房地产工程采购及招标管理规定.docx

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房地产工程采购及招标管理规定

工程招标及采购管理规定

总则

一、定义

1、甲方直接采购招标：

指甲方直接分包或采购，专业性强，可单位成为一个子分部工程，与总包单位关联较小；

2、甲方核价招标：

指甲方指定，乙方采购，构成总包范围内不可分割部分，主要有甲定乙供招标；甲指材料招标

3、按合同性质划分：

1）、材料设备采购类，2）、工程施工类，3）、设计招标类，4）、工程咨询委托类，5）、营销策划类，6）、协作单选定。

4、按成本和重要程度划分类别：

招标程序及管理办法详见招标管理规定，由预算管理部主持，B类招标由采购部主持，C类由采购部直接采购；

二、本管理规定分为两部分：

《工程施工招标管理规定》和《材料设备采购管理规定》

三、拟招标工程造价大于10万元的必须实行招标程序，工程造价小于10万元的由采购部按采购流程执行。

三、价格选择原则

1、同等质量下价格低者优先选择的原则；

2、同质同价同一付款方式下老供应商优先选择的原则；

3、重要物资须充分考虑性价比，首先保证质量要求。

工程施工招标管理规定

一、为规范公司工程招标管理，在保证项目质量、工期等要求的前提下，合理低价选择最高性价比中标单位，制定本管理规定。

三、范围：

本规定适用于超过10万元工程施工类或材料采购类，低于20万元可参照《材料采购招标管理规定》执行。

四、招标方式：

工程招标采用公开招标或邀请招标的方式，但无论采取何种方式，一般都须有三家以上投标单位参与竞标。

但下列情况除外：

（1）某类工程已经有与集团完整合作经验并评为优秀供应商，报价经集团判定为合理低价且经总裁批准的项目；

（2）某些政府垄断性工程（电力、燃气、自来水、电视等）。

五、工程招标应遵循以下基本原则

1、全面招标原则：

凡是符合招标条件的工程项目都要以招标方式确定承包商；

2、资质审查原则：

所有投标单位都要经过资质预审，符合项目要求的投标单位才能参加项目投标；

3、整体招标原则：

禁止将项目肢解或化整为零，规避招标；

4、合理低价中标原则：

选择的中标单位应是在满足各项要求的前提下，合理低价具备最高性价比；

5、透明公正原则：

整个招标过程务必有充分的透明度，应与各部门积极配合、加强沟通、信息共享，杜绝暗箱操作；

6、保密原则：

要做好标底、投标文件、评标、定标等内容的保密工作，以防影响招标的公正与效果。

7、价格审批单线联系原则：

为确保价格审批过程信息保密，在评选排名后，由采购部专人负责上报副总经理，副总经理审核后，由专人（或密封后）报送总裁。

六、招标管理职能划分

1、招标设立临时招标工作小组，招标工作小组成员根据工程性质的不同由相关人员组成，由使用部门申请，报采购部和副总经理确定后行使该项目的招标工作，招标小组组长由副总经理兼任；小组成员至少包括：

工程部经理、成本管理部经理、采购部经理及该工程的最终管理部门主要负责人，采购部负责人和成本管理部负责人担任副组长；招标小组经评标推选出前三名中标候选人，报总裁/被授权人决定。

2、工程招标的执行：

组织部门为采购部、预算财务部，招标过程重要节点可邀请监督管理部派员参加。

3、工程管理部职责：

参与招标文件编制，对招标文件工期，合作方式提出具体要求，参与开标，评技术标，参与谈判；

4、采购部职责：

负责招标资料的收集、整理、归档，并负责组织安排全过程的招标小组的会务，接收回标文件，进行商务询标议价、商务谈判，负责招评标结果上报总裁审批，控制整个招标工作进度；

5、预算财务部职责：

编制施工图预算、工程量清单，在商务询标后对拟中标单位工程量清单报价进行核对审核；配合采购部进行商务谈判。

七、职能部门分工与合作

部门

程序

需求部门及相关部门招标小组成员

预算财务部

采购部

工程管理部

1、制定招标计划

提出招标需求和计划

参与并提出意见

拟定招标计划，负责招标计划的上报审批，主持开标会议，根据项目情况制定招标详细计划

参与并提出意见

2、编制招标文件

参与招标文件的编制和评审

编制工程量清单和标底、审查修改标书中经济条款

参与招标文件的编制和评审

主持招标文件的编制和评审

3、发布招标文件及供应商考察

参与合格供应商选择并提出意见

主持发布招标文件并筛选入围合格供应商

4、招标答疑

参与招标答疑

参与并负责经济标部分的答疑

参与招标答疑

主持招标答疑会议

5、回标

接收回标、并将技术标移交工程管理部

6、技术评标

参与评标并提出意见

参与评标并提出意见标、

组织评审技术标并与投标单位谈判

7、商务询标

负责对拟中标单位工程量清单报价进行核对审核；配合采购部进行商务谈判

负责商务询标议标、商务谈判

7、定标、发中标

通知

招标工作小组集体评标后，评选出中标候选人的前两名报总裁决定最终中标人，由工程技术中心并发出中标通知。

8、资料管理

工程技术中心主持招标资料的收集、整理、归档工作（应指定专人负责资料管理），并进一步完善合格供应商数据库。

九、操作细则

（一）、招标文件的确定

1、招标文件的内容一般包括正文和附件。

正文包括：

招标内容、招标范围、项目简介、工期、质量要求、造价要求、投标须知、投标截止日期、开标时间和地点、评标办法、违约责任及特别约定、相关规范、投标文件格式；附件包括：

施工图纸、拟签标准合同样本（合同中应明确发包人要求的所有内容）。

其中施工招标文件的造价要求由成本管理部予以明确。

3、施工类项目一般情况不建议采用费率招标。

如确因施工图不能及时提供但开工需要而采用费率招标，必须在招标文件和合同中明确计费依据，并规定在施工图预算编制完成后，及时根据施工图预算和中标费率确定项目造价，双方核对后作为合同预算造价，并就确定后的总价签署补充协议。

4、采用费率招标的项目，特别要求投标单位按招标文件规定对以下费用作出详细、明确的说明（是否计取，如何计取）并独立报价包干，这类费用包括：

大型设备进出场、安拆及使用费、施工组织措施费、扰民费、文明现场施工费、赶工费用、规费等。

（二）、招标邀请1、实行邀请招标，选择投标单位的工作由预算财务部主持相关部门共同参与并分别从合格承包商承包商数据库中选择等数量的投标单位进行邀请招标。

2、如合格承包商数据库中没有合适的投标单位，应由招标工作小组组织进行考察确定（考察人员不得少于三人且分属不同部门），补充、完善数据库。

（三）、发标、回标、开标

1、招标文件的发放由采购部负责，答疑由预算财务部组织相关部门进行。

2、招标文件发放时要按照合格供应商标准和项目要求对投标单位进行审查，审查合格的投标单位才能领取招标文件。

3、招标答疑预算财务部要做好记录工作，该记录将作为招标文件的附件一并发给所有投标单位。

4、投标单位应在规定日期之前将投标文件送交采购部，投标截止日期之后，原则上不再接受任何投标文件；采购部将技术标移交工程管理部。

（四）、评标、定标

1、采购部主持技术标的评标工作，招标工作小组全体人员参与。

2、采购部负责商务标询标议标和商务谈判。

询标议标后，预算财务部对拟中标单位工程量清单报价进行核对审核，且配合采购部进行商务谈判。

3、招标工作小组应根据招标文件中的各项指标要求制定评标办法，并结合项目目标成本指导书客观、公正地对所有投标文件进行评价。

评标人员对投标文件有疑问时，可向投标单位问询并要求其做出书面解释，但该解释不得对投标文件进行实质性修改。

4、评标、询标、定标应按照货比三家的原则进行充分、科学的比较和论证（可采取综合评议或其他方式）。

5、评标过程中，如果不同投标单位的综合评价结果相同或很相近，其中与甲方在类似工程中有过良好合作关系的投标单位可考虑其在企业实力（信誉、项目经理资质、施工经验）方面的综合评标权重，填报《工程评标定标评审表》，在同等条件下优先中标。

6、中标单位应满足招标文件的实质性要求，并且投标价格是合理低价；对于技术简单、规模不大、工期要求不高的施工招标按最低价中标的原则确定。

7、确定中标单位后3天内，招标工作小组向中标单位发出中标通知书，并将中标结果以书面形式通知其他投标单位。

8、下列情况须重新招标：

1）投标单位相互串通投标，投标单位以向招标工作小组成员行贿的手段谋取标的；2）投标单位以他人名义投标或以其他方式弄虚作假，骗取中标的；3）开标后，发现所有投标皆不满意，例如各标价皆高出标底价，不在合理报价范围之内。

9、整个评标、定标过程需由工程技术中心做好记录，全体参加评标人员签字确认。

商务标询标议标结果由采购部上报审批，成本管理部签署意见。

（五）、签定合同

1、采购部价格上报总裁审批后，在中标通知规定的签定合同时间内，招标需求部门负责按照招标文件中的合同条件和中标单位的相关承诺与中标单位签订承包合同报审稿。

2、合同报审稿按公司《工程合同管理规定》进行内部审核流程流转。

（六）、其他规定

1、招投标结束签订合同后，由采购部做好项目招标资料（招标文件、投标文件、供应商考察结果审批表、答疑记录、开标和评标的记录、评定标评审表、相关会议纪要等）的收集、整理、归档工作。

材料、设备采购管理规定

1.目的

（1）确保采购材料（设备）100％符合有关国家规范及标准。

（2）确保采购材料（设备）严格按合同要求进场，保证工程按质按期完成。

（3）严格按采购合同要求支付材料（设备）款，做到付款进度不超前于材料（设备）进场进度。

2、适用范围：

适用于公司招标项目小于10万元的工程施工及材料设备采购。

一、采购计划申报管理规定

1、须采购材料、设备时，由使用部门提前15天填写《材料设备采购清单》报采购部门。

2、在材料设备采购清单中，须明确材料、设备的名称、规格、型号、数量和到货时间等。

3、采购部负责人根据使用部门填报的《材料设备采购清单》组织商务谈判，并将谈判的价格报相关授权人审批。

二、材料价格审批：

类材料的价格由采购部负责人报总裁或总裁授权人审批后交采购员采购。

三、材料、设备采购步骤规定

1、采购人员应收集供应商的资料信息和材料、设备的市场价格信息，建立供应商信息库，信息库中每个品种不少于5家合格供应商。

2、根据所掌握的材料、设备供应商信息，采购人员应对供应商进行资格审查，主要包括以下内容，并且形成资格审查报告，报告需经过采购部经理审查，并且报副总经理审批，所有材料必须从合格供应商中采购。

1）企业简介、企业的资质证明资料（营业执照、生产许可证、资质证书等）。

2）产品的质量证明资料（合格证、准用证或备案目录、检测报告等）、进口物资的相关证明（进出口许可证、商检证明等）、获奖证书等。

3、根据对供应商资格审查情况，重大设备由采购人员填写《材料、设备供应商入围选择审批表》，报相关部门负责人审核审批后，确定入围供应商，入围的供应商应不少于3家。

5、当某材料、设备无法提供标准样品但又必须通过看样选择的，由采购部门负责人、设计规划部、总工室及相关人员组成考察小组，对生产厂家进行考察，考察内容为：

企业规模、生产能力和装备、业绩、质量管理体系、员工素质、售后服务、设计开发能力、顾客满意度反馈等。

6、采购人员按公司审查确定的材料、设备供应商组织采购并与供应商签订材料、设备采购合同。

四、采购基本要求管理规定

1、类材料原则上必须确定3家以上的供应商。

但是可以按照价格的不同确定不同的供货比例。

2、必须严格按批准的物资采购计划进行采购，不得擅自超标采购。

3、采购部门必须密切关注、跟踪所采购物资的履约情况，发现问题，及时处置并报告上级，以保证项目建设需要。

4、采购设备和备品配件，应事先征求设备主管部门的意见，以满足质量要求。

5、寻找供应商的目标是：

生产厂家、总代理、总经销。

6、严禁采购三无产品和假冒伪劣产品。

7、在采购活动中，防止不良供应商的欺诈行为，避免给公司造成经济损失。

8、对先付款后发货的供应商，须时刻予以跟踪发货情况。

9、在物资采购中为公司节约大量成本的，按公司制度规定予以奖励。

五、采购价格控制程序管理规定

（一）、价格选择原则

1、同等质量下价格低者优先选择的原则；

2、同质同价同一付款方式下老供应商优先选择的原则；

3、重要物资须充分考虑性价比，首先保证质量要求。

（二）、议价规定

1、询价时，须选择三家以上供应商进行报价。

2、议价时应注意物资质量、付款方式、交货期、售后服务等情况。

（三）、以下状况，采购部门应加强与供应商议价：

1、市场价格大幅度下跌时。

2、采购频率明显增加时。

3、本次采购数量大于前次时。

4、本次报价偏高时。

5、有同样品质、服务的其他供应商提供更低价格时。

6、发生其他有利条件时。

（四）、正式采购前，采购人员应与材料、设备供应厂商进行价格谈判，并将价格谈判结果按规定的工作流程上报审核审批。

采购质量管理规定

一、物料的采购，应由供应商承担确保产品质量的责任，并在订购前明确，本公司要求供应商承诺下列质量保证：

1、供应商具有产品生产资质或相关营业执照、证明。

2、供应商质量管理体系需符合本公司指定的质量保证系统。

3、所提供物料，通过所需产品强制认证。

4、供应商应保证产品制造过程的必要控制与检测。

5、供应商物资出厂前应有分批抽样检验的报告。

6、供应商应随货送交其出货质量检验合格记录。

7、接受本公司必要的供应商调查、评鉴及辅导。

8、保证对提供的产品在使用或销售中发生的因供应商责任导致不良后果的责任承担与赔偿。

二、质量纠纷处理规定

1、按合同约定的质量标准作为处置依据，如合同约定的处理条款不明确，双方再进一步协商解决。

2、经鉴定无法使用的物资，必须坚决予以退货。

3、处理质量纠纷前，必须准备好质量问题的有关证据。

4、处理质量纠纷时，尽可能进行友好协商解决。

5、对严重违约的供应商，根据法律规定和合同约定追究供应商的违约责任。

三、材料、设备的质量检验

1、对进场的材料、设备质量检验，由工程部安排技术人员验收，经验收合格的，在入库单上签字，如不合格的，应提出处理意见。

2、对大型设备，由工程部经理组织验收，并在入库单上或验收报告上签署意见。

签订合同和退货管理规定

一、材料、设备采购总金额在1万元以上（含1万元）小于10万元的，由公司采购部负责人组织商务谈判，负责起草合同条款，并按合同审批程序审批。

采购总金额在1万元以下的，由采购人员进行商务谈判，价格审批后，直接按审批单价报销流程。

二、当材料设备不合格而无法使用时，由采购人员通知供应商办理退货手续，决不允许供应商对不合格材料设备不做任何处理，又送检闯关（按国家规定允许的除外），一经发现查实后，取消其合格供应商资格，并按质论价处理。

付款方式管理规定

一、采购部门与供应商进行商务谈判时，应将付款方式作为主要内容考虑，规避资金的支付风险。

二、合格供应商是公司的合作伙伴，在业务往来上须严格遵循平等互利、诚信为本的经营道德准则，不得随意拖欠供应商的货款。

三、付款的形式：

主要有三种：

（1）现金支付；

（2）银行转账；一般采用银行转账付款形式，现金支付严格按财务规定执行，单笔货款超过10000元的必须银行转账，不能现金支付。

五、货款支付程序：

按财务要求执行。

六、货款支付规定

1、对先货后款和按合同分批付款的，在供应商将货物发到公司经验收入库后，采购部应按合同约定按期办理付款手续，财务部门在付款手续完备后应及时付款。

2、因公司原因暂时无法按期支付供应商货款的，为了维护公司信誉必须及时向供应商说明，请供应商予以谅解宽限并给以付款承诺。

3、对不符合规定的货款支付，财务部门应予以审核把关。

4、采购部和财务部门不得在货款支付问题上厚此薄彼。

5、采购部发现质量问题的，应及时通知供应商前来处理，并通知财务部门停止付款。

6、严禁在货款支付上有任何损害集团利益的行为，违者，予以从重处罚。

7、财务在收到支付审批后，正式打款前，电话联系经办人，再次确认后，再支付；

七、监督检查

集团监督检查人员有权随时对物资采购过程和采购结果进行监控、抽查，发现采购价格出现重大偏差或采购人员违纪违规的，应追查责任并向采购部负责人提出处罚意见。

3.职责

（1）采购部是甲供材料、设备采购的主管部门，负责采购全过程的操作，负责材料设备采购商务谈判以及检查采购材料（设备）是否按合同要求进场。

（2）招标小组对采购全过程进行监控，招标小组由相关部门组成，因需确定招标人员、进行供应商筛选、询价，提交招标开标成果。

（3）总工、规划技术部、工程部、财务部（预算部）是材料、设备采购的协办部门。

①工程部根据施工进度进行材料设备需求申请跟踪采购过程，并负责甲供材料（设备）的采购资料准备、组织验收；

②总工、规划技术部规划技术部从建筑设计角度考虑，提出采购材料（设备）在美观及使用功能等方面的要求，负责材料、设备选型及技术要求。

③财务部负责价格审核及控制采购材料（设备）的付款方式以及付款进度。

4.流程程序；

程序；

（1）项目主管工程师应要求施工单位上交材料设备使用计划表，同时考虑生产周期，由主管工程师编制甲供材料（设备）采购工作计划。

（2）项目工程部主管工程师按施工进度计划表，要求进行甲供材料（设备）的采购，并填写采购需求表

（3）总工、规划技术部规划技术部按采购需求表做出对采购材料（设备）的技术要求，并出联系单由采购部准备采购工作；如部分材料前期无法完全提供具体参数的，采购部询价中，总工、规划部应继续协助配合并确认。

（4）由工程部、采购部、规划技术部、财务部对供应厂商从技术和商务部分进行筛选，确认入围资格。

（5）所有甲供料须在签订合同之前须预留20天合同审批时间，30天招投标时间。

（6）采购部按总裁审批结果，与供货厂商签订采购合同并报请审批。

（7）涉及总包、装修、景观绿化、设计单位等金额较大的采购需招标确认，按招标流程进行：

如总包单位应实际工期安排要求我方分包材料商延时交货，应提交书面申请。

公司内部相关环节影响工期时，项目负责人应书面通知相关人员相关情况及可能发生的费用损失。

5.甲供材料（设备）进场管理工作程序

（1）在甲供材料（设备）签约之前，主管工程师必须检查供货厂商的法人委托书、地址、营业执照、资质证书、准用证、合格证、检测报告及其技术指标等资料是否符合《合同》和入围资格要求。

（2）监理公司、施工单位材料员检查进场材料（设备）与“产品封样”是否相符，并将“产品封样”保留到工程竣工及至保修期结束。

（3）检查进场材料（设备）的供货时间是否按合同及供货时间计划要求执行。

如供货时间延误造成工期、经济损失，则由主管工程师书面通知供货厂商主办人员及其上级领导并按采购合同规定处理。

（4）对关键材料（设备）的关键生产加工过程，主管工程师须会同监理工程师委派专门人员对其过程进行现场跟踪监督。

（5）如总包单位应实际工期安排要求我方分包材料商延时交货，应提交书面申请。

公司内部相关环节影响工期时，项目负责人应书面通知相关人员相关情况及可能发生的费用损失。

二、甲丁乙供限价材料管理规定

限价材料指由甲方根据选定的样板、品牌及市场情况在施工过程中根据实际需要进行实时限价的材料，限价中应包含：

产品、指定供货商、价格、限价范围、限价适用时间等。

1、采购部限价来源于四个方面的依据

（1）招投标：

其结果是限价的主要依据，参照第一条采购控制程序的有关规定执行；

（2）公司价格信息库；

（3）建材信息价下浮一定比例；

（4）询价

2、限价管理规定

（1）总包项目经办人员提前30天填制《施工材料（设备）价格审批（备案）表》提交与工程部，工程部确认情况后报送财务部（预算部）、采购部。

其中要求明确使用部位、材料规格、品牌厂家、报价、报价依据及价格说明并备注大致需求数量。

如上报价格依据建材信息价的，由财务部（预算部）审核信息价后，采购部商谈下浮比例。

最终结果上报副总、总裁审批。

（2）甲方完成限价，乙方在收到通知20天内未订货，此后因材料价格的涨落责任由乙方承担；

（3）对于限价材料的价格，乙方若认为限价无法接受，应在接到甲方限价通知5日内书面通知甲方，否则甲方按此价格进入结算，乙方不得提出价格差异。

如经甲方证实在市场上能够按甲方限价购买某种材料，并将此信息反馈与乙方后，乙方仍拒绝购买，该种材料可改为甲供或三方供货合同。

（4）限价材料原则上30天内审批完成，特殊情况下不超过60天。

三、零星工程价格管理规定

零星工程指不包括在总包合同及清单中的工程内容，也包含不好利用计算规则和定额进行计价的造价相对较小的单项工程。

1、采购部定价来源于下几个方面的依据

（1）同类工程材料参考；

（2）定额及建材信息价下浮一定比例；

（3）市场询价；

2、限价管理规定

（1）总包项目经办人员提前30天填制《建新零星工程价格审批（备案）表》并附组价清单提交与工程部，工程部确认情况后报送财务部（预算部）审核数量、采购部确定价格。

如上报价格依据建材信息价的，由财务部（预算部）审核信息价后，采购部商谈下浮比例。

最终结果上报报副总、总裁审批。

总价低于万元人民币的零星材料可有副总审批.高于万元人民币需经总裁审批。

（2）零星工程价格原则上30天内审批完成，特殊情况下不超过60天。

四.相关表单

《采购需求表》

《材料技术论证表》

《建新施工材料（设备）价格审批（备案）表》

《建新零星工程价格审批（备案）表》

《采购合同会签表》

《材料价格审批表》

采购需求表

部品名称项目简介

序号

类型

技术标准（规格/要求）

数量

要求合同签订时间

要求产品进场时间

其他说明

主管工程师：

工程部经理：

材料技术论证表

项目名称：

日期：

组织部门

材料（设备）名称

项目中使用说明

论证内容及技术要求

建议参加供应商单位

技术论证方式

会议方式：

□