酒店公文格式.docx

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酒店公文格式

备忘录

由：

总经办

至：

匚总经理

□总经办

口销售部

□

财务部

匚工程部

□餐务部

□厨务部

□

前厅部

匚客房部

□康乐部

□人事部

□

保安部

领导批示:

事宜：

关于酒店新的公文格式的相关事宜

呈报：

董事长

抄报：

酒店各部门

日期：

2012年03月30日

编号：

MGO【2012】001

关于酒店新的公文格式的相关事宜

酒店各部门经理:

为使酒店文件管理更具专业、规范、合理及方便操作，酒店对外、对内各类文件的类型、流通、格式、编号等统一规范，从03月30日起，酒店实行新的公文格式，新的公文格式说明如下：

一、总则

为规范酒店各类文件的管理，保证酒店各类文件流转及管理规范化，结合实际情况，制定本规定。

适用于酒店所有部门及人员。

二、行文规则

1、各部门严格按照文件种类性质行文；

2、部门报总经办文件，冠以姓名职务；

3、部门与部门相互递发的文件，一般情况下冠以部门的名称；

4、总经办下发文件，其种类用“决定、通知、备忘录”等；部门之间行文，其种类用“通知、备忘录”等；

5、部门报总经办文件，如需审批后发有关部门的，应标明抄送的部门；

6、部门之间重要行文，应抄报总经办；

7、部门之间可以联合行文；

8、所有发出文件，均须由承办部门负责人签发；

9、所有须总经办（总经理、副总经理）审批的文件，均须审批后执行；

10、所有部门经理及主管级人事任免，均有总经办行文发出。

三、文件格式

文件一般由店标、事宜、呈送（报）人（部门）、抄报人、抄送部门、承办部门、日期、标题、文号、正文、附件等组成。

具体形式附后。

四、文件流通顺序

1、外部重要文件处理对外文件、文稿处理部门——总经办——副总——总经理审核——董事长审批——发出外来文件、文稿处理

总经办——副总——总经理——董事长阅批——有关部门

2、内部文件处理

通告执行部门——副总——总经理审批——颁布董事长、总经理、副总指示总经办——部门——执行反馈——总经办——副总——总经理——董事长申请报告

部门——总经办——副总——总经理审批——部门部门致部门部门——部门

3、酒店合同、协议处理

部门——财务审核——总经理（副总）审批——董事长审定——总经办盖章——存档

五、文件编号

文件编号由三部分组成，具体如下：

部门缩写/文件类别/年份/文件序号

1、部门缩写

总

经

理—

—GM

副总经

理——

DGM

值

班经

理—

—RM

总

经

办—

—GMO

财

务

部—

—FD

人

事

部—

—HRD

工

程

部—

—ED

营

销

部—

—S&M

娱

乐

部—

—RED

房

务

部—

—HSKP

、八

前

厅

部—

—FO

餐

饮

部—

—F&B

采

购

部—

—PD

保

安

部—

—SD

2、年

份：

四位

数字编写加

[]号

，

3、文件序号：

001开始的三位数

例如：

GMO[2012]001即：

总经办2012年一号文件

六、文件的存档和销毁1、已处理完毕的文件，总经办和部门要进行分类存档，做到查找方便，当年文件于次年1月31日前归档完毕；

2、对于无保存价值的文件，每年进行清理后经部门负责人审定后予以销毁，不得作为废纸处理；

3、涉及到财务、工程、人事、保安等技术档案（资料、报表、凭证、图纸等），有

关部门每年整理档案，必要时交总经办长期保存。

4、以上条例由总经办负责解释。

附件一备忘格式附件二通知格式附件三签呈附件四公函附件四传真附件五文件流转单

执行时间：

2012年03月30日起。

特此通知

发出：

职务：

年月日

附件

备忘录

领导批示:

至：

匚总经理

□总经办

口销售部

□

财务部

匚工程部

口餐务部

口厨务部

□

前厅部

匚客房部

口康乐部

口人事部

□

保安部

由:

XXXX

事宜：

呈报：

董事长

抄报：

XXXXXX

日期：

2012年X月X日

编号：

（部门英文缩写，女口MGO【2011】001

（前四位为年份，后三位为部门发文编号）

（正文）

如有附文则标明《附件名称》

妥否，请批示。

或“特此通知”

发出：

职务：

年月日

（此处为亲笔签名）

附件二

通知

由：

XXXX领导批示:

至：

口总经理□总经办□销售部口财务部

匚工程部

口餐务部

口厨务部

匚前厅部

匚客房部

口康乐部

口人事部

匚保安部

事宜：

呈报：

董事长

抄报：

XXXX

XX

日期：

2012年X月X日

编号：

（部门英文缩写，女口MGO【2011】001

（前四位为年份，后三位为部门发文编号）

（正文）

如有附文则标明《附件名称》

妥否，请批示。

或“特此通知”

发出：

职务:

年月日（此处为亲笔签名）

签呈

日期：

20012年XX月XX日

部门编号：

S&M【2012】00X

From：

营销部

TO

CC

主旨：

说明：

以上妥否，请领导批示！

会签：

部门经理：

总办：

总经理：

董事长：

公函

致：

由：

日期：

年月曰

主旨：

部门/编号:

敬启者:

敬颂

商祺！

茶海之心大酒店有限公司

2012年X月X日

FAX

呈：

由:

联络人:

收件人:

联系电话：

联系电话：

FAX.No传真号：

FAX.No

传真号：

Subject事宜：

Page

页码：

页

文件流转单

编号：

GMO[2012]00X

发文部门/日期：

总经办/2012.X.X

内容：

关于…….通知

部

总輕办

总经理签字：

副

财务部

字签理经

工程部

字签理经

餐饮部

字签理经

房务部

字签理经

康乐