商务合同档案管理办法.docx
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商务合同档案管理办法
ISO9001:
2008质量管理体系文件
三级文件
文件名称:
商务合同档案管理办法
文件编号:
FSL-QWI/I-KF-01版本号:
1.0
生效日期:
2012.02.21受控状态:
受控
更改记录
№
更改页码、条款
更改内容描述
更改人
更改日期
第2页、4.1
本公司合同规口管理部门为市场发展部
孟祥薇
2010-6-11
第2页、4.1
本公司合同规口管理部门为客户服务中心
孟祥薇
2011-4-20
第7页
增加商务合同清单明细表
孟祥薇
2011-4-20
第2页、4.1
本公司合同规口管理部门为客服总务科
孟祥薇
2012-2-21
☆此份文件未经管理者代表的特别授权,不得转借、复印或应用于其它目的。
批准
审核
莫艳琳
编制
孟祥薇
合同档案管理办法
一、主题内容及适用范围
1.1本办法制定了合同档案管理原则、合同审批、合同档案存档、档案的管理等管理办法。
1.2本管理办法适用于襄阳风神物流有限公司档案管理。
二、术语及释义
为进一步加强合同文档管理工作,提高合同管理水平,逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化,特制定本制度。
三、管理原则
3.1合同档案实行网络管理体系,由归口管理部门集中统一管理,以确保档案的完整、完全和有效利用。
3.2各部门应分别建立建全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系,并确定一名人员负责合同文档管理。
四、职责
4.1本公司合同档案的归口管理部门为客户服务中心,归口管理部门负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有商务合同文档,并负责监督指导各部门的合同管理工作。
4.2财务部负责合同档案的费用结算及监督工作。
五、具体内容
5.1合同审批
合同在正式签订前,必须按本办法经审核会签批准后方可正式签订,具体程序如下:
5.1.1合同责任部门填写“合同会签单”一份,随合同文本及与合同关联的签约主体的资格、资信等相关资料交部门领导审查确认。
5.1.2经部门领导审查确认的合同,需要公司专业部门审核会签的,由责任部门将确认后的合同及相关资料送专业部门会签。
专业部门会签后再送公司职能部门会签。
5.1.3责任部门依据上述会签部门的建议修正合同文本后,报公司领导审核批准。
5.1.4经审核批准的合同, 除公司合资合作、涉外合同等必须使用公司行政印章外,均由办公室加盖公司合同专用章。
5.1.5办公室递交给各部门的会签合同,各部门在接到合同一日内反馈意见,如遇紧急合同会签时,各部门须在2小时内给予回复,特殊情况(出差或请假)在返回当日内回复。
5.2合同档案存档
5.2.1合同签订后,合同原件交归口管理部门归档。
5.2.2凡涉及采购、基建、劳务、广告、法律援助、咨询、诉讼、仲裁、赔偿、和解等行政事务及后勤管理方面的合同,由办公室综合管理员负责存档。
合同正本及会签单原件留办公室存档,复印件一份交财务部作财务备查。
5.2.3凡涉及招标、投标、运输、承包、投资、技术引进、技术开发等有关公司业务方面的合同,由客服总务科综合管理员负责存档。
合同正本及会签单原件留客服总务科存档,复印件两份,一份交财务部作财务备查,一份交业务部门监督执行。
5.2.4新建立关系的供应商或客户,应索取对方签约人的授权委托代理书,并对照第五条5.2.2及5.2.3相应归口管理部门存档。
5.2.5归口部门在合同存档时,需将合同(除报价外)的售后服务条款交由业务部门自行存档。
5.3合同文档的管理
5.3.1合同文档以年代结合项目性质进行分类编号。
5.3.2保存的合同文档每半年清理核对一次,如有遗失、损毁,要查明原因,及时处理,并追究相关人员责任。
5.3.3归口管理部门要加强对合同档案的统计工作,要以原始记录为依据,编制合同统计清单,并根据实际需要编制合同档案检索工具,以有效地开展合同文档的查询、利用工作。
5.3.4合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施,以确保合同文档的安全。
5.3.5借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料,违者视情节予以处罚。
5.3.6各部门借阅合同文档时,需办理合同借阅申请手续,经客服总务科长批准即可借阅;借阅涉及公司经营项目的合同,需总经理审批后方可借阅。
5.3.7合同文档的密级为机密,任何人不得擅自将合同对外公开,违者依据《公司保密管理制度》进行处罚。
六:
流程
6.1合同会签流程见附件。
七、附则
7.1本法则由办公室负责起草及修订。
7.2本法则最终解释权归办公室所有。
7.3本法则自公布之日起实施。
襄阳风神物流有限公司
XianYangFengshenLogisticsCo.,Ltd.
合同会签单
Contractjoint-checksheet
合同名称
ContractName
签约方
Nameoftheotherparty
合同编号
ContractNumber
合同性质
NatureofContract
摘要
Summary
主办单位
Responsible
Unit
经办人
ProjectProposedBy
审核人
Project
ApprovedBy
区分
Division
同意
Agree
否决
Disagree
意见
Comment
签名&日期
Signature&Date
总经理
GeneralManager
副总经理
Vice
Generalmanager
总经理助理
AssistantTo
ManagingDirector
法律顾问
LegalAdviser
会办单位BargainingUnit
部门
Department
同意
Agree
否决
Disagree
意见
Comment
签名&日期
Signature&Date
修改说明
Modifyexplain
合同会签流程图
责任单位或人员
工作流程
说明
记录
责任部门
本部门长
其他
相关部门
办公室/客服总务科
财务部
分管领导
总经理
办公室
客服总务科
否
是
合同文本及相关资料
职能部门审核
公司领导审批
办公室加盖公司合同印章
落实执行
合同文本
合同会签
合同执行
襄阳风神物流有限公司[合同清单]
注:
合同编号最后一个字母(S)为收款合同、(F)为付款合同;红色字样为更新内容
序号
合同编号
名称
甲方单位
乙方单位
经办人
合同摘要
合同价格
合同有效期限
备注
起
止