务信函一般由.docx

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务信函一般由

务信函一般由：

信头、编号和日期、封内地址、称呼、事由、信文、结尾敬语、签署、附件、附言等组成。

信头（Heading）：

指发信人的姓名（单位名称）、地址和日期，一般写在信纸的右上角。

一般公函或商业信函的信纸上都印有单位或公司的名称、地址、电话号码等，因此就只需在信头下面的右边写上写信日期就可以了。

地址：

英文地址的写法与中文完全不同，地址的名称按从小到大的顺序：

第一行写门牌号码和街名；第二行写县、市、省、州、邮编、国名；然后再写日期。

标点符号一般在每一行的末尾都不用，但在每一行的之间，该用的还要用，例如在写日期的时候。

日期的写法，如1997年7月30日，英文为：

July30，1997（最为普遍）；July30th，1997；30thJuly，1997等。

1997不可写成97,以免引起歧义。

信内地址：

在一般的社交信中，信内收信人的地址通常省略，但是在公务信函中不能。

将收信人的姓名、单位、地址等写在信头日期下方的左角上，要求与对信头的要求一样，不必再写日期。

称呼（Salutation）是写信人对收信人的称呼用语。

位置在信内地址下方一、二行的地方，要求从该行的顶格写起，在称呼后面一般用逗号（英国式），也可以用冒号（美国式）。

写给公务上的信函用DearMadam，DearSir或Gentleman（Gentlemen）不用专指某个人。

注意：

Dear纯属公务上往来的客气形式。

Gentlemen总是以复数形式出现，前不加Dear，是DearSir的复数形式（有时也可DearSirs）。

写给收信人的信，也可用头衔、职位、职称、学位等再加姓氏或姓氏和名字。

例如：

DearProf.TimScales,DearDr.JohnSmith。

事由：

在公务信函中，通常在称呼与正文之间，有Re：

或Subject：

（事由）字样。

一般在信纸的中间，也可与“称呼”对齐。

还应在底下加横线、加粗等，以引起读信人的注意，使收信人便于在读信之前就可了解信中的主要内容。

正文（BodyoftheLetter）：

位置在下面称呼语隔一行，是信的核心部分。

因此要求正文层次分明、简单易懂。

结束语：

恭维性的，位置在正文下面一到两行的地方，从正文的开头偏右的位置，句末用逗号，比较常用的是truelyyours（yourstruely）或者faithfullyyours、sincerelyyours。

签名：

此项是必需的，结束语后的一到两行后面，也是在信纸的中间偏右的位置开始写，同时，在结束语的正下方签名下面要用机器打出签名，以便于对方识别。

还需要把写信人的头衔、职位等打在名字下面。

附言：

该内容可有可无，签名下方用PS开头，表示下面的内容是补充的，ps应和正文齐头。

附言应尽量简短。

而一般尽量避免使用附言，因为这样表明你正文的内容未考虑完备。

附件：

有时按需要应该添加。

信纸的左下下，用英文字母encl：

或者enc：

表明后面是附件的内容。

商务外贸函电的书写原则：

一、Courtesy礼貌：

语言要有礼且谦虚，及时地回信也是礼貌的表现。

例如：

Wehavereceivedwithmanythanksyourletterof20May,andwetakethepleasureof

sendingyouourlatestcatalog.Wewishtodrawyourattentiontoaspecialofferwhich

wehavemadeinit.

Youwillbeparticularlyinterestedinaspecialofferonpage5ofthelatestcatalog

enclosed,whichyourequestedinyourletterof20May.

二、Consideration体谅：

写信时要处处从对方的角度去考虑有什么需求，而不是从自身出发，语气上更尊重对方。

例如：

"Youearn2percentdiscountwhenyoupaycash.Wewillsendyouthebrochurenext

month."就比"Weallow2percentdiscountforcashpayment.Wewon'tbeabletosendyou

thebrochurethismonth."要好。

三、Completeness完整

一封商业信函应概况了各项必需的事项，如邀请信应说明时间、地点等，确忌寄出含糊不清的信件。

四、Clarity清楚：

意思表达明确，要注意：

（一）避免用词错误：

例如：

AstothesteamerssailingfromHongKongtoSanFrancisco,wehavebimonthlydirectservices.

此处bimonthly有歧义：

可以是twiceamonth或者oncetwomonth.故读信者就迷惑了，可以改写为：

1.WehavetwodirectsailingseverymonthfromHongKongtoSanFrancisco.

2.WehavesemimonthlydirectsailingfromHongKongtoSanFrancisco.

3.WehaveadirectsailingfromHongKongtoSanFrancisco.

（二）注意词语所放的位置：

例如：

1.Weshallbeabletosupply10casesoftheitemonly.

2.Weshallbeabletosupply10casesonlyoftheitem.

前者则有两种商品以上的含义。

（三）注意句子的结构：

例如：

1.Wesentyou5samplesyesterdayofthegoodswhichyourequestedinyourletterof

May20byair.

2.Wesentyou,byair,5samplesofthegoodswhichyourequestedinyourletterof

May20.

五、Conciseness简洁

（一）避免废话连篇：

例如：

1.Wewishtoacknowledgereceiptofyourletter...可改为：

Weappreciateyour

letter...

2.Enclosedherewithpleasefindtwocopiesof...可改为:

Weenclosetwocopiesof...

（二）避免不必要的重复：

（三）短句、单词的运用：

Enclosedherewith----->enclosed

atthistime----->now

duetothefactthat----->because

adraftintheamountof$1000----->adraftfor$1000

六、Concreteness具体

七、Correctness正确

还有一些句子示例供参考

1.通知

本厂已迁移到上述地址,特此通知。

IinformyouthatIhavenowremovedmyfactorytotheaboveaddress.

我方已在本市开设贸易与总代理店,特此通知。

同时,恳请订购。

Havingestablishedourselvesinthiscity,asmerchantsandgeneralagents,wetakethelibertyofacquaintingyouofit,andsolicitthepreferenceofyourorder.

本公司于5月1日将改为股份有限公司,特此奉告。

Wearepleasedtoinformyouthatourbusinesswillbeturnedintoalimitedcompanyonthe1stMay.

本公司股东年会,将于3月1日在银行家俱乐部召开,特此函告。

NoticeisherebygiventhattheannualgeneralmeetingoftheshareholdersofourcompanywillbeheldattheBankers'ClubonMar.1.

今天我们已付给R.S.先生120美元,特此告知。

BythisweinformyouthatwehavetodaypaidMr.R.S.$120.

通过这些渠道,他们会发来甚多订单,特此函告。

Throughtheselines,weintimateyouthattheymaysendyouconsiderableorders.

2.回信

公司断定我们所提供的货色优良,价格公道,感谢贵公司给我们一个机会,使我们的要求得以实现。

Wearecertainthatweareofferingasoundarticleatpopularprice,andweshouldappreciateanopportunitytosubstantiateourclaims.

贵公司5月6日函悉,本公司无法承购贵公司开价的商品。

此复。

Inanswertoyourfavourofthe6thMay,weinformyouthatweareunabletotakethegoodsofferedbyyou.

关于贵公司所询麦麸一事,现可提供该货20吨。

Inanswertoyourinquiryforbran,weofferyou20tonsofthesame.

贵函收悉,此地商场仍保持平静。

Answeringtoyourletter,westatethatthemarketremainsquiet.

至今未复5月8日贵函,甚感歉疚,还望原谅。

Kindlyexcuseournotreplyingtoyourfavourofthe8thMayunitltoday.

本月8日贵函敬悉。

?

?

先生是位诚实可靠的人,特此告知。

Inresponsetoyourletterofthe8thinst.,IampleasedtosaythatMr.?

?

isamanoftrustworthycharacter.

关于所询H.先生的情况,谨此高兴地告知,他是一位足以信赖的人。

InresponsetoyourinquiryrespectingMr.H.,wehavepleasureinstatingthatheisathoroughlyreliableman.

关于S.公司的情况,我们特此欣然函复。

WearegladtoansweryourinquiryconcerningS.&Company.

关于J.先生的情况,谨此高兴地告知,我们认为他是绝对可以信赖的人。

AnsweringtoyourinquiryrespectingMr.J.,wearepleasedtosaythatwefoundhimabsolutelyreliable.

17日贵函关于结帐一事,谨此告知,我们将很快寄去支票。

Replyingtoyourletterofthe17threspectingtheaccount,Iwillsendyouachequeshortly.

3.收讫

您昨日来信已收悉,谨于此按您所约定的条件。

接受此项任务。

Iacknowledgereceiptofyourletterofyesterday,andgratefullyaccepttheappointmentonthetermsyoumention.

6月1日贵函敬悉。

Wearepleasedtoacknowledgereceiptofyourfavourofthe1stJune.

本月5日来函敬悉。

Weacknowledgereceiptofyourletterofthe5thinst.

本商品将于12月最后一班轮船付运,货到时请惠于告知。

Kindlyacknowledgereceipt,andhavethegoodssentbythelaststeamerinDecember.

我们如期收到您5月15日的信,信中所谈事宜尽悉。

谢谢。

Wedulyreceivedyourfavourofthe15thMay,contentsofwhichwenotewiththanks.

6月6日来函收悉,我们无法交运该货,甚感遗撼。

Weareinpossessionofyourfavourofthe6thJune,andregrethavingtoinformyouthatitisimpossibleforustodeliverthegoods.

7月15日寄来的货物发票收悉。

Weareinpossessionofyourinvoiceofthe15thJuly.

7月7日的贵函收悉,感谢您订购下列货物:

...

Yourfavourofthe7thJulyisathand,andthankyouforyourorderfor:

...

7月10日来函敬悉。

Yourfavourofthe10thJulycamedulytohand.

您昨天的信和所附来的100美元的支票均已收悉。

Yourfavourofyesterdaycoveringachequieof$100isdulytohand.

昨天贵函已收悉。

Yourfavourofyesterdayisdulyreceived.

我们已收到您昨日写的信。

Wehavereceivedyourletterofyesterday.

我们如期收到您昨日发来的信。

Wedulyreceivedyourletterofyesterday.

我们于5月1日收到您4月3日的信。

Wereceivedonthe1stMayyourvaluedfavourdated3thApril.

我们如期收到您5月27日函和附来的150美元的汇票。

Wedulyreceivedyourfavourofthe27thMay,withadraftfor$150.

2月6日来函收悉。

Wehavereceivedyourletterdated6thFebruary.

您6月5日的来函收悉,多谢。

Wehavetoownwiththanksthereceiptofyourfavourof6thJune.

参考资料：

7个C

courtesy（礼貌）consideration（体贴）completeness（内容完整）clarity（表达清晰）conciseness（内容简洁）concreteness（具体）correctness（正确,准确）