文档管理系统课程设计报告.docx
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文档管理系统课程设计报告
摘要
《文档管理系统》是一个数据库文档管理查询系统。
本设计说明书主要讲述了对数据库文档管理的基本功能及设计方法。
紧接着以本系统为例，逐一介绍开发本系统系统的步骤：
可行性分析、需求分析、总体设计、详细设计。
在系统分析中先后用数据流图、数据ER图，系统的功能结构图等分析了系统所需的各种数据。
在系统的设计中，详细的展现了系统的各个功能模块。
本系统实现了将文件保存在数据库中方便查询的主要功能，具有稳定的上传和下载功能，文档查询（按标题、作者、摘要、关键字、内容）功能，权限管理功能。
关键词文档管理；数据查询；上传下载；权限管理
第1章绪论
1.1课题背景
计算机技术的飞速发展，为人类的进步注入了新的活力。
新的技术为人们带来的是更快捷、更可靠的服务。
越来越多的家庭、企业、机关、学校利用计算机来处理日常事务，管理信息系统（MIS）就是利用计算机为企业、学校，事业机关等的经营者、决策者收集、处理信息的一项重要工具，管理信息系统的发展源于管理现代化的推进和计算机技术的发展。
籍于此管理信息系统将随着人类文明的进步而不断的完善与发展。
管理信息系统是由人和计算机等组成的能进行管理信息的多种操作（包括收集、储存、加工、维护和使用）的系统。
它由四个要素组成，即现代化经济管理理论、系统工程、数学方法和计算机手段。
其目的是通过自动化的事务处理方法来监视和控制企业、学校的行为、通过对历史数据的科学统计提供可靠的预测数据。
并通过一些优化方法提供决策依据，管理信息系统是生产力发展的阶段标志是现代管理的综合体现。
随着信息化进程，文档管理越来越受到企业的重视，但是企业在进行文档管理的过程中，经常会碰到以下的问题：
海量文档存储，管理困难；查找缓慢，效率低下；文档版本管理混乱；文档安全缺乏保障；文档无法有效协作共享；知识管理举步维艰等。
所以文档管理逐渐成为国内外业界研究的热点。
知识经济时代的今天，对文书档案管理工作人员提出了更新更高的要求。
文档管理系统（documentmanagementsystem，简称DMS）主要是用来管理我们常用的一些文档、照片等信息内容。
文档管理工作人员，必须完成由传统的管理模式向现代的管理模式的转变，由传统的管理理念向现代管理理念转变，同时在管理实践中应用，使文书档案管理工作赶上时代步伐，适应文书档案管理现代化和办公自动化的时代需要，为社会提供更好更有效的服务，使文书档案管理工作发挥出应有的经济及社会效益。
1.2课题目的及意义
《文档管理系统》针对不同级别用户可以查询不同级别的文档，结合软件工程课上所学以及在图书馆和机房查阅的各种相关资料，在老师和同学的帮助下，提出了一套比较适宜的施行方案，并努力将原本复杂的管理业务、归类、存档等简化为比较简单的事务，基本上秉承了传统的文档资料管理理念，同时也兼顾当今对现代管理信息需要，着眼实用高效的原则。
本设计开发在于通过此次的设计，使我们能够重新复习软件工程课上所学的内容。
在设计本项目的同时，对程序设计的流程有了较为全面的认识，为将来开发大型软件奠定了殷实的基础。
从现实的意义来说，此次文档管理系统的开发是对管理学与计算机学科相结合的又一次尝试，将管理科学与现代科学技术融合在一起，不仅为现在的管理学提出了更高的要求，也同时为将来的软件开发提供了事实的资料依据。
第2章问题定义及可行性研究
2.1问题定义
我们重新审查问题：
将文件保存在数据库中方便查阅，应包括稳定的上传和下载，文档查询（按标题、作者、摘要、关键字、内容）和权限管理。
由此我们可以看出我们将要做的是一个有关数据库的查询系统。
2.2可行性研究
系统的可行性研究包括可能性和必要性。
有技术上的，经济上的，人力资源上的，以及组织管理上的。
技术可行性方面，通过我们对计算机学科的学习，程序的开发者已掌握了软件工程技术，C++语言以及Java语言程序设计技术，VisualBasic6.0和MYSQL等开发工具，在技术层面上，已经掌握了开发该软件的核心技术。
在经济上，开发该程序不需要大型的机械电气设备的支持，开发的平台可有windowsxp操作系统搭建而成。
2.2.1确定系统目标
经过初步系统调查，我们了解了用户的基本状况和用户对系统的设想及要求后，系统开发人员可以初步提出系统目标。
着重用来分析现行系统页面设计后，相关性版块信息交互的方便性。
特别是要分析现行档案系统存在主要问题和管理上的薄弱环节，以及产生这些问题的原因和解决办法。
2.2.2数据流图
数据流图描绘系统的逻辑模型图，描绘信息在系统中流动和处理的情况。
本系统数据流图分为管理员和用户两个模块：
事务
事务
事务事务
事务
事务
图2-1数据流图1
事务
事务事务
事务
图2-2数据流图2
2.2.3系统评价
系统的性能评价应包括最基础的软硬件，支持系统占用空间等。
系统交付时，应同时交付完善的文档。
2.3开发环境
本系统是基于以Windowsxp操作系统为操作环境，以VisualBasic6.0为开发工具来开发的。
Windowsxp是目前主流图形化操作系统，而VisualBasic6.0是一种优秀的面向对象的，支持多种数据库应用的开发工具。
我在系统开发过程中深深地感受到VisualBasic6.0的强大威力。
下面对VisualBasic6.0作一下简要介绍。
VisualBasic6.0是著名的Microsoft公司推出的完全可视化的，支持多种数据库开发工具。
使用面向对象的开发技术，能够开发出强大的专门针对用户的应用程序。
具有强大的API函数库，支持ActiveX和OCX技术。
能够管理大量复杂的数据信息，同时具有很好的安全性。
从任何标准来说，VB都是世界上使用人数最多的语言——不仅是盛赞VB的开发者还是抱怨VB的开发者的数量。
它源自于BASIC编程语言。
VB拥有图形用户界面（GUI）和快速应用程序开发（RAD）系统，可以轻易的使用DAO、RDO、ADO连接数据库，或者轻松的创建ActiveX控件。
程序员可以轻松的使用VB提供的组件快速建立一个应用程序。
VB的中心思想就是要便于程序员使用，无论是新手或者专家。
VB使用了可以简单建立应用程序的GUI系统，但是又可以开发相当复杂的程序。
VB的程序是一种基于窗体的可视化组件安排的联合，并且增加代码来指定组件的属性和方法。
因为默认的属性和方法已经有一部分定义在了组件内，所以程序员不用写多少代码就可以完成一个简单的程序。
过去的版本里面VB程序的性能问题一直被放在了桌面上，但是随着计算机速度的飞速增加，关于性能的争论已经越来越少。
窗体控件的增加和改变可以用拖放技术实现。
一个排列满控件的工具箱用来显示可用控件（比如文本框或者按钮）。
每个控件都有自己的属性和事件。
默认的属性值会在控件创建的时候提供，但是程序员也可以进行更改。
很多的属性值可以在运行时候随着用户的动作和修改进行改动，这样就形成了一个动态的程序。
举个例子来说：
窗体的大小改变事件中加入了可以改变控件位置的代码，在运行时候每当用户更改窗口大小，控件也会随之改变位置。
在文本框中的文字改变事件中加入相应的代码，程序就能够在文字输入的时候自动翻译或者阻止某些字符的输入。
VB的程序可以包含一个或多个窗体，或者是一个主窗体和多个子窗体，类似于操作系统的样子。
有很少功能的对话框窗口（比如没有最大化和最小化按钮的窗体）可以用来提供弹出功能。
VB的组件既可以拥有用户界面，也可以没有。
这样一来服务器端程序就可以处理增加的模块。
VB使用参数计算的方法来进行垃圾收集，这个方法中包含有大量的对象，提供基本的面向对象支持。
因为越来越多组建的出现，程序员可以选用自己需要的扩展库。
和有些语言不一样，VB对大小写不敏感，但是能自动转换关键词到标准的大小写状态，以及强制使得符号表入口的实体的变量名称遵循书写规则。
默认情况下字符串的比较是对大小写敏感的，但是可以关闭这个功能。
VB使得大量的外界控件有了自己的生存空间。
大量的第三方控件针对VB提供。
VB也提供了建立、使用和重用这些控件的方法，但是由于语言问题，从一个应用程序创建另外一个并不简单。
而数据库我们采用MYSQL。
MySQL是一个小型关系型数据库管理系统，开发者为瑞典MySQLAB公司，后被Sun公司收购。
目前MySQL被广泛地应用在Internet上的中小型网站中。
由于其体积小、速度快、总体拥有成本低，尤其是开放源码这一特点，许多中小型网站为了降低网站总体拥有成本而选择了MySQL作为网站数据库。
第3章需求分析
3.1需求分析
软件需求分析就是回答做什么的问题。
它是一个对用户的需求进行去粗取精、去伪存真、正确理解，然后把它用软件工程开发语言（形式功能规约，即需求规格说明书）表达出来的过程。
本阶段的基本任务是和用户一起确定要解决的问题，建立软件的逻辑模型，编写需求规格说明书文档并最终得到用户的认可。
需求分析的主要方法有结构化分析方法、数据流程图和数据字典等方法。
本阶段的工作是根据需求说明书的要求，设计建立相应的软件系统的体系结构，并将整个系统分解成若干个子系统或模块，定义子系统或模块间的接口关系，对各子系统进行具体设计定义，编写软件概要设计和详细设计说明书，数据库或数据结构设计说明书，组装测试计划。
软件的需求分析必须要有对原业务的一个深入了解、提取、抽象、升华的过程，管理软件需求分析尤其如此。
在确定软件开发可行的情况下，对软件需要实现的各个功能进行详细分析。
需求分析阶段是一个很重要的阶段，这一阶段做得好，将为整个软件开发项目的成功打下良好的基础。
"唯一不变的是变化本身。
"，同样需求也是在整个软件开发过程中不断变化和深入的，因此我们必须制定需求变更计划来应付这种变化，以保护整个项目的顺利进行。
软件的需求分析是从用户的业务中提取出软件系统能够帮助用户解决的业务问题，通过对用户业务问题的分析，规划出我们的软件产品。
这个步骤是对用户业务需求的一个升华，是一个把用户业务管理流程优化，转化为软件产品，从而提升管理而实现的质的飞跃，这一步是否成功，直接关系到开发出来的软件产品能否得到用户认可，顺利交付给客户，客户能否真正运用我们的产品帮助他解决业务或管理问题。
3.1.1功能需求
本系统主要分为两个角色：
管理员与用户。
3.1.1.1管理员的功能
1、对文档信息进行编辑管理
2、修改管理员自己的信息
3.1.1.2用户的功能
1、用户注册
2、用户登录
3、查询文档
4、上传文档
5、下载文档
6、个人信息修改
3.1.2数据需求
用户必须先注册后再登录进入系统，系统用户的数据包括用户名、用户密码、用户信息、用户类型。
用户名在整个系统中是唯一的。
用户以及数据库中的文档分为A/B/C三级，C级用户可以查询和上传下载该数据库中的C级文档，B级用户可以查询和上传下载该数据库中的B级和C级文档，A级用户可以查询和上传下载该数据库中的A级、B级和C级文档。
管理员是唯一的。
管理员的功能是进行文档信息管理，其中包括对数据库信息的更新，还有对文档信息进行添加、删除、修改、编号、归类的功能。
另外管理员可以对自己的身份信息进行修改。
3.2联系描述
为了把用户的数据要求清楚，准确的描述出来，我们建立了一个概念性的模型。
软件系统本质上是信息处理系统，因此在软件系统的整个开发过程中都必须考虑两个方面的问题—数据与及数据的处理。
在需求分析阶段既要分析用户的数据要求，又要分析用户的处理要求。
为了把用户的数据要求清晰地表达出来，通常建立一个概念性的数据模型（也称为信息模型）。
它是一种面向问题的数据模型，是按照用户的观点来对数据和信息建模，它描述了从用户角度看到的数据，它反映了用户的现实环境，且与在软件系统中的实现方法无关。
为方便表达意思，我们用ER图来表现这种关系，通过分析，可以得出数据对象主要有管理员，用户和文档。
对数据属性定义，有：
管理员（ID，口令，身份信息）
用户（ID，口令，用户类别，身份信息）
文档（标题，作者，摘要，关键字，内容，类别，编号）
关系有：
管理，查询，上传/下载
根据以上信息我们可以画出ER图：
图3-1ER图
3.3数据库设计
根据分析阶段得出的实体一联系图（E－R图）的结论，结合本系统对有关数据的存储的需要，更加方便实现该动态档案系统的所有功能，现将本系统设计成3个数据库表，每个表的字段名、类型、宽度设计如下：
表3-1管理员登录表
字段名
类型
宽度
ID
字符型
10
密码
字符型
10
身份信息
备注型
无
表3-2用户身份信息
字段名
类型
宽度
ID
字符型
10
密码
字符型
10
身份信息
备注型
无
级别
字符型
8
用户权限
字符型
8
表3-3文档信息
字段名
类型
宽度
编号
字符型
10
标题
字符型
10
作者
字符型
10
关键字
字符型
20
内容摘要
备注型
无
类别
字符型
10
以上是本系统的库表结构的设计简要说明。
3.4软件需求分析
项目级系统分析的重点在业务需求层次上，主要任务是确定用户对系统的应用要求，这主要从两个方面获得。
一是和用户一起充分了解现行系统是怎样运作的，二是理解用户的现行系统的改进及对新系统的要求，并在此基础上提出解决问题的基本模型，另一个任务是把和用户共同理解的新系统用恰当的工具表现出来，系统分析的最终任务是提出达到新系统目标的新系统方案，并在此提高主要文档——系统说明书。
需求分析阶段的工作结果是开发软件系统的重要基础，大量统计数字表明，软件系统中的15%的错误起源于错误的需求。
为了提高软件开发的成功，降低软件开发成本，一旦对目标系统提出一组要求后，必须严格验证这些需求的正确性。
这次我们将从下述四个方面进行验证。
一致性，所有需求必须是一致的，任何一条需求不能和其他需求互相矛盾。
完整性，需求必须是完整的，规格说明书应该包括用户需求的每一个功能或性能。
现实性，指定的需求应该是用现有的硬件技术和软件技术基本上可以实现。
有效性，必须证明需求是正确有效的，确实能解决用户面对的问题。
第4章系统设计
经过需求分析阶段的工作，系统必须“做什么”已经清楚了，现在是决定“怎样做”的时候了。
设计的基本目的就是回答“系统应该如何实现？
”这个问题，通过这个阶段的工作将划分出组成系统的物理元素—程序文件，数据库，人工过程和文档等等。
系统设计应从数据流程图出发。
设想完成系统功能的若干种合理的物理方案。
并和用户共同比较选定一个最佳方案。
然后进行软件结构设计。
在进行软件设计时应该遵循模块独立原理，确定软件由哪些模块组成以及这些模块之间的动态调用关系。
同时可以设计出系统的层次和结构图。
软件设计可以分为概要设计和详细设计两个阶段。
实际上软件设计的主要任务就是将软件分解成模块是指能实现某个功能的数据和程序说明、可执行程序的程序单元。
可以是一个函数、过程、子程序、一段带有程序说明的独立的程序和数据，也可以是可组合、可分解和可更换的功能单元。
模块，然后进行模块设计。
概要设计就是结构设计，其主要目标就是给出软件的模块结构，用软件结构图表示。
详细设计的首要任务就是设计模块的程序流程、算法和数据结构，次要任务就是设计数据库，常用方法还是结构化程序设计方法。
4.1总体设计
系统设计是信息系统开发工作的核心，其基本的任务是把原系统分析阶段得出的逻辑模型变换成系统的物理模型。
即按照系统需求分析阶段确定的目标和逻辑模型，具体设计出效率高，适应性强，可靠性好且经济实用的系统实施方案。
经过需求分析阶段的工作，系统必须“做什么”已经清楚了，现在是决定“怎样做”的时候了。
设计的基本目的就是回答“系统应该如何实现？
”这个问题，通过这个阶段的工作将划分出组成系统的物理元素—程序文件，数据库，人工过程和文档等等。
系统设计应从数据流程图出发。
设想完成系统功能的若干种合理的物理方案。
并和用户共同比较选定一个最佳方案。
然后进行软件结构设计。
在进行软件设计时应该遵循模块独立原理，确定软件由哪些模块组成以及这些模块之间的动态调用关系。
同时可以设计出系统的层次和结构图。
基于以上理论，结合分析阶段的数据流图和ER图。
设计出以下的模块和3个数据库表结构的设计。
4.1.1设计原理
在软件设计过程中，我们遵循模块化，抽象，逐步求精，信息隐藏和局部化。
人们在开发计算机软件的长期实践中累计了丰富的经验，总结这些经验得出了一些启发式规则。
这些启发式规则虽然不像基本原理和概念那样普遍使用，但是在许多场合仍能给软件工程师以有益的启示。
1.改进软件结构提高模块独立性
2.模块规模应该始终
3.深度，宽度，扇出和扇入都应该适当
4.模块的作用域应该在控制域之内
5.力争降低模块接口的复杂程度
6.设计单入口单出口的模块
7.模块功能应该可以预测
4.1.2层次图
在层次图中，一个矩形模块代表一个模块，方框间的连线表示调用关系。
本次设计的层次图如下图：
图4-1层次图
由此图我们可以看出，本系统主要由五个模块组成。
各个模块的功能我们将在详细设计中一一介绍。
4.2详细设计
4.2.1查询系统模块的功能
查询系统模块是文档管理系统的一个子模块，其中包括按文档标题、作者、摘要、关键字和内容的查询。
在用户登陆后可以为不同级别的用户提供不同权限的文档查询功能，如权限规定普通员工只能查询普通员工权限级别的文档信息及内容。
程序流程图如下：
F
T
FT
F
T
图4-2查询功能设计
4.2.2文件传输系统模块的功能
文件传输系统又包括文件上传功能和文件下载功能，可以方便地为用户提供将有用信息上传、下载，以实现资源信息共享。
4.2.3文档编辑系统模块的功能
文档编辑系统主要是由管理员来管理数据库中原有文档和用户上传的文件。
添加符合规定的文档，删除不符合规定的文档，修改文档的相关信息，将不同文档进行归类，设置其权限级别等来实现数据库信息的更新，是此系统具有较完备的功能。
由于管理员所涉及的操作比较多，下面我们仅以修改文档信息为例来说面文档编辑模块的设计：
FT
TF
图4-3修改功能设计
4.2.4登录系统
登录系统分为用户登录系统和管理员登录系统，用户或管理员登录时通过ID、密码及身份信息验证分别登录到用户界面或管理员管理界面，进行事务管理。
程序流程图如下：
F
T
F
T
图4-4登录功能设计
4.2.5权限管理系统
权限管理系统主要是用户的权限级别设置和修改用户相关信息以实现与用户、文档权限级别的同步。
FT
F
T
F
T
F
T
F
T
FT
图4-5权限管理设计
结论
总结：
通过为期一周的软件工程课程设计，本小组通过对抽到的题目《文档管理系统》的研究，从图书馆及计算机相关网站和论坛中搜集了大量相关资料，请教老师，从对题目有初步了解到有更深层次的了解，最终分析和设计出了一个功能基本完备的文档管理系统。
此次设计出的文档管理系统提供了方便用户查询、上传、下载等功能，同时也通过管理员的管理设置了对不同级别的用户的查询权限等，提高了系统的可靠、可用性，这对应用在现实企业中是非常适合的，既方便员工查询企业内部信息，同时也对相关机密文件提供了安全保证。
由于课程设计要求对所选题目进行分析和设计，所以本小组只从软件定义（即问题定义、可行性研究、需求分析）和系统设计（总体设计、详细设计）方面对题目进行了研究和设计，所以没有考虑工程后面的系统实现及维护方面的问题。
希望今后有相关机会去实现。
同时，在这次课程设计过程中，本小组始终遵循软件工程的思想，这使我们的工作进度明显加快，也使我们少走了不少弯路。
软件工程的思想，指导我们一步一步从系统分析，到系统设计，让我们对整个系统的开发过程有了明显的全局观念，也合理地安排了整个设计的时间。
软件工程课程设计使我们受益匪浅。
以上是我们在本次毕业设计中的体会，也许认识到的问题还很肤浅。
这也正是我们今后要努力提高的。
最后感谢各位课设指导老师的悉心指导。
参考文献
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清华大学出版社，2008
2吴杰明，袁山龙.软件工程应用实践教程．北京：
清华大学出版社，2003
3施伯乐，丁宝康，汪卫．数据库系统教程（第3版）．北京：
高等教育出版社，2008．7
4金敏，周翔．高级软件开发过程．北京：
清华大学出版社，2005
5PressmanRS．SoftwareEngineering－APractitioner’sApproach．FourthEdition．北京：
机械工业出版社，1999
6SchachSR.SoftwareEngineeringwithJava.北京：
机械工业出版社，1999
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