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档案管理学
档案管理学笔记参考资料
第二章档案价值的鉴定
知识点1：
档案价值及档案价值的鉴定工作理解（P33~35）
档案价值：
是指档案这一客体对从事社会实践活动的主体所具有的凭证和情报作用，而表现出的有用性及有用程度。
档案价值的鉴定工作：
是指档案馆（室）按照一定的原则、标准和方法，判定档案的价值，确定档案的保管期限的一项工作。
简单地说，就是判定档案价值、决定档案存毁（生死存亡）的工作。
知识点2：
档案价值鉴定工作的基本内容（P34）
（1）制定档案鉴定的有关标准，包括单行规定和档案保管期限表等。
（2）具体判定档案材料的价值——有用性及有用程度，确定其保管期限。
（3）剔除本无保存价值和保管期满的档案，按规定进行销毁或做相应的处理。
知识点3：
档案价值鉴定工作的意义（P34）
（1）便于发挥档案的作用
通过鉴定工作，去粗存精，发挥档案应有的作用。
（2）便于档案的安全保管
通过鉴定工作，分清主次，对价值大的档案，给予良好的保管条件，尽可能延长档案的寿命，维护它的安全。
剔除销毁无价值的，腾出空间保管有价值的档案。
（3）便于应付突然事变
经过鉴定，区分主次，遇突然事件，能及时、迅速地将重要档案抢救和转移。
（4）档案价值鉴定是决定档案生死存亡的基本手段
知识点4、档案价值鉴定标准
档案价值鉴定标准由档案属性标准、社会需要标准及相对价值标准三方面内容组成。
（一）档案属性标准
1、来源标准档案的来源是指档案的形成者。
来源特征的意义主要表现在3个方面：
1）它是作为国家各级档案馆确定档案收集范围的基本根据。
2）机关在鉴定档案时，应注意区分不同的作者。
3）在本机关制成的文件中，具体的撰写者、制发机构也对档案价值产生影响。
2、内容标准档案内容是决定档案价值最重要、最本质的因素。
对档案内容的分析可着眼于以下四个方面：
A、档案内容的重要性； B、档案内容的独特性； C、档案内容的时效性；
D、此外，对档案内容的真实性、完备性等也要加以考察，以准确地把握档案的价值。
3、形式特征标准档案的形式特征是文件的名称、责任者、形成时间、载体形态、记录方式等。
在某种情况下，这些形式特征也可能对档案的价值发生影响。
（二）社会需要标准
1、社会需要方向2、社会需要面3、社会需要时间
（三）相对价值标准
在一定的情况下，某些文件的保存价值和保管期限可以相对地提升或降低。
主要有两方面：
1、相关档案的保存状况：
看档案的完整程度；看档案是否重复；看文件可靠程度；看档案内容的可替代程度。
2、保管提案件和费用：
现有保管条件；保管费用。
在根据上述标准分析档案价值的时候，要始终坚持辩证的思维方法，切忌机械、片面地强调某一方面，忽略其他。
知识点5、鉴定档案价值的原则P48
档案价值鉴定原则是必须从国家和人民的整体利益出发，分析主体与主体本身的需要，用全面的、历史的、发展的、效益的观点，判定档案的价值。
（一）从国家和人民的整体利益出发去衡量档案的价值
（二）分析主体与主体本身的需要。
（三）全面的观点
1、鉴定时，不仅要看到局部，也要看到整体，既要考虑到本单位的利用，也要考虑到社会的需求。
机关档案的鉴定存在的问题，往往只顾到本机关的利用。
2、鉴定时，还要看到全宗之间及全宗群的联系，甚至要考虑到国家全部档案。
3、要从把档案移交到档案馆的角度来考虑，既要考虑到进馆档案的完整性，也要考虑避免馆内档案的过多的重复。
重复在档案馆是不可避免的和必要的，允许少量的重复、必要合理的重复。
（四）历史的观点
档案本身就是历史的记录，它是在一定的历史条件下产生的，因此鉴定时应当用历史唯物主义的观点来分析档案的价值。
根据档案产生的时代背景、具体的事件、本身的历史作用等方面来预测档案的历史价值、反对狭隘的实用主义观点。
（五）发展的观点
社会不断向前发展，这决定了档案的价值不断发生变化。
在鉴定时，不仅要看到档案在当前的作用，并要估计和预测档案在将来的作用，为子孙后代利用档案着想。
（六）效益的观点
当前人们认为，在分析档案价值时要考虑到收益与付出之比，只有当档案发挥的作用超过因保存档案所付出的代价时才判定其具有保存价值。
知识点6、档案保管期限表（需掌握期限表的用途、结构、类型等）P53
档案保管期限表：
指用表册的形式列举档案的来源、内容和形式并指明其保管期限的指导性文件。
是档案馆、档案室鉴定档案的价值和确定档案保管期限的依据和标准。
一、作用（PPT上所讲，亦可见书P54）
（一）能够统一鉴定认识，避免人为的局限性和片面性，使鉴定有章可循。
（二）能够保证鉴定工作质量。
（三）能够提高鉴定工作的效率，加快档案鉴定速度。
（四）可以防止任意销毁档案文件，维护档案的完整与安全。
（五）立卷时可以据此考虑文件的价值，把具有相同价值、联系密切的文件材料组合在一起，不同价值的文件材料分开组卷，保证案卷质量，为日后进馆复查打下了基础。
二、类型
1、通用档案保管期限表2、专门档案保管期限表3、同系统机关档案保管期限表
4、同类型机关档案保管期限表5、机关档案保管期限表
三、期限表结构（详见P56）
档案保管期限表一般由顺序号、条款、保管期限、附注以及总的说明等部分组成，其中条款和保管期限是最基本的项目。
四、保管期限（略）
（一）文书档案的保管期限
1、二分法：
分成定期和永久保存2、三分法：
15年（短期）、50年（长期）、永久
3、当前：
永久、定期（10年、30年）
（二）专门档案的保管期限
1、人民法院的诉讼档案2、书稿档案3、会计档案
第三章档案的收集
知识点1、档案收集工作的内容
档案的收集是接收、征集档案和有关文献的活动。
其内容主要有以下三方面：
（1）机关、企业、事业单位档案室对本单位需要归档档案的接收。
（2）档案馆对所辖区域内现行机关、企业、事业单位和撤销单位的具有永久、长期保存价值档案的接收。
（3）对中华人民共和国成立以前各个历史时期形成档案的接收和征集。
知识点2、档案收集工作的意义（P69）
（一）收集工作是维护党和国家历史真实面貌的必要手段。
（二）收集工作是贮存档案信息资源的重要途径。
（三）收集工作为开展档案馆（室）各项工作，加强档案馆（室）建设奠定物质基础。
（四）收集工作促进档案学理论发展，推动档案工作现代化的实现。
知识点3、归档制度P92
归档是办理完毕的文件经系统整理归档案室保存的过程。
归档制度主要包括归档范围、归档时间、归档案卷（或保管单位）的质量要求、归档手续等内容。
（一）归档范围归档的文件材料，应包括以下四个部分：
1．上级机关的文件材料2．本机关的文件材料3．同级机关和非隶属机关的文件4．下级机关的文件材料
确定归档范围的一般原则是：
归档文件必须具有一定的保存价值，必须符合各机关文件材料的实际状况。
各机关和单位应根据国家的统一规定和要求，确定本机关归档和不归档文件材料的范围。
（二）归档时间归档时间，是指文书（文件）处理部门或有关业务部门将需要归档的文件向档案室移交的时间。
机关文书部门或业务部门一般应在第二年上半年，特殊的文件，可适当地延长归档时间。
（三）归档案卷（保管单位）的质量要求
（四）归档手续移交档案时，交接双方应根据案卷目录详细清点，经过认真核对后，交接双方如确认无误，即可履行签字手续，并将案卷目录中的一份由档案部门签字后，交还移交单位妥善保存。
知识点4、档案室在形成文件与组织归档工作中的作用P97
（一）机关档案室对形成文件的作用
为了保证归档文件的完整齐全，便于保存和利用，机关档案工作者不仅要通过归档工作力求把已形成的文件收集齐全，而且还应关心文件的形成和办理活动中的相关情况。
（二）档案室对归档工作的超前控制
档案室对归档工作的超前控制，可以通过监督与促进文件质量标准化、文书处理制度化，协助和督促有关部门做好立卷归档前的准备工作以及加强对立卷工作的指导和检查等三方面工作而得以实施。
（三）指导和督促文书部门或业务部门做好归档组织工作
（四）临时性的文件收集工作（五）对散失文件的补充收集
（六）对档案收集工作的宣传（七）文件的平时收集工作
（八）基层单位档案的收集
知识点5、馆藏档案的补充源P102
（一）现行机关档案源是指现在正在进行工作活动的机关、企业、事业单位及其他社会组织。
（二）撤销机关档案源是指中华人民共和国建国前后，由于政权变更、体制改革、行政区划调整等原因而被撤销、合并的机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织。
（三）组织和个人保存的散失档案即收藏有革命政权档案、历代王朝和民国档案的机关、组织或个人。
（四）档案馆之间交接的档案。
知识点6、档案馆对历史档案的接收与征集
所谓历史档案，通常是指中华人民共和国建国以前形成的档案。
一、接收和征集的意义：
1）它是保护祖国历史文化财富的一项重要措施；2）收集历史档案是档案开放利用工作的需要；3）收集历史档案是一项抢救历史文化遗产的艰巨性工作；4）收集历史档案是发展我国档案馆事业的重要手段之一。
二、收集的对象和途径：
1）收集散存于一些国家机关、社会组织中的历史档案；2）征集收藏于个人手中的历史档案；3）征集少数民族地区的历史档案；4）收集党史征集办公室、政协文史组织及其他学术历史研究部门所征集到的历史档案；5）收集散失国外的历史档案。
三、接收和征集的方法：
1）发布公告；2）调查研究；3）广泛宣传。
此外，档案部门还可以采用制订制度、下发通知、张贴布告、印发宣传品、放映幻灯、举办展览会，以及利用有关会议等方式，开展收集历史档案的宣传工作。
四、征集过程中需要处理的关系：
1）个人收藏和档案馆集中保管的关系；2）征集档案和利用档案的关系；3）征集档案和留作纪念的关系；4）征集原件与征集复制件的关系。
第四章档案的整理
知识点1、含义、内容和意义P117
（一）含义：
是指按照一定的原则和方法，把处于相对零状态的档案系统起来，以便保管和利用的工作。
（二）内容：
档案馆室中档案工作内容范围可分为三种：
1）系统排列和编目；2）局部调整；3）全过程整理。
（三）意义：
1）是揭示文件之间的有机联系，为发挥档案作用创造了有利条件；2）是档案管理所有业务活动的关键环节；3）是实现档案管理现代化的要求。
知识点2、档案整理工作的原则P119
档案整理工作的原则是：
充分利用原有的整理基础，保持文件之间的历史联系，便于保管和利用。
三个层次是互为一体的，三者不可偏废。
（一）充分利用原有的整理基础 1、充分地重视和利用先前的整理基础，以确定档案整理的任务和要求，不要轻易打乱重整。
2、在整理过程中，应该充分研究和利用原来整理的成果，不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况。
（二）保持文件之间的历史联系文件之间的历史联系主要表现在来源、时间、内容和形式等方面。
保持文件之间的历史联系，应从两方面辩证的去看待：
一是要善于找出和保持文件之间最紧密的联系，并尽量从多方面保持联系；二是不能离开实际整理的文件材料，简单的确定某种整理方法和评说优劣。
（三）便于保管利用保持文件之间的历史联系，不是整理档案的主要目的，所以不能为联系而联系，便于保管和查找档案，才是档案整理工作的基本出发点和最终要求。
知识点3、全宗相关知识
一、全宗概念：
是一个国家机构、社会组织、个人形成的具有有机联系的档案整体，是档案馆档案的第一层分类、管理单位。
二、全宗基本含义：
1）全宗是一个有机联系的档案整体；2）全宗是在一定的历史活动中形成的；3）全宗是以一定的社会单位为基础而构成的。
三、按全宗整理的原因
1）按全宗整理档案，能够揭示档案内容的本质，从而正确评价档案的价值，为档案的提供利用奠定了科学基础；2）全宗是档案管理的基本单位，对档案管理有重要的组织作用；3）按全宗整理档案，不仅仅是个方法问题，而且也是一个理论问题。
四、立档单位是构成档案全宗的国家机构、社会组织、个人或生产建设、科研项目的组织者，通常称为“全宗构成者”。
构成立档单位的具体条件：
1）可独立行使职权，并能以自己的名义对外行文；2）设有会计单位或独立的核算单位，自己可以编造预算或财务计划；3）设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。
五、全宗的补充形式
（一）联合全宗：
指两个或两个以上立档单位形成的、互相联系而不易区分全宗的档案构成的全宗。
1、密切继承关系的机关，文件彼此混杂；2、职能互有密切联系的机关，合署办公，“一套机构两块牌子”。
（二）全宗汇集:
若干个立档单位形成的、可以区分全宗但数量很少的、具有某些相同的特征和联系的档案构成的全宗。
（三）档案汇集:
用人为方法将不知其所属、全宗残缺不全的文件，按照一定的特点集中起来的混合体。
六、全宗群：
联系密切的若干个全宗的群体。
也是全宗分类的方法之一。
知识点4、全宗内档案的分类
一、含义：
全宗内的档案分类法，是根据立档单位内档案来源、时间、内容或形式的不同，按照一定的体系，分门别类、有系统地区分档案和整理档案的方法。
二、分类的一般方法主要有四种
（1）按文件的产生时间分类①年度分类法；②时期分类法。
（2）按文件的来源分类：
①组织机构分类法；②作者分类法；③通讯者分类法。
（3）按文件的内容分类：
①问题分类法；②实物分类法；③地理分类法等。
（4）按文件的形式分类：
①文种分类；⑨裁体形态分类；③按文件的形状规格分类。
三、常用的分类方法主要有年度分类法；组织机构分类法；问题分类法。
（详见P146）
四、复式分类法及其运用（掌握其概念、四种常用组合、使用范围等P156）
①年度——组织机构分类法；②组织机构——年度分类法；
③年度——问题分类法；④问题—一年度分类法
知识点5、案卷知识
一、卷内目录：
是案卷内登录文件题名及其他特征并固定文件排列次序的表格，通常排列在卷内文件之前。
二、案卷目录（P189）
（一）概念：
是登录案卷题名和其他特征并固定案卷排列次序的表册，作用较大。
（二）作用：
1）它标志着档案整理工作的基本完成；2）它是介绍全宗内档案的内容，是查找利用档案最基本的、也是必备的检索工具，更是编制其他检索工具重要的依据；3）它也是登记与统计档案的工具之一，是检查档案安全保管状况的重要手段。
（三）结构：
包括封面、说明、目次、简称与全称对照表、案卷目录表和备考表。
其中案卷目录封面、说明、案卷目录表是主体部分。
知识点6、档号P193
一、概念：
档号是档案馆室在整理和管理档案过程中，以文字符形式赋予档案的代号。
通常包括全宗号、案卷目录号、案卷号、件号、页号。
二、编制原则：
1）唯一性原则；2）合理性原则；3）稳定性原则。
三、档号构成：
1）全宗号；2）案卷目录号；3）案卷号；4）件号或页号。
知识点7、档案整理中的组织管理（具体内容详见P196）
概念：
组织管理主要是指通过计划、组织、协调等基本方式，有效地利用人力、物力、财力，达到管好档案、方便人们利用档案的目的的过程。
知识点8、文号索引
文号索引是揭示档案的文号和档号之间对应关系的一种检索工具，它提供了一条按文号检索档案的途径。
文号索引一般采用表格形式，所以通常称之为文、档案对照表。
第五章档案保管
知识点1、档案保管概念
档案保管工作是指根据档案的成分和状况，所采取的存放和安全防护措施。
这是持指档案科学管理的一项专门业务工作，具有特定的含义。
它与社会上以至档案工作中有时也泛称的档案的日常管理工作为保管是两个不同概念。
知识点2、档案保管工作任务
简言之，保管工作需做到四不：
不散（不使档案分散）、不乱（不是档案互相混乱）、不丢（档案不丢失不泄密）、不坏（不使档案遭到损坏）。
具体任务是：
1）建立和维护档案的存放秩序；2）防止档案的损坏；3）延长档案的寿命；4）维护档案的安全。
知识点3、档案保管工作的基本要求
1）以防为主，防治结合。
2）加强重点，照顾一般。
2）自力更生，勤俭节约。
4）立足原件，保证信息。
5）立足长远，保证当前。
知识点4、档案保管的物质条件
1）档案库房；2）档案装具；3）设备；4）包装材料；5）消耗品
知识点5、基本概念
一、八防措施：
防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗。
二、档案代理卡：
为了便于库房管理，工作人员掌握档案流动情况和进行安全检查，可以填制一种卡片放在档案原来存放的位置上的一种常用工具。
三、全宗卷：
是档案馆室在管理某一全宗过程中形成的、能够说明该全宗历史情况的各种文件材料所组成的专门案卷。
第七章档案信息资源开发利用概述
知识点1、档案信息资源开发的含义
就是档案部门根据社会需要采用专业方法和现代技术，发掘、采集、加工、存储、传输所搜藏档案中的有用信息，方便利用者利用，以实现档案的价值和作用。
知识点2、开发的意义
1）是实现档案自身价值的根本途径；2）是发展档案事业的需要；
3）能使档案工作更好地为社会主义精神文明和物质文明服务。
知识点3、开发原则
（一）馆室藏基础原则
（二）信息有序化原则
（三）信息激活原则1）信息的分解与析出；2）信息的浓缩和提炼；3）知识的综合归纳。
（四）充分利用原则
（五）全面效益原则
知识点4、开发面临的主要障碍
（一）社会环境：
1）封闭落后的传统观念束缚；2）全民族文化素质还不够高；3）受经济发展水平的制约。
（二）档案部门自身方面：
1）档案人员观念上的障碍；2）工作上的障碍。
（三）用户方面的障碍：
1）社会档案意识淡薄；2）受利用者获取信息习惯的限制；3）用户获取档案信息能力的限制。
知识点5、开发应采取的措施
（一）创新观念：
1）发展观念；2）被动服务与主动服务并举观念；
3）社会观念；4）文化观念；信息共享观念。
（二）做好宣传，改善环境。
（三）优化丰富馆室藏和健全档案信息开发机构，确立资源与人员的保障体系。
（四）充分利用现代化技术。
（五）以市场为导向，以创造名牌产品为目标。
（六）走特色开发之路。
知识点6、简述档案提供利用、档案利用、档案信息资源开发之间的区别与联系。
（详见P270）
第八章档案检索
知识点1、档案检索是对档案信息进行系统存储和根据需要进行查找的工作，它是开展档案信息服务的必要条件，是开发档案信息资源的重要手段。
知识点2、检索效率指在检索过程中满足利用者需求的全面性和准确性程度，是衡量档案检索系统性能与质量的一个最基本的指标。
通常采用查全率和查准率来衡量和表示。
知识点3、档案著录
一、概念：
是指在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
二、内容：
包括著录原则、著录项目、著录格式、标识符号、著录信息源、著录用文字、著录项目细则
三、作用：
具有登记、介绍、报道、交流和检索的作用。
知识点4、档案标引
一、概念：
在档案著录中对档案内容进行分析和选择，并赋予其规范化检索标识的过程，称为档案标引。
二、档案标引质量指标1）标引的网罗度；2）标引的专指度；3）标引的一致度。
三、档案主题标引主题标引是对档案内容进行主题分析，赋予主题词标识的过程。
（一）主要有两项任务:
一是从档案中分析、提取有关某一主题的情报信息；二是将得出的主题概念，按照主题词标引出来。
（二）方法和原则有：
1）档案主题标引的程序：
①阅读文件，了解主题；②主题分析；③主题概念的提炼；④主题概念的转换；⑤标引记录；⑥核对审查。
2）档案主题词的选词标引规则：
①标引必须持客观态度；②标引的核心要揭示文件或案卷的主要问题；③选定的主题词必须是正式的主题词；④必须使用此表中最专指的主题词标引；⑤当词表中找不到最专指的主题词时，则应选用最直接相关的两个或两个以上的主题词进行组配标引。
3）主题词组配和组配原则：
①概念限定组配；②概念相交组配。
四、档案分类标引是将档案文件进行主题分析，赋予分类号标识的过程。
（一）分类标引程序1）确定使用何种分类表；2）深入进行主题分析；3）确定归属类别4）给予分类号；5）审查核对。
（二）基本规则1）必须以《中国档案分类法》及其分类原则为依据；2）分分类标引的内容必须是文件中论述比较具体的，有一定参考利用价值；3）分类标引必须符合专指性的要求；4）分类标引能为利用者提供必要数量的检索途径；5）分类标引应保持一致性。
（三）标引方法1）一文一卷只论述一件事或一个问题时，一般依照其内容性质，赋予分类表中恰当的分类号；2）从不同方面论述同一主题的文件，则按分类表中有关分散和集中的要求，归入相应的类目；3）一份文件或一个案卷讨论的是两个或两个以上的主题，必须据各主体之间的关系，然后确定一个或多个分类号。
知识点5、档案检索工具是记录、报道、查找档案材料的手段，是开发档案信息资源的工具。
具有以下作用：
1）桥梁作用；2）交流作用；3）管理作用。
知识点6、档案目录中心是指按照一定历史时期、区域、专业系统汇集档案目录信息，以统一的目录体系提供各种档案目录信息服务的工作实体。
（P336）
知识点7、档案的计算机检索
一、检索特点：
1）检索速度快；2）检索点多，检出率高；3）能满足多元检所需要，检索效果好；4）利于实现资源共享；5）服务方式灵活多样。
二、检索技术的发展：
1）档案全文检索；2）多媒体存储与检索；3）网络式检索。
第九章档案的编研
知识点1、概念和内容
一、概念：
是指档案工作人员以馆室藏档案为基础所进行的编辑、研究、输出档案信息，主动地向社会各方面提供科学、系统的档案信息服务的一项工作，是档案信息资源开发的重要组成部分。
二、内容：
1）汇编档案文集和编辑专题史料。
主要特点是原始性、系统性和易读性。
2）熟悉和研究档案内容，编写参考资料。
3）编辑档案文摘汇编。
4）参加历史研究和编史修志，撰写文章和著作。
知识点2、编研意义
1）是馆室积极主动地、系统地、广泛地深入开发档案信息资源，开展利用服务的一种重要方式。
2）是提高档案馆室工作水平的重要途径。
3）是保护档案原件的有效措施。
4）可以较好地体现档案的价值，扩大档案的影响，促进档案事业的发展。
知识点3、编研特点
1）研究性2）政策性3）成果共享性
知识点4、大事记
一、概念：
是按时间顺序记载一定范围内，在一定时期发生的重大事件和重要活动的参考材料。
二、分类，不同标准有不同分法，档案馆室中主要分类有：
1）机关工作大事记；2）国家或地区大事记；3）专题大事记；4）年谱。
知识点5、组织沿革
一、概念：
是系统记载一个机关、地区或专业系统的体制，组织机构和人员编制等方面变革情况的参考资料。
二、分类：
1）机关企事业单位组织沿革；2）地区组织沿革；3）专业系统组织沿革。
第十编档案提供利用
知识点1、档案利用工作概念是将档案馆室收藏的档案信息以不同的方式提供给利用者利用，是档案工作为社会主义各项事业和人民大众服务的手段，直接体现整个档案工作的作用，在档案工作中占有突出的地位。
知识点2、档案利用工作的地位
1）是档案工作的中心任务；2）是档案工作为社会主义事业服务的直接体现；
3）对整个档案工作有检验和促进作用；4）是档案工作诸多环节中最富有活力的一个环节。
知识点3、怎样做好档案利用工作
1）明确服务方向，端正服务态度；2）熟悉档案，了解和研究利用者的需要；
3）正确处理档案提供利用和保密的关系。
知识点4、档案利用服务利用方式
一、不同划分方式的理解，书本上按第二种所讲。
1） 按加工深度：
一次档案文献服务；二次档案文献服务；三
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