办公室文印管理制度.docx

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办公室文印管理制度

办公室文印管理制度

公司文印管理规定

第一章总则

第一条为了确保公司文印工作的正常进行，便于控制办公成本，规范操作和延长办公设备的使用寿命，促进提高组织管理工作的效率。

第二条本制度所称机要文印（范围）是：

文件的收发、传递、处理、制作、打印（复印）及传真等管理。

第三条文印管理归口行政人事部，行政助理负责收、发文。

第二章发文

第四条发文程序为：

草拟、审核、批准、校印、签发、存档。

第五条公司文件分为公司级文件和部门级文件，公司级文件覆盖部门均应严格执行，部门级文件是对本部门进行管理的各类文件，只能由本部门执行。

1、下列事项列为公司级文件范畴：

a、公司年度生产经营计划，工作布置等。

b、公司重要人事安排。

c、规章制度的设立及变更。

d、重要合作意向、合同的签署、解除与变更。

e、诉讼行为。

f、对政府机构、上级管理部门的工作报告、请示等。

g、公司管理与经营决策、计划。

h、重大财产投资、重大费用开支事项。

i、重要公关活动事项等。

j、重大奖惩事项及其他上述未涉及的重要事项。

2、上述事项以外且只能覆盖本部门的文件属部门级文件。

第六条文件的草拟

根据工作需要，文件的草拟由相关部门负责人或公司领导指定的专人负责。

第七条文件的审核

1、公司级对内文件涉及跨部门业务的，所跨部门负责人均需认真审核并签署。

2、公司级文件需由分管高层领导审核。

3、部门级管理文件需到行政人事部备案，并由行政人事部审核是否与公司级制度相冲突。

第八条文件的批准

1、公司级文件由总经理或总经理授权批准。

2、部门级文件由部门负责人批准，在本部门签发。

第九条文件的校印

1、经批准的公司级文件可由行政人事部协助打印，但须文件草拟人校正。

2、打印文件应采用公司标准文件格式，公司级对内人事文件编号为武龙人字（）第号，除此以外公司级对内文件的编号为武龙药字（）第号。

公司级对外文件只需冠以“武汉双龙药业有限公司”笺头。

第十条文件的签发

1、经校正无误后打印的标准文件由总经理或总经理授权人在签发栏上签名，作为存档的文件。

2、重新打印一份相同的标准文件进行复印，无需总经理签名，但需盖上公司章，作为发文的文件。

3、发文时做好发文登记。

公司级对内发文须由行政人事部登记并统一发文，公司级对外发文由相关部门负责人在履行的上述程序后自行发文。

第十一条文件的存档

做好存档文件目录，并按时间从近到远的顺序及文号的顺序存放，以便查询。

第三章收文

第十二条收文程序为登记、分送、拟办、承办、催办、办复等。

第十三条外来所有文件、信函、传真，由公司行政人事助理签收登记后启封。

按接收部门和个人分发，私人文件不必启封，可直接送至收件人处，分送部门及个人文件如有差错，应及时退回。

第十四条公务文件、重要文件一律填贴文件处理笺，交行政人事部经理提拟处理意见或直接呈公司领导批示。

第十五条传阅文件根据文件要求及密级，指定阅览。

相关人员阅览后在阅览栏签名，交回行政人事部行政人事助理收存。

第十六条公司各类文件、相关承办部门应按拟办意见或领导批示进行承办落实，同时行政人事部要进行催办和回复。

第四章打（复）印、传真管理

第十七条由行政人事部指定专人（行政文员）负责文件、资料的打印及传真，其他各部门人员不得在行政人事部自行打印、复印和传真，否则每次扣款10元。

（物控部发货可自行传真、复印）。

第十八条原则上行政人事部负责以公司名义上报下发的文件和有关报表、资料的打印，各部门自制文件、资料、表格由各部门自行打印。

私人资料不得在公司任何部门打印（复印）。

第十九条各部门确需行政人事部协助打印的，复印超过10页，打印超过2页（原稿）须所在部门领导批准，部门领导不在的，由行政人事部长审核，统一协调安排。

第二十条行政文员需接受复印、传真正确的操作培训，方能上岗操作。

第二十一条行政文员在复印时，一般情况下，每复印500页后休息5分钟，以便复印机冷却（特殊情况例外）。

第二十二条行政文员负责（一年内）监督复印机售后单位每月到公司上门维护一次，并及时做好耗材或维修的申报工作，保证设备正常运转。

第二十三条行政文员及时更换传真机热敏纸，对有可能损坏传真机的薄纸，皱纸等先复印，再传真，保证传真机的正常运转。

第二十四条行政文员对打（复）印的文件、资料应作好登记、月末统计核算，并作出分析报表。

暂定：

第一文印行政文员：

王丽第二文印行政助理：

杜微

武汉双龙药业有限公司二00九年九月四日

武汉双龙药业有限公司

文件处理笺

武汉双龙药业有限公司文件

武龙药字【】第号

文件标题

收文部门：

正文

文件生效时间

公司名称发文时间

主题词：

呈送：

主送：

签发：

校对：

打印份数：

公司复印登记表

××公司文印工作管理制度

第一条文印工作由办公室管理，凡需要打印、复印的文件、材料，一律交由办公室按轻、重、缓、急有序地安排。

第二条打印、复印的文件、材料要进行登记，记载所打印文件的时间、名称、标题、字数、页数、份数，以备查考并作为考核打字员的工作实绩依据。

第三条打印复印应励行节约，要从工作需要出发，一般可以不打印复印的要少打印或复印，对个人撰写的论文等，不予打印、复印。

第四条打字员当日没有打印完的文件、材料要妥善保管，下班时，应清楚，核对份数、页数，放进柜里锁好。

打印完的文件、材料，将原稿和打印的文件、材料放在一起，点清份数，送交办公室，及时发出，不要存放在打字室里，以免误事。

第五条打印文件、材料的过程中，留下废蜡纸和废页，不能随便乱扔或送到外边的垃圾箱里，平时把这些废物堆放在一起，然后集中销毁，以免泄密。

第六条打字员要经常保养好打印、复印等设备，认真做好设备维护工作，如发现机件磨损，要及时报告，安排修理、更换，以保证日常工作的正常运行。

第七条打印室设备要摆放合理整齐，打印用的纸张和各种文件刊头要分类摆放，坚持每日清扫，以保持清洁、干净、文明的工作环境。

第八条打字员除了遵守公司工作纪律、坚守岗位外，还要严守保密纪律。

不得随意把打印的文件、材料给无关的人阅看，也不得将打印的文件、材料的内容向外传，更不得把无关人员带入打印室，随便翻阅打印的文件、材料，更不能随意动用文印设备，不得在打印室会客闲谈，以防止发生失泄密事件。

文印室管理制度

1、文印室由办公室统一管理，主要负责文印室日常卫生、耗材补充及打印登记。

2、对一般性文字材料，原则上各科室内部自行打印。

3、各科室的日常发文必须由本科室领导和分管领导签字同意，并经办公室登记、审核后打印、复印。

4、各科室遇特殊情况，在非工作时间或节假日使用文印室的，需经分管领导批准同意后，并提前通知办公室统一安排。

5、各科室使用文印室时，要注意爱护办公设备，严禁在文印室吸烟，外来人员一律不得进入文印室。

6、各科室在文印室打印、复印的每份材料，打印完毕后都要如实登记。

6、离开文印室时，注意关好门窗，确保所有电器电源关闭以确保安全。

内容仅供参考