财务部门销售环节单据流程规范1.docx

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财务部门销售环节单据流程规范1

第十二章财务部单据流程规范

第七十六条进仓单

1、

进仓单亦称入库单、入仓单。

所有物资、物员、采购材料等进仓，均需填写进仓单。

本单一式四联，由仓管员凭供应商送货单、采购合同、请购单或经审批的采购计划据实填写与验收。

2、四联单分配：

第一联为仓库存根并记账；第二联为财务记账入账；第三联为结算联；第四联为采购留存与财务对账。

3、品质部应同时出示质检报告，与仓库、采购三方同时签字，方可入库，否则判定为待检区存放，不能入库、不能发货出库。

4、附：

进仓单流程图：

采购部提供：

①实物进仓②送货单③采购合同④请购单或采购计划⑤货物发票⑥货物发票

采购员跟进：

①第二、三、四联进仓单交财务复核，采购留存第四联

②凭送货单及采购发票等制现金物料报销单

③采购留存第四联

仓库凭单验收入库：

①填写四联进仓单、验收报告

②四联进仓单必须采购员、质检员、仓管员同时签字

③仓库留存第一联存根联

财务部跟进：

①凭第二联进仓单及送货单、发票等填制记账凭证

②凭第三联进仓单结算

仓库与财务结账：

①仓库与采购核实当月采购与收发存汇总表一致，交财务部

②财务部凭收发存汇总表及入库汇总表与财务帐核对

采购与财务对账：

①月结供应商当月采购量对账

②月结供应商购货发票对账与签收

③应付账款余额对账

④付账计划核定

第七十五条会计报表编制要求

1、公司各部应在规定的时间内，按照本制度的规定编报月、季、年度会计报表，做到数字真实、计算准确、内容完整、说明清楚、报送及时。

不得为了赶编报表提前结账，不得任意估计数字。

2、公司要严格按照国家、地方有关规定，认真审核会计报表。

会计报表的审核，要贯彻归口管理的原则，会计报表应编定页数、加封面、装订成册、盖公章。

所有报表须电脑打印。

4、会计报表种类、报送时间和要求（附表）

第十二章财务部单据流程规范

第七十六条进仓单

1、

进仓单亦称入库单、入仓单。

所有物资、物员、采购材料等进仓，均需填写进仓单。

本单一式四联，由仓管员凭供应商送货单、采购合同、请购单或经审批的采购计划据实填写与验收。

2、四联单分配：

第一联为仓库存根并记账；第二联为财务记账入账；第三联为结算联；第四联为采购留存与财务对账。

3、品质部应同时出示质检报告，与仓库、采购三方同时签字，方可入库，否则判定为待检区存放，不能入库、不能发货出库。

4、附：

进仓单流程图：

采购部提供：

①实物进仓②送货单③采购合同④请购单或采购计划⑤货物发票⑥货物发票

采购员跟进：

①第二、三、四联进仓单交财务复核，采购留存第四联

②凭送货单及采购发票等制现金物料报销单

③采购留存第四联

仓库凭单验收入库：

①填写四联进仓单、验收报告

②四联进仓单必须采购员、质检员、仓管员同时签字

③仓库留存第一联存根联

财务部跟进：

①凭第二联进仓单及送货单、发票等填制记账凭证

②凭第三联进仓单结算

仓库与财务结账：

①仓库与采购核实当月采购与收发存汇总表一致，交财务部

②财务部凭收发存汇总表及入库汇总表与财务帐核对

采购与财务对账：

①月结供应商当月采购量对账

②月结供应商购货发票对账与签收

③应付账款余额对账

④付账计划核定

第七十七条产成品（半成品）入库单：

1、

成品（半成品）入库，所有让售、销售、加工料销售等产成品（半成品）均需填写本入库单。

本单一式四联，由仓管员依据生产部产成品加工入库单填写：

第一联为仓库存根联；第二联为财务记账联；第三联为仓库仓管结账联（月终交财务）；第四联为生产部对账联。

2、产成品（半成品）入库单流程图：

生产部填写原产成品入库单一式二联，与仓管员共同签字，各留一联

财务部凭入库单、成本计算及发出商品，留存第二联

仓库依据生产部入库单填写一式四联入库，同时留存第一联存根

仓库月终计算产成品（半成品）原材料数入账，与财务部结账，报财务部第三联

生产部依据原填写入库单一式二联单，同时留存第四联对账联

3、出仓单：

1、

出仓单，含产成品（半成品）、加工料、废次品等。

除消耗领料单外的销售让售，均需填写出仓单。

本单一式六联，由营业部（业务组）凭销售合同（协议）、销售计划、客户通知等填写。

对发生质量退货或重开出仓单的由业务部重新开具红字出仓单，经质检等部门确认，各方冲账。

详见前述第五十六条第4项规定，流程同下出仓单流程图。

2、联单分配：

①营业部存根记账；②收货单位随货同行，（客户入账）；

③财务结算收款（交客户）；④财务记账（应收账款或发出商品）；

⑤财务备查（出厂放行）；⑥放行条转财务对账备查，仓库记账与留财务、营业部对账。

3、出仓单流程图：

财务结算收款交客户第三联

营业部开单记账，留存第一联

司机或客户提货随货同行，留存第二联

财务备查出厂放行转财务对账，留存第五联

财务记账应收款或发出商品，留存第四联

仓库发货记曲与财务对账留存第六联

第七十八条领料单：

1、

领料单，即仓库所有物料出仓，均应填写领料单。

本单一式三联，由领料部门填写，第一联存根领料部门留存，第二联财务留存记账与仓库结账，第三联仓管记账留存。

2、领料单流程图：

仓库记账输单留存第三联，与财务结账

财务月终结账与仓库对账，财务留存第二联，凭单做材料分配消耗表

领料部门填写、留存第一联，作对账领料控制

第七十九条客户对账\记账：

发出对账单

寄挂号信

监督当日已确认

对账单，收回

情况（月结单）

对账不清楚账

款不符的，扣

除业务经理工资

应收账根据出仓单分别作账务处理：

①已开票作销售账

②未开票作发出商品

③款到未开票作预收账款

应收账与客户对账：

①应收账余额

②发出商品账

③预收账款账（抵减）

④月结单

①应收账款余额=应收账款余额+发出商品余额（抵减应收账款）-预收账款余额

即客户账款余额=发出商品金额-缴款单余额

②月结单余额=期初余额+本期发货金额-本期回款额=期末余额

第八十条缴款及收据的使用流程：

由业务组在财务部统一领用，缴款单。

业务组收到客户的货款开具一式三联收据，把第二联（客户联）交客户，以便确认已收款项。

业务组把收到的款项连同收据第三联交司机带回公司营业部，以确认款项，并保存收据备查核对

再由营业部核对此笔货款是在哪家公司下单}然后打出缴款单。

司机将营业部打出的缴款单连同货款一齐交出纳处，出纳根据缴款单作收款处理。

出纳核对无误后，在缴款单上签字确认，司机把已确认的缴款单第一联交回营业部存查，作月结依据。

业务组（门市）把用完的收据整本（存根联）交财务部核销，如有作废应一式三联连同核销。

第八十一条应收账单流程：

1、缴款单：

①由当天将收款明细输入电脑、汇总，回传给业务组；

②期票、外币等，由各公司销售会计从登记簿与缴款人交接，到期后才开具缴纳单；

③区分为A、B公司于当日4点交应收账会计；

④送货单及作废单，必须在当日全部交财务部；

⑤所有信件，业务组在当日回复财务部，当月报表当月确认回传财务部存查。

2、缴款单一式四联流程：

应收账会计留存第二联并制证主管会计复核

出纳员签名核实

营业部留存第一联（双方签字）

出纳员凭会计凭证及本单入账，交第三联应收账备查

缴款人留存第四联（司机带回外办处）

3、业务组对账：

月终在97数

据库打印对账

、核对送货单

当日交由

应收账会计

营业部打

印送货单

业务经理签名确

认月报表报财务

部否则扣除工资

向业务组发生销售

月报表账龄分析表

以传真形式与业务文员核对当月发生销售

第八十二条费用报销流程：

费用报销凭《支付证明单》及《费用报销单》核报，指无实物形态的。

如需办理入库（入仓）手续的，财务另填写《物料报销单》，其附件有购货发票送货单、请购单或采购计划。

自制原始凭证等。

主要流程：

3、报销流程：

财务主管会计复核收集、整理报财务经理审核。

（当日完成转出）

财务文秘收齐单据

统一报总经理审批。

（次日完成转出）

经办人填写，该部门主管签字，报财务部附单据及发票等。

（当日完成转出）

总经办文秘收齐单据统一报董事长核批。

（次日完成转出）

总经办文秘转财务部各主管会计制证入账，按借贷方制度规定办理。

（收单即日办理）

各主管会计转出纳复核并付款，（收单即日完成）首尾三天内完成全部流程

4、全公司均采用三级审批制度\权限：

基层部门、报销部门经理或主管初批复核

财务经理、主管会计复核（中级）审批完毕转呈

总经理或董事长（高级）核批签署意见。

中间环节由各自文秘转发财务部与执行

3、费用报销实行限时审批制：

为保证审批环节的运作效率，所有的费用报销单据应该对应于下周的二、五于上述各环节完成相应的审批工作

第八十三条物料报销单流程：

物料报销单，指有实物形态的应办理入库（入仓）手续的物料需填报的单据，其附件有购货发票、送货单（对账单）、入库（入仓）单、请购单或采购计划审批表等。

主要流程：

1、物料报销流程：

经办人签写，该部门主管签字，附购货发票、送货单（对账单）、入库单、请购或采购计划审批表（特批表）报财务部。

（当日完成）

财务主管会计复核、整理报财务经理核批。

（次日转出）

财务文秘员收齐单据统一报总经理核批。

（次日完成转出）

总经办文秘收齐单据统一报董事长核准。

（次日完成转出）

总经办文秘转出财务各主管会计制证入账，按借贷方制度规定办理。

（即日完成）

各主管会计转出纳员复核并付款入账，当即完成。

（首尾三天内完成全部流程）

2、总经理或董事长每月审批采购计划表，核批实际发生业务，财务部财务经理据此监控执行。

3、无采购计划审批表（非计划），按原请购单审批程序办理，但请购单更改为（特批表）原则上特批金额不应超过计划的10%。

4、采购计划审批表，由采购部每月25日前报财务部复核27日报总经办29日前报董事长

30日前由总经办文秘转发用料部门、物控（仓管）、财务部、采购部等备查执行。

5、采购计划审批程序：

采购部制定详细采购计划表（23日前完成）

市场价格调查小组，由技术、生产、总办、财务等部门组成，价格确认，按上述程序审批（25日前完成）

财务部文秘员转财务经理审核批（27日前完成）

总经办文秘员转发《采购价格确认表》各部门（仓管）执行

总经办文秘员转董事长审批核准（30日完成并回转）

财务文秘员交总经办审批并修正，（29日前完成）

6、加强原始凭证票据管理：

原始凭证审核章—经办人、验收人、复核人、审批人签字

原始凭证分割章—注明原始凭证日期、凭证号、主管会计、经办人签字

仓管——入库（进仓）单、出库（领料）单填报，《收发结存月报表》账账、账表、账实三相符，每季度常规盘点，每半年\年终定期盘点，最高\最低储存量呈报控制等，财务部是整个票（单）据流程及印章管理的监控部门。

第十三章财务工作交接及其档案管理

第八十四条财务会计的工作交接，直接影响到财务会计的工作的连续性及交接人责任是否明确的问题，务必引起控股及子公司有关领导的重视。

1、基本要求：

财务会计人员工作变动或者因故离职必须将所经管的工作全部移交给接替人员，没有办清交接手续不得变动工作或者离职，不得结算工资等。

2、

移交人在办理移交手续前应及时办理完毕未了事项，包括对已经受理的经济业务尚未填制凭证的，应填制完毕；尚未登记的账目，应当登记完毕，并在最后一笔余额加盖经办人员印章；整理应该移交的各种资料，对未了事项写出书面证明等，同时编制移交清册，列明应当移交的会计凭证，各种账簿、报表、现金、有价证券、印章、相关的文件资料及其他业务用品，需要移交的遗留问题，应写出书面材料。

3、

交接双方要按照移交清册列明的内容，进行逐项交接：

现金要根据会计账簿余额进行点交，不得短缺；有价证券的数量要与会计帐簿记录一致。

所有会计资料必须完整无缺，如有短缺，必须查明原因，并在移交清册中注明，由移交人负责；银行存款余额要与银行对账单核对，各种财务物资和债权债务的明细帐户余额要与总账有关帐户余额核对，核对清楚后，才能交接；移交人员经管的票据，印章和其他业务用品等，也必须移交清楚，特别是实行会计电算化的单位，对其密码和有关数据应当在电子计算机上进行实际操作移交，以检查电子数据的运行和有关数字的情况，交接工作结束后，交接双方和监交人要在移交清册上签名或盖章，以明确责任，同时，移交清册由交接双方以及单位各执一份，以供备查。

4、

专人负责监交，财务会计和主管级人员办理工作移交时，由控股财务经理与公司财务经理负责监交；公司财务经理移交时，由控股财务经理和公司总经理负责监交；以下人员工作移交；由资金经理和财务经理负责监交；财务经理移交由资金经理和董事长（总裁）监交。

5、监时工作交接。

对财务会计人员临时离职或因病暂时不能工作需要有人接替或者代替工作的，也应该按照以上规定办理交接手续。

6、移交后的责任。

移交人对自己办理且已移交的财务会计资料的合法性、真实性，要承担法律责任，不能因为财务会计资料已移交而推脱责任。

第八十五条财务会计资料档案管理

1、会计凭证登记完毕后，应当按照分类编号顺序保管，不能乱丢失。

2、

记账凭证应当连同所附的原始凭证或者原始凭证汇总表，按照编号顺序，折叠整齐，按期装订成册，并加具封面，注明单位名称、年度、月度和起讫日期、凭证种类、起讫号码，由装订人在装订线签处签名或盖章。

各种经济合同，存出保证收据连同收付款凭证复印件（涉及外币的需注明汇率及结算方法）等重要原始凭证，另编目录，单独登记保管，并在有关的记账凭证和原始凭证上注明日期和编号。

3、

原始凭证不得外借，其他单位如因特殊原因需要使用原始凭证时，经本单位负责人或投股财务经理批准，方可复制。

向外单位提供的原始凭证复印件，应该在专设的登记簿上登记，并由提供人员和收取人员共同签名或盖章。

4、从外单位取得的原始凭证的号码、金额和内容，经公司负责人和财务经理批准后，才可代作原始凭证。

5、

年终过后，应将会计凭证、会计报表、各种账簿及有关文件资料按归档的要求，负责整理成卷或装订成册并编写查找目录，实行归档保管。

归档保管时，应存放有序，以便于查找。

同时，严格执行安全和保密制度，不得随意堆放、严重毁损、散失和泄密。

6、撤销、合并单位和建设单位完工后的会计档案，应随同单位的全部档案一并移交给指定的单位，并按规定办理交接手续。

7、会计资料保管期限：

原始凭证、记帐凭证和汇总凭证15年。

银行存款余额调节表3年。

总账、会计明细账、辅助账15年。

月会计报表5年，

年度决算报表永久。

会计移交清册15年。

第八十六条其他有关管理规定

2、所有的财务审批程序必须自下而上，经财务经理审核后报有关领导审批，否则，财务部应拒绝付款或报销。

3、公司的收支情况、有关财务数据、财务文件资料，是公司高度商业秘密，未经公司董事长总裁批准，不得向无权获悉的人员提供资料或透漏。

4、

财务的印章、支票管理：

会计、出纳印鉴必须各自保管，财务专用章由资金经理保管。

任何时候不能同时一人掌握全部印章。

印鉴应各自亲自使用，不能让他人使用。

支票由总出纳购买保管，发票和收据由财务经理指定专人购买，严格领用和核销手续。

5、

贪污、盗窃物品处理：

凡贪污、挪用、盗窃、擅吃公司物资、物品、钱财和侵占员工利益的行为，必须严肃处理，是金钱的按金额，是物品的按原价给予二十倍以内的罚款，对举报有功者，奖励罚款的30%。

6、不按公司规定办理而造成公司损失的，谁经办谁负责。

如负责人管理不善造成的损失，要追究负责人的责任。

第八十七条会计档案管理规定：

（1）

会计档案包括会计凭证、会计账簿、会计报告，验资报告、审计报告、财务会计制度以及与经营管理和投资人权益有关的其他重要文件，如合同、章程、董事会决议和长期经济合同等。

（2）

控股及子公司应按规定建立会计档案和档案管理制度，会计档案必须在中国境内的企业所在地妥善保存，不得丢失损坏。

由总经办拟定档案室《档案管理制度》。

（3）会计凭证、会计账簿和月份、季度会计报表，至少保存15年。

年度会计报表（包括清算会计报表报告）及其他重要会计档案必须永久保存。

第十五章附则

第八十八条：

公司各控股公司及附属公司可根据本制度和其他有关规定，结合具体情况，制定相应的《财务管理规定》。

第八十九条：

本制度为送审稿，即使经修改通过后，在实施过程当中，可根据实际情况予以修改、完善、删减等补充。

第九十条：

本制度最终解释权归财务管理部。

附件：

补充规定4

关于明确收款过程当中的几个特殊问题的通知

各相关部门：

为理顺收款过程中我司与客户、客户与客户、营业部与财务、收款处与入帐等牵涉到的外部与内部，内部各部门之间的在各环节当中的工作流程，可能的法律责任、经济责任等以及为明确内部工作职责，避免因渠道不畅、沟通不顺、信息不灵造成不必要的混乱，特根据我司的实际情况对下列几件特殊事项作出如下规定：

1．代为付款：

①、意思为：

原来委托我司加工的单位在不改变我方开出发票为其本人名称的前提下，由其它单位为其代付货款给我方。

②、此种情况，我司只需对方与其委托付款的单位签定一份委托付款书，给我方即可。

③、委托付款书必须写明：

收款单位为我方，委托付款的原因，付款的金额，

双方法人代表的签名，双方加盖公章，委托日期等。

④、财务部对此的处理如下：

ⅰ、属于原来已经挂帐的，挂帐单位与付款单位抬头不符的，只须让原委托加工单位补给一份付款单位付款的委托书后，即可进行帐务对冲，无须更改前工序的加工合同、发货单等；

ⅱ、今后新发生的，一是要有委托付款书，二是出纳要直接在银行进帐单上注明，此款是代XXX单位支付字样，会计直接冲对原加工单位的挂帐，避免重复，提高效率。

⑤、委托付款书的式样见附件1

2．代开发票：

①、意思为：

原来委托我司加工的单位在改变我方开出发票，发票抬头不为其本人名称的前提下，由其它单位或原单位支付货款给我方。

②、此种情况，我司非特殊情况，一般不许出现；

③、确须办理的，分两种情况：

ⅰ、完全是不同的两个法人单位，按原来的方法，将此工作前的所有资料予以更改后，才能执行；

ⅱ、两个单位是同一个法人代表的关联单位，我方要求其提供变更申明，在委托付款书必须再加注申明，说明变更的原因后，我方可以不对以前工序的资料进行改进，由财务直接处理。

④、委托付款书的式样见附件2

3．我方三个关联方的业务处理：

①、原则上原来落单是哪个单位的，那么从材料投入到发货后收款，整个流程中口径要全部一致，不能混淆，以免造成混乱；

②、如果出现客户要求开票单位跟原订单名称不同的，那属于我司三个单位之间代开发票的问题，则完全要求改单后才可执行;

公司财务管理部

年月日

附件1

代为付款的委托付款书式样：

代为付款的委托付款书式样：

委托付款书

有限公司：

我公司于200年月日委托贵公司为我进行的加工，合同号为：

，加工金额为：

大写：

万仟

佰拾元角分整（小写：

￥元），

现委托（单位、个人）代为支付该笔款项。

特此委托！

委托人：

（公司、个人）受托人：

（公司、个人）

法人代表签名：

法人代表签名：

盖章：

盖章：

时间：

时间：

附件2

代为付款的委托付款书式样：

更改后的单位名称不同的

变跟客户申请书

有限公司：

我公司于200年月日委托贵公司为我进行的加工，合同号为：

，加工金额为：

大写：

万仟

佰拾元角分整（小写：

￥元），

原来是以我公司（个人）名义签定的加工合同，由于我公司（个人）现货物已转交：

公司（个人），请贵公司与其结算并办理相关其它手续！

特此委托！

委托人：

（公司、个人）受托人：

（公司、个人）

法人代表签名：

法人代表签名：

盖章：

盖章：

时间：

时间：

采购部物资采购发票管理的暂行办法

发票是一种重要的见证经济活动的凭证，特别是增值税专用发票在开具、取得、抵扣等环节有严格的税收政策条文监管，增值税专用发票的抵扣直接关系到公司税收负担的问题，在涉税事项中一定要谨慎从事。

因此，特根据我司的具体情况作出如下规定：

一、采购物资的类型划分：

1．生产型耗用：

原材料、辅助材料、五金工具（刀具）、其他低值易耗品、燃料、润滑油等；

2．办公型耗用：

办公文具、用品；

3．固定资产类：

机器设备、电子设备、运输工具；

4．饭堂饮食物资：

饭堂米、油、菜、调味品等；

5．业务招待类：

烟酒食品等。

二、按上述类别划分后，需要开具发票的层次可以下述图表描述：

①②1．生产型耗用：

必须开增值税票

2．办公型耗用：

增值税票、普通票

3．固定资产类：

普通票、装修工程

5．业务招待类：

普通票、收据

③4．饭堂饮食材料：

收据或支付证明单

①：

表示开增值税发票（17%、6%）

②：

表示需要开发票

③：

表示不需开票的。

财务入帐对发票的处理：

1.有票的纳入规范的财务核算；

2.无票的放入福利费用的开支或其他处.

三、在上述图表显示的需要开票的：

1、第1-2-3款中一定要有发票，特别是增值票；

2、第2款中，在不增加采购成本的情况下，最好是增值税发票；

3、第5款中，在不增加成本的情况下，最好是普通发票；

4、第4款中，非设备、大型用具类的，由于属福利开支，能省则省，可不开发票。

四、

需要开具增值税发票而暂时不能的，采购部将收据集中造册登记保管好，以后集中处理；物品交仓库，仓库先作代管处理或暂估入帐，此部分也应与采购部对应集中造册登记，待有正式发票时再做更正处理。

五、采购部采购的物品必须明确配合后续部门输入电脑时的需要，填写规范、内容齐全、价格的口径要跟仓库一致。

六、

发票：

要求先：

收票后才按月结时间进行结算。

采购物资进仓的同时，要求有发票的必须要有发票，无论是现金支付还是月结的，特别是月结的，先收发票非常有利于我司合理的、整体的有序安排税款，并且结合其他大公司的做法莫不如此！

（我公司的关联企业除外）

七、

物资进仓后，采购、仓库、财务必须三条线，保证单据传递（按进仓单的流程规定执行）的顺畅、及时到达各接收单据的位置，避免因不及时造成漏单、重复、出错，以至三方数据不统一，特别是月末扎数的时候，要注意三方时点（最后一日下午3：

00）的统一，月结后所有以前的单据第二天上午10：

30要到财务处（遇节假日休息，时间顺延）。

八、本意见经讨论通过后于年月日开始实行，在执行中再行完善、修改、补充。

公司财务管理部

年月日

关于明确物流单据流程及相关工作的通知

各相关单位：