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档案管理学
第五章档案概述
第一节档案的概念
一、我国档案的历史沿革
（一）档案的起源和发展
结绳记事：
人类在文字产生之前，常用在绳索上打结来表达意思，传递信息，处理事件。
中国、古埃及、秘鲁、波斯都有结绳记事的记录。
《易经·系辞》记载：
“上古结绳而治，后世圣人易之以书契。
”
《尚书．序》中说：
“古者伏羲氏之王天下也，始画八卦，造书契，以代结绳之政。
”
仰韶期遗址的骨契图形
西双版纳基诺族的刻木记事
结绳与刻契记事，已经具有备忘、凭证的意义和作用。
在一定程度上它记录和反映了人们的生活和生产活动，也具有一定的保存价值。
从这个意义讲，也可以说是我国档案的萌芽。
文字的产生、社会分工和管理活动的出现是档案产生的基本条件。
此后依次出现：
金石档案 简牍档案缣帛档案纸质档案现代新型档案（见课本P97）
金石档案
“金石”是指金属和石头。
金文档案主要在商周；春秋战国时期，特别是秦汉以后，有些重要的记载和规定，刻在石头上。
简牍档案
简椟档案是指以竹片和木片为载体的档案，自商周起出现。
缣帛档案
缣帛为丝织品，秦汉以后渐多
纸质档案
唐律残片
（二）档案名称的沿革
1.档案在我国有着悠久的历史,不同时代有不同叫法
册（商）
中（周）
典籍（秦汉）
文书、文案（魏晋以后）
文卷、案卷、案牍（唐宋以来）
“档案”一词，一般认为初见于清代。
“档案”一词，一般认为初见于清代
A.“档案”一词最早出现在清初的官府文书《清太宗皇帝实录》（公元1638年）中，这里的“档案”指仓库财务的登记簿。
（课本P97）
B.最早对“档案”这一名词说明的是杨宾《柳边纪略》（1707年，康熙四十六年）：
“边外文字，多书于木，往来传递者曰牌子，以削木若牌故也；存储年久者曰档案，曰档子，以积累多贯皮条挂壁若档故也。
然今文字之书于纸者，亦呼为牌子、档子矣。
”
2.“档案”释义
档，《康熙字典》：
“横木框档”（木架框格）。
案，《说文解字》：
“几属”（小桌子）。
由此引伸，把处理一个事件的有关文书作为一案。
档案就是存入档架收贮起来的文书案卷。
二、档案的概念
关于档案的概念，据不完全统计，目前国内外已有上百种。
有五种类型：
法规型辞书型教科书型专著型论文型
《法兰西共和国档案法》（1979年公布）：
“任何自然人或法人，任何国家机关或组织，任何私人机构或部门，在自身活动中产生或收到的文件整体，不管其形成日期、形式和制成材料，都是档案。
”
《苏联大百科全书（第三版）》：
“档案是机关、个人、家族在活动中形成的文件材料的总和。
”
美国现代著名档案学者谢伦伯格在其名著《现代档案——原则与技术》中说：
档案是“经鉴定值得永久保存的供查考和研究之用，业已藏入或者选出准备藏入某一档案机构的任何公私机构的文件。
”
《中华人民共和国档案法》：
“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
”
本教材：
“档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中产生的，作为原始记录保存下来供人们查考的，利用文字、图表、照片、声像等方式记载的文件材料。
它是具有清晰、确定的原始记录作用的固化信息。
”
1.怎样理解档案的概念?
以上档案定义都认为档案必须具有三个基本要素：
形成者、具有查考价值、载体和形式的多样性。
（1）产生档案的主体和来源
产生档案的主体大致可以分为4种类型:
党政机关
社会团体
企事业单位
个体人（如著名人士、著名家庭和家族）
从法律角度看，档案主体的来源可分为：
法人：
依法成立并能以自己的名义行使权利和承担义务的各种组织。
包括各级党政机关，各种工商业、金融保险业、房地产业、信息产业、服务业的公司，各类教育、科研、卫生、文艺、体育、社会福利机构，学会、协会、商会等社会团体。
自然人：
依法享有权利并承担义务的个人，包括家庭、家族等。
从产生档案的来源看，它产生于不同主体所从事的不同的社会活动。
政治经济、文化教育、天文地理、农工商学，无所不包，形成和产生各种形式和内容的文件，档案内容十分广泛。
（2）档案具有查考价值
档案有两种基本价值：
一是历史凭证价值
二是情报信息价值或称参考价值
（3）档案形式的多样化
从载体形式看，古今中外档案的形式多样，如：
甲骨、泥板、金属器皿、岩石、竹木、布帛、纸张、感光材料、磁性材料等。
小知识：
泥板是至今发现的最早的档案载体形式。
从已经出土的100多万块泥板档案来看，主要形成于古代两河流域的苏美尔、巴比伦、亚述等地，在埃及、赫梯、波斯以及希腊的克里特岛也有发现，最早使用于公元前30世纪。
泥板档案
从表达方式看，有：
文字、图示、图像、声音等；
从记录方式看，有：
刻铸、书写、印刷、晒制、摄影、录音、录像、录入、刻录等
音像档案
音像档案是指以照片、录音带、唱片、录像带、电影片等为载体的档案。
它的特点是真实、形象、生动、直观。
改造前后的信河街（1998，2004年）
从阅读方式来看，有：
直读的、机读的；机读档案
从文件的名称看：
古代有诏、诰、题本、奏折、牌等；近代有咨、呈等；
现代各单位的行政管理文件有章程、条例、命令、决定、意见、请示、报告、通知、通报、公告、计划、总结等；在生产活动中有设计方案、生产图纸等；在经济活动中有市场分析报告、市场预测报告、产品营销策划书、广告文案、报表、账簿、合同等。
2.档案的形成过程
档案的形成过程是各种形态的具体档案，从被制作出来到被作为档案正式保存并发挥档案作用的过程。
从制作动机角度可大致划分为两种类型：
一是在其被制作时就是档案，制作者具有明确的档案意识，其制作目的就是为了日后的查证、使用，留下明确的原始记录。
如：
人事档案、会计凭证、日记、照片、录音等等。
在这种情况下制作出来的档案，其形成过程较为简单、直接，只要制作出来后立即妥善保存即可。
二是在其被制作时并不是“档案”，制作者也没有或少有档案意识，制作目的是为了解决、处理现实生活、工作中的具体问题。
如：
绝大多数的公务文书（法律、法规，通知、请示、批复等）和私人信函。
在这种情况下制作出来的档案，其形成过程就较为复杂，且往往需要经过必要的技术处理程序（如鉴定、分类、立卷归档等），才能完成其形成过程，成为档案被保存并发挥作用。
这两种情况的形成过程，可简化归结为公式：
有意、无意地制作+有意的处理保存
“意”——档案制作者和保存管理者的档案意识。
两种档案具有正好相反的“优势”与“劣势”：
“有意”制作的档案：
“优势”——制作材料较好，追求耐久性，格式严格、规范，便于长久保存且留存状况较齐全、完整。
“劣势”——内容往往难以做到客观、真实，常有虚假不实甚至有意作伪，报喜不报忧等内容上的偏差、错误。
如：
人事档案各种登记表中“年龄越填越小，工龄越填越长”的现象
“无意”制作的档案：
“劣势”——因无档案意识，所以制作材料的质地、耐久性往往较差、书写格式等也往往不规范，且留存状况不好，难以做到齐全、完整，这对档案的保存和日常管理使用显然是不利的。
“优势”——内容较客观真实，制作者会在无意中留下真实客观的记录。
这对于档案的原始记录作用显然是有利的。
三、档案的属性
1.原始记录性
原始记录性是档案的本质属性，也是档案区别于其他信息的主要特征。
根本原因：
档案是其形成者在工作活动中形成和使用的原始记录的转化物。
首先，档案是原生的或首次生成的信息，而不是事后编写或制作的再生信息，因而具有原始性的特点。
其次，从内容上看，档案直接记载着其形成者工作活动的情况，可以客观地再现当时的情形，因而具有记录性的特点。
《红楼梦》第十一回记载：
为贾敬庆寿辰宁府摆家宴
尤氏的母亲并邢夫人、王夫人、凤姐儿都吃了饭，漱了口，净了手。
才说要往园子里去，贾蓉进来向尤氏道：
“老爷们并各位叔叔哥哥们都吃了饭了。
大老爷说家里有事，二老爷是不爱听戏，又怕人闹的慌，都去了。
别的一家子爷们被琏二叔并蔷大爷都让过去听戏去了。
方才南安郡王、东平郡王、西宁郡王、北静郡王四家王爷，并镇国公牛府等六家、忠靖侯史府等八家，都差人持名帖送寿礼来，俱回了我父亲，收在帐房里。
礼单都上了档子了，领谢名帖都交给各家的来人了，来人也各照例赏过，都让吃了饭去了。
母亲该请二位太太、老娘、婶子都过园子里去坐着罢。
”
“档子”——在管理财务与人事活动中形成的家庭档案。
原始性与记录性的有机结合就构成了档案所具有的独一无二的本质特征。
原始记录性是档案具有可靠的凭证作用的原因所在。
直接形成→→原始记录性→→历史真实性→→凭证价值
档案的本质特性——原始记录性，不仅是档案区别于其他事物的根本所在，而且从根本上决定着其管理方法的基本取向。
即对档案的管理方法无论怎样简便、有效，均不能以伤害档案的本质特性为代价，而只能以充分实现其对以往历史事实的原始记录价值为轴心。
在我国，档案的原始记录性受到国家法律的保护。
《中华人民共和国档案法》规定：
对损毁、涂改、伪造档案等行为，根据情节轻重，给予行政处分，直至依法追究刑事责任。
2.社会性
社会性也称社会实践性，即档案是人们在社会实践中直接形成的，其内容就是对社会实践活动的内容、过程及结论的原始记录。
档案的形成与积累是人们出于服务社会的目的有意识地挑选与留存下来的。
自然界也存在着大量的对自然现象及其演变过程具有原始记录作用的东西。
如动物的化石，树的年轮，岩石、山川、河流（河床）、森林、沙漠等，但不是档案。
社会性，把档案的原始记录性与自然界存在的原始记录区别开来。
3.历史性（后时性）
即从时态上讲，档案是过去已经形成的而不是正在形成或尚未形成的东西。
正因为如此，档案承担着人类社会连接历史的重要职责，人们由此将档案看做是一种历史文化遗产。
它不是人类历史文化遗产的全部，而是其中具有基础性支撑意义的重要部分。
历史性，把档案与现行文件区别开来。
4.确定性
即档案内容信息的清晰、确定性和其载体的固化、恒定性。
这是档案区别于最为临近的事物——文物的根本点。
如：
结绳、刻契中的结和道，可以代表牛，也可以代表羊，没有确定的意义，其确切的含义需要特定的人进行解答，因此，不能视作为档案；
没有固化载体的原始性信息（如人的口语），也不能视作为档案；
没有清晰、确定的信息内容的固化原始记录物（如纯粹的文物——衣物、器具等）也不能成为档案。
四、档案与相关事物的关系
档案不仅实存形式广泛多样，而且与许多事物关系复杂，使人们往往难以分辨，甚至将它们混为一谈。
因此，在理解档案本质及概念的基础上，非常有必要弄清它们之间的联系与区别。
目前对档案的定义，从档案概念的外延看有：
A档案是……的文件
B档案是……的文献
C档案是……的历史记录
D档案是……的信息
E档案是……的原始记录
（一）档案与信息
本教材对信息的定义：
信息就是对客观事物的反映，从本质上看信息是对社会、自然界的事物的特征、现象、本质及规律的描述。
（P103）
档案（主要是档案的内容）是一种信息，档案与信息是种概念与属概念的关系：
档案是信息的一种，是信息家族中的一个重要成员。
档案在信息家族中的角色、地位，是由档案的本质特性即档案在社会生活中的根本价值、作用决定的，同时也是在档案与其他信息的区别中表现出来的。
信息的确定性与可靠性是信息的根基所在，没有确定性、可靠性或确定性、可靠性程度差的信息没有什么价值，甚至会给人类社会造成负面效应乃至灾难。
所谓“错误的信息、混乱的信息、不可靠的信息还不如没有信息”的说法所说的正是这一道理。
人类社会对信息的依赖、需求程度越高，对信息的确定性与可靠性的要求程度也就越高。
档案是一种最真实、最可靠、最具权威性与凭证性的原生性固化信息，从根本上体现着信息的确定性与可靠性。
所以，从信息理论的角度可以说，档案是一种最重要的信息，是信息之根本——确定性与可靠性的最高体现形式和实存形态。
因此，档案的信息使命任重而道远。
这也是人们重视档案且越发达、文明程度越高的国家越重视档案的重要原因之一。
学者任汉中（湖北大学历史文化学院教授）认为把信息作为档案的属概念，是不完全准确的。
“我们知道，档案是信息与载体的结合体，如我们仅仅强调档案的信息特性，就忽视了载体对于档案的重要意义。
从档案的内容来讲，档案是一种信息，而从其载体来讲，档案则不是信息，档案与信息存在着交叉重合的关系，而不是种属关系。
”
“档案与信息的最大不同点在于：
档案依载体而存在，失去载体，档案就不成为档案，而信息对于载体要求并不高，与其载体之间不构成依存关系。
”
“档案与档案信息是两个概念，不能混为一谈。
而正是由于档案载体的重要作用，使得档案信息在信息大家庭中处于十分重要的地位。
以原始载体作保证的档案信息，是在社会实践活动中直接产生和形成的，具有源信息的地位，其真实性和可靠性则高于其它任何信息。
”
（二）档案与文献
课本关于文献的定义：
文献一般是指前人留下来的历史文化价值较高、内容较系统完整的信息记录。
其实存形态有文书、文章、著作（图书）、日记、信函、笔记、照片、音像制品等。
（P103）
档案与文献的区别：
一是本质即核心含义不同：
档案是社会实践的原始记录，是第一手的原生信息；文献则不一定是原始记录，非原始记录性的信息记录也可成为文献。
这是二者的根本区别。
二是文献注重历史文化价值；档案则既注重历史文化价值，又注重现实性的查考、实用价值。
三是文献内容一般较系统、完整；而档案则包括大量的片段性零星记录在内，如测试记录、发票、账单、登记表单、签名等。
（三）档案与文书
档案与文书具有十分相近的血缘关系。
档案与文书之间的联系主要是实存形态上的直接转化关系；文书是档案的最大来源。
由此引申出一个问题：
机关文书工作对机关档案工作具有重要的基础作用——没有文书工作的立卷归档，也就没有机关档案工作。
发文办理和立卷归档的质量直接影响机关档案工作的质量：
思考以下情况会造成什么后果：
公文用纸和书写材料不合格？
公文撰拟不符合要求？
文件材料收集不齐全，价值鉴定不准确，分类不合理，组卷混乱，立卷不规范？
发文办理和立卷归档的质量直接影响机关档案工作的质量：
思考以下情况会造成什么后果：
公文用纸和书写材料不合格？
——直接影响档案的寿命，给长期保存档案带来麻烦。
公文撰拟不符合要求？
——影响档案的提供利用。
文件材料收集不齐全，价值鉴定不准确，分类不合理，组卷混乱，立卷不规范？
——都会给机关档案管理带来很大麻烦，从而影响档案的有效提供利用，进而使机关工作受到损失。
两者的区别:
从时态上来看，文书是现在进行时的信息状态，而档案则是过去完成时的信息状态；
从构成来看，并不是所有文书都会转化为档案，档案也是不全由文书转化而来。
从功能上看，文书是在现实活动中发挥作用的信息材料，而档案是在历史回溯过程中所使用的信息材料。
从属性上来看，文书虽有原始记录性，但其并非文书的本质所在，文书本质上是人们处理、解决现实性具体事务、问题的信息传递工具。
它主要在空间上传播交流且具有相当程度的强制性。
档案的本质则是以往社会实践的原始记录物，主要是在时间上传递，让过去告诉现在，让现在告诉未来。
文书转化为档案的三个条件
A.办理完毕的文书才能成为档案
正在机关进行发文处理和收文处理的文件，不能保存起来成为机关档案。
公文处理完毕，是文件转化为机关档案的前提条件。
“文件是档案的前身，档案是文件的归宿”。
注意：
所谓办理完毕是相对而言的，主要是指完成了文书处理程序，不能理解为一切文件都要把文件中所说的事情全部办完，才算办理完毕。
日常工作中有以下三种情况：
a.文件内容要求马上办理完毕，并且已经办理完毕。
b.文件内容要求长期执行（办理），但只要完成了文书处理程序也算办理完毕。
c.不需要具体承办，只要经过登记、收发、圈阅等文书处理手续，就视为办理完毕。
B.具有一定查考利用价值的文书，才能成为档案
有些文件材料处理完毕以后，机关和社会在日后的社会活动中缺乏参考利用的可能性，没有必要作为档案保存起来。
有些文件材料处理完毕以后，在工作中还要查考利用，就具有保存价值，应该转化成为档案。
“文件是档案的基础，档案是文件的精华”。
C.按照一定的规律保存起来的文件，才能最后成为档案
文书人员在第二年上半年对上一年的文件材料进行价值鉴定，挑选出有保存价值的文件材料，再进行分类整理，组合成案卷，然后将案卷移交给档案部门集中保管起来。
经过立卷归档的文件材料才转化成为机关档案。
“文件是档案的因素，档案是文件的组合。
”
（四）档案与文物
文物——遗存在社会上或埋藏在地下的具有历史、艺术、科学价值的遗物。
其实存形态主要包括过去人们直接使用的实用性物品，如器具、衣服、建筑物等，也包括重要的历史文件。
这些有历史文化价值的东西必然会有相当程度的原始记录作用。
从逻辑上讲，档案与文物在内涵上有部分交叉重合。
档案可以成为文物（如名人手稿、简牍、古人书信）
绝大部分文物却不能成为档案。
拥有1300多年历史的中国科举考试制度现存的惟一一份状元卷，于1983年在山东青州市被发现。
这份试卷出自明代青州状元赵秉忠，他的后代保存这份状元卷近400年。
这份状元卷是宣纸，长3．3米，宽38厘米。
正文之前有万历皇帝的顶天朱批6个大字：
“第一甲第一名”。
全卷2460个字，分为3部分，第一部分约长70厘米，是填写考生姓名、籍贯、年龄等，上溯三代的基本情况；中间部分2米多长是正卷，用八股文小楷书写。
最后面的一部分约长55厘米，列有9位读卷官的职务、姓名。
文物的大部分是实用性物品，其所承载的信息则是模糊的、粗线条的实物信息，需要进行考证和解读。
档案则是指内容信息清晰、确定、可明确说明某一历史事实的原始记录。
内容信息的清晰性与确定性与否是二者之间的根本区别。
实物档案确立的标准——记录信息的清晰性与明确性
一般而言，只有那些自身带有文字的实物（如公章或印章、锦旗，奖杯、标牌、钱币、带字的旗帜、牌匾等）才可成为实物档案被档案部门收藏。
无文字的实用物品因不能说明其产生、使用的历史背景等史实，则不能成为实物档案，若其有较高的文化价值，可作为文物被博物馆等文物部门收藏。
实物档案的另一必要条件是其技术上的可保存性。
那些即使带有文字但却无法收藏的庞然大物，也不可能成为实物档案。
（五）档案与图书
1.本质不同
档案是人们在社会实践中直接形成的原始记录。
图书是系统知识的结晶，是人类对自然及社会现象进行系统认识研究的结果。
注意：
人的写作行为也是一种特定的实践，这一特定实践活动的直接记录——书稿（手稿）是档案，而其最终成果则是图书，是系统的知识产品。
2.社会功能不同
这是由其各自不同的本质决定的。
档案是历史的原始记录，供人们查考史实、解决实际问题、研究历史之用；人们看书则是为了学习系统知识，为了陶冶性情。
3.二者内容上的交叉重合部分，其特点也明显不同
档案内容中虽也有知识，但这些知识是不系统的知识片段；
图书内容中也有对历史事实的记载，但这种记载不是直接的原始记录，而是经过加工提炼后的系统性知识。
如：
由档案文件内容直接汇编转化而成的图书（文选、文集、文件汇编等）所追求的是系统性。
第二节档案的种类
分类是人类认识、管理事物的基本方法之一。
人们认识、控制形态复杂、数量众多的事物的基本方法，就是对其分而识之、分而治之。
档案是极为复杂的。
为较全面地认识档案，人们往往是同时从多种角度、采用多种不同方法对档案进行种类认识。
每一角度、每一分法所形成的种类概念均有其特定的认识功能，可揭示、反映档案某一方面的属性或特征，解决某一方面的问题。
正是由于分类本身的复杂性而分类又恰恰是档案管理最基本的方法之一，所以分类之争尤其是分法之争就成了档案管理方法、原则、理论纷争的重点问题。
档案界常用的种类认识角度，方法及其结果主要有以下几个：
一、按照所有权划分——公共档案与私人档案
二、按照档案工作中通行的方法划分——文书档案、科技档案与专门档案
三、按历史时期划分——中华人民共和国成立后的档案、革命历史档案和旧政权档案
一、按照所有权划分——公共档案与私人档案
这是从档案形成领域的公、私属性角度对档案进行分类认识所形成的两个相对性概念。
主要可解决档案的归属即所有权问题。
公共档案——人们在公务活动中形成的为社会所有的档案，其形成主体主要是国家机构或其他公共组织；
私人档案——人们在私人生活中形成的为私人所有的档案，其形成主体主要为私人或私人组织。
公共档案的具体实存形态——过去的公务文书，如法律、法规、行政公文等等；
私人档案的实存形态——日记、文稿、账单、票据、笔记、信函等私人文书。
公共档案主要被各级各类档案机构收藏；私人档案则散存于私人手中。
注意
两种档案在外延上会有小部分交叉重合。
如：
公务机关向私人颁发的证件、票据、奖状、判决书等同时具有私人档案性质；私人向公务机关递交的申请、申诉、建议、信函等只要被受理、接受，就同时有公共档案性质。
二、按照档案工作中通行的方法划分——文书档案、科技档案与专门档案
这是中国档案界及社会上应用最为普遍的三个档案种类概念。
文书档案——党务、行政管理档案，即在党务和行政管理活动中由各种行政性或政治性公文（如请示、批复、决定、决议，法规、法律等等）转化而成的档案。
这种档案目前仍在档案大家族中占据统治地位。
科技档案——反映科学技术研究、生产、基本建设等活动的档案。
即人们在科技、生产活动中形成的由纯业务性的科技文件材料转化而成的档案，如图纸、设计任务书、科研报告等等。
科技档案的内容与文书档案明显不同，它不是人类自我管理活动的记录，而是人类面对自然进行科学研究、进行物质生产活动的记录。
近现代的档案大家族中，科技档案也异军突起，大有与政治性的文书档案平分秋色之势。
专门档案——除文书档案和科技档案之外的，所有在专门活动中形成的档案。
如会计档案、人事档案、诉讼档案、医院的病历档案，婚姻登记和工商注册登记档案等。
这些档案虽也有明显的行政管理性质，但与主要由官方正式文件转化而成的文书档案相比，毕竟有所不同。
它具有极强的自我独立性和规律性，专门档案概念的出现时间也更晚。
三、按历史时期划分——中华人民共和国成立后的档案、革命历史档案和旧政权档案
中华人民共和国成立后的档案（中华人民共和国时期档案）——1949年10月1日中华人民共和国成立之后，在中国形成的归国家所有的档案；
革命历史档案（革命政权档案）——1949年10月1日中华人民共和国成立之前，由中国共产党及其所领导的军队、政权、企事业单位、社团等社会组织及个人所形成的归国家所有的档案；
旧政权档案——1949年10月1日中华人民共和国成立之前，除了革命历史档案之外的所有归国家所有的档案。
这种划分方法是为了便于国家从行政管理角度对全国归国家所有的全部档案进行宏观控制与管理。
在国家档案统计中，将其简化为“建”、“革”、“旧”三个字头。
其他如：
音像档案——又称声像档案，是指非纸质或非文字形式的
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