供应商控制管理办法.docx

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供应商控制管理办法

供应商控制管理办法

第一章克莱斯勒通过实施供应商控制使成本降低21亿$

第二章“正本清源”——三大步骤控制供应商

一、供应商选择

责权控制：

风险——供应商选择的失控

原因——责权不清

控制底线——

Ø供应商选择应由谁负责？

Ø他们都负责什么？

Ø如何保证各部门各司其职，做好供应商选择工作？

1、必须按照事业总部／集团政策制定供应商选择和资格确认的程序，并经过批准。

事业总部／集团政策必须明确，选择供应商过程涉及采购、工程设计和制造，质量保障，财务与销售等方面。

选择供应商不得只由采购部门或采购人员负责。

选择和确认供应商资格的责任必须与付款和会计业务划分。

证据控制：

风险——供应商选择的失控

控制底线——

Ø供应商选择的依据是什么？

Ø供应商选择是否有完备的证明和记录？

Ø供应商选择的证明和记录是否准确？

是否进行了充分的审查？

原因——供应商选择过程中缺乏依据

2、选择和确认供应商资格过程中所使用的所有标准必须形成文件并妥善保管。

选择／证明资格确认标准应包括：

a．到供应商现场进行观察；

b．供应商的技术能力；

c．为企业提供恰当服务的能力，其中包括对需求和变化的反应能力；

d．评价供应商现行的质量管理规划，其中包括残次品自动检查的过程控制，质量管理报告及记录保管是否完善；

e．按时交货记录；

f．供应商潜在的人力及或能力局限性；

g．评价供应商的成本结构和未来成本预测／降低的合理性，其中包括单位数量假设；

h．供应商对工程协助的接受能力；

i．供应商设施地点与公司的距离；

j．供应商在类似情况下与其它客户进行交易的历史；

k．供应商的财务稳定性。

规则控制

风险——供应商选择的失控

原因——供应商选择过程中程序、方法不规范

控制底线——

Ø供应商选择依据的原则是什么？

Ø供应商选择是否遵循了规定的流程和方法？

Ø供应商选择的流程是否合理？

适合自己的企业吗？

3、必须按照事业总部／集团的政策制定供应商名录／数据库并经过批准。

至少每年要对供应商名录／数据库进行审查、更新并删除不常用的供应商。

供应商选择过程和财务验证一经完成，应将供应商补入供应商名录／数据库。

检查控制

风险——供应商选择的失控

原因——缺乏改进措施

控制底线——

Ø每次供应商选择之后有没有进行跟踪评估、问题反馈？

Ø当我们知道有问题之后，实施有效改进措施了吗？

4、如果根据取得货源政策决定使用独家或单一供应渠道提供一种产品或商品，必须按照事业总部／集团的政策编制书面文件，说明其原因，该文件需经批准并妥善保存。

如果某供应渠道的中断可能对一项业务或公司产生重大的消极影响，必须制定业务中断准备计划，编制成文并经过批准，以保证在紧急情况时有充足的材料供应。

业务中断准备计划应包括材料和安装。

独家供应指某种材料／产品只能从唯一的一家供应商那里购进。

当有几家供应商能够提供产品或材料但仅使用其中一家时，则属于单一供应渠道。

工具模板：

1、供应商选择流程

1）确定每类产品或每个产品的采购策略

2）确定每一种产品或产品类别潜在的供应商

3）制定供应商选择办法

4）选择供应商

二、供应商绩效管理

责权控制：

风险——供应商绩效管理的失控

原因——供应商绩效管理责权不清

控制底线——

Ø供应商绩效管理应由谁负责？

Ø他们都负责什么？

Ø如何保证各部门各司其职，做好供应商绩效管理工作？

1、供应商绩效管理必须按照一定的流程进行：

Ø供应商绩效管理是一个循序渐进,不断改善的过程

Ø管理流程应从制定供应商管理绩效测量指标开始,建立供应商绩效测量的评分体系,由相关部门参与（物控部、质管部等）共同进行每月的评估,与供应商讨论评估结果,找出差距,并制定出改进计划

Ø监督供应商实施改进计划,并在适当时候给予帮助,评估其改进状况,如在规定时间内仍达不到要求的,考虑淘汰旧有的供应商,选择新的供应商

Ø供应商的评估和绩效改进过程是不间断的、循环的过程,定期的与供应商之间关于产品及绩效管理方面的沟通（电话、邮件、定期访问及会议）,有助于改进供应商的管理

Ø供应商考核的指标是根据公司当年的整体计划和采购目标制定出来的,应该每年进行重新核定.

Ø

证据控制：

风险——供应商绩效管理的失控

原因——供应商绩效管理缺乏依据

控制底线——

Ø供应商绩效管理的依据是什么？

Ø供应商绩效管理是否有完备的证明和记录？

Ø供应商绩效管理的证明和记录是否准确？

是否进行了充分的审查？

2、制定供应商考核的关键业绩指标（KPI）时需要考虑的因素有：

Ø收集和分析供应商的固定成本；

Ø现在或计划中供应商的信息系统能力；

供应商KPI模板：

规则控制

风险——供应商绩效管理的失控

原因——供应商评分程序、方法不规范

控制底线——

Ø供应商评分依据的原则是什么？

Ø供应商评分是否遵循了规定的流程和方法？

Ø供应商评分的流程是否合理？

适合自己的企业吗？

3、供应商评分系统控制原则：

Ø将定性的和定量的评分分开；

Ø用量化的关键绩效指标去评估供应商每周或每月的表现，用定性的关键绩效指标去评估他们的长期表现；

Ø按关键绩效指标组织和归纳成主要指标（如前所示，次要指标包括价格的增加、采购准确性、送货准确性等）；

Ø为每一个关键绩效指标制定一套评分系统,使之可以一致地应用于所有的供应商，并按等级排列；

Ø绩效考核需要相关部门的共同参与，每个部门负责与自己部门相关指标的评估,供应商的最后得分是各部分的总和。

4、供应商的评分必须依照事先制定的程序。

必须杜绝主观随意性的评分。

供应商考核评分表

模板：

检查控制

风险——供应商绩效管理的失控

原因——缺乏改进措施

控制底线——

Ø每次控制供应商评估之后有没有进行跟踪评估、问题反馈？

Ø当我们知道有问题之后，实施有效改进措施了吗？

5、供应商绩效的评估&总结

1）每月的评估&总结

Ø目的是保持与供应商的沟通

Ø关键绩效指标是每月评估的基础

Ø这个评估&总结由物控、财务和质量管理部共同进行

Ø评估的频率取决于供应商的绩效

Ø虽然在性质上比年终的总结非正式，但包含重要决定的会议记录也应当保留下来

2）每半年一次的评估&总结

Ø目的是更正式地评估供应商绩效，并决定与供应商将来的关系，比如：

◆增加/减少采购或产品类别

◆改变供应商关系策略

◆与供应商中止关系

Ø这种会议更加正式，应该保留具体的会议记录。

记录应该包括讨论过的要点、同意了的行动、计划的实施时间表，并将复印件提供给供应商。

Ø参与采购、供应商选择的重要人员应该出席会议.

Ø供应商绩效评估会议应该使用:

◆量化的关键绩效指标

◆与选择供应商相同的标准

三、供应商发展淘汰

供应商发展改进包括三个环节：

Ø供应商绩效监控

Ø企业评估

Ø供应商淘汰改进

责权控制：

风险——好的供应商得不到快速发展，差的供应商不能及时淘汰

原因——责权不清

控制底线——

Ø供应商绩效监控应由谁负责？

Ø他们都负责什么？

Ø如何保证各部门各司其职，做好供应商绩效监控工作？

1.供应商的监控应当由专门的供应商管理委员会负责。

2.选择供应商不得只由采购部门或采购人员负责。

3.供应商管理委员会应该担负以下责任：

Ø处理订单过程的错误

Ø能履行订单量的百分比

Ø及时性（延迟交货）

Ø发票的错误

Ø产品质量

Ø价格（成本）

证据控制：

控制底线——

Ø供应商的监控的依据是什么？

Ø供应商的监控是否有完备的证明和记录？

Ø供应商的监控的证明和记录是否准确？

是否进行了充分的审查？

风险——好的供应商得不到快速发展，差的供应商不能及时淘汰

原因——供应商监控缺乏依据

4.供应商的监控必须以公司事先制定的程序和方法为依据。

5.供应商的监控必须以对供应商考察的记录为依据。

6.供应商的监控记录必须由两人以上的审查，尽可能减少人为的操纵。

规则控制

风险——好的供应商得不到快速发展，差的供应商不能及时淘汰

原因——供应商评估的程序方法不规范

控制底线——

Ø企业评估依据的原则是什么？

Ø企业评估是否遵循了规定的流程和方法？

Ø企业评估的流程是否合理？

适合自己的企业吗？

企业评估至少每年进行一次，评估内容须包括以下范围的表现：

●新产品

●发展成伙伴关系状态的进展

●在没有伙伴关系的状态下有增长的交易范围

●交易量和额减少的范围

●要终止的供应商关系

对主要的供应伙伴，评估是持续的过程，正式的评估是以联合会议的形式进行。

检查控制

风险——好的供应商得不到快速发展，差的供应商不能及时淘汰

原因——供应商管理缺乏改进措施

控制底线——

Ø每次供应商淘汰改进之后有没有进行跟踪评估、问题反馈？

Ø当我们知道有问题之后，实施有效改进措施了吗？

供应商淘汰改进

●根据评估结果，对供应商提出改进目标和有针对性的改进项目；

●根据绩效管理结果有针对性的按一定比例剔除不合格供应商，形成供应商系统的良性循环。