广州市建设工程档案编制技术规范.docx

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广州市建设工程档案编制技术规范

广州市建设工程档案编制技术规范

P01

DBJ

广州市地方技术规范

DBJ440100/T153—2012

建设工程档案编制规范

2012–12–3发布

2012–12–31实施

广州市质量技术监督局         发布

目    次

前    言

本规范按GB/T1.1-2009《标准化工作导则第1部分：

标准结构和编写》进行编制。

本规范由广州市规划局提出并归口。

本规范起草单位：

广州市城市建设档案馆、广州市标准化研究院、广州市建设工程质量监督站。

本规范主要起草人：

曹孟君、方锋、吴林、蔡艳红、聂策明、郑飞、吴璟、劳慧、唐仲宁、董菊芹、黄维青、董松、毛青、曾智、吴琳、令狐翠平、杜星、李海。

本规范为首次发布。

建设工程档案编制规范

范围

本规范规定了广州市建设工程档案编制术语和定义、基本规定、纸质档案整理编制要求、电子档案整理编制要求、声像档案整理编制要求、工程文件归档要求及工程档案验收和移交要求。

本规范适用于广州市城市规划区内各项新建、改建、扩建、续建和重要部位维修建设工程。

规范性引用文件

下列文件对于本文件应用是必不可少。

凡是注日期引用文件，仅所注日期版本适用于本文件。

凡是不注日期引用文件，其最新版本（包括所有修改单）适用于本文件。

GB/T10609.3技术制图复制图折叠方法

GB/T50323城市建设档案著录规范

GB/T50328-2001建设工程文件归档整理规范

CJJ/T158-2011城建档案业务管理规范

DA/T18档案著录规则

QJ1587基本建设工程档案管理规定

DBJ440100/T121.1-2012声像档案质量要求第一部分：

照片

DBJ440100/T121.2-2012声像档案质量要求第二部分：

视频

DBJ440100/T121.3-2012声像档案质量要求第三部分：

音频

术语和定义

GB/T50328-2001、CJJ/T158-2011、DBJ440100/T121.1-2012、DBJ440100/T121.2-2012和DBJ440100/T121.3-2012界定以及下列术语和定义适用于本规范。

3.1

建设工程项目

经批准按一个总体设计进行施工，经济上实行独立核算，行政上具有独立组织形式基本建设单位。

一个建设工程项目可以有多个单项工程，也可以只有一个单项工程，建设工程项目一般包括建筑工程、市政基础设施工程和地下管线工程。

3.2

单位工程

具有独立设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益工程，并构成建设工程项目组成部分。

3.3

建筑工程

为新建、改建或扩建房屋建筑物和附属构筑物设施所进行规划、勘察、设计和施工、竣工等各项技术工作和完成工程实体。

3.4

市政基础设施工程

为新建、改建或扩建城市基础建设项目和附属建、构筑物设施所进行规划、勘察、设计和施工、安装、维护和竣工等各项技术工作和完成工程实体。

3.5

管线工程

新建、改建、扩建各种地上架空线路、地下管道、线路以及相关地下工程。

3.6

建设工程文件

在工程建设过程中形成全部文件，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，也可以简称为工程文件。

3.7

工程准备阶段文件

工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招标等工程准备阶段形成文件。

3.8

监理文件

监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成文件。

3.9

施工文件

施工单位在工程施工过程中形成文件。

3.10

竣工图

工程竣工后，真实反映建设工程项目施工结果图样。

3.11

竣工验收文件

建设工程项目竣工验收活动中形成文件。

3.12

建设工程档案

在工程建设活动中直接形成具有保存价值文字、图表、声像等各种形式历史记录，经整理后形成，也可简称工程档案，建设工程档案一般包括纸质档案、电子档案和声像档案。

3.13

案卷

由互有联系若干文件组成档案保管单位。

3.14

立卷

按照一定原则和方法，将有保存价值文件分门别类整理成案卷，亦称组卷。

3.15

归档

建设单位完成其工作任务后，将工程建设过程中形成文件整理立卷后，按规定移交档案管理机构。

3.16

建设工程声像档案

在工程规划、建设、管理过程中直接形成，具有保存价值照片、录像、录音等以声像为主、文字为辅历史记录。

3.17

建设工程电子档案

具有参考和利用价值并作为档案保存建设电子文件及相应支持软件、参数和其他相关数据。

基本规定

建设、勘察、测绘、设计、施工、监理等单位应将建设工程文件形成和积累纳入工程建设管理各个环节和有关人员职责范围。

工程勘测、设计、施工、监理等单位应做好工程档案收集、积累、归档、保管等工作，并及时交建设单位汇总。

工程建设单位应设置档案保管场所，配备城建档案工作人员，及时收集、妥善保管工程建设过程中产生档案材料，并应按有关规定向城建档案管理机构移交。

城建档案管理机构应对工程文件立卷归档工作进行监督、检查、指导。

在工程规划验收前，应对工程档案进行预验收，预验收合格后，出具工程档案认可文件。

城建档案管理机构应当对建设单位工程档案形成、编制、整理、归档工作进行监督、检查，并组织指导和培训。

列入城建档案接收范围工程，建设单位在建设工程规划验收前，应当提请城建档案管理机构对建设工程纸质档案、声像档案、电子档案进行预验收。

城乡规划主管部门在办理建设工程规划管理业务时，对未办理城建档案预验收工程应督促其建设单位按规定办理。

建设单位在工程档案通过了预验收、并完成了各专项（质量、消防、规划、环保等）验收后，应当提请城建档案管理机构对建设工程纸质档案、声像档案、电子档案进行正式验收，验收合格后，由城建档案管理机构出具《建设工程档案验收合格证》。

建设工程档案应真实、准确，并与工程实际相符；其中纸质档案文件应字迹清楚、图样清晰、图表整洁，并确保签字盖章手续完备；声像档案文件内容要与主题密切相关，并应做到图像清晰、声音清楚；电子档案文件内容除了具备纸质档案文件和声像档案文件质量要求外，还应确保装载电子档案文件介质不磨损、不划伤。

工程档案一般不少于两套,其中一套包含原件档案应移交城建档案管理机构，其余工程档案由建设单位保管。

地铁、园林绿化和水利部分可参照本规范进行编制，或按照GB/T50323、DA/T18和QJ1587要求进行竣工档案编制。

纸质档案整理编制要求

归档范围

对与工程建设有关重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值纸质文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。

归档范围：

建设工程文件归档范围见附录A.2。

移交内容：

建筑工程、市政基础设施工程和管线工程档案移交内容，分别见附录A.3、A.4和A.5。

质量要求

归档工程文件应当为原件。

工程文件内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理、测绘等方面技术规范、标准和规程。

工程文件应采用耐久性强、不得使用易褪色材料。

工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297×210mm），图纸宜采用国家标准图幅。

工程文件纸张应采用能够长期保存韧力大、耐久性强纸张。

图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图或计算机直接出图，不应使用图纸复印件出图。

所有竣工图（含深化设计竣工图）均应加盖竣工图章、设计出图专用章和“施工文件审查章”。

竣工图章基本内容应包括：

“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理和总监。

竣工图章应使用不易褪色红印泥，并盖在图标栏上方空白处；

竣工图章尺寸宜为80mm×50mm，示例如图1所示：

竣工图

施工单位

编制人

审核人

技术负责人

编制日期

监理单位

总监

现场监理

竣工图章示例

利用施工图改绘竣工图，必须以变更图章标明变更修改依据，变更图章尺寸宜为：

40mm×15mm，可采用形式如图2所示：

见变更设计通知单

年月日第号第条

变更竣工图章示例

凡施工图结构、工艺、平面布置图等有重大改变，或变更部分超过图面1/3，应当重新绘制竣工图。

并在图标上方或旁边以文字注明变更修改依据。

对发生设计变更工程项目，要求编制设计变更汇总表，并加盖施工单位和监理单位公章。

该汇总表组卷时应放在所有设计变更通知单之前。

不同幅面工程图纸应统一折叠成A4幅面（297mm×210mm），横向按手风琴式折叠，竖向按顺时针方向向内折，图标栏露在外面，具体要求按GB/T10609.3进行。

管线工程竣工测量图测绘应符合专业技术规范、标准。

立卷原则和方法

立卷应符合以下原则：

立卷要遵循工程文件自然形成规律，保持卷内文件有机联系，符合其专业特点，便于档案保管和利用；

一个建设工程项目由多个单位（子单位）工程组成时，工程文件应按单位（子单位）工程组卷。

立卷可采用如下方法：

建筑工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分，市政工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分，管线工程可按建设程序划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工测量成果、竣工验收文件6部分；

工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等立卷；

监理文件可按单位工程、子单位工程立卷；

施工文件可按单位工程、子单位工程、分部工程、专业等立卷；

竣工图可按单位工程、子单位工程、专业立卷；

竣工验收文件可按单位工程、子单位工程立卷；

竣工测量成果可按单位工程、子单位立卷。

立卷过程中应遵循下列要求：

案卷不宜过厚，文字材料一般不超过30mm，图纸一般不超过40mm，印刷成册工程文件保持原状；

建筑工程、市政基础设施工程和管线工程档案文字材料分别按附录A.3、A.4和A.5顺序排列；

图纸按专业图纸目录排列，同专业图纸按图号顺序排列。

案卷编目

卷内文件页号应按以下要求编制：

卷内文件均按有书写内容页面编号，每卷单独编号，页号从“1”开始；

页号编写位置：

单面书写文件在右下角，双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角。

折叠后图纸一律在右下角；

成套图纸或印刷成册科技文件，自成一卷且连续编有页号，不必重新编写页码；

案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。

卷内目录应按以下要求编制：

卷内目录排列在卷内文件首页之前，样式应符合附录B.1要求；

文件按照卷内目录顺序排列，如果在施工中不产生文件，在卷内目录上不用打印出来；

序号：

以一份文件为单位，按文件排列用阿拉伯数字“1”依次标注；

文件编号：

填写文件发文号、施工用表编号或图号；

责任者：

填写文件直接形成单位。

有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替；

文件题名：

填写文件标题或图纸全称；

日期：

填写文件形成日期或起止日期（竣工图填写竣工图章上日期）；

页次：

填写每份文件在本案卷起始页号。

最后一项文件填写起、止号，如最后一项文件为单页，只填写起号（或止页号）即可；

备注：

填写需要说明问题。

卷内备考表应按以下要求编制：

卷内备考表排列在卷内文件尾页之后，样式符合附录C要求；

卷内备考表主要标明卷内文件总页数、各类文件页数，以及立卷单位对案卷情况说明；

立卷人、审核人由立卷单位立卷人、审核人签字；

时间填写完成立卷时间。

案卷封面应按以下要求编制：

案卷封面样式符合附录D；

档号、档案馆（室）号、缩微号待移交城建档案管理机构时统一填写；

案卷题名应简明准确地揭示卷内文件内容，具体要求如下：

建筑工程档案案卷题名应包括建设工程名称、单位（子单位）工程名称、分部工程、子分部工程或专业名称、卷内文件概要等内容，其中卷内文件概要必须符合附录A.2.1.1中所列案卷内容（标题）、卷内内容（标题）要求；

市政工程档案案卷题名应包括建设工程名称、单位（子单位）工程名称、分部工程、子分部工程或专业名称、里程、卷内文件概要等内容。

其中卷内文件概要必须符合附录A.2.1.2中所列案卷内容（标题）、卷内内容（标题）要求；

地下管线工程档案案卷题名应包括建设工程项目名称、单位（子单位）工程名称、专业管线工程、卷内文件概要等内容。

其中卷内文件概要必须符合附录A.2.1.3中所列案卷内容（标题）、卷内内容（标题）要求。

当同一类文件数量较多，可以组成多卷时，这些案卷题名相同，题名后面加上括号，括号内以简短文字概括本卷内容；

编制单位：

填写卷内文件形成单位或主要责任者，有多个形成单位时，选择其中一个主要，其余用“等”代替；

编制日期：

填写案卷内全部文件形成起止日期。

案卷装订与装盒

案卷应按以下要求装订：

文字材料必须装订，装订前必须剔除文件上金属物；

装订应采用线绳四等分三孔左侧装订法，要整齐、牢固，便于保管和利用；

图纸不用装订（文件附图、印刷成册图纸除外）。

案卷应按以下要求装盒：

工程档案移交时必须按案卷顺序装盒；

案卷较薄时，可多卷装入一盒（至多不超过4卷）；

卷盒样式符合附录D和附录E要求。

卷盒应按以下要求填写内容：

卷盒封面无须填写；

卷盒脊背“档号”栏填写本盒内案卷卷号，“案卷题名”栏填写工程名称。

装具要求

卷内目录、卷内备考表应采用70g以上白色书写纸制作，幅面统一采用A4幅面。

案卷封面统一采用牛皮纸制作，文字封面为A3封面，图纸封面统一采用A4幅面。

案卷装具一般采用卷盒形式。

卷盒应采用无酸纸制作。

卷盒外表尺寸为310mm×220mm，厚度分别为30、50mm。

电子档案整理编制要求

归档范围

工程电子文件归档范围和移交内容应与纸质档案一致。

工程电子文件应与纸质档案同时移交验收。

电子文件归档保存选用只读光盘作为载体，光盘盒正面应制作光盘著录卡，样式见附录K.3。

质量要求

工程电子文件文字材料和图纸材料应采用JPG、PDF或TIFF格式制作。

工程电子文件排列顺序也应与纸质档案一致，且图像清晰、完整、不偏斜、不失真、不漏页。

扫描电子文件，分辨率宜不低于300dpi，特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率、电子文件大小。

扫描模式可采用黑白二值、灰度、彩色三种模式。

一般文件、图纸，页面为黑白两色或蓝图，并且字迹清晰、不带插图档案，采用黑白二值模式扫描，清晰度较差采用灰度扫描；

带有有色标记且必须保留其色彩，如批文、证件、红线图、合同中盖章页，地质报告中盖章页、彩色照片、施工文件中盖章页及验收文件等，应采用彩色模式扫描。

处理因扫描影响质量图像时，应遵循在不影响可读度前提下展现档案原貌原则。

扫描时应根据文件、图纸幅面大小（A4、A3、A1、A0等）选择相应规格扫描仪或专业扫描仪（如工程图纸可采用0号图纸扫描仪）进行扫描。

纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚档案，应采用平板扫描方式；纸张状况好档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。

采用彩色模式扫描图像应进行裁边处理，去除多余白边，以有效缩小图像文件容量，节省存储空间。

扫描后文件应进行检查，检查文件格式是否正确、文件大小是否正常。

扫描文件大小一般A1图纸黑白图像在500K左右、A0图纸黑白图像在1～2M左右，彩色图像（压缩后）1～2M为正常值。

电子文件存储载体应设置成禁止写操作状态。

整理要求

电子文件整理应遵循电子文件形成自然规律，保持卷内文件间有机联系，便于电子档案保管和利用。

同一保管单元（或同一案卷）内电子文件组织和排序应与相应纸质文件相同。

电子文件应与相应纸质文件建立关联，在文件名称、卷内目录、案卷目录、案卷题名、工程名称、工程概况等相关说明及描述上保持一致。

工程电子档案一般由项目级、案卷级、文件级3个层级构成，项目级、案卷级以文件夹形式进行保存，案卷级文件夹内文件材料、图纸按照6.2.1格式保存电子文件。

工程电子文件命名规则如下：

项目级文件夹以纸质概况表中工程名称命名；

卷号阿拉伯数字不足位以0补齐；

案卷级文件夹命名规则见图3；

□□□□

案卷题名（汉字）

纸质档案卷号（阿拉伯数字）

案卷级电子文件命名规则

文件级电子文件命名规则见图4。

□□□□□□

相应纸质文件题名（汉字）

页号（阿拉伯数字）

卷内序号（阿拉伯数字）

文件级电子文件命名规则

同一项目（或单位工程）电子文件应存储在同一载体上，一个工程项目由多个单位工程组成时，应注明不同单位工程名称或标段、里程，并由建设单位汇总存储。

电子文件应根据纸质档案卷内目录进行存储，并确保整份工程电子文件文件名称、文件个数以及各文件页数与其纸质档案相一致。

电子文件目录应采用电子表格进行制作，并与项目级文件夹存放同一层。

电子文件目录中案卷目录和每一卷卷内目录应依次存放在同一个电子表格内不同工作表中。

电子文件目录填写内容、表格格式应与纸质档案案卷目录、卷内目录保持一致，并在卷内目录每条记录后注明电子文件存放位置。

案卷目录工作表应以“案卷目录”命名；卷内目录工作表应以四位数字卷号+“卷内目录”命名，依次排列在“案卷目录”后。

通用软件产生电子文件，应注明此软件型号、名称、版本号、相关参数和说明资料等信息，并拷贝字库。

声像档案整理编制要求

归档范围

与建设工程有关重要活动、记载建设工程主要过程和现状、具有保存价值各种载体声像资料，均应收集齐全，整理立卷后归档。

归档范围参见附录A.2.2。

归档要求

所有建设工程项目均应提交照片档案。

建设工程项目符合以下条件之一，还须归档并移交符合DBJ440100/T121.2质量要求视频档案：

区级以上重点工程；

公共建筑、宗教、文物保护、历史建筑等标志性、纪念性建设工程；

5万平方米以上房建工程。

照片档案归档要求：

照片档案拍摄内容应充分反映整个工程从建设前到竣工后总体过程。

即建设前原地貌，重要施工节点，重要施工工艺，重大活动和事件，建设竣工后全面场景，工程验收各项内容等；

照片档案一般工程不少于60张，重点工程不少于160张，管线工程要求每道工序拍摄到位；

光学胶卷照相机拍摄照片应冲洗为4R（152mm×102mm）彩色照片，并与底片同时归档，归档照片应与底片影像一致；

数码照片应冲洗成4R纸质照片同步归档，并符合下列要求：

以数码照相机拍摄照片，其照片文件光学分辨率不低于2560×1920；

数码照片拍摄应该使用带原始数据信息通用存储格式，JPEG、TIFF、RAW格式。

其中，JPEG格式文件大小不低于2M，TIFF或RAW格式文件大小不低于10M；

归档数码照片应该保留原数据所有原始信息，不能进行添加、合成、挖补等技术修改。

视频档案归档要求：

录制视频档案磁带需采用DV、DVCam等具数字转换格式及功能带型；

视频档案资料一般不少于30分钟，并配有相应文字说明；

专题视频档案应当结构完整，片长不少于5分钟，并附有解说词稿；

视频档案电子文件格式应当采用MPEG2或AVI格式，输出码流不应低于4M。

音频档案归档要求：

档案录制内容要与主题密切相关，内容要真实，能完整反映主题内容；

音频档案电子文件格式应当采用MPEG3或WAV格式，音频采样率不应低于44.1KHz。

立卷原则与方法

声像档案按照建设工程各阶段立卷，如有重大事件或重要活动应按专题立卷。

案卷编目

卷内文件按照拍摄时间顺序排列，同一时间段拍摄按事情重要程度排列。

卷内目录编制要求如下：

卷内目录排列在卷内文件首页之前，样式参见附录B.2；

序号：

即声像档案文件顺序号，用阿拉伯数字从“1”依次标注；

责任者：

填写声像档案拍摄者或录制者姓名；

文件题名：

直接表达文件所反映主要信息，综合运用人物、地点、事由、时间等要素；

日期：

填写拍摄日期或录制日期；

页次：

填写照片或底片在卷内所在页号；

时长：

填写一条录像或录音文件时间长度；

卷内目录一式两份，一份置于案卷内，另一份置于《声像档案移交目录》内。

卷内备考表编制参照5.4.3执行。

案卷封面编制要求如下：

案卷题名：

应简明准确地揭示卷内文件内容，由工程名称，分部工程、专业名称或专题，载体名称三部分组成；

其他要求参照5.4.4执行。

案卷装订与装盒

城建档案目录册装订参照10.7执行。

声像档案装订要求如下：

照片应固定在照片芯页上，样式见附录J.1；底片应放入底片芯页底片袋内，样式见附录J.2；

芯页信息填写参照7.4.2执行，其中“题名”即“文件题名”，“照片号”、“底片号”分别填写“照片”、“底片”序号，“人物”填写照片中主要人物及位次；

录像带、录音带应当在磁带和磁带盒正面分别贴上标签，样式分别见附录K.1和附录K.2；

光盘盒正面应制作光盘著录卡，样式见附录K.3，电子文件光盘应采用硬质3mm厚透明光盘盒。

案卷装盒与卷盒填写分别参照5.5.2和5.5.3执行。

建设工程声像档案电子文件整理

建设工程声像档案电子文件整理参照6.3执行。

工程文件归档要求

归档应符合下列规定：

文件材料归档范围及文件材料质量符合本规范有关要求；

归档文件必须经过分类整理，并应组成符合要求案卷。

归档时间应符合下列规定：

根据建设程序和工程特点，归档可以分阶段分期进行，也可以在单位或分部工程通过竣工验收后进行；

勘察、测绘、设计单位应当在完成任务时，施工、监理单位应当在工程竣工验收前，将各自形成有关工程档案向建设单位归档。

工程档案预验收

工程档案预验收应当具备下列条件：

工程档案文件材料（除有关专项验收文件外）按有关规定已基本收集齐全；

工程档案文件材料已开展初步整理工作，形成案卷目录及卷内目录；

已经开展声像档案、电子档案工作。

工程档案预验收主要内容包括：

工程档案是否整理立卷，立卷是否符合城建档案有关规定；

工程档案文件资料签字、盖章手续是否完备，竣工图编制是否符合要求；

是否按标准开展声像档案、电子档案收集整理工作。

工程档案预验收按下列程序进行：

工程档案预验收前，监理单位、施工单位档案管理人员应对本单位形成档案按照有关规定进行自行验收，报建设单位审查；

建设单位汇总各监理、施工单位报送工程档案后，档案管理人员应对各单位报送和本单位形成工程档案按照有关规定进行审核和自行验收，向城建档案管理机构填报《建设工程档案预验收/验收申请表》，格式见附录L，以下称《申请表》；

城建档案管理机构接到《申请表》后5个工作日内进行预验收；

工程档案预验收由建设单位组织本单位、设计、监理、施工单位技术负责人和档案管理人员参加，城市建设档案管理部门主持；

档案预验收合格，城市建设档案管理部门出具建设工程档案认可文件（一式两份），一份作为规划验收凭证，一份作为档案正式验收、移交凭证；

工程档案不符合国家法规、规范和城建档案有关规定未能通过预验收经整改后依照以上程序重新组织预验收。

工程档案验收与移交

工程档案验收应当具备下列条件：

通过工程档案预验收；

工程档案经建设单位、监理单位、施工单位自行验收完毕；

全部工程档案文件、声像材料按有关规定已收集齐全、整理完毕。

工程档案验收主要内容包括：

工程档案在预验收过程提出意见是否整改完善；

完成各专项（质量、消防、规划、环保等）验收文件是否按城建档案有关规定组卷；

工程档案（纸质档案、电子档案、声像档案）是否符合城建档案有关规定。

工程档案验收按下列程序进行：

工程项目竣工验收前，监理单位、施工单位档案管理人员应对本单位形成档案按照有关规定进行自行验