SAP供应商关系管理解决方案.docx
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SAP供应商关系管理解决方案
SAP供应商关系管理解决方案
第一章SAP解决方案
1.1.SAP供应商关系管理解决方案介绍
1.1.1.供应商关系管理概述
确保企业的盈利率是每一家公司赢得竞争的关键。
要提高盈利率，企业有两种选择—增加营业收入或降低成本。
在经济不景气的大环境下，增加营业收入是一项巨大的挑战。
幸而，降低成本却大有可为。
通过降低购买产品和服务的成本，贵公司可以在不需要提高销售收入的情况下增加收益率。
而这正是让股东们欢欣鼓舞和让公司赢得竞争的盈利率。
供应商为企业提供的物料和服务将直接影响到企业为客户提供的产品和服务的质量。
这也是供应商对整个价值链具有重要意义的原因所在。
但在降低采购成本时，为了挤压供应商以获得更好的价格和更高效的服务，很多公司将举足轻重的供应商视为商业对手，显而易见，这是一种很短视的做法。
研究表明，坚持不懈地培养和维护与供应商的合作关系的公司通常会胜过没有这样做的公司。
在长期的运营过程中，接纳供应商并建立与他们的持续的高效的合作关系所获得的收益远远高于挤压单个供应商所获得的边际成本的降低。
企业需要管理整个供应基础，方法是简化采购流程，保持供应质量，增加利润以及提高供应商的协作性与创新性。
Ø与供应商的合作：
您面临的挑战
以下所列的是一些会成为影响良好供应商关系绊脚石：
■开支分析
-不能跨越地区按照供应商、类别或产品跟踪全球的开支
-缺乏评估供应商业绩和价格的行业基准
■合同管理
-不能将全球合同与地方采购组织共享
-冗余的产品和项目合同
■内容管理
-标准规格内容的不一致（例如，产品的标准规格）
-不统一的主数据包含着冗余的产品和供应商标识
■采购自动化
-对约定的合同遵循度低（非合同采购）
-低效的手工采购过程和工作流
■供应基础数据优化
-同种货物存在过多的供应商
-以电子方式运行电子采购过程能力有限
Ø采购部门：
真正的利润引擎
采购部门正受到越来越挑剔的审视。
企业在增强适应性、加快发展速度和提高创新能力的同时，市场趋势的变化诸如全球化，专业化和外包服务等）也迫使企业应对降低成本的燃眉之急。
许多组织应对此当务之急的方法是集中化采购操作，向低成本地区外包以及实行改革创新。
与供应商打交道时，它们已不再采用过时的发送订单传真和“挤压”策略
现代的采购行为要配合企业整体的战略规划，对于不同的消费类别和供应商所提供的产品与服务的不同，企业都制定了相应的采购政策和行为准则。
具有竞争实力的公司现在都致力于需求的管理。
它们的采购团队跨越组织界限和地区开展工作，其基础设施的建设也已完全到位，以支持采购工作的进行。
今天，大多数企业都注重培养与维护同战略供应商之间的协作关系，这是一个增加利润并促进创新的策略。
此类转变使得采购对于公司的策略具有关键的影响。
Ø从缩减开支到竞争优势
当然，大多数公司都尚未完成这一转变。
改进的措施已初步制定，但是这些措施常常并没有得到协调统一，既没有侧重，也没有区分优先级以便最大程度的实现它们所带来的潜在收益。
通常，改进的措施只是着眼于缩减开支。
虽然这种做法会带来短期的成本节约，但不会帮助企业将采购活动转换成赢得竞争性优势和创造新的商机的手段。
转变计划必须要基于企业文化的发展和组织的发展。
建立与供应商的战略关系需要一套新的方法和技能。
位于业务流程、业务数据和技术底层的基础设施依然扮演重要的角色，因为它可以实现让管理您的供应和供应商的团队在一起以不同的方式工作。
企业的业务架构是一个基础，它支持人们加速与采购相关的业务创新。
在ERP信息系统提供的采购管理功能之外，SAP的供应商关系管理系统（SRM）为您拓展出更为广阔的电子采购功能。
其设计理念旨在客户能够与供应商轻松地建立并巩固关系，并实现互惠互利的双赢局面。
SAPSRM实现了企业内以及供应商之间采购和购置流程的自动化，提高了对供应链的洞察力，并且使客户能够全面地了解全球的费用支出情况。
SAPSRM能够与计划系统紧密集成，自动化计划驱动采购以缩短生产周期。
SRM可以处理任何物料需求计划系统发出的采购需求，集中的合同信息可以在与各分支机构连接进行发布。
另外，来自后端系统的需求可以传入SAPSRM进行寻源操作。
通过SRM寻源选择合适的供应商后，系统可自动生成采购订单并传回后端系统进行采购作业。
这种流程的自动化大大提高了直接物料的采购效率，企业也能够对采购成本进行严格控制，并加强合同及协议的遵守和执行能力。
SAPSRM还可以通过供应商协同功能，只需要通过网络便可以将关键的供应商联入内部采购流程，使企业在整个供应链中加强与供应商的沟通和协作。
从订单管理到产品设计协同，SRM的供应商协同解决方案能够使企业与供应商在关键业务上进行全面、便捷的交流。
SAP供应商关系管理（SAPSRM）基于SAPNetWeaver技术平台，允许多级供应商、合作伙伴和制造商基于统一平台协作完成核心供应流程，系统功能如下图，可划分为以下部分：
✓战略寻源管理
▪供应战略制订--利用新工具和需求合并、组合分析、类别（商品）管理和采购控制功能制订合理的供应战略。
▪花费分析--通过映射和整理商品与供应商信息，以及将信息分配给内部系统、电子目录和数据仓库提高对全球花费和供应基础数据的洞察力。
▪供应商选择--通过采用电子拍卖和投标工具与预先选择的供应商协作，最大程度降低采购风险，增强供应基础监控，并且评估供应商绩效。
▪合同管理--确保遵守商定的条款和条件，将现有合同用于整个公司内共享的特定产品类别。
✓运营采购管理
▪自助服务采购--允许员工基于WEB自助采购符合企业采购政策的物资。
▪计划驱动的采购--通过将采购与任何供应链管理系统相集成，实现核心业务流程中所用的物料采购的流程化和自动化。
▪服务采购--降低与多种服务采购相关的管理和处理成本，包括咨询和工程服务。
✓供应商协作
▪供应商注册--允许采购人员接入供应商管理的公司信息，以制订更好的采购决策。
▪订单协作--通过允许供应商接入内部订单管理系统理顺采购流程。
▪设计协作--通过允许不同交易合作伙伴的员工共享相关的产品和项目信息而缩短产品开发周期。
▪协作补库--通过允许供应商接入客户库存数据，并在基于意外的补库流程中维持库存级别而优化供应链绩效。
▪供应商连接--使用基于XML的文档交换方法与不同规模和能力的供应商保持连接。
✓目录管理
▪目录管理--使用工具从外部来源导入数据、维护统一的方案，并且通过商品索引加快搜索而创建和管理统一的电子商务目录。
接下来我们从采购分析，供应商管理，采购寻源，合同管理，运营采购与供应商协同，目录管理等六个部分更详细的介绍SAPSRM解决方案：
1.1.2.供应商管理
在当今的市场环境中，事实证明，忽略供应商关系管理所引发的各种问题正长期的困扰着众多采购企业。
于是，领先的采购企业逐渐意识到建设紧密供应商关系的重要性，并开始积极采取措施，加强对自己供应商群体的运营。
通过SAPSRM供应商关系管理可建立集中统一的供应商管理平台，以支持供应商的全生命周期管理，并贯穿企业的采购全流程业务,包括供应商注册、审核认证、分级分类，供应商目录、供应商状态管理、供应商参与电子采购过程、供应商评估。
供应商发生的采购业务都能忠实的被记录到供应商数据库中，如注册信息，投标信息，后续的送货信息，采购协议遵循度，采购需求者方对供应商某次服务的评价等。
这些信息中有结构化的系统信息，如投标价格、送货时间，也可以有非结构化的，如以问卷形式提交的信息如专家对其的评价、采购需求者对其的评价，也可以包含系统计算出来的数据，供应商绩效评分等。
经过实现搭建的供应商评估体系，所有这些数据都能够通过采购平台动态展现出来。
买方的采购管理者可以根据评估结果对供应商升降级，乃至于将供应商淘汰出供应商库。
从供应商管理的生命周期来看，潜在供应商管理、准供应商准入，合格供应商的绩效评估，以及在绩效评估后，对供应商的控制是现阶段国家电网供应商管理的重点。
当前加入了供应商控制机制使供应商生命周期的管理形成闭环，不仅存在供应商的准入，也存在供应商的退出和奖惩机制。
供应商管理的解决方案应用架构描述如下图：
建议在SAPSRM系统中，实行供应商主数据集中管理，其中包括了潜在供应商、临时供应商、固定供应商的数据。
在SAPERP系统的供应商主数据只包括采购执行的供应商数据。
SRM系统自动同步供应商信息到ERP系统中。
在系统中建立统一的供应商信息库，管理交易供应商以及潜在供应商；结合供应商业务分级与物料分类，优化供应商动态管理体系，建立准入资格认证模型、动态评估模型、风险管理模型；在企业内部整合供应商库与采购过程的信息流，供应商库的信息可全面支撑采购业务，采购执行的数据也可更新相关的供应商库的信息。
通过在线的方式，加强与供应商的沟通与协同，提高协同效率和质量，降低采购成本。
1.1.2.1.供应商自注册
SAP的SRM供应商自注册功能完全满足此功能要求。
供应商可透过WEB方式，透过填写注册信息、问卷调查经审批后，进入供应商潜在库。
从而拓宽供应商信息渠道，为企业建立优质的供应商库打好基础。
供货商预评估数据可分为通用数据和产品数据,根据供应商的供应商类别和待提供的产品类别,系统可自动发送对应的的模板.可根据实际情况对供货商进行分级,如：
待注册供货商,合格供货商,不合格供应商,战略供货商等。
注册第一步是填写供应商简单的通用数据,此时需选择供应商类型,供应商类型有生产商,贸易商,代理商.由系统根据类型提供对应的基本信息模板供供应商填写,此模板中应该包括供应商可提供的产品类。
注册第二步,系统可自动发送对应的产品问卷和更详细的公司信息问卷给供应商,供应商提供详细的通用数据和具体的产品数据,参照公司已经确定的标准物料类,按照预设的产品信息模板填写相关内容。
注册第三步,就供应商填写的公司信息问卷和产品问卷,系统抓取相关业务数据,自动生成一张对应的预评估报告,并添加到潜在供货商信息库中.而无论该供应商是否能通过最终的审批。
注册第四步,供应商填写好所有信息后,系统自动激活预先定义的审批工作流,发送供应商请求注册的信息到公司集团对应的采购管理部门做初步审批,招投标中心可根据供应商性质,将注册请求转至相关技术或生产部门做其技术能力的二次审批。
注册第五步,通过审批后,由招投标部门的数据管理专员执行供应商信息导入,转为正式供应商.供应商类型从待注册供应商变为合格供应商。
至此,供应商注册完毕。
注册后的供应商，将得到一个管理员权限，执行本公司通用数据和产品数据的更改,如公司地址,联系人等。
此外，通过这个管理员，供应商可以在系统中维护更多的不同权限的用户，比如：
财务用户负责发票上传，具有上传发票的权限，物流用户专门负责对订单进行发货等。
当然，对于客户现有信息系统内已经存在的供应商记录，经过相关格式的转化和数据匹配，可以将这些记录以主数据的形式，通过各类接口导入到系统中。
1.1.2.2.供应商准入认证
SAP的SRM供应商准入认证管理以及资质审核，可透过问卷调查和专家现场调研评分析方式，经初审、复审合格后统一纳入供应商库中。
供应商准入管理是供应商管理的基础，做好准入工作，可大大提升供应商管理工作的效率。
建立供应商准入制度，获取供应商的初步信息，建立并健全供应商的资料库，对于提高采购效率、降低采购成本、避免采购过程中的重复工作有着重要作用，同时有利于客观、系统、科学地评价供应商，保证采购产品的质量，提高供应商的准入门槛，将达不到要求的供应商排除，从而达到优化供应链的作用。
在采购管理中增加供应商准入管理以及资质审核，并通过对供应商严格的准入管理，提高采购工作效率，谋求与供应商长远的战略合作。
对战略合作伙伴设定了极高的门槛，并对其进行严格的认定。
选择合作伙伴的指导思想以合作共赢为主，追求整个生命周期内的价值创造和整体成本最优；选择方式上采取长期认证，侧重考察供应商的长期发展能力，致力于发展长期的合作关系。
在挑选供应商时，建议将其分成四类：
供应商、重要供应商、战略供应商以及战略合作伙伴。
对于每一层次的供应商都有相关数据或指标来衡量。
对于供应商的激励，分别从投资规模、稳定的长期供货合同、参与企业运营的程度等方面来进行，从而实现双赢效果。
SAP供应商评估认证指标可以根据公司的需求灵活的设定，如T（技术）、Q（质量）、R（响应）、D（交货）、C（成本）、E（环境）等，每大类下再设立不同的指标。
在层层筛选之后，即可选择一批优秀的适合自己企业的供应商。
图：
供应商准入与认证过程
如上图中，供应商准入与认证过程步骤如下：
1）供应商推荐方式：
（1）企业物资供应部门或物资应用部门推荐；
（2）供应商直接自荐；
2）申请入网供应商须在SAP的SRM采购电子商务网站供应商注册平台上自行注册，并填写供应商问卷调查，以及自评信息；
3）在SRM供应商管理信息系统中，对推荐和自荐供应商的资质进行初审；
4）在SRM供应商管理信息系统中，对申请供应商进行资格复审，对于复审合格的供应商将统一纳入供应商资源库中；
5）结合实际需要，针对提出供应商现场考察计划经审核通过后，对申请供应商进行现场考查，评由考察专家提出考察报告和专业准入意见；
6）对于考察合格的申请供应商，在SAP的SRM电子商务平台进行公示；
7）结合供应商评估，阶段性的对合格供应商进行考核，依据评分结果设定供应商分类等级。
1.1.2.3.供应商状态管理
SAP的SRM电子采购管理平台中，供应商状态管理满足客户各种状态管理，并与采购后续业务相关联。
供应商信息维护更新：
系统支持供应商自主维护部分信息，重要信息需经变更审批流程批准后方可修改.
系统可根据供应商状态对供应商做相应标记，如：
对于已结束交易的供应商或不允许再交易的供应商，可被设为禁止准入状态；对于有必要财务冻结的供应商，再暂时设为冻结状态。
此两种状态均可解除返回“通过”状态；
供应商审批过程中，系统能记录相应的状态（已注册/处理中/通过/未通过/认证）；也提供其他状态（冻结、禁止准入）。
供应商的状态可以根据管理的需要在不同的层次进行设定，如在采购组织层次、或工厂层次设定等。
1.1.2.4.供应商绩效评估
供应商绩效评估是整个供应商关系管理的重要环节，它既是对供应商战略实施和谈判结果的衡量。
在SAP采购管理平台中供应商评估管理定义下面的过程，如下图所示：
供应商评估允许在业务流程中的某一环节进行问卷调查，例如货物接收，发票录入或供应商清单，通过问卷调查的方法，用户可手工设定可自定义的信息，这些用户自定义的信息能够抽取到数据仓库中。
例如问卷调查可以依据物料组、采购组等，将调查的结果，汇总成为更高层次的指标分析分析。
例如：
问卷内有些问题与送达货物的时间、货物的质量有关，系统便能够整合多份调查问卷数据，统计出“交货整体表现”这样的一个关键绩效指标。
定义评估流程和体系
定义评估流程和体系，主要功能为：
▪基于供应商、产品、产品类别和采购组织等维度，设计供应商绩效调查问卷，如财务状况（三表）、交付能力、产品和服务的质量、价格、成本（价格合理）、技术创新、售后服务和环保等全方位信息；
▪将调查问卷嵌入在采购业务流程中；
▪预定义关键绩效指标体系，并分配权重，如下图所示；
图：
供应商评估体系示范
获取评估数据
可通过Web录入调研数据，调研问卷将转换为评估分数；在采购流程执行中自动计算关键数据，如从ERP系统，自动获取供应商的交货及时率，收货质量；采用弹性的方式从第三方来源（如Excel表格，D&B数据库）上载评估数据；整合调研数据以及自动计算的指标。
SAPSRM供方评价功能支持多样化的评估方法，可以把不同系统的源数据整合成一张供应商得分表。
评分数据源可通过以下方式获取：
搜集评分，主要有三种方式：
▪事件驱动,例如当收货或者创建发票时，系统要求当前用户调写问卷。
▪直接问卷链接发给被调查者，被调查者登入系统填写问卷。
▪利用问卷调查工作台来发问卷和收集问卷，如下图
图：
供应商评估过程
可直接从采购系统、库存系统或资产管理等系统中搜集数据，自动计算得分。
在系统中定义好KPI和得分规则，例如当出现供货严重不及时情况时，该项评分直接记为最低分0分。
搭建好评估体系，并捕获评估数据之后，采购部门可以随时抓取SRM内的各供应商的绩效数据。
可以根据供应商（类）、产品（类），采购组织，采购业务期间段等多个维度进行查询统计分析，生成分析报表。
经过授权的供应商还可以通过供应商门户自助查询相关评价信息。
如下图所示:
供应商绩效分数及比较
图：
业务环节评分的汇总
供应商绩效分析
SAP的SRM决策分析平台支持战略寻源分析。
如下图所示的供应商组合分析，可从供应商评分和采购量两个角度进行矩阵定位，将供应商划分为四个不同的象限，从而找出重点管理对象。
例如，其中最好区域，供应商评分高采购数量大，是需要继续维护良好关系的供应商群。
最差区域，供应商评分低但采购数量也很大，是需要重点改善的供应商群，具有很大的改善和节约空间。
1.1.3.采购寻源管理
寻源管理是采购业务过程中的实际业务执行过程，也是采购组织与供应商的结合过程，其业务过程包含采购机会识别、对物资品类的建档、采购策略的确定、供应商选择，部分采购组织可能还将在招投标或询报价寻源过程中完成合同的签订和初始管理过程。
在采购寻源平台中，寻源项目可以通过RFX的方式执行招投标与询报价流程，也可以以Auction的形式执行反向竞价。
系统允许为不同类型的招投标活动设定或匹配不同的系统业务流。
比如不同产品类定义不同的招标流程。
招标文档通过对应的审核流程后正式对外发布，经邀标，投标，开标，评标，中标后续处理等业务环节后，选定中标商。
供应商可以基于招标邀请通过SRMBiddingEngine平台与采购方在线协同完成投标过程。
后续的采购订单执行在SRM系统进行。
具体的业务过程分列如下：
采购机会识别
⏹确认采购需求
⏹采购支出分析
⏹采购优化机会的初步分析
⏹物资的采购分配和优先级确定
物资品类建档
⏹物资支出分析
⏹供应市场调查
⏹物资品类分析
采购策略选择
⏹采购方式选择
⏹资源分配
⏹供应商准入制度
供应商选择
⏹供应商信息征询（RFI）
⏹招投标应用及管理（RFP）
⏹询报价管理（RFQ）
具体来讲，招投标管理和询报价管理的业务需求，包括采购方式的确定与审批、招投标过程管理和询报价过程管理等。
其业务环节的描述和具体功能如下表所示。
环节
业务描述
具体功能
采购方式的确定与审批
当采购申请发布后，依据不同的物资类别或服务类型，确定采购的方式和策略，明确采购的执行方式、执行单位并确定相关的资源。
相关采购方式和责任单位的确定，需通过一定的流程进行审批审核。
▪业务单位在提报采购需求时可推荐采购方式并必要时附上原因，其中采购方式包括：
a）公开招标
b）邀请招标
c）竞价采购
d）询价采购
▪相关采购部门根据采购方式推荐相关供应商（公开招标除外）。
与供应商管理结合，供应商应该属于是该类物资的合格供应商，如有特殊情况，应给予相关的说明；供应商清单最终由采购等相关人员通过审批最终确认；
▪系统支持根据物资编码/描述/类别等对采购需求及其行项目进行合并，进行采购方式的审批流程；行项目应保留原需求部门相关信息等；
▪提供采购方式确认和审批的工作流功能，只有采购方式确认和审批后的需求行项目才能执行后续的招投标或询报价。
招投标过程管理
完成招标立项、招标文件上传及审核、发布招标公告及招标文件下载、投标、招标文件澄清及答疑、专家管理、开标、评标、评标报告、评标结果公示/通知、质疑和投诉等招投标的全过程管理。
▪当采购方式被确定为公开招标或邀请招标时，可以在线进行招投标；
▪采购员可以根据产品类别和供应商，选择采购需求中全部或部分行项目创建招标；
▪编写技术和商务招标文件，支持系统的招标文件上传和最终定稿的审批；
▪在系统中制作招标邀请，将采购需求的关键信息带到招标邀请，尽可能避免信息的重复录入；
▪系统支持对招标的抬头数据和行项目数据属性要求的维护；
▪可将采购文件或其他相关文件作为招标邀请的附件；
▪完成招标邀请的审批后，招标邀请自动发送到供应商协同平台，并且邮件或短信通知相关供应商，供应商可登录到协同平台接收招标邀请，根据投标要求回复问卷和问题等，且针对每一行项目物资进行报价；
▪供应商可提交附件作为标书的补充说明；
▪招标中心收到所有指定供应商的标书或投标截止后，组织专家进行评标，出具技术和无价格商务的评议意见；
▪汇总技术和无价格商务的评议结果；
▪组织价格标开标，汇总开标结果，上报主管领导并定标；
▪编制评标报告，执行评标结果报告审批程序；
▪评标报告最终审批后，手工或自动在系统中进行授标，并发送邮件通知相关供应商；
▪采购员可将授标结果转为框架协议或执行合同（采购订单）。
询报价过程管理
完成询价或竞价单制作、供应商选择、询价或竞价单审批、供应商报价管理和审批等询报价管理流程，并能完成询价或竞价单流程向框架协议或合同管理的流程转变。
▪当采购方案中选择的采购方式为询价或竞价时，可以在线进行询报价和竞价；
▪在系统中制作询价单，采购需求的关键信息带到询价单，尽可能避免信息的重复录入；
▪选择供应商，指定报价截止日期；可通过配置系统设定未到报价截止日期，招标中心不可开启供应商报价；
▪可将采购文件或其他相关文件作为RFQ的附件；
▪完成询价单的审批后，询价单自动发送到供应商协同平台，并且邮件或短信通知相关供应商，供应商可登录到协同平台接收询价单，根据报价要求对每一行项目产品进行报价；
▪供应商可提交附件作为报价的补充说明；
▪收到所有指定供应商的报价或报价截止后，可根据供应商回复和报价，系统提供评议功能；
▪选定供应商和价格，完成评议结果报告，并执行审批程序；
▪评议结果最终审批后，系统可支持手工或自动授标，并发送邮件通知相关供应商；
▪可将审批的评议结果转为框架协议或执行合同（采购订单）。
1.1.3.1.招投标管理
∙创建招标
支持抬头的评标参数：
支持行项目的评标参数：
可以通过企业门户网站发布电子标书给供应商：
在寻源工作台中，通过企业门户网站可以把招标书发布给供应商；
供应商投标时候，可以登陆企业门户网站把投标书提交到SRM系统中。
∙投标
采购员与供应商在线答疑，系统会保存所有问题与答案历史记录:
∙开标与评标
支持多种评标方式：
∙投标/报价比较（评标）：
∙反向拍卖（竞价）
在线反向拍卖（竞价）可以使采购方获得最有竞争力的价格，降低采购成本。
拍卖功能支持竞价，是SAP寻找供应源和采购流程的扩展。
拍卖功能提供实时竞价，管理多个竞价方和彼此沟通的能力。
可通过寻找供应源创建竞价，所有的信息包括购物车表头，或指定的行项目从寻找供应源应用中传递到SAP的竞价引擎，并转换为竞价。
如果潜在的供应商在寻找供应源应用中被指定，该信息也被传递到SAP的竞价引擎。
购物车可以在竞价中被参考。
可以在SAP的竞价引擎中产生转换竞价邀请，所有相关的表头和行信息被复制到竞价的竞价中，并且产生竞价邀请的供应商名单。
采购方可以很容易的更改复制的竞价信息，如，减少或增加竞标人，和设置拍卖指定的参数，如最低价，底价，交易费用等。
此外还可以手工创建新的竞价，或者参考现有竞价创建新的竞价。
在SAP竞价引擎中，可以输入竞价的缺少的数据。
这些数据包括开始的日期和时间，结束日期和时间，扩展参数，交易费用，最低（最高）价，底价
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