会议旅游策划案.docx
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会议旅游策划案
第一届中国绿色饭店发展论坛策划
一．承办酒店
是本次论坛的主承办商，所提供的的服务包括食宿、会议大厅、小型酒会、以及旅游。
在这片包孕吴越 3000 年历史，如今强势发展的无锡新区，希尔顿逸林酒店以标志性
的热巧克力香脆曲奇迎宾礼遇、一以贯之的关爱服务结合悠久吴越文化的沉淀为您带来便
捷旅行新体验。
从酒店出发 5 至 10 分钟的车程，即可到达机场、高铁站、沪宁高速；以
酒店为中心的 30 分钟车程内，便可全心领略这个
魅力梁溪的所有主要景点：
江南古味十足的南禅
寺、吴文化起源，至德故居---泰伯庙及吴文化博
物馆、 体现明清园林造诣的寄畅园、太湖绝佳处
的鼋头渚……
酒店拥有 487 间豪华舒适的客房，3 间餐厅
和一个酒吧，水疗中心、专业配备的健身中心、
一应俱全的多功能会议室、棋牌室、KTV、网球场、
篮球场还有足球场，在这座小城中，无论是旅游
休闲，还是会议活动皆能尽如您意。
重点是承办会议是我们极具标志性的专业会议项目，为企业提供周到的会议服务。
会
议室具备先进的设施以及新颖实用的室内科技，共有 12 间会议室及宴会厅供您选择，其中
6 间位于行政楼，6 间位于主楼，包括 8 间会议室、1 间董事会议室、1 间多功能厅和 2 间
宴会厅。
所有会议室皆备有隔音设备、电脑音效控制和光纤光源系统。
此外，其他硬体设
备也一应俱
全。
交通：
酒店位于无
锡市滨湖区
马山太湖国
家旅游度假区，地处长江三角洲腹地，东临上海，西接南京，南依太湖，北靠长江，距无
锡硕放机场 56 公里，苏州 40 分钟车程，距上海、南京、杭州约 2 小时车程。
酒店便捷服务
送餐服务每日本地报纸
行李寄存残障人士特殊服务
快速退房儿童看护
车辆租赁机场接送
旅游游览外币兑换
多种语言的服务人员每日洗烫服务
行政楼层专人办理入住及退房，并提供欢乐时光停车场
高速无线网络覆盖所有公共区域自动取款机
礼品店商务中心
美容美发沙龙桑拿
室内恒温游泳池健身中心
篮球场网球场
水疗中心会议中心
5 个餐厅及酒吧412 间客房含 17 间套
二．会前准备工作
（1）机票，我们酒店会帮助客人预定好机票、火车票和汽车票
（2）住宿，标准客房（3）会议场所，会议厅
（4）接待，各位客人到达火车站或机场后会有专门的接机员来接机的，他们会高举各位
客人的名字并有我们希尔顿酒店的标牌
（5）交通，等到客人被接机后，我们有专
门的接送车接送各位到我们希尔顿大酒店
（6）会议预案书
●各相关模块负责人的通讯表
●议程安排时间
日期
内容
地点
10 月
1 日
接机，入住酒店，下午参观希尔顿酒店
酒店
10 月
2 日至
4 日
召开会议
酒店会议厅
10 月
5 日至
6 日
旅游
灵山胜境、鼋头渚、寄
畅园
10 月
7 日
离开酒店
● 相关会议文件
关于绿色酒店的资料
● 备及现场装饰的清单及图片，会议鲜花 20 篮，茶杯 200 个，饮水器 10 台，文件 200
份，文件袋 200 份，签字笔 200 支，名牌 200 个。
● 出现火灾、伤病及其它紧急情况的处理方案
1.及时报警。
火灾报警电话是 119，报警时应把饭店的名称、发生火灾的地址讲清，如有
可能，要派人到附近路口接车引路。
2.如火势开始不大，应该迅速采取措施，尽快设法扑灭初起之火，火设法延缓火势的发展，
以利于自救。
饭店里应备有相应的灭火设施。
3.出现伤病时应及时拨打急救电话，通知附近的医院，确保伤病人员的生命安全。
● 各人员不同时段的工作分工
8 点开始在站点接机（3 个人— 火车站，汽车站，机场）：
迎宾（酒店提供、需要时可叫门童），接待员（发放房卡）：
场景布置员、检查员（将此任务分配给酒店相关部门）：
保安人员（酒店负责提供）：
会前送水员、服务人员：
● 接待食宿安排表，例如接站，不同人员所住的房间安排等
早、中、晚餐客人都可以在希尔顿酒店餐厅食用，但客人也可选择其他的食物。
客人都住
商务房。
● 出现临时采购的财务配合等
若发生什么意外情况，我们酒店有专门处理紧急情况的工作人员，比如材料不够，我们会
及时复印等。
● 会议设备检查，检查电脑、电视、投影仪、电灯、空调等。
（7）会后旅游，确定出游人数，联系相关旅行社
会前策划方案
前言：
十月秋高气爽，正逢会议主办方洽谈佳期，我方领导派专人协助客户实地考察举办
地的餐饮，住宿，娱乐等相关事宜，希望此次洽谈能将双方合作推向一个高速发展的轨道。
时间安排：
十月一日至六日。
地点安排：
无锡希尔顿酒店
主办单位：
中国旅游协会
合作单位：
无锡旅游局
3、协助客户实地考察
1. 餐饮：
由餐饮部经理协助客户进行考察。
2. 住宿：
由客房部经理协助客户进行考察。
3. 会议场所：
由 会议厅经理 协助客户考察会议场所安排及其设备。
4．娱乐休闲：
由康乐部经理负责带领客户考察
1.确定方案：
客户方于 10 月 1 日到 10 月 6 号住于无锡希尔顿酒店。
客户方于 10 月 1
日抵达无锡硕放机场。
由本酒店方派接待部经理接机，然后乘酒店专用大巴抵达希尔顿酒
店。
由客房部经理安排客户满意入住所需的客房，并带领客户方会议负责人熟悉酒店会议
专用的多媒体会议室。
客户方于 10 月 2 日——10 月 4 日在本酒店进行相关会议。
其间客
户方可使用本酒店一切娱乐项目，且本酒店将为其提供具有无锡特色的餐饮服务。
会议结
束后酒店方将安排于 11 月 5 日——11 月 6 日，派旅游专用大巴和一名本地导游带领客户
方游玩无锡的景点：
灵山大佛、鼋头渚、锡惠公园（包餐）。
本酒店将对客户方实行优惠政
策，预算经费折后费 80000 元。
2、签订合同：
在确定方案后双方开始签订合同，此过程需要严格而又人性化地执行
协议，将是双方合作精神的高度升华。
不管设想如何完美，任何计划都是存在纰漏的，需
要合作双方本着合作的理念，抛开暂时的不合，以会展的圆满结局为一致奋斗目标。
在此
期间，双方需要口头或书面承诺原来协议以外的服务视为协议的延伸，并临时决定双方签
字负责人，所有临时往来允许采取事前商议、事后结算的方式执行。
3、预付定金：
签订合同后本酒店方经理与客户方财务负责人认真核对各类单据，严格
按照协议执行核算。
预付定金：
10000 元人民币
客房：
10 月 1 日前
1、 提前做好房间设备设施检查，客人自带洗漱用品。
2、3、4 号三天房间送点心和水果。
摆放
自制欢迎卡（与会议赞助商宣传册一起摆放）。
2、 使用可回收塑料拖鞋。
3、 客人外出期间房间不退。
4、 每人赠送环保 T 血
1 楼大厅
10 月 1 日前
1、 协助会议赞助商摆设站台前一日晚必须完成
2、 另设一签到台。
10 月 1 日上午
酒店总经理带队在 1 楼大厅迎接 VIP 客人
会议
1、 制作会场横幅（江苏省生态旅游开发论坛会）
2、 每日茶歇不要重复
3、 及时清理会场卫生。
不使用一次性纸杯。
餐厅
1、 提前与会务组人员确定菜单
2、 使用多以机原料。
3、 餐厅内准备话筒、
4、 每日晚上宵夜留员工值班
保安
1、1 日上午外场禁止停车，
2、午餐时间尽快准备好开幕式场地、音响
后勤
1 确保夜间太阳能蓄电池正常使用。
3、 协助会议挂横幅
4、 每日加强对太阳能热水器检查
会议前酒店各部们准备工作：
3．会议流程安排
第一天会议
1.10 月 2 日 8：
20 开会设备道具准备齐全
日期
内容安排
地点
10 月 2 日
主持人：
魏莉
9:
00~9:
20
发言人 主题
主持人欢迎与会人员、介绍嘉宾，
宣布会议开幕
多功能会议厅
酒店餐厅
9:
20~10：
00
邵琪伟（王欢饰）：
国家旅游局局长
主题：
推广绿色饭店的重要性
10：
00~10：
20
休息，品尝甜品
10:
20~11:
00
陈苏兰（陈思思饰）：
深圳中南海
大酒店总经理
主题：
追求大自然和谐，引领新经
济的生活
11:
00~13：
00
午餐，休息
13：
00~13：
40
张晶（宋晶饰）：
美国嘉信集团总
经理
主题：
国内酒店如何实现绿色饭店
13:
40~14:
00
休息，品尝干果
14:
20~15：
20
自由讨论时间
15:
20~16：
00
戴毅（严潇饰）：
凯悦酒店中国区
总裁
主题：
做今日总结
3.9：
00 会议准时开始
2.8 ：
30 与会人员准时进入会场
第二天会议
1.10 月 3 日 8：
20 以前开会设备道具准备齐全
2.8 ：
30 与会人员准时进入会场
3.9：
00 会议准时开始
日期内容安排地点
10 月 3 日
主持人：
李鞍
野
9:
00~9:
20 支持人发言
9:
20~10：
00 韩明（周玲）：
中国饭店协会
多功能会议厅
会长，预廷酒店管理公司 CEO
主题：
绿色饭店与低碳之道
10:
00~11:
00自由发言时间
11：
00~13:
00午餐休息时间酒店餐厅
13：
00~13：
40塔勒布。
瑞法依（沈阳饰）：
世界旅游组织秘书长
主题：
看个人行为，品绿色生
活
13：
40~14：
00休息，吃茶饼
14：
00~15：
00王洁平（陆赟娟饰）：
无锡市
旅游局局长
主题：
城市与绿色
18：
00~21：
00小型酒会，相互交流
多功能会议厅
最后一天会议
1.10 月 4 日 8：
20 以前开会设备道具准备齐全
2.8 ：
30 与会人员准时进入会场
3.9：
00 会议准时开始
日期内容安排地点
10 月 4 日
主持人：
董丽
姣
9:
00~9:
20 支持人发言
9:
20~10：
00 李威豪（汤婷旻饰）：
希尔顿
多功能会议厅
酒店大中华区副总裁
主题：
从希尔顿看绿色饭店
10:
00~11:
00自由讨论、发言时间
11：
00~13:
00午餐休息时间酒店餐厅
13：
00~13：
40张广瑞（彭亮饰）：
江苏省社
科院旅游研究员
主题：
饭店业的绿色之路
13：
40~14：
00休息，吃茶饼
14：
00~15：
30袁丁（钱晓霞饰）：
江苏省旅
游局局长
凯宾斯基无锡区顾问
主题：
大会总结报告
15：
30~16：
00主持人总结陈词，宣布会议闭
幕
多功能会议厅
4．会议旅游
1.承办单位——无锡江南国际旅行社、
无锡希尔顿逸林酒店
提供服务有：
导游一名、旅游大巴一辆，中餐（高级标准，在景点用餐），旅游景点包括灵
山大佛、鼋头渚、锡惠公园
2.旅游活动行程具体安排
2010 年 10 月 5 日行程安排
（1）10 月 5 日早上 8：
30 于酒店门口集合
（2）8：
40 坐车出发，9：
00 到达灵山胜境。
（3）上午游览灵山景区的大照壁、五明桥、佛足坛、五智门、菩提大道、九龙灌浴广场、
阿育王柱、天下第一掌、百子戏弥勒、祥符禅寺等景区
（4）12：
00 用餐
（5）下午游览灵山景区的灵山大佛、梵宫等景区
（6）16：
00 坐车回酒店
2010 年 10 月 6 日行程安排
（1）10 月 6 日早上 8：
30 于酒店门口集合
（2）8：
40 坐车出发，9：
00 到达鼋头渚。
（3）上午游览鼋头渚景区的长春桥、藕花深处、鼋渚春涛、摩崖石刻、澄澜堂等
（4）11：
00 于横云饭店用餐
（5）下午坐游艇去太湖仙道游览
（6）13：
30 集合前往锡惠公园
（7）游览锡惠公园凤谷行窝、秉礼堂、含贞斋、八音涧、知鱼槛、嘉树堂、美人石、寄畅
园等景区
（8）16：
00 集合坐车回酒店
五．2010 年 10 月 7 日离开酒店
酒店经费：
住房（32 人/2）×500 元/间（豪华舒适客房）× 6 天=48000 元
会议厅 2000 元/天×3 天=6000 元
餐饮 100 元/人× 32 人×3 天 + 5000 元/小型酒会 = 14600 元
无锡两日游 32 人团队：
灵山胜境、鼋头渚、锡惠公园（包车、包餐）=10000 元
优惠价总计 70000 元
设备或服务
月 日
月 日
月 日
小计/
元
备注
上午
下午
晚间
上午
下午
晚间
上午
下午
晚间
投影机（大）含幕
流明
投影机（小）含幕
流明
麦克风
使用会场及单价
月 日
月 日
月 日
单价/
元
小计/元
上午
下午
晚间
上午
下午
晚间
上午
下午
晚间
小 计
策划单位：
江南大学太湖学院 旅游 82 班
2010 年 8 月
附件：
合同书（甲方乙方各一份）酒店会议合同书
创建时间：
2010-10-01
甲方（全称）：
法定代表人：
职务：
乙方（全称）：
法定代表人：
职务：
甲、乙双方就乙方于年月日至月日在甲方举办“
”会议事宜，为明确各自权利和义务，经平等协商，特订立本合同，以便共同
遵守。
第一条：
会 务
第二款：
乙方须在距会议开幕天前与甲方签订《会议厅室及设备预订单》和《会议综
合服务预订单》。
第三款：
甲方对于乙方预订而未使用的厅室或设备依情况向乙方收空置费（一个单元的使
用费）超预订使用的厅室或设备，甲方根据实际情况给予安排，并按实际使用收费。
第四款：
会场内免费提供服务。
第二条：
订房
第一款：
甲方为乙方提供会期之内的用房如下：
日 期
标准间
豪华单人间
标准套房
豪华套房
备 注
房数
价格
房数
价格
房数
价格
房数
价格
日期
早/中/晚
形式
地点
餐费元/人
预计人数
酒水
备注
A：
以上房间单人入住含份次日早餐，双人入住含份次日早餐（每间房早多含 2
份早餐）。
B：
所有房关闭国际、国内长途及市话，撤消迷你吧。
C：
关闭 VOD 收费电视。
D：
由乙方担保客人免押金入住，如产生杂费由客人现金付清。
E：
以上房价是提供乙方团队的特别优惠价。
第二款：
住房定金
甲方应在年月日之前向乙方交纳最终预订房数的一夜房费元，作为
住房定金。
第三款：
空房损失费
所订标准间允许有 10%下调，若下调超过 10%则按所订标准间房间总数的 90%结算。
第四款：
会期之内乙方超出本合同所签用房总量或会期之外在甲方的用房，按合同价给予
乙方结算。
第三条：
餐饮
第一款：
乙方在会议其间的餐饮服务由甲方提供。
乙方须在距会议开幕天前与甲方签
价格标准向乙方核收费用。
事先未经双方议定的会议代表个人用餐，由甲方直接向用餐者
提供和收费。
第四条：
合同的生效和预定金
本合同在双方代表签字并加盖章后生效，按合同规定期满办清结算手续。
乙方应在年
月日前向甲方缴纳万元人民币作为定金，该预定金将在会议闭幕后
天内返还给乙方或抵做会议费用。
第五条：
结算方法
乙方须在会议结束后个工作日内完成对甲方各项费用支付工作，甲方应在年
月日前开出明细账单交乙方审核，乙方确认无误后应在年月日前
结清全部款项。
以上条款如乙方未按期执行，每逾期一日须加收应付款总额 1%的滞留金。
乙方以人民币进行结算，结算方式可采用转账支票或银行转账。
甲方人民币开户行银行：
户名：
帐号：
乙方人民币开户行银行：
户名：
帐号：
乙方外汇收款银行：
收款人：
帐号：
受益人：
工行帐号:
第六条：
合同的变更与解除
一方要求变更或解除本合同应在会议开幕 90 天前以书面形式通知对方，对方应在 15 天以
内以书面形式答复。
以双方协商同意并签署书面文件之后方可变更或解除合同。
变更或解
除合同使一方遭受损失的，除依法可以免除责任外，应由责任方赔偿。
第七款：
违约责任
在合同有效期内，一方如不能履行或不能完全履行本合同书以及其附件中规定的各项条款
，即为违约。
有过错的一方应承担责任。
违约金额在双方达成书面协议后 10 天内付清。
每逾期一日付款，违约方加付违约金额 1%
的滞留金，制止付清为止。
第八条：
责任免除
在下列情况，变更或解除合同可以免除责任：
1.当事人一方由于关闭、机构撤消而确实无法履行合同时，需由上级主管部门及工商
部门出示证明。
2.由于不可抗力使乙方建筑物的全部或一部分遭到破坏或毁灭无法使用或由于其他无
法防止的外
因致使合同书无法履行时。
3．由于一方违约使本合同履行成为不必要时。
第九条：
其他
发生与本合同有关的一切争议，或对本合同的解释有疑义时，双方应本着友好合作的精神
努力协商解决。
如经协商无效，任何一方均可向人民法院起诉。
本合同如有附件（包括补充条款、特殊服务预定、餐饮预订）均作为本合同的组成部分与
本合同具有同等法律效力。
本合同如有末尽事宜，双方可签订补充合同与本合同一并执行
。
为使会议的筹备和举办得以有效保障，甲乙双方须各指定一名联系人，自本合同签订之日
起负责协调与合同执行有关事宜。
甲方联系人：
乙方联系人：
电话：
电话：
地址：
地址：
邮 政 编码：
邮 政 编码：
本合同及附件经双方法人代表签字盖章后开始生效，至合同全部执行完毕，合同有效期结
束为止。
本合同一式两份，甲乙双方各执一份。
签约地址：
甲方代表签章：
乙方代表签章：
年月日年月日
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