2信息学院学生会管理信息系统建设立项申请书最终版.docx
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2信息学院学生会管理信息系统建设立项申请书最终版
学生会管理信息系统
立项申请书
指导教师：
西
小组成员：
成员
姓名
学号
电话
图目录
表目录
1项目简介
进入大了大学，同学们的生活发生了改变。
除了平日里要完成基本学科的学习，还要承担一定的学生工作，为日后步入社会打下坚实的基础。
而在大学校园里，学生会则是最为正规、规模最大的、最受老师同学重视与青睐、最具实际意义的服务师生、并为学生提供自我锻炼机会的平台。
学生会职能范围较大，服务对象广泛，工作难度也相对较高，因此不仅需要成员具有扎实的工作能力和认真的工作态度，还需要整个组织具有完善的制度、良好的分工和较高的信息传递效率，使学这一庞大的组织在科学有效的管理下协调一致，灵活高效，从而最大限度地发挥其服务学生与老师的根本职能。
本项目基于对外经济贸易大学信息学院学生会，旨在建立一套完整易用的信息学院学生会管理信息系统。
我们小组的成员基于自身在学生会的切身体验，发现学生会在管理上存在一些问题，并广泛的同学生会现有成员讨论，分析研究了问题的原因，希望可以通过信息化的管理系统解决一些具体问题。
因此，我们将基于本院学生会结构以及职能，设计信息管理系统，并针对现存的问题以及各种需求，针对性的完成设计，最终希望能实现学生会的高效的管理。
2需求分析
2.1需求调查
为了解同学及学院对学生会管理系统的需求，我们采用了跟班作业、阅读分析学生会工作安排与活动策划、对专业内部人士采访等方式进行了深入调查。
我们组内五名成员中，有三名曾经以干事身份工作于院学生会，有两名同学更是担任过学生会副部长，这使得我们对学生会的运行体制有了切身的了解；通过查阅学生会工作安排以及活动策划，我们从更高的层面了解到学生会内部资源如何整合以及工作的完成方式；最主要的，我们认真地采访了院学生会的负责老师、往任各部部长，通过他们高屋建瓴的对学生会现存问题以及他们各自需求的描述，我们有了更深入的了解。
2.1.1组织结构图
信息学院学生会的组织结构如下图示。
图2.1信息学院学生会组织结构图
2.1.2各部门职责、工作
通过需求调查，我们归纳整理了各部门的工作如下表。
表2.1学生会各部门工作职责表
部门
部门主要工作
组织部
1.第八届IT经济论坛
2.绿色回想
3.学生会换届大会
4.学生会招新宣讲大会
5.大班竞选
6.IT文化节动员大会
7.IT文化节总结大会
8.元旦晚会
生活部
1.新生舞会
2.视频大赛
3.宿舍文化节
4.学生会联谊
学习部
1.学习经验交流会
2.名人专场
3.IT经济专场
4.辩论赛
文艺部
1.IT文化节——闭幕式
2.12.9合唱
3.元旦晚会
4.英歌会——院内初选
5.校十佳——院内初选
体育部
1.IT文化节——电子竞技大赛
2.运动会（校运动会、院级趣味运动会）
3.学校联赛（与社团合作）
4.各项球类联赛
宣传部
1.画海报
2.到外面做喷绘
3.明信片背景征集大赛
4.采购工具
新闻部
1.协助各部门完成活动的前期宣传
2.活动过程中的相关报道（写稿、拍照、采访）
3.定期出版院刊
4.宣传学院风采
网络部
1．K歌大赛
2．学生会会声会影培训
3．元旦开幕式视频及灯光音效等控制
4．网站建设与维护
5．内部技术
6．文化培训
2.1.3主要需求
经过本组同学对以上几方面获得信息的整理，用户的主要需求可归纳为以下几点：
1.提高信息传递效率以及信息的透明度
2.能提高分工的科学性、明确性，提高部门凝聚力
3.对活动整体流程进行有效控制
4.设立审核监督体制，奖惩分明，从而激励成员努力工作
5.对成员的细节信息有更清晰地了解并能随时查找相关资料
6.建立下级到上级的信息反馈机制
7.建立学生会财务管理流程
2.2现状分析
院学生会是由团总支书记为最高领导，下设主席团，主席团对团总支书记负责，主席团下设十个部门，它们对主席团负责。
现阶段，院学生有很多优点，然而有些方面也有待改进。
优点：
1.学生会组织结构科学完善，类别齐全，各部门分工明确。
院内各种活动，都能找到其相应的部门。
2.学生会人员充足，成员的个人能力强。
3.各种活动都有明确的方案，执行起来有据可依。
4.学生会各部之间关系和谐，团结一致。
有待改进的方面：
1.信息上传下达慢，传递过程中信息失真。
据反映，有的时候，学生会的信息流从团总支书记到主席团，由主席团到部长，再由部长开会到干事可能需要较长一段时间，其中尤其部长给干事开会有时可能很难找到一个大家都有空的时间，这样就会使得后续的工作受到耽搁，以致影响整体工作完成质量。
当然有的时候部门之间信息传递不够及时，也会引发手忙脚乱，比如，有的活动需要新闻部拍照，活动在当天下午6点开始，但是4点才把信息发给新闻部，导致新闻部部长很纠结。
同时，由于在信息传递过程中的各种偶然因素，信息由始端到终端发生较大失真，也会影响工作质量。
2.无明确而科学的审核、奖惩制度，没有对成员在每次工作中的表现进行详细的记录，导致成员是否认真做事都是一个样，积极性低；同时，下级对上级意见不能通过有效的机制进行反映，因此会导致部长级别的领导不能看见自身问题，也会使下级对上级失去信任，严重降低工作积极性。
3.任务分配不合理（任务内容、任务轻重），活动不确定性较大，对活动流程的控制不够充分，以及不能根据每个人的以往工作经验进行分配。
尽管部长知道成员都有何经验与能力，但是同部成员之间，以及不同部门之间并不了解，以致有的时候需要帮忙或合作时，不能最快的寻找到最合适的资源。
同时对于活动的进度，只有部长能做到心中有数，但是下级除了自己分内的工作外，并不充分了解整个活动的进程。
4.部门凝聚力差。
有的部门平日工作较为单一，或者因部门成员接触较少，以致部门整体凝聚力差。
5.财务不透明且分配不合理。
报销慢。
2.3数据流图
图2.2数据流图
2.4E-R图
图2.3E-R图
3可行性分析
3.1必要性
鉴于需求分析中分析出的问题，在当前的学生会管理过程中，部门成员间信息不透明，活动任务不能责任到人，资源不能及时有效共享，历史信息没能更好更规范的留存……这些都给管理者工作带来巨大困扰。
信息技术的发展给传统的文件信息管理模式提出了挑战，也为学生会管理者带来新的改革契机。
为了提高对人员和活动管理的效率，开发一个信息管理系统是必要的。
3.2技术可行性
信息学院学生会管理系统数据库，是基于信息学院学生会内部整个的部门、人员、活动、分工，建立起来的对相关数据、信息实现条理化、透明化、查找和使用便利化的一套数据库。
此系统的开发，需要对管理的需求进行分析，最终通过简单的界面按钮操作实现对学生会成员数据的增、删、改和查询操作，并将这些操作反应到数据库的操作。
完成以上功能需要采用以下几个关键的技术：
（1）前台显示技术
学生信息管理系统开发采用Microsoft公司的VisualBasic，利用其强大的可视化界面功能及对数据库的支持，先构造一个原型，逐步增加功能，最终满足需求。
（2）数据库技术
数据库方面，使用SQLSERVER2005，访问速度快及数据共享及时。
小组同学都学习过SQLSERVER的使用，具备一定的技术基础。
（3）硬件方面
本系统是主要面向信息学院学生会成员的，而经调查，使用人员基本都有个人电脑，所以不需要电脑等硬件的购入。
此外，该系统建设是服务整个学院的，希望通过和学院领导协商后，使用学院已有的服务器。
（4）系统在运行和维护面临的问题
系统在运行过程中，系统的用户主要是学院的信息管理人员，用户对系统使用的熟练程度会影响系统应用的效果，增加系统维护的压力。
这个问题可以通过一份系统使用说明文档来解决。
在系统运行的初级阶段，可以由开发方的系统维护人员提供现场的使用指导。
系统维护面临的主要问题是系统存储的学生数据量比较大，数据备份和数据安全十分重要。
数据备份与恢复需要程序化、智能化。
3.3经济可行性
1.投资预算信息学院目前的实验室设置及各位同学自备电脑的情况，是满足硬件环境的，投资需开发费用（人员和其他杂费）、架构费、维护费。
2.效益估计如果系统运行良好，可大大提高工作效率。
1）.经济效益分析
提高管理者的工作效率后，使得信息管理人员需求的减少，减少额外的开支；
提高信息管理的便捷性，降低信息管理的要求。
2）.社会效益分析
节省了管理者的时间，降低了劳动输出量；提高了学校信息化程度的形象。
本系统开发人员少，投资少，技术含量高，但是它带来了无形的不可估量的收益，因此在经济上是可行的。
3.4管理可行性
1.系统数据提供的保障：
当前学生会组织结构完整，人员充足，各部门分工明确，这样的管理体制能够提供新系统所必需的各种数据，如：
部门管理的人员信息、活动责任分配信息、物料流动轨迹等都有据可寻，保证了信息系统数据的完整性和准确性。
2.管理人员需求的紧迫性：
系统开发领导人和高层管理人员即学生会主席与各部门负责人。
在学生会管理过程中总是出现信息上传下达慢，传递过程中信息失真的问题，上层人员急需一套系统能够最大程度使任务分配流程透明化，从而各层级人员能及时领取任务并完成记录，也便于部门间、上下级间互相监督。
同时，设计出一套较完善的考核制度，也能提高会内的工作效率，增强人员的工作积极性。
所以开发一个学生会管理系统，对各层级人员来说都是必要的、紧要的！
3.业务人员使用的便利性：
当前的业务人员即学生会管理者和部门成员。
新开发的学生会管理系统拥有良好的用户友好性，人员职能明确，活动流程模块化，物料管理、财务管理兼而有之，好上手，使用非常方便。
同时，我们的同学们也熟悉数据库的使用，就不存在技术上的障碍。
3.5社会可行性
1.法律方面：
本系统纯粹为私人设计，在开发过程中没有涉及合同、责任等与法律相抵触的方面。
因此，在法律上是可行的。
2.使用方面：
由于开发工作建立在详细的需求分析之上，并且对开发环境进行了深入调查，因此学生会的自主管理以及工作制度、人员素质完全可以满足系统使用的要求。
因此从必要性、技术、资源、时间、社会法律等几角度的分析，学生信息管理系统项目是可行的，可以立项的。
4建设方案
学生会管理系统的建设旨在记录学生会部门、人员及其所承担的活动任务和学生会各类资源的基本信息，在于建立一个可靠的少冗余的高效的数据库，以提高学生会管理运作的效率及质。
建设方案将围绕前台的搭建及后台数据库的建设展开，并着重给出数据库的设计、建设与实施方案。
4.1任务概述
4.1.1功能概述
学生会管理系统数据库，是基于信息学院学生会内部整个的部门、人员、活动、分工，建立起来的对相关数据、信息实现条理化、透明化、查找和使用便利化的一套数据库。
数据库统计，收录了信息学院学生会部门及各部人员相关信息，将学院每年大型活动及部门日常事务按照流程和分工，责任到人，并将所有信息在必要的权限内公开给学生会成员，以提高会内信息传递效率，保证各级信息的质量，方便每一个成员根据自身工作需要，便利地查询相关信息。
同时，数据库利用权限设置，开放给每个学生会成员与其工作内容相关的数据更新功能，还设立部门考核板块，以便做到每一项事物的完成与否、质量好坏等，责任到人，也有效提高了成员的工作积极性。
系统功能图如下：
图4.1系统功能图
4.1.2目标概述
1.通过学生会信息的最大程度透明化，有效缓解信息上传下达慢、传递过程中信息失真的问题。
2.将学生会各种活动流程、分工细化，尽量避免工作分配不合理（任务内容、任务轻重）的问题。
3.通过设立学生会考核制度，解决成员办事效率低、积极性不高、凝聚力不强、工作成果无法及时有效评定并反思的问题。
4.收集整理院内每年大型活动和日常学生会事务信息，提供运作模板，首先有效减少固定事务在策划安排等问题上花费的时间，留更充足的时间去解决活动中的不确定性、临时性事件。
4.1.3用户
信息学院学生会成员
4.2边界划定
综合用户反映的需求和系统实现的可行性分析，确定该数据库只反映和记录学生会部门、成员、活动、部门任务、成员任务等基本信息，不考虑财务信息。
另外，由于每次活动数据的收集需要一定的时间，管理员不能及时更新相关数据，因此具有一定的时滞，所以实物资源的信息只是有一个简单的总结记录。
再者，由于SQLServer这一程序的局限性和设计人员能力有限，一些信息的处理方式有待改进。
4.3前台搭建
我们选择VisualBasic6.0语言，实现友好的用户界面。
为不同身份的使用者（辅导员，部长，学生等）设置风格统一，但权限有别的前台入口。
4.4逻辑结构设计（关系模型）
1.部门（部门编号、部门名称、部门简介）属于第二范式
2.人员（学号、姓名、部门编号、职位、性别、班级、宿舍、手机、宿舍电话、参加的其余社团、qq、邮箱、特长）BC范式
3.活动（活动编号、活动名称、活动开始时间、活动结束时间、场地）BC范式
4.课表（学号、11,12,13,14,15,21,22……55）BC范式
5.部门任务（部门任务编号、部门任务名称、活动编号、具体内容、部门编号、分配任务时间、截止时间、完成时间、难度系数、上级评价、备注）BC范式
6.人员任务（人员任务编号、人员任务名称、活动编号、具体内容、上级编号、学号、分配任务时间、截止时间、完成时间、难度系数、上级评价、备注）BC范式
7.文档图片（文档编号、文件名称、文件链接、人员任务编号）BC范式
8.嘉宾（嘉宾编号、嘉宾姓名、性别、联系方式、所在单位、职位、备注）
9.商家（商家编号、商家名称、地址、联系方式、备注）
10.赞助商（赞助商编号、赞助商名称、负责人姓名、联系方式、地址、近期意向）BC范式
11.实物资源使用（编号、实物名称、活动编号、数量、备注）BC范式
12.部门建设（部门项目建编号、部门编号、部门项目建设名称,时间,地点,简介）BC范式
13.嘉宾参与活动表（嘉宾编号、人员任务编号）
14.采购表（商家编号、人员任务编号、购买物品）
15.赞助商赞助活动（人员任务编号、赞助商编号、以何种方式参与）
注：
直线为主码，浪线为外码
5小结
本立项申请，针对信息学院学生会而作。
进行需求分析、可行性分析后，初步提出了信息学院学生会管理信息系统的建设方案。
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