。
4.2集中备库型计划和预算
4.2.1集中备库型年度计划、预算，由经营管理部根据本年度的领用及消耗情况，结合下一年度的公司生产计划，编制集中备库型物料的采购计划、采购预算，汇总后形成年度采购计划和资金预算，经公司批准后执行。
4.2.2集中备库型日常申请计划，由各使用单位提出物料领用申请计划，按专业属性的划分，经相应的专业管理部门审核后，由经营管理部实施。
4.2.3公司技改、基建项目需用甲供材料计划，由经营管理部制订并执行技改工程甲供料采购供应管理办法。
4.2.4集中备料库计划填写信息不全，经营管理部可作驳回处理，申请部门填写完整后重新申报。
4.3现场备库型计划和预算
4.3.1现场备库型年度计划和预算由各使用单位负责编制申报，由设备动力部汇总审定。
4.3.2现场备库型计划申请组织方式为随机申报、相对集中的管理模式，由各使用单位提出备库型计划申请，经专业管理部门审核后，经营管理部执行。
4.4零固计划和预算
4.4.1由公司相应的立项管理部门，根据公司授权编制年度零固设备购置年度资金预算和计划。
4.4.2日常零固设备购置计划，由公司相应的立项管理部门以书面立项通知书形式交经营管理部。
4.5预算控制
4.5.1集中备库型物料预算范围内部分调整、单品种超预算或预算外采购而导致预算外超支额大于100万元，经营管理部须报公司领领导批准后执行。
4.5.2因年度计划外使用新工艺、新技术及生产新品种需增加新材料，超过年度预算范围时，需用单位必须书面向经营管理部提出使用新材料的综合经济效益分析预测报告。
4.5.3公司零固原则上在审批采购费用内采购。
审批金额10万元以上，采购费用超过审批金额3%以上时，经营管理部应以书面形式通报公司采购委托部门，在接到同意追加费用的书面回复后方可继续采购。
公司零固采购价格大于《通知书》计划价格时，按公司《零固设备购置立项和计划申报管理办法》规定执行。
4.5.4公司维修工程项目，经营管理部应根据下达的预算费用额度进行合同签订和采购，若合同签订过程中发现预算费用不足，须书面提出追加费用申请，经公司批准后签订合同和采购。
5物料代码
5.1公司实行统一物料代码管理，并强调代码管理唯一性原则和减少归并物料的原则，由经营管理部负责物料架构和物料代码审核，实行统一维护，统一管理。
5.2物料使用部门，可以查询物料，并可以提出新增物料、删除物料的申请以及物料文档附件的申请，具体按公司管理文件《采购系统物料及供应商基本信息管理办法》（文件编号：
HBZ05003）执行。
5.3物料管理属性调整
5.3.1涉及到M2、M3之间管理属性的调整，可以由使用部门和采购员（技术属性审核者）提出申请。
5.3.2符合调整条件的，再由申请者填写“M2、M3采购管理属性调整申请单”（表格编号：
HBZ05005-01A），经设备动力部确认后，经营管理部主管领导批准。
5.3.3审批同意后，管理属性审核者在采购供应系统中确认。
6采购技术标准
6.1重要资材及专用资材的采购技术质量标准由相应使用单位提出，报技术部门确认后下发；一般通用资材采购技术质量标准由经营管理部确定；备件技术质量标准由设备动力部制定下发。
6.2采购必须执行国家标准、行业标准、地方标准或企业标准，若现有技术质量标准不适用时，由使用部门、经营管理部和供应商共同商定技术质量标准或协议，经营管理部负责按标准组织采购。
7供应商选择和管理
7.1经营管理部负责供应商的开发和管理，具体按《资材备件供应商管理制度》（文件编号：
HBZ05004）执行。
7.2供应商选择以大中型企业为主、小型企业为辅；以生产企业为主、贸易型企业为辅；并严格控制一般贸易公司，加强与原始制造商的合作。
7.3公司与供应商进行的技术、商务方面交流由经营管理部负责牵头组织，经营管理部为商务谈判的首席代表部门，制造部、设备动力部为技术交流、技术谈判的首席代表部门。
7.4经营管理部组建采购评议委员会，由经营管理部、技术部门、使用部门以及财务部相关人员组成，对重大采购方案、招标项目、大金额独家供应商采购项目进行讨论，作出采购决策。
7.5对独家采购项目，公司技术主管部门应牵头明确采购技术标准，以便经营管理部组织招标采购或开发新供应商，打破独家供应商垄断。
8采购定价方式
8.1采购必须体现公平竞争原则，应根据生产、市场和资源情况，选择合适的采购定价方式。
采购定价方式主要有：
招标、比价、核价和谈判等。
由经营管理部制定相应管理程序，并加以组织实施。
8.2采购价格
8.2.1采购价格由经营管理部通过招标、比价、核价和谈判确定，并按公司授权明确的内部审批和签订权限范围内执行，超过部门权限的，由经营管理部报公司主管领导审批。
8.3国内资材备件采购价格原则上实行到厂价；进口资材备件按贸易术语规定。
9合同管理
9.1合同管理实行逐级审核审批、逐级负责管理的原则，确保合同合法有效，维护公司经济利益。
经营管理部制定相应合同管理程序并按管理程序严格执行。
9.2主要买卖合同、仓储委托合同、委托加工合同及系统承包合同，包括各类协议的订立、变更、撤消、终止，必须采用书面形式订立，重大合同文本条款制订，事先交公司运营管理部审核确定。
9.3经营管理部按公司授权，在规定的委托范围和权限内签订对外合同，并在合同文本“委托代理人”栏签字。
超过部门授权合同签订，向公司办理一次性法人授权手续。
10验收管理
10.1经营管理部负责组织资材备件的验收管理工作。
10.2制造部对归口负责的资材备件制定常规的验收标准；并负责具体实施。
10.3设备动力部对归口负责的资材备件制定常规的验收标准；并负责具体实施。
10.4对重要资材备件及设备由经营管理部组织使用部门和相关技术部门人员，共同赴供应商处进行出厂前检验。
11存货和供应管理
11.1存货管理详见公司管理文件“备件存货管理程序”。
11.1.1经营管理部负责集中备库型物料存货管理，根据现场消耗情况和市场供应特点，确定储备水平，负责先平衡库存后组织采购，存货收发货、盘盈、盘亏及调整管理工作，提出报废和报损意见，并负责对外销售处理积压物料。
11.1.2设备动力部对现场备库型物料存货提出储备管理、技术要求，经营管理部实施管理，设备动力部负责现场备库型物料库存量、库存结构等存货管理及评价；设备动力部负责现场备库型呆滞物料的调拨和库存物资的报废、溢缺等管理工作；组织库存物料的日常盘库工作。
11.2经营管理部代表公司委托代理公司负责仓储供应服务，并对其进行管理和评价。
评价分每月和季进行，评价内容详见“仓储供应服务评价表”（表格编号：
HBZ05005-03A），由公司相关部门参与评价，由经营管理部汇总各部门评价意见对代理公司作出评价，并督促其不断改进服务水平。
12新试资材备件管理
12.1列入需样件批准清单范围资材备件的新试，必须按有关规定进行资材备件样件批准。
12.2除12.1外，其他需新试资材备件首先由申请部门提出申请，填写“新试资材备件申请表”（表格编号：
HBZ05005-04A），提出资材备件新品开发意向和新试方案，经申请部门主管领导审批同意，涉及到技术归口管理部门制订采购标准的新试资材备件，应由技术归口部门同意后交经营管理部实施。
12.3新试备件申请同意后，由申请部门、经营管理部供应商签订资材备件新品开发协议，协议必须明确开发目的、所要达到的技术指标、各参与单位的责任和义务、试用方案和试用成败的判定依据以及试用料结算方式等内容，同时应明确通过新试所形成的专利技术产品双方权利和义务。
12.4新试资材备件进入现场工业性试验阶段，若试验成功，可以按照成本价结算。
12.5现场试用单位应做好试用实绩记录，试用结束后，参与部门共同对试用结果作出评价，提出申请部门要进行总结。
试用成功的资材备件，应由技术归口管理部门或使用单位制定新资材备件的技术标准，并将原在库资材备件使用完毕后，再将其纳入正常采购管理。
13结算
13.1内部结算，现场备库型物料按单个计价进行结算，集中备库型物料内部出库按移动加权平均价进行结算。
13.2对外结算
13.2.1经营管理部负责在采购合同中注明结算条件、结算方式和信用条件等，并按合同条款办理结算申请。
13.2.2财务部在办理结算业务时，原则上应按合同规定的结算条款进行支付。
13.2.3国内资材备件采购原则上实行货到付款；国外采购由经营管理部业务人员和货代公司相关人员根据合同结算条款，提交相应结算单据。
14采购质量异议
14.1按公司管理文件《资材备件质量异议处理管理制度》（文件编号：
HBZ05006）规定执行。
15采购资源、信息和档案管理
15.1经营管理部应加强以供应商档案为基础的采购资源管理。
15.2经营管理部应存有国家、行业和企业有关采购业务适用的法律、法规和标准。
15.3经营管理部应组织市场调研和分析、掌握市场价格行情，控制采购成本。
16废旧物资回收再利用管理
16.1公司的废旧物资回收再利用按经营管理部制定的《废旧物资回收利用管理制度》执行。
17应急供应程序
17.1现场发生突发情况需要紧急供应
17.1.1各二级厂调度系统向经营管理部发出紧急需求，在有库存情况下，由经营管理部在2小时内组织配送到现场。
17.1.2没有库存情况下，由调度系统紧急呼叫相关业务员，由业务员负责组织相关供应商送货到现场；现场同时填写“应急资材备件处理记录单”（表格编号：
HBZ05005-02A），经使用单位领导审批后交经营管理部。
17.1.3常规采购和特殊采购业务员分别在3、10工作日内完成价格谈判、合同签订。
17.2物料申请计划已申报
17.2.1对现场已申报物料申请计划，由经营管理部业务员填写“应急资材备件处理记录单”，经主管领导审批同意后，送到现场。
17.3紧急放行
17.3.1对于需100%进厂检验的资材备件，由于现场紧急需求来不及检验的，由经营管理部业务员填写“紧急放行通知单”（表格编号：
HBZ05005-05A），经主管领导批准后发料。
17.4应急供应物料，在使用过程中发现质量异议或检验结果不合格，按公司管理文件《资材备件质量异议处理管理制度》规定执行。
拟稿:
于晓东日期：
2008年01月02日
审核:
秦双成日期：
2008年01月08日
附件一：
资材备件采购供应流程图
表格编号：
HBZ05005-01A
M2、M3采购管理属性调整申请表
申请部门
申请人/工号
联系电话
申请日期
物料代码
物料名称
变更内容：
变更理由：
申请部门领导意见：
签字：
年月日
各厂、部相关管理部门意见：
签字：
年月日
经营管理部业务室意见：
签字：
年月日
经营管理部主管领导意见：
签字：
年月日
表格编号：
HBZ05005-02A
应急资材备件处理记录单
使用部门
原供应商
申请单行编号
物料代码
物料名称
数量
现场情况
现场联系人
联系电话
需处理问题
处理意见
注：
1、填表人为经营管理部业务员和现场使用部门人员；
2、审批人为业务室主任、使用部门领导。
表格编号：
HBZ05005-03A
仓储供应服务评价表
序号
评价项目
评价意见
建议加
（扣）金额
1
提运
按时组织提运，交接资料完整齐全
2
验收
（开检）
及时验收（开检）和输入质量异议信息、做好无合
同验收的记录
按抽检委托单做好取样、标识、送样和留样（铁合
金除外）工作
3
仓储、保
管、配送
物品定置管理，做好防尘、防晒、防雨、防变质（形）
工作，对有保质期物资进行预警通报。
做到当日收发、当日登帐、当日清点完毕，每月组织
帐卡物“三相符”抽查，协助做好库存结构分析工作，
按合理损耗定额，及时做好盘盈、盘亏。
材料（备件）先进先出和拆零供应，紧急发料手续完备并有记录，直送料100%验收。
按规定做好代保管材料、备件、设备台帐、保管标识工作。
按要料期进行配送，计划可供料完成100%，按月汇总可供料计划未完成明细情况及说明。
入库和配送前进行规范过磅计量按规定周期将计量器具送交计量检定。
规范装卸、运输作业，做到运输过程货物无滴漏、散落、飞扬。
4
其它
质量、环保、职业健康安全、计量体系运行正常，管理文件、作业指导书完善齐全。
计划输入的及时性和各类单据的定期装订、保管，钢材质保书按月装订交业务室
合理利用仓库，不与股份公司以外的材料、备件、设备混放，按规定做好备件的返库工作，协助做好下机备件去向管理工作。
废旧物资（备件）出厂管理，每月提供出厂汇总清单。
遵守特殊物资储存、运输的法律法规，建立安全责任制，按规范做好仓库的防火、防盗、防台防汛工作。
遇突发事故和紧急抢修，做到24小时跟踪服务。
注：
请每月5日前将评价意见返经营管理部。
评价部门：
部门负责人：
日期：
表格编号：
HBZ05005-04A
新试资材备件申请表
申请单位
物料名称
新试数量
型号规格
物料编号
申请日期
新试生产工序称
推荐供应商
新试内容及目的：
签字：
申请单位主管领导意见：
签字：
技术归口管理部门意见：
签字：
经营管理部业务室意见：
签字：
经营管理部领导意见：
签字：
表格编号：
HBZ05005-05A
紧急放行通知单
日期：
年月日
序号
发料仓库
物料代码
名称
型号规格
要求发料
数量
供应商
用料单位
批号
发料时间
实际发料
数量
使用情况
备注
资材备件采购业务员：
业务室主任：
仓库发料人：
收货人：
注：
此单一式三联。
经营管理部、仓库和使用现场各存一联。
表格前面七列内容由经营管理部业务员填写，后面“批号”、“发料时间”和“实际发料数量”由仓库发料人填写，其余由使用现场填写。
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