档案管理学.ppt

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档案管理学董燕翔1一、档案

（一）含义：

是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

2特点：

1、档案来源广泛、形式多样、内容丰富；2、档案是由文件有条件转化而来；主要条件是：

第一、办理完毕的文件才能作为档案保存；第二、对日后有查考利用价值的文件才有必要作为档案保存；第三、按照一定规律集中保存起来的文件才是档案。

3、档案是原始的历史记录。

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（二）档案的种类1、文书档案：

行政管理活动中形成的档案；2、科技档案：

生产技术应用与管理形成的档案；3、专业档案：

专门业务活动中形成的档案；4、专门档案：

特殊载体形式保存的档案。

4二、档案工作

（一）含义：

档案工作有广义和狭义之分。

广义档案工作是指整个档案事业，包括机关档案室工作、档案馆工作、档案行政管理工作、档案教育工作、档案科学研究工作、档案宣传工作和档案外事工作。

5狭义档案工作是指档案具体的业务工作。

主要包括两类1、基础工作：

档案收集工作、整理工作、鉴定工作、保管工作、统计工作、利用工作、编研工作、检索工作、移交工作。

2、业务指导：

对文书人员的指导、对所属下级单位档案部门的指导。

6三、档案工作发展趋势

（一）档案信息化建设方兴未艾主要包括三网一库一机、电子文件管理、资源数字化、数字档案馆建设；

（二）档案信息资源共享已成趋势主要包括：

解决条块分割、馆馆分割、馆室分割等问题；7（三）档案服务工作不断深化主要包括三个层面的服务：

为领导决策、为各部门查考、为公众利益服务；主要服务方式：

举办展览、编研、文件中心、电子网络；（四）档案鉴定工作不可小视解决管理成本加大、管理质量下降、相对投入过少的问题；（五）WTO需要认真应对主要解决政务公正公开、知识产权保护等问题8四、档案人员素养

（一）基本素养包括心理、体能、职业道德素养

（二）必备知识包括历史知识、语文知识、经济知识、法学知识、哲学知识和外语知识。

9五、文书档案收集工作

（一）档案室收集：

是指对机关、团体、企业事业单位及其他组织在领导和行政管理等项活动中形成的具有保存价值的文件进行集中管理的工作。

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（二）收集范围：

对本单位需要归档文件的接收工作；对撤销机关具有长久保存价值的档案的集中和接收工作；对历史档案的接收和征集工作；对本单位形成和参考的资料的接收工作。

11（三）收集内容与方法1、依照归档制度规定接收机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定规定：

反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；本机关需要贯彻执行上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

122、加强对零散文件的收集3、明确具体人员职责收发文件、规章制度、计划总结、各类报表由文书人员负责移送；各类会议文件有两办负责移送；各部门形成的文件由各部门指定人员移送。

13（四）收集工作的要求文件材料的齐全完整；（数量、质量要求）精炼准确，能反映立档单位的主要职能（价值要求）加强收集工作的调查与指导（掌握信息要求）14六、整理工作

（一）定义是对零散的和需要进一步条理的档案进行基本的分类、排列和编目，使之组成有序体系的进程。

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（二）整理工作原则充分利用原有的整理基础，保持文件之间的历史联系，便于保管和利用。

16（三）全宗及立档单位1、全宗：

一个机关全部档案的总和。

全宗是各类档案管理的基础。

2、立档单位：

构成全宗的基本单位。

其主要标志是看一个机构是否能以自己的名义对外行文。

17（四）文书档案整理方法1、分类分类要素：

时间、机构（问题）、保管期限分类方法年度机构（问题）保管期限分类法例1：

2006年办公室永久定期（30年10年）综合处永久定期（30年10年）业务一处永久定期（30年10年）业务二处永久定期（30年10年）18保管期限年度机构（问题）分类法例2：

永久2006办公室综合处业务一处业务二处定期（30年）办公室综合处业务一处业务二处定期（10年）办公室综合处业务一处业务二处192、文件排列在分类方案的基础上，按照时间结合事由的方法进行排列。

所谓事由就是一个具体的事件、性质、问题等。

203、文件编号对排列文件进行的具编码。

主要使用归档章全宗号年度室编件号内设机构（问题）保管期限馆编件号214、文件编目编制归档文件目录。

名称：

归档文件目录格式：

文件编号责任者文号主题日期张数备注1陕西省档案局陕档发20091号关于贯彻全省档案事业发展规划的意见2009010515225、装订以件为单位进行拆钉、装订。

“件”是归档文件整理的基本单位，除单份文件外，正本与定稿、正文与附件、原件与复制件、转发件与被转发件、集合性文件、往复文件均作为一件处理。

6、装盒封面：

立档单位名称盒脊项目：

全宗号、分类、保管期限、起止张页号、盒号23七、鉴定工作

（一）定义对档案真伪的鉴定和档案价值的鉴定。

（二）鉴定原则全面的观点历史的观点发展的观点24（三）鉴定标准机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定内容：

（1）合并了1987年的两个文件；

（2）将永久、长期、短期改成了永久、定期（30年、10年）；（3）突出立档单位的主体地位；（4）内容充实了行政执法、行政审批、产权关系、个人权益等；（5）对原来部分保管期限做了调整（6）加大了行政监管力度，将备案制改成审批制25（四）鉴定方法来源标准内容标准形式特征标准相对价值标准效益标准26（五）鉴定步骤依据划分标准，确定具体文件是否属于归档范围；对应当归档的文件划分保管期限；到期档案进行复审，对不应继续保留文件予以销毁。

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