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档案管理学作业答案
《档案管理学》名词解释汇集
1、档案：
档案是国家机构、社会组织和个人在一定社会实践活动中直接形成的、有一定保存价值的各种形式的记录。
2、立卷：
就是把办理完毕，具有保存价值的文件，按照一定的原则和方法，组成一组有联系的案卷。
包括：
组卷、拟写案卷标题、卷内文件排列与编号、填写卷内目录与备考表、封面的装订等。
3、档案收集工作：
档案收集就是把分散在各机关、各单位和个人手中的档案，以及散失在外国的历史档案，按照国家规定，有计划地分别集中到务有关档案室和档案馆的过程，叫档案收集工作。
4、档号：
档案编号的简称。
是以档案的类别及其相互关系编写的代号，包括全宗号、目录号、案卷号和张号，档案的编号是整理工作的一项重要内容，要求遵循科学性和稳定性的原则。
5、联合全宗：
在档案整理过程中区分全宗时的补充形式。
一些档案特别少的全宗，不便于单独按全宗管理和统计，就可以把它们中性质相近的划为“全宗汇集”。
具有不稳定性。
6、档案鉴定：
是档案工作的重要环节之一。
就是判定的档案的真为和价值，在机关工作中主要指判定档案的价值，确定不同的保管期限；找出不需保存和已过期限的档案材料加以销毁
7、档案保管期限表：
用表册的形式标明档案的来源、内容、形式和保管期限的一种指导文件。
它是鉴定档案价值和确定保管期限的标准，是保证和提高鉴定工作的质量、加快鉴定工作速度的依据。
8、档案工作现代化：
是指用现代的技术设备、服务手段的先进的科学管理方法，来加强档案工作的科学管理，提高档案工作的管理水平，、服务质量和服务效果的工作。
主要包括：
档案库房设施现代化、档案工作管理科学化、标准化、档案存贮缩微化、档案复制和利用手段现代化、档案工作人员专业化等
9、档案鉴定：
是档案工作的重要环节之一。
就是判定的档案的真为和价值，在机关工作中主要指判定档案的价值，确定不同的保管期限；找出不需保存和已过期限的档案材料加以销毁。
10、档案工作的标准化：
是档案工作现代化的前提条件。
的指由档案事业管理机关会同国家标准化管理机关经及各有关部门共同协商，对档案事业各个方面和工作各个环节，制订出科学的、统一的规则和技术规范
11、档案整理：
是档案工作的重要内容之一，是将零散的和需要进一上年步系统化的档案，进行基本的分类、组合和编目，使之系统起来，具体内容有：
区分全宗，全宗内的分类、立卷、卷内文件的排列与编号、案卷目录的编制。
12、档案保管期限表：
用表册的形式标明档案的来源、内容、形式和保管期限的一种指导文件。
它是鉴定档案价值和确定保管期限的标准，是保证和提高鉴定工作的质量、加快鉴定工作速度的依据。
13、档案鉴定委员会：
.是鉴定档案馆档案成立的专门机构,一般由档案馆长、档案局人员和被鉴定档案机关人员组成，负责档案鉴定的有关事宜。
14、全宗汇集：
是档案整理工作中全宗的补充形式之一。
适用于两个机关名义上是合署办公，实际上是一个机构，两块牌子其档案又混在一起无法区分的，可以成立“联合全宗”，是档案整理工作中的应急措施。
15、立卷类目：
要机关内实际文件尚未形成之前，根据以往机关活动和文件形成的一般规律，按照立卷的原则和方法，拟制比较详细的立卷方案，用以指导文书立着卷工作。
16、国家档案全宗：
凡归国家所的由国家统一管理的一切档案财富的总和。
我国国家档案全宗包括国华人民共和国时期的档案和建国前的历史档案两部分。
它解决了档案的所有制和国家档案集中管理的原则问题。
17、档案整理：
将零散需要进一步系统化的档案进行基本的分类、组合、编目，使之系统化的过程。
18、档案案着录：
主是对档案的内容特征和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
是编制档案检索工具的第一阶段。
19、档案存放地点索引：
是管理档案的工具之一，按作用可分为两种：
以全宗和各类档案为单位，指明档案存放地点；以档案库房和档案架为单位，指明各档案库房存放档案的情况。
简答题：
1、档案与资料的联系、区别有哪些
答：
档案和资料都是知识的载体，都是社会生产实践活动不可缺少的资源条件，在一定条件下两者可以相互转化。
两者的区别在于：
？
1、同本单位实践活动关系不同。
凡是直接记述和反映本单位活动并应归档保存的属档案；资料则是为了工作参考的目的而收集购买来的材料。
？
2、对本单位所发挥的作用不同。
档案是本单位活动的直接记录，因此它具有历史的查考作用和凭证作用。
而资料则是收集或利用各种手段索取来的材料，对本单位的活动不具有凭证作用。
2、平时归卷主要包括哪些内容
答：
A各部门要建立健全平时归卷制度。
对处理完毕或批存的文件材料，由有专（兼）职文书统一保存。
B各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷条目”。
“案卷条目”的条款必须简明确切，并编上条款号。
C公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专（兼）职文书归卷。
D专（兼）职文书人员应及时将已归卷的我文件材料，按照“案卷条目”条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记簿上注明。
3、为什么必须按照全宗整理档案
答
（1）按全宗整理档案能够揭示档案内容的实质，为正确评价档案的价值和档案的提供利用奠定科学的基础。
按全宗整理档案能比较完整地反映机关和个人活动的面貌，使人们有可能全面地、系统地去研究历史上各个机关或个人在活动中所积累下来的丰富历史经验和教训。
（2）全宗是档案管理的基本单位，对档案整理有重要的组织作用。
在档案管理过程中，以全宗为基本单位进行分类、编目、签定和统计等管理工作，避免造成某种不必要的混乱。
区分全宗是档案管理中的第一步。
（3）按全宗整理档案不仅是个方法问题，也是一个理论问题。
同一全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混淆。
应该按照档案形成的来源，把全宗内己被分散的各部分档案集中起来，从而维护全宗的完整性及挖掘全宗内档案作用的潜力。
4、拟制案卷标题的基本要求是什么
答：
案卷标题是案卷封面上最主要的内容项目，处于案卷封面的中间，它是整个案卷的集体名称，因此它必须揭示案卷的内容和成分，包涵尽可能多的信息。
案卷标题的作用很大，它既是指引和帮助使用者查找档案的向导，又是档案分类、编目、登记及编制档案检索工具的依据。
案卷标题拟制质量的高低直接影响到档案信息资源的开发和利用，决定着档案检索的检全率和检准率的高低。
然而，案卷的封面大小有限，还要题写别的管理项目内容，故而不能太长，也即是要用尽可能短的语言去涵盖尽可能丰富的内容，即做到言简意赅。
因此，案卷标题的拟制要求是用简练的文字，全面、准确、具体地概括出案卷内文件的内容、成分和名称。
5、全宗内的档案分类方法有哪些
答：
（一）按文件产生时间分类。
具体形式有两种：
年度分类法、时期分类法（阶段分类法）。
（二）按文件的来源分类。
具体形式有三种：
组织机构分类法；作者分类法；通讯者分类法，即按与立档单位有来往通讯关系的单位或个人分类。
（三）按文件内容分类。
具体形式有三种：
问题分类法；实物分类法，即按文件内容涉及的实物分类；地理分类法，即按文件内容涉及的地区分类。
（四）按文件的形式分类。
具体形式有三种：
按文件种类（名称）分类；按文件制成材料分类；按文件的形状分类。
组织全宗内档案最常用的分类方法是年度分类法、组织机构分类法与问题分类法。
6、保管工作的内容是什么
答：
⑴档案的库房管理，包括档案分库储存、合理安排、库位管理和库房日常管理。
⑵档案流动中的保护，即档案在搬动和提供利用等流动状态中的安全防护。
⑶档案的保护技术，包括控制技术、防治技术、修复技术。
7、检索工具的基本质量指标有哪些
我们可以从以下3个方面去衡量检索工具是否合适，即检索工具的3项基本质量指标：
（1）信息存贮丰富。
信息存贮丰富是指档案材料收录要齐全，范围要广，项目着录详细，标引有深度。
（2）检索迅速准确。
检索迅速准确．就是通常说的“快”和“准”。
（3）实用有效。
项目设置实用、文字简明、结构合理、易于掌握，切忌盲目追求检索工具的数量和形式多样化。
8、怎样分析档案的价值37
答：
档案的价值是客观存在的，而档案价值鉴定工作是人们对档案价值的认识和评价，带有很强的主观性。
为了使这种主观认识活动最大限度地符合实际，保证鉴定工作的质量，必须建立明确的档案价值鉴定标准。
档案价值鉴定标准不是档案工作人员主观随意的产物，它以客观存在的档案价值构成为依据，具有明显的客观性。
坚持按照客观的价值鉴定标准来认识和评价档案价值，可提高档案鉴定结论的客观性，可靠性和准确性。
9、简述整理档案的原则。
答：
整理档案的原则是：
（1）充分利用原有的整理基础；
（2）保持文件之间的历史联系;（3）便于保管和利用.
10、档案检索工具的作用是什么
答：
档案检索工具在档案管理中的作用具体表现在以下几方面：
（一）桥梁作用。
档案检索工具在档案信息和利用者的特定需求之间架起一座桥梁，沟通了二者的特定需求关系。
（二）交流作用。
档案检索工具中储存了大量的档案信息，可以向外宣传馆藏，提供查找档案的线索，引导利用者来馆查阅档案，成为档案馆与利用者之间的交流工具。
（三）管理作用。
档案馆日常的收集，鉴定，保管，统计，检索，利用，编研等工作，都必须使用档案检索工具。
10、构成立档单位的条件有哪些
答：
一是能独立行使职权，并能以自己的名义对外行文。
二是一个预算会计单位或经济核算单位，可以编制预算或财务计划。
三是设立管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。
11什么样的文件可以转化成档案呢
答：
答：
文件转化为档案需要具备以下条件：
;
（1）文件必须完毕（或叫处理完毕），即完成了文书处理程序；
（2）文件需对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值；（3）文件需按照一定的规律保存起来，即把文件按照一定的程序和条理集中保管起来。
12档案的销毁制度包括哪些内容66-67
答：
档案销毁就是把经过鉴定对失去价值的档案作毁灭性处置的过程。
为了便于机关领导人审查批准应销毁的档案，必须编制档案销毁清册。
档案销毁清册的封面的项目有全宗号，全宗名称和立档单位名称，编制档案销毁清册的单位名称和编制日期等。
档案销毁的登记项目有顺序号，案卷或文件的题名，起止日期，号码，数量，原保管期限，销毁原因，备注等。
档案销毁清册一式两份，一份送有关领导审查批准，一份留档案馆（室）保存。
在报送档案销毁清册的同时，应附上销毁档案的简要说明。
以档案馆（室）的名义向有审批权力的部门领导写出简明的局面报告，提出申请批准销毁档案的请求，报告的附件是销毁清册和销毁档案的简要说明。
准备销毁的档案在未批准前应单独保管。
13、档案保管期限有几种如何具体划分
答：
档案保管期限分永久好，定期两种：
（一）永久保管的文书档案。
永久是指反映机关主要职能活动，中心工作和基本历史面貌的，对本机关工作，国家建设和历史研究有长远利用价值的文件材料，以及在维护国家，集体和个人权益等方面具有永久凭证价值和文化价值的各种文字，图表，声像等不同形式的文字材料，定为永久保管。
永久保管的文书档案分八类：
1.本机关制定的法规政策性文件材料；2本机关召开重要会议，举办重要活动形成的主要文件材料；3本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；4本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复和请示，重要的报告，总结，综合统计报表等；5本机关的机构演变，人事任免等文件材料；6本机关房屋买卖，土地征用，重要合同协议，资产登记等凭证性文件材料；7上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；8同级机关，下级机关关于重要业务问题的来函，请示与本机关的复函，批复等文件材料。
（二）定期。
定期保管的文书档案是指在一定时期内，本机关进行工作，总结经验有参考利用价值的材料。
定期保管的文书档案分为九类：
1本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；2.本机关召开会议，举办活动形成的一般性文件材料；3.本机关人事管理工作中形成的一般性文件材料；4.本机关一般性事务管理文件材料；5本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复和请示，一般性工作报告，总结，统计报表等；6上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；7.上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；8.同级机关，下级机关关于一般性业务问题的来函，请示与本机关的复函，批复等文件材料；9.下级机关报送的年度或年度以上计划，总结，统计，重要专题报告等文件材料。
14、利用职能分类法对电子文件进行分类一般包含几个步骤
答：
三个步骤。
1、建立职能分类方案，制定电子文件分类方案；2、在业务系统和电子文件管理系统中配置职能分类方案和文件分类方案；3、对电子文件进行分类。
15分发的原则和要求是怎样的
原则有：
批准分发的原则；既定分发的原则；“三主优先”的原则。
（6分）要求有：
要履行发文登记手续；要即使分发文件；要注意保密；要严格按分发范围分发。
16、零散文件的整理程序有哪几个步骤P199
答：
整理积存零散文件的工作程序，可以分为以下七个步骤：
（1）区分全宗；
（2）全宗内档案的分类；（3）立卷；（4）检查案卷质量和确定案卷保管期限；（5）案卷的加工整理；（6）案卷排列与编号；（7）案卷目录的编制。
17、主题词有何特点在拟定主题词时，除了要体现其特点外，还要注意什么
主题词有主题性、类别性和层次性的特点。
在拟定主题词时，除了要体现主题词的特点之外，还要做到：
（1）选择最准确的词或词组；
（2）注意主题词之间的排列顺序；（3）要参照国务院公文主题词表拟定。
18、什么是档案编研工作，档案编研工作的内容有哪些
答：
档案编研工作是档案部门根据馆（室）藏档案和社会需求，在研究档案内容的基础上，编写参考资料、汇编档案文件、参与编史修志、撰写论文专着。
档案编研工作的内容是相当广泛的，主要内容包括：
1.编写参考资料。
包括大事记、组织沿革、基础数字汇编等。
2.汇编档案文件。
通过对档案原件的收集、挑选、加工、编排，汇编成书，向利用者提供的是与档案原件内容一致的文献资料，有很强的真实性、可靠性。
现在大量公布的历史档案选编、选集，现代文件汇编，政策法规文件汇编都属于此类。
3.参与编史修志。
档案部门利用自身优势，参加编修地方志、专业志、厂志，编写地方史或机关、企业发展史是充分发挥档案作用的重要途径。
4.撰写论文专着。
撰写学术和专题论文等。
20、什么是档案工作，档案工作的内容有哪些
答：
档案工作是一项记录历史、传承文明、服务社会的重要工作。
它的基本原则是实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。
它的内容有：
一、增强服务意识，提高服务水平，争取领导重视；二、综合利用各种资源，实现档案现代化管理；三、加强教育培训，提高管理人员综合素质；四、提高档案的利用率。
一、填空题：
1、文书立卷归档是文书部门的任务，它是文书工作的终结，又是档案工作的起点。
2、档案管理学中的档案整理指狭义的整理。
3、档案整理工作的内容主要有：
区分全宗、全宗内档案分类、立卷、案卷排列和编制案卷目录。
4、文件之间的历史联系，主要表现在来源，时间、内容和形式等几个方面。
5、我国档案全宗的类型，按形成全宗的单位和全宗内容的性质，分为机关组织全宗和个人全宗；按全宗的范围和构成方式，分为独立全宗、联合全宗、全宗汇集和档案汇集四种。
6、全宗从其形成者角度看有组织和个人两大类，组织全宗是全宗的主体部分，在现实中占绝大多数。
7、全宗编号的方法主要有大流水编号法、体系分类编号法和分类流水编号法。
一般情况下，采用大流水编号法的档案馆居多，总体效果也较好。
8、全宗内档案的分类方法，按其构成方式，分为单式结构分类法和复式结构分类法两种。
9、立卷改革的推行以“简化整理、深化检索”为宗旨。
10、档案库房建筑应遵循适用、经济、美观的原则。
11、档案全宗介绍是整个全宗指南的主题，介绍方法可分为逐个介绍和综合介绍。
12、人事档案就是国家在用人治事，以及处理与人有关的事情时所形成的文件材料。
13、会计档案的保管期限，根据其特点分为永久和定期两种。
14、电子文件是内容、结构和背景这三个要素的统一体。
15、电子文件的信息存储密度大大高于以往各种人工可识读的信息介质。
16、电子文件的四个最基本的质量目标：
真实性、完整性、可读性和可用性。
17、电子文件的形成是对电子文件从无到有的过程的统称，一般包括创建、流转和传输三类活动。
18、电子文件的分类有实体分类和信息分类两种。
19、电子文件的归档方式有两种：
物理归档和逻辑归档。
二者之间的区别在于归档前后电子文件的存储位置是否改变。
20、电子文件的归档时间分实时归档和定期归档两种。
21、电子文件的移交进馆主要有介质移交和网络移交两种，目前以介质移交为主。
22、档案实体管理的内容主要包括档案的收集、整理、鉴定、保管和统计。
23、档案实体管理是手段，而档案内容信息的开发利用是目的。
24、档案实体管理的主要方法就是历史的方法。
25、鉴定档案价值的方法主要采用定性分析与综合的方法。
26、档案保管期限表的结构，包括顺序号、条款、保管期限、附注以及说明等部分。
27、科学性、实用性、可操作性是评价档案保管期限表优劣的重要标准。
28、档案的收集是接收、征集档案和有关文献的活动。
29、档案馆作为国家永久保存档案史料的基地，应当确立“档案为主、资料为辅”的馆藏建设政策。
30、馆藏结构以形成的历史时期划分为古代档案、近代档案、现代档案。
31、馆藏结构按档案内容可以划分为文书档案、科技档案、专门档案和人物档案。
32、档案统计工作的进行，基本上可以分为三个步骤；选定档案统计指标、进行档案统计调查、档案统计资料的整理与统计分析。
33、档案统计调查的基本形式主要分为统计报表和专门调查两种形式。
34、全宗单由三个主要部分组成：
全宗的一般情况将介绍、未编目档案和已编目档案。
35、检索效率通常采用查全率和查准率两个指标来衡量和表示。
36、档案检索语言由词汇和语法组成。
37、《中档法》的标记符号采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。
38、着录格式有两种类型，一种为表格式，一种为段落式。
39、在档案着录中对档案内容进行分析和选择，并赋予其规范化检索标识的过程，称为档案标引。
40、主题词的组配，一般有概念限定组配和概念相交组配两种。
41、档案馆指南是以文章叙述的方式，全面概要地介绍档案馆所保存档案情况的一种工具书。
二、选择题：
1、在统计分析中，运用较多的是B方法。
A、静态分析B、动态分析C、逻辑分析D、历史分析
2、档案检索语言是一种专用的D语言。
A、智能B、计算机C、功能性D、人工
3、《中国档案主题词表》由主表（字顺表）、A、范畴索引、首字笔画检字表和附表、附录组成。
A、词族索引B、主题词索引C、关键词索引D、标题索引
4、《中国档案主题词表》的范畴索引，是将主表中的全部主题词分为A个一级类目，103个二级类目，37个三级类目。
A、20B、30C、40D、45
5、档案部门一般采用C着录格式。
A、文本式B、古典式C、表格式D、现代式
6、标引工作按照检索体系区分为分类标引和D。
A、人工标引B、机器标引C、浅度标引D、主题标引
7、档案标引的质量指标，有A、专指度和一致度。
A、网罗度B、网络度C、全面度D、准确度
8、按照国家标准《文献主题标引规则》的规定，主题因素分为五种，主体因素、A、位置因素时间因素和文件类型因素。
A、通用因素B、客体因素C、关联因素D、内容因素
9、档案检索工具在档案管理中的作用具体表现在三个方面，D、交流作用和管理作用。
A、分类作用B、综合作用C、对比作用D、桥梁作用
10、以纸张为载体的检索工具有两种形式，A和书本式。
A、卡片式B、账簿式C、机读式D、表格式
11、会计档案和其他类型的档案相比较，有广泛性、A、稳定性的特点。
A、严密性B、严肃性C、保密性D、开放性
12、会计档案保管期限中的永久保存为D年以上。
A、30B、40C、45D、50
13、作为文件家族的新成员，电子文件与其它类型文件的区别在于D和载体形式的不同。
A、存储方式B、产生方式C、来源渠道D、记录方式
14、在电子文件管理系统中，C处于中心位置。
A、数据B、硬件C、管理系统（主要是软件）D、数据管理人员
15、A的创建是指在计算机系统中拟制文件或接受外单位的来文的过程。
A、电子文件B、文本文件C、数据文件D、电子数据
16、标引的网罗度又称穷举度，是指标引工作中确认档案所有D的程度。
A、目录B、索引C、内容D、主题
17、大流水编号法，又称顺序流水编号法，即一个档案馆对其所有全宗按进馆顺序用B由小到大顺序编号。
A、阿拉伯数字B、自然整数C、有理数D、罗马数字
18、复式分类法即在全宗内将两种分类方法结合使用。
通常由年度与组织机构或问题分类法联合构成B分类方法。
A、三种B、四种C、五种D、六种
19、A是对档案的内容和形式特征进行分析选择和记录。
A、着录标引B、档案标引C、主题标引D、分类标引
20、D检索工具是以特定的编码形式将档案的内容和形式特征存储在计算机存储介质上由计算机识读的检索工具。
A、宿微式B、卡片式C、书本式D、机读式
21、在档案实体管理过程中应遵循C、全宗原则、有机联系原则以及保管和利用方便原则。
A、有序原则B、准确原则C、来源原则D、可续性原则
22、面对数量众多，内容、形式、来源复杂多样的档案，要实施有序化管理，大体上可以归纳为历史的和B的两种方法。
A、唯物B、逻辑C、发展D、辩证
23、优化档案馆（室）藏的标准，1、内容标准；2、A；3、层次标准；4、类型标准。
A、结构标准B、数量标准C、种类标准D、题材标准
24、文件的平时收集工作包括1、零散文件的收集2、D；3、专门文件的收集。
A、“体外”文件的收集B、“循环”文件的收集C、“缺失”文件的收集D、“账外”文件的收集
25、现行机关档案在本机关的保管的期限，《机关档案工作条例》、《档案馆工作通则》规定为省级以上机关将永久保存的档案在本机关保存C年左右。
A、10B、15C、20D、25
26、全宗的补充形式主要有以下几种，B、全宗汇集和档案汇集。
A、部门全宗B、联合全宗C、系统全宗D、组织全宗
27、2000年12月6日，中华人民共和国档案行业标准D正式颁布实施，这是我国机关档案工作改革的一项重大举措。
A、《机关档案工作业务建设规范》B、《档案馆工作通则》C、《中国档案分类表》D、《归档文件整理规则》
28、较为适宜的库房温度应在14℃～20℃之间，相对湿度应在C之间。
A、30%～40%B、40%～55%C、50%～65%D、60%～70%
29、档案保管工作中常说的“八防”，一般是指防火、D、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗。
A、防风B、防冻C、防灰D、防水
30、平放档案是为了避免档案承担过重的压力，堆叠的高度以不超过B为宜。
A、30㎝B、40㎝C、50㎝D、60㎝
31、档案检索工具按功能分，有A、报道性和馆藏性三种。
A、查找性B、主题性C、公务性D、开放性
32、C的结构主要包括以下几个部分：
目录、序言、档案馆概况、档案全宗介绍、馆藏资料介绍、附录
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