务信函一般由.docx
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务信函一般由
务信函一般由:
信头、编号和日期、封内地址、称呼、事由、信文、结尾敬语、签署、附件、附言等组成。
信头(Heading):
指发信人的姓名(单位名称)、地址和日期,一般写在信纸的右上角。
一般公函或商业信函的信纸上都印有单位或公司的名称、地址、电话号码等,因此就只需在信头下面的右边写上写信日期就可以了。
地址:
英文地址的写法与中文完全不同,地址的名称按从小到大的顺序:
第一行写门牌号码和街名;第二行写县、市、省、州、邮编、国名;然后再写日期。
标点符号一般在每一行的末尾都不用,但在每一行的之间,该用的还要用,例如在写日期的时候。
日期的写法,如1997年7月30日,英文为:
July30,1997(最为普遍);July30th,1997;30thJuly,1997等。
1997不可写成97,以免引起歧义。
信内地址:
在一般的社交信中,信内收信人的地址通常省略,但是在公务信函中不能。
将收信人的姓名、单位、地址等写在信头日期下方的左角上,要求与对信头的要求一样,不必再写日期。
称呼(Salutation)是写信人对收信人的称呼用语。
位置在信内地址下方一、二行的地方,要求从该行的顶格写起,在称呼后面一般用逗号(英国式),也可以用冒号(美国式)。
写给公务上的信函用DearMadam,DearSir或Gentleman(Gentlemen)不用专指某个人。
注意:
Dear纯属公务上往来的客气形式。
Gentlemen总是以复数形式出现,前不加Dear,是DearSir的复数形式(有时也可DearSirs)。
写给收信人的信,也可用头衔、职位、职称、学位等再加姓氏或姓氏和名字。
例如:
DearProf.TimScales,DearDr.JohnSmith。
事由:
在公务信函中,通常在称呼与正文之间,有Re:
或Subject:
(事由)字样。
一般在信纸的中间,也可与“称呼”对齐。
还应在底下加横线、加粗等,以引起读信人的注意,使收信人便于在读信之前就可了解信中的主要内容。
正文(BodyoftheLetter):
位置在下面称呼语隔一行,是信的核心部分。
因此要求正文层次分明、简单易懂。
结束语:
恭维性的,位置在正文下面一到两行的地方,从正文的开头偏右的位置,句末用逗号,比较常用的是truelyyours(yourstruely)或者faithfullyyours、sincerelyyours。
签名:
此项是必需的,结束语后的一到两行后面,也是在信纸的中间偏右的位置开始写,同时,在结束语的正下方签名下面要用机器打出签名,以便于对方识别。
还需要把写信人的头衔、职位等打在名字下面。
附言:
该内容可有可无,签名下方用PS开头,表示下面的内容是补充的,ps应和正文齐头。
附言应尽量简短。
而一般尽量避免使用附言,因为这样表明你正文的内容未考虑完备。
附件:
有时按需要应该添加。
信纸的左下下,用英文字母encl:
或者enc:
表明后面是附件的内容。
商务外贸函电的书写原则:
一、Courtesy礼貌:
语言要有礼且谦虚,及时地回信也是礼貌的表现。
例如:
Wehavereceivedwithmanythanksyourletterof20May,andwetakethepleasureof
sendingyouourlatestcatalog.Wewishtodrawyourattentiontoaspecialofferwhich
wehavemadeinit.
Youwillbeparticularlyinterestedinaspecialofferonpage5ofthelatestcatalog
enclosed,whichyourequestedinyourletterof20May.
二、Consideration体谅:
写信时要处处从对方的角度去考虑有什么需求,而不是从自身出发,语气上更尊重对方。
例如:
"Youearn2percentdiscountwhenyoupaycash.Wewillsendyouthebrochurenext
month."就比"Weallow2percentdiscountforcashpayment.Wewon'tbeabletosendyou
thebrochurethismonth."要好。
三、Completeness完整
一封商业信函应概况了各项必需的事项,如邀请信应说明时间、地点等,确忌寄出含糊不清的信件。
四、Clarity清楚:
意思表达明确,要注意:
(一)避免用词错误:
例如:
AstothesteamerssailingfromHongKongtoSanFrancisco,wehavebimonthlydirectservices.
此处bimonthly有歧义:
可以是twiceamonth或者oncetwomonth.故读信者就迷惑了,可以改写为:
1.WehavetwodirectsailingseverymonthfromHongKongtoSanFrancisco.
2.WehavesemimonthlydirectsailingfromHongKongtoSanFrancisco.
3.WehaveadirectsailingfromHongKongtoSanFrancisco.
(二)注意词语所放的位置:
例如:
1.Weshallbeabletosupply10casesoftheitemonly.
2.Weshallbeabletosupply10casesonlyoftheitem.
前者则有两种商品以上的含义。
(三)注意句子的结构:
例如:
1.Wesentyou5samplesyesterdayofthegoodswhichyourequestedinyourletterof
May20byair.
2.Wesentyou,byair,5samplesofthegoodswhichyourequestedinyourletterof
May20.
五、Conciseness简洁
(一)避免废话连篇:
例如:
1.Wewishtoacknowledgereceiptofyourletter...可改为:
Weappreciateyour
letter...
2.Enclosedherewithpleasefindtwocopiesof...可改为:
Weenclosetwocopiesof...
(二)避免不必要的重复:
(三)短句、单词的运用:
Enclosedherewith----->enclosed
atthistime----->now
duetothefactthat----->because
adraftintheamountof$1000----->adraftfor$1000
六、Concreteness具体
七、Correctness正确
还有一些句子示例供参考
1.通知
本厂已迁移到上述地址,特此通知。
IinformyouthatIhavenowremovedmyfactorytotheaboveaddress.
我方已在本市开设贸易与总代理店,特此通知。
同时,恳请订购。
Havingestablishedourselvesinthiscity,asmerchantsandgeneralagents,wetakethelibertyofacquaintingyouofit,andsolicitthepreferenceofyourorder.
本公司于5月1日将改为股份有限公司,特此奉告。
Wearepleasedtoinformyouthatourbusinesswillbeturnedintoalimitedcompanyonthe1stMay.
本公司股东年会,将于3月1日在银行家俱乐部召开,特此函告。
NoticeisherebygiventhattheannualgeneralmeetingoftheshareholdersofourcompanywillbeheldattheBankers'ClubonMar.1.
今天我们已付给R.S.先生120美元,特此告知。
BythisweinformyouthatwehavetodaypaidMr.R.S.$120.
通过这些渠道,他们会发来甚多订单,特此函告。
Throughtheselines,weintimateyouthattheymaysendyouconsiderableorders.
2.回信
公司断定我们所提供的货色优良,价格公道,感谢贵公司给我们一个机会,使我们的要求得以实现。
Wearecertainthatweareofferingasoundarticleatpopularprice,andweshouldappreciateanopportunitytosubstantiateourclaims.
贵公司5月6日函悉,本公司无法承购贵公司开价的商品。
此复。
Inanswertoyourfavourofthe6thMay,weinformyouthatweareunabletotakethegoodsofferedbyyou.
关于贵公司所询麦麸一事,现可提供该货20吨。
Inanswertoyourinquiryforbran,weofferyou20tonsofthesame.
贵函收悉,此地商场仍保持平静。
Answeringtoyourletter,westatethatthemarketremainsquiet.
至今未复5月8日贵函,甚感歉疚,还望原谅。
Kindlyexcuseournotreplyingtoyourfavourofthe8thMayunitltoday.
本月8日贵函敬悉。
?
?
先生是位诚实可靠的人,特此告知。
Inresponsetoyourletterofthe8thinst.,IampleasedtosaythatMr.?
?
isamanoftrustworthycharacter.
关于所询H.先生的情况,谨此高兴地告知,他是一位足以信赖的人。
InresponsetoyourinquiryrespectingMr.H.,wehavepleasureinstatingthatheisathoroughlyreliableman.
关于S.公司的情况,我们特此欣然函复。
WearegladtoansweryourinquiryconcerningS.&Company.
关于J.先生的情况,谨此高兴地告知,我们认为他是绝对可以信赖的人。
AnsweringtoyourinquiryrespectingMr.J.,wearepleasedtosaythatwefoundhimabsolutelyreliable.
17日贵函关于结帐一事,谨此告知,我们将很快寄去支票。
Replyingtoyourletterofthe17threspectingtheaccount,Iwillsendyouachequeshortly.
3.收讫
您昨日来信已收悉,谨于此按您所约定的条件。
接受此项任务。
Iacknowledgereceiptofyourletterofyesterday,andgratefullyaccepttheappointmentonthetermsyoumention.
6月1日贵函敬悉。
Wearepleasedtoacknowledgereceiptofyourfavourofthe1stJune.
本月5日来函敬悉。
Weacknowledgereceiptofyourletterofthe5thinst.
本商品将于12月最后一班轮船付运,货到时请惠于告知。
Kindlyacknowledgereceipt,andhavethegoodssentbythelaststeamerinDecember.
我们如期收到您5月15日的信,信中所谈事宜尽悉。
谢谢。
Wedulyreceivedyourfavourofthe15thMay,contentsofwhichwenotewiththanks.
6月6日来函收悉,我们无法交运该货,甚感遗撼。
Weareinpossessionofyourfavourofthe6thJune,andregrethavingtoinformyouthatitisimpossibleforustodeliverthegoods.
7月15日寄来的货物发票收悉。
Weareinpossessionofyourinvoiceofthe15thJuly.
7月7日的贵函收悉,感谢您订购下列货物:
...
Yourfavourofthe7thJulyisathand,andthankyouforyourorderfor:
...
7月10日来函敬悉。
Yourfavourofthe10thJulycamedulytohand.
您昨天的信和所附来的100美元的支票均已收悉。
Yourfavourofyesterdaycoveringachequieof$100isdulytohand.
昨天贵函已收悉。
Yourfavourofyesterdayisdulyreceived.
我们已收到您昨日写的信。
Wehavereceivedyourletterofyesterday.
我们如期收到您昨日发来的信。
Wedulyreceivedyourletterofyesterday.
我们于5月1日收到您4月3日的信。
Wereceivedonthe1stMayyourvaluedfavourdated3thApril.
我们如期收到您5月27日函和附来的150美元的汇票。
Wedulyreceivedyourfavourofthe27thMay,withadraftfor$150.
2月6日来函收悉。
Wehavereceivedyourletterdated6thFebruary.
您6月5日的来函收悉,多谢。
Wehavetoownwiththanksthereceiptofyourfavourof6thJune.
参考资料:
7个C
courtesy(礼貌)consideration(体贴)completeness(内容完整)clarity(表达清晰)conciseness(内容简洁)concreteness(具体)correctness(正确,准确)