财务单据管理规范完整.docx

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财务单据管理规范完整

财务单据管理规范

1.目的

为规范常用财务单据的接收、整理、填制、传递，加强财务单据的管理和财务监督，保障公司经济往来行为符合财务基础管理工作规范和税收征管法律法规的要求,制定本规范.

2.适用范围

各部门通常使用的财务类单据包括:

1、法定格式单据。

如税务监制票据（发票）、国家规定特殊行业票据（银行、邮电等）、财政监制收据（行政事业收据）、财政监制收据（资金往来收据）；2、非法定格式单据.是为适应不同单位的管理需要,单据格式可以自由设计选定，国家不作统一规范和约束的单据。

如财务部门内部自制或从外部购买的费用报销单、差旅费报销单、付款通知书、借款单、发票清单、对账单、普通收款收据等。

其它部门业务流转单据,财务部门专用表单、银行支票、汇票等不在本制度规范。

3.部门职责

3.1.财务部：

负责制定常用财务单据管理的流程及制度，按要求开具财务单据，并负责对各部门提交的财务单据进行审核；

3.2.业务部门：

包括各职能部门,从外单位第一手接到的发票、收据时应进行初审,必要时在取得单据前和财务部门沟通，并按照规范向财务部门填报传递财务单据.

4.主要单据用途

4.1.外部来源财务单据

税务监制票据（发票）

从外单位采购资产、劳务的合法凭证

发票清单

从外单位采购资产、劳务

财务对账单

从外单位采购资产、劳务

特殊行业票据（银行、邮电等）

在银行、邮电等单位发生费用的合法凭证

财政监制收据（行政事业收据）

在行政事业单位发生费用的合法凭证

财政监制收据（资金往来收据）

单位资金往来，付款方取得的合法凭证

4.2.内部来源财务单据

税务监制票据（发票）

本单位对外销售资产、劳务的合法凭证

本单位财务部门填制

发票清单

本单位对外销售资产、劳务

本单位财务部门填制

财务对账单

本单位对外销售资产、劳务

本单位财务部门填制

财政监制收据（资金往来收据）

单位资金往来,收款方开出的合法凭证

本单位财务部门填制

差旅费报销单

员工出差所发生的差旅费报销时

本单位员工填制

费用报销单

需要财务部门对本单位员工支付差旅费以外报销款时

本单位员工填制

借款单

员工借款时

本单位员工填制

付款通知书

需要财务部门对外单位付款时

本单位采购部门填制

5.单据总体规范

5.1.单据的内容

5.1.1.主要包括:

单据名称；填制单据的日期;填制单据单位的名称或填制人的姓名；经办人的签名或盖单；接受单据的单位名称;经济业务的内容;数量、单价和金额.

5.1.2.发票必须符合《发票管理办法》和实施细则的规定。

5.2.单据的填制

5.2.1.内容必须填写完整,字迹清晰、工整，手写不得连笔，无涂改、污染，印章清晰可辨。

5.2.2.阿拉伯数字

5.2.2.1.阿拉伯金额数字前面应当书写币种符号或者货币名称简写.币种符号与阿拉伯金额数字之间不得留有空白.如金额为952元,则在阿拉伯数字填写栏内填写￥952元。

5.2.2.2.所有以元为单位（其他货币种类为货币基本单位，下同）的阿拉伯数字，除表示单价等情况外，一律填写到角分；无角分的，角位和分位可写“00”，或者符号“—”；有角无分的,分位应当写“0”，不得用符号“—"代替。

5.2.3.汉字大写数字

5.2.3.1.大写数字标准写法为：

零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万等,一律用正楷或者行书体书写,不得用0、一、二、三、四、五、六、七、八、九、十等代替,不得使用异体字和简化字。

5.2.3.2.已印刷有大写填写栏：

应按规范汉字在已经印刷好的相应位数内填写数字大写，并在大写汉字前的每一空位上画“X”并用圆圈圈住，在数字是0的位置填写汉字“零”。

如金额为￥2034.50元,则大写数字栏内填写：

X拾X万贰仟零佰叁拾肆元伍角零分。

5.2.3.3.未印刷大写填写栏：

大写金额数字前未标明货币名称的,应当加填货币名称，货币名称与金额数字之间不得留有空白.阿拉伯金额数字中间有“0”时，汉字大写金额要写“零”字；阿拉伯金额数字中间连续有几个“0”时,汉字大写金额中可以只写一个“零”字；阿拉伯金额数字元位是“0"，或者数字中间连续有几个“0”、元位也是“0”但角位不是“0"时，汉字大写金额可以只写一个“零”字，也可以不写“零"字。

大写金额数字到元或者角为止的,在“元"或者“角”字之后应当写“整”字或者“正”字;大写金额数字有分的，分字后面不写“整”或者“正"字。

5.2.4.凡填有大写和小写金额的原始单据，大写与小写金额必须相符。

5.2.5.凡单据内容不全、字迹模糊不清、与经济业务本身内容不符者,应予退回或重新补正。

5.2.6.单据不得涂改、挖补。

发现原始单据有错误的，除法定单据外,应当由开出单位重开或者更正,更正处应当加盖开出单位的公章和个人签章.

6.外部来源单据

6.1.1.从外单位取得的发票、收据必须有填制单位盖章；从个人取得的发票、收据,必须有填制人员的签名或盖单；

6.1.2.发票上未列清详细品名、数量、单价的（如办公用品一批XXX元）以及各种购买物品的定额发票，无论金额大小，均必须附有加盖印章的购货清单或小票。

定额发票要用黑笔写上单位抬头,开具日期等信息，不得空白。

6.1.3.采购物料、固定资产的发票、收据、清单、对账单，须有齐全的内部表单为佐证方能结算,另在《采购付款管理制度》《固定资产管理制度》规范.

6.1.4.对外支付现金，必须有付款的合法依据，即取得收款单位或个人的收款证明以及签字。

6.1.5.预付性汇款,由经办人填制付款申请单，作为原始单据,不得以汇款回单代替。

6.1.6.从外单位取得的发票、收据如有遗失，应当取得原开出单位盖有公章的证明，并注明原来票据的号码、金额和内容等，由本单位财务部负责人和领导批准后，才能代作原始单据。

如果确实无法取得证明的，如火车、轮船、飞机票等凭证，由当事人写出详细情况，由本单位财务部负责人和领导批准后,代作原始单据，否则按业务发生日期网上查询价格金额的50%报销。

6.1.7.单据报账:

报账人第一手接到发票、收据时,首先应该按上述要求进行自审，所提供的报账票据必须符合单据的真实性、准确性、及时性。

6.1.8.所有经济业务均应提供实际的合法票据,原则上只报销符合实际的合法发票、收据（税法规定：

除印有财政监制章的财政收据外，其余收据税前不得扣除）。

无法取得实际合法票据,以其他合法票据充抵时，需要事先向财务部说明情况,报账时注明。

6.1.9.如果实际情况确实连其它合法票据充抵也无法取得.取得非正规收据、白条，必须加盖收款单位公章或收款人签字及号码。

特殊情况下报账人无法取得任何单据（如在路摊上购买物品或坐三轮车或摩的等无法取得发票）,需填写申请单，经直属主管或经理签字,总经理特批后办理。

6.1.10.不符合上述规定的单据，出纳一律拒以报账。

7.内部来源单据

7.1.1.对外开出的发票，必须加盖单位公章或发票专用章，其中办理收款业务的要加盖本单位财务专用章。

7.1.2.销售产品的发票、清单、对账单，须有相应的内部表单为佐证方能开具,另在《销售管理制度》规范.

7.1.3.自制表单应设计科学、格式规范、计算清楚.

7.1.4.外部印制的整本编号表单，填写作废时应当加盖“作废”戳记,连同存根一起保存，不得随意撕毁。

7.1.5.职工因公出差等借款借据，必须附在记账凭证之后。

收回借款时，应当另开收据或者退还借据副本，不得退还原借款借据。

7.1.6.属于现金发放性质的原始单据,原则上应由本人领取签名。

有委托他人代领的，由代领人签名；由一人代领多人的，须逐个签章，不得通栏划大括号签一个章。

7.1.7.经上级批准的经济业务,必要时，应当将取得的批准文件、合同作为财务单据附件。

8.费用报销单据操作指引

8.1.票据分类整理和粘贴

8.1.1.票据分类整理的基本原则：

不同公司、不同部门、不同人员的单据必须分开填报，不得混淆在一张报销单上。

8.1.2.首先按照个人支付的不同费用类别进行分类整理.如办公用品、固定资产（金额大于等于500元）、费、差旅费、汽车使用费、资料费、招待费、物业费、运杂费，广告费、中介费、样品费等等。

其次按时间顺序分类。

最后按面额的大小分类.

8.1.3.到行政部领取原始单据粘贴单后.原始单据应由业务经办人按照要求粘贴在“原始单据粘贴单”上，粘贴应牢固、平整。

并在粘贴处注明各类面额票据的张数和总金额。

8.1.4.法定发票、收据与非法定收据应分报销单粘贴报销。

8.1.5.将票据按下图样式整理齐后，将胶水涂抹在票据左侧背面，沿着粘贴单装订线内侧和粘贴纸的上边依次均匀排开横向粘贴（如下图：

此种粘贴方法称为“鱼鳞式”）,且应避免将票据贴出粘贴单外。

装订线左侧不要粘贴票据，不要将票据集中在粘贴纸中间粘贴，以免造成中间厚,四周薄，使单据装订起来不整齐，达不到档案保存要求；

如图：

靠装订线右侧，自左至右沿上边以鱼鳞式粘贴票据,要求每张票据均保证贴在粘贴单上，不得以票贴票，不得集中在中间粘贴,不得将票据贴到粘贴单外。

8.1.6.原始单据应保持原样粘贴，个别规格参差不齐的单据,可先裁边整理后再行粘贴,但必须保证原始单据内容的完整性。

粘贴的原始单据不得超出整张粘贴单（可超出边框范围），对于比粘贴单大的票据或其他附件，也应沿装订线粘贴，超出部分可以按照粘贴纸大小折叠在粘贴范围之内.两排之间不得重叠、留空或大量累压粘贴。

8.1.7. 票据比较多时可使用多张粘贴单；票据比较少时可以不用粘贴单，直接粘贴在报销单的背面，并且原始发票和报销单粘贴要左对齐，上对齐，超出报销单大小部分折叠在报销单范围之内。

所有原始单据必须在粘贴单上由上而下、自右至左、均匀排列粘贴,一般粘贴1-2排，每排4-5张。

8.1.8.不要将票据倒置粘贴;不要用订书机订票据;粘贴票据只能用适量的胶水,不能用固体胶棒粘贴（使用固体胶棒粘不牢，易脱落）；

8.1.9.如果同一类票据过多过厚时，可不用将报销单和原始票据粘贴，使用长尾票夹将报销单和票据夹在一起提交审批。

8.2.报销单填写

8.2.1.有关报销单据均由经办人填写，应使用黑色水笔或钢笔以规范汉字填写报销单，不得涂改，特别是大小写金额不得有任何涂改;

8.2.2.经办人、单据张数等信息应如实完整填写;报销单上的填写内容要和所分类粘贴的原始单据顺序一致，内容相符，金额小计对应；填写不规范的单据,不予报销;

1．0目的：

1．1加强本公司货运车辆的保管、有效运用及驾驶员的管理，保证货运车辆的行车安全。

2．0适应范围:

2．1物流部货运车辆、驾驶员。

3．0权限和责任：

3．1物流部货运车辆驾驶员有权限和责任严格遵守货运车辆及驾驶员管理规范开展运输＆配送工作.

4．0货运车辆及驾驶员管理规范：

4．1公司货运车辆由物流部安排运输&配送并指定物流部司机驾驶，其它人员未经批准不得驾驶。

4．2货运车辆除执行运输&配送、维护保养等任务外，未经批准不得随便驶离公司，更不得私用转借他人。

4．3货运车辆外出，必须凭主管（含主管）以上人签字确认的《派车申请单》外出,否则当班保安有权拒绝放行。

4．4货运车辆外出，必须凭主管（含主管）以上人签字确认的《派车申请单》外出，否则当班保安有权拒绝放行。

4．5司机应爱惜公司车辆，平时要注意车辆的保养，经常检查车辆的主要机件，确保车辆正常行驶。

4．6货运司机发现车辆发生故障,当班司机应立即停止使用，立即进行检修，不会检修的及时向上级报告，以便及时安排指定维修点进行检修。

4．7货运司机完成任务，及时将货运车辆开回公司停车场地并锁好保险锁，防止车辆被盗，不得以任何擅自驱车外出停放。

4．8货运司机出车回来途中,要检查油量，发现存油接近只有一格时，应立即到公司指定的加油站加油,不得执行任务出车时临时去加油。

4．9货运司机对待货主（客户）要文明有礼,努力提高服务质量。

4．10货运司机出车回来时，要检查车辆驾驶室、车头车箱外围清洁卫生并不定期的清洗与定期每月15号~18号对所有货运车辆进行清洗，以确保车辆保持清洁卫生。

4．11货运司机、跟车装卸搬运工执行运输&配送任务过程中严禁私拉、私卸、倒卖公司货品。

4．12货运司机必须积极学习及严格遵守《中华人民共和国道路交通管理条例》及有关交通安全管理的规章规则，安全、文明驾车。

Ø严禁饮酒、醉酒驾车、疲劳驾车（下班后要注意休息好,上班时要精神状态良好）、带病驾车.

Ø严禁穿拖鞋驾车、开斗气车、“英雄车".

Ø严禁超速、乱抢道等危险违行车行为。

4．13驾驶员对车辆的日常维护应做到：

Ø坚持“三检”，即出车前、行车中、收车后检视的灯光、转向、制动、传动、冷却、润滑及各部机件连接的有效情况

Ø保持“四清”,即保持机油、空气、燃油滤清器和蓄电池的清洁。

Ø防止“四漏”,即防止漏水、漏电、漏气、漏油。

4．14货运车辆违规与事故处理

4．14．1在下列情形之一的情况下，违反交通规则或发生事故由驾驶员负担，公司并视情节予以处罚或辞退处理。

Ø无照驾驶，证件过期、伪造。

Ø出车前不检查证件时效及证件携带不齐。

Ø不听从交警、路政等部门人员指挥。

Ø

不服从遵守客户工厂内的交通规则、交通协管等人员指挥。

Ø禁行路段、禁行时间驱车闯入。

Ø未按以上第4.13条款执行，被公司管理人员抽查发现，且由于任务需要出车导致没有时间处理，在出车途中被罚款的。

Ø驾驶员人为造成违反交通规则（如闯红灯、超速、不系安全带等）。

Ø未经许可将车借交他人驾驶。

Ø货运车辆轮胎光头，未及时提出更换申请而出车途中被罚款的。

Ø货运车辆后轮爆胎，导致阻碍交通而被处罚的。

4．14．2在下列情形之一的情况下，违反交通规则由公司报销。

经驾驶员队长确认或物流主管确认驾驶员严格按第4。

13条款执行，货运车辆在途中灯光失灵、接确不良等原因造成灯光问题罚款的。

Ø货运车辆轮胎光头，已及时提出更换申请，但由于任务紧急或车辆紧张而安排出车,在途中被处罚的.

Ø货运车辆前轮爆胎，导致阻碍交通而被处罚的。

（前轮爆胎后如继续移动容易导致前轮胎报废）

Ø装载货物超重、超高、超长、超宽被处罚的。

Ø由于工作需要，驾驶室乘坐人数超载被处罚的。

4．14．3货运车辆交通事故处理

Ø货运车辆如在公务途中遇不可抗拒因素（地震、泥石流自然灾害等）造成的交通事故所产生的损失由公司负担.

Ø意外事故发生时，应先急救伤患人员，向附近警察机关报案，并立即通知公司物流部、行政部。

Ø意外事故发后经交警等政府部门确认是我司货运司机责任时,如需向受害当事人赔偿损失，经扣除保险金额后，其差额由司机与公司共同负担。

Ø意外事故造成车辆损坏,在扣除保险金额后再视实际情况由货运司机与公司共同负担。

编制

审核

批准

财务与业务类自制单据编号规则

1目的

为了规范集团内部各种财务与业务类自制单据的编号统一性、规范性，特制定本规则.

2适用范围

本规则适用于集团内部各种财务与业务类自制单据的手工编号与软件系统自动编号。

3术语和定义

3.1财务单据：

记账凭证。

3。

2采购类单据：

采购申请单、收料通知单、外购入库单、采购付款申请单。

3。

3销售类单据：

销售订单、销售合同、销售出库单、产品交付单、销货清单.

3.4仓库类单据：

产品入库单、其他入库单、委外加工入库单、生产领料单、其他出库单、委外加工出库单、仓库调拨单、受托加工材料入库单、受托加工领料单、虚仓入库单、虚仓出库单、虚仓调拨单、组装单。

4编号规则

4。

1编号的构成

a）单据编号由四部分组成，具体形式见图1：

图1单据编号构成形式（例：

销售出库单）

b）各种单据类型编号规则，具体形式见参照表1

表1单据类型编号规则

单据类别

单据类型

单据编号

编号规则

财务单据

记账凭证

记1

单据类型汉字+流水号

采购类单据

采购申请单

CGSQ+YYMM+0001

单据类型（2位）+业务类型（2位）+日期（年2位、月2位）+流水号（4位）

收料通知单

SLTZ+YYMM+0001

外购入库单

WGRK+YYMM+0001

采购付款申请单

CGFK+YYMM+0001

销售类单据

销售订单

XSDD+YYMM+0001

销售合同

XSDD+YYMM+0001

销售出库单

XSCK+YYMM+0001

产品交付单

XSCK+YYMM+0001

销货清单

XSQD+YYMM+0001

仓库类单据

产品入库单

CPRK+YYMM+0001

其他入库单

QTRK+YYMM+0001

委外加工入库单

WWRK+YYMM+0001

生产领料单

SCLL+YYMM+0001

其他出库单

QTCK+YYMM+0001

委外加工出库单

WWCK+YYMM+0001

仓库调拨单

CKDB+YYMM+0001

受托加工材料入库单

STRK+YYMM+0001

受托加工领料单

STLL+YYMM+0001

虚仓入库单

XCRK+YYMM+0001

虚仓出库单

XCCK+YYMM+0001

虚仓调拨单

XCDB+YYMM+0001

组装单

ZZD+YYMM+0001

5其他

5。

1本规则对于印刷类单据不做特别要求，如印刷类单据无编码必须按本规则手工编写。

5。

2本规则由财务中心负责解释与修订。

5.3对于手工编写单据编号集团各部门要严格按照本规则执行，软件系统编码由系统管理员技术支持.

5.4本规则自副董事长签发批准之日起生效执行。

起草部门：

财务中心起草人：

审批:

日期：

日期:

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