财务部门各单据具体流程规范.docx

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财务部门各单据具体流程规范

财务部门各单据具体流程规范

财务部门各单据具体流程规范

财务部单据流程规范

第七十六条进仓单

    1、进仓单亦称入库单、入仓单。

所有物资、物员、采购材料等进仓，均需填写进仓单。

本单一式四联，由仓管员凭供应商送货单、采购合同、请购单或经审批的采购计划据实填写与验收。

    2、四联单分配：

第一联为仓库存根并记账；第二联为财务记账入账；第三联为结算联；第四联为采购留存与财务对账。

    3、品质部应同时出示质检报告，与仓库、采购三方同时签字，方可入库，否则判定为待检区存放，不能入库、不能发货出库。

    4、附：

进仓单流程图：

    采购部提供：

    ①实物进仓  ②送货单  ③采购合同  ④请购单或采购计划  ⑤货物发票  ⑥货物发票

    采购员跟进：

    ①第二、三、四联进仓单交财务复核，采购留存第四联

    ②凭送货单及采购发票等制现金物料报销单

    ③采购留存第四联

    仓库凭单验收入库：

    ①填写四联进仓单、验收报告

    ②四联进仓单必须采购员、质检员、仓管员同时签字

    ③仓库留存第一联存根联

    财务部跟进：

    ①凭第二联进仓单及送货单、发票等填制记账凭证

    ②凭第三联进仓单结算

    仓库与财务结账：

    ①仓库与采购核实当月采购与收发存汇总表一致，交财务部

    ②财务部凭收发存汇总表及入库汇总表与财务帐核对

    采购与财务对账：

    ①月结供应商当月采购量对账

以便确认已收款项。

    业务组把收到的款项连同收据第三联交司机带回公司营业部，以确认款项，并保存收据备查核对

    再由营业部核对此笔货款是在哪家公司下单}然后打出缴款单。

    司机将营业部打出的缴款单连同货款一齐交出纳处，出纳根据缴款单作收款处理。

    出纳核对无误后，在缴款单上签字确认，司机把已确认的缴款单第一联交回营业部存查，作月结依据。

    业务组（门市）把用完的收据整本（存根联）交财务部核销，如有作废应一式三联连同核销。

    第八十一条应收账单流程：

    1、缴款单：

    ①由当天将收款明细输入电脑、汇总，回传给业务组；

    ②期票、外币等，由各公司销售会计从登记簿与缴款人交接，到期后才开具缴纳单；

    ③区分为A、B公司于当日4点交应收账会计；

    ④送货单及作废单，必须在当日全部交财务部；

    ⑤所有信件，业务组在当日回复财务部，当月报表当月确认回传财务部存查。

    2、缴款单一式四联流程：

    应收账会计留存第二联并制证主管会计复核

    出纳员签名核实

    营业部留存第一联（双方签字）

    出纳员凭会计凭证及本单入账，交第三联应收账备查

    缴款人留存第四联（司机带回外办处）

    3、业务组对账：

    月终在97数

    据库打印对账

    、核对送货单

    当日交由

    应收账会计

    营业部打

    印送货单

    业务经理签名确

    认月报表报财务

    部否则扣除工资

    向业务组发生销售

    月报表账龄分析表

    以传真形式与业务文员核对当月发生销售

    第八十二条费用报销流程：

    费用报销凭《支付证明单》及《费用报销单》核报，指无实物形态的。

如需办理入库（入仓）手续的，财务另填写《物料报销单》，其附件有购货发票送货单、请购单或采购计划。

自制原始凭证等。

主要流程：

    3、报销流程：

    财务主管会计复核收集、整理报财务经理审核。

（当日完成转出）

    财务文秘收齐单据

    统一报总经理审批。

（次日完成转出）

    经办人填写，该部门主管签字，报财务部附单据及发票等。

（当日完成转出）

    总经办文秘收齐单据统一报董事长核批。

（次日完成转出）

    总经办文秘转财务部各主管会计制证入账，按借贷方制度规定办理。

（收单即日办理）

    各主管会计转出纳复核并付款，（收单即日完成）首尾三天内完成全部流程

    4、全公司均采用三级审批制度\权限：

    基层部门、报销部门经理或主管初批复核

    财务经理、主管会计复核（中级）审批完毕转呈

    总经理或董事长（高级）核批签署意见。

    中间环节由各自文  秘转发财务部与执行

    3、费用报销实行限时审批制：

为保证审批环节的运作效率，所有的费用报销单据应该对应于下周的二、五于上述各环节完成相应的审批工作

    第八十三条物料报销单流程：

    物料报销单，指有实物形态的应办理入库（入仓）手续的物料需填报的单据，其附件有购货发票、送货单（对账单）、入库（入仓）单、请购单或采购计划审批表等。

主要流程：

    1、物料报销流程：

    经办人签写，该部门主管签字，附购货发票、送货单（对账单）、入库单、请购或采购计划审批表（特批表）报财务部。

（当日完成）

    财务主管会计复核、整理报财务经理核批。

（次日转出）

    财务文秘员收齐单据统一报总经理核批。

（次日完成转出）

    总经办文秘收齐单据统一报董事长核准。

（次日完成转出）

    总经办文秘转出财务各主管会计制证入账，按借贷方制度规定办理。

（即日完成）

    各主管会计转出纳员复核并付款入账，当即完成。

（首尾三天内完成全部流程）

    2、总经理或董事长每月审批采购计划表，核批实际发生业务，财务部财务经理据此监控执行。

    3、无采购计划审批表（非计划），按原请购单审批程序办理，但请购单更改为（特批表）原则上特批金额不应超过计划的10%。

    4、采购计划审批表，由采购部每月25日前报财务部复核27日报总经办29日前报董事长

    30日前由总经办文秘转发用料部门、物控（仓管）、财务部、采购部等备查执行。

    5、采购计划审批程序：

    采购部制定详细采购计划表（23日前完成）

    市场价格调查小组，由技术、生产、总办、财务等部门组成，价格确认，按上述程序审批（25日前完成）

    财务部文秘员转财务经理审核批（27日前完成）

    总经办文秘员转发《采购价格确认表》各部门（仓管）执行

    总经办文秘员转董事长审批核准（30日完成并回转）

    财务文秘员交总经办审批并修正，（29日前完成）

    6、加强原始凭证票据管理：

    原始凭证审核章—经办人、验收人、复核人、审批人签字

    原始凭证分割章—注明原始凭证日期、凭证号、主管会计、经办人签字

    仓管——入库（进仓）单、出库（领料）单填报，《收发结存月报表》账账、账表、账实三相符，每季度常规盘点，每半年\年终定期盘点，最高\最低储存量呈报控制等，财务部是整个票（单）据流程及印章管理的监控部门。