印章使用管理办法.docx
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印章使用管理办法
北京远洋基业物业管理有限公司
印章使用管理办法
第一章 总则
一、为加强印章得管理,安全使用印章,使印章确实发挥标志、权威、证明、凭信作用,特制定本办法。
二、适用范围:
本规定适用于远洋基业物业管理有限公司得各部门、各项目以及下属分公司。
三、本规定所指得印章就是指含北京远洋基业物业管理有限公司、各物管中心得公章、财务章、以及一些专用章、法人名称印章、法人名称字样等所有印章（以下简称“印章”）、
第二章印章得制作与启用
一、各部门、各项目应遵循能签字不盖章得原则,尽量减少印章得使用频次与刻制种类、
二、新刻或改制印章须提出书面申请,并绘制印章样式,签报总经理办公室并经公司总经理批准后,由总经理办公室统一刻制,异地项目由项目得综合行政部刻制。
三、总经理办公室制作印章应到公安机关办理登记手续,并到公安机关指定得单位刻制。
四、印章制作好后,在颁发前,总经理办公室应有详细得交接登记,保管人/责任人在《印章印模备案表》（见附件）上签字,并将印模报总经理办公室备案。
五、印章启用前,使用单位或部门应将启用时间书面通知办公室。
如使用单位或部门撤销或改变名称,印章应缴还总经理办公室处理、
第三章印章得种类与审批
根据公司目前得经营业务内容,公司对印章进行统一分类、统一刻制,项目自行刻制得印章无效,印章得种类及审批流程如下:
一、公章
（一）北京远洋基业物业管理有限公司公章
１、使用范围:
以公司名义对外发文、便函以及对外联系工作得介绍信、对外得相关证明;劳动合同;财务部门办理财务信托、查帐、加支票密码盒等业务。
2、保管人:
由总经理办公室专人保管。
3、审批流程:
使用公章得个人填写《印章（证照）使用申请表》（见附件）,说明盖章得目得、用途、范围等,经项目总经理/部门总经理审批同意后,报公司总经理批准后到保管人处盖章。
（二）分公司公章
1、使用范围:
以分公司名义对外发文、便函以及对外联系工作得介绍信;以分公司公司名义对外得相关证明等业务、
２、保管人:
公章由分公司专人保管,分公司得总经理/常务副总经理为公章得责任人,应签署由律师起草得《承诺书》（见附件）、
3、审批流程:
使用公章得个人填写《印章（证照）使用申请表》,经部门经理审批同意后,报分公司总经理/常务副总经理批准后到保管人处盖章。
（三）物管中心公章
1、使用范围:
以物管中心名义对外发文、便函以及对外联系工作得介绍信、委托函、对外得相关证明等业务。
2、保管人:
由总经理办公室专人保管、异地物管中心公章由该物管中心得专人保管,由项目总经理签署承诺书。
3、审批流程:
使用公章得个人填写《印章（证照）使用申请表》,经部门经理、项目总经理审批同意后,报公司经总经理办公室负责人批准后盖章。
异地物管中心公章得审批:
使用公章得个人填写《印章及证照使用申请表》,经部门经理审批同意后,报项目总经理批准后盖章。
二、专用章
（一）合同专用章
1、使用范围:
以公司、分公司名义签订得协议、合同等、
2、保管人:
公司得合同章由公司得法务助理保管,分公司得合同章由分公司得专人进行保管。
３、审批流程:
按照公司合同管理得相关规定履行合同审批手续,并按照公司授权体系规定之审批权限由总经理授权得相关人员签署、用印。
（二）财务专用章
财务类得各种印章（财务专用章、发票专用章、人名章等）得使用范围、保管人以及审批流程按照财务制度执行。
（三）人事专用章
1、使用范围:
办理社保手续以及以公司人力资源部名义开出得证明
２、保管人:
人力资源部专人保管
3、审批流程:
按照人力资源部得相关规定执行。
（四）车位管理专用章
1、使用范围:
各物管中心签订车位出租协议;办理停车证;车辆计费单;车险证明等相关业务。
2、保管人:
物管中心财务部专人保管。
3、审批流程:
按照物管中心《车位租赁管理制度》及流程执行。
（五）房屋出租专用章
１、使用范围:
各物管中心签订房屋出租协议等相关业务。
２、保管人:
物管中心财务部专人保管。
3、审批流程:
按照物管中心《房屋租赁管理制度》及流程执行。
（六）客服通知专用章
１、使用范围:
以物管中心名义向住户发放得各类收费通知、催缴收费单以及下发得各类违规通知单、紧急通知等所有通知、
2、保管人:
物管中心客户服务部专人保管。
3、审批流程:
用章部门填写《印章（证照）使用申请表》,经客户服务部负责人同意后,报项目总经理批准后盖章。
（七）装修管理专用章
1、使用范围:
业主装修申请时签订得装修协议书、消防协议书;施工许可证;施工出入证;动火证等相关业务。
2、保管人:
物管中心工程部专人保管。
3、审批流程:
装修协议书、消防协议书经项目总经理审核批准后方可使用,此章只对装修文件专用。
按照物管中心得《装修管理规定》中得相关要求办理盖章手续。
第四章 印章得使用
一、各类印章经审批后方可用印,严禁在空白信件、奖状盖印,确有需要用印得,要严格履行用章手续,用后及时存档。
凡对外文件使用印章,经批准加盖公章后,需扫描或复印备份加章文件副本,存档备案。
二、使用带存根得公函或介绍信,证明信等要盖两处印章,一处盖在公函连接线上,一处盖在法人名章落款处,凡就是在落款处加盖得印章都要“骑年盖月”
三、原则上不得将印章私自携带外出。
若确因工作需要携带公章外出,应审批流程进行审批,经批准后方可带出,并在《印章借出登记表》（见附件）进行登记。
四、合同专用章得印章保管人须审核:
1、该合同所涉相关各部门已经在《合同审批单》相应位置审批并签署意见;
2、合同已经相应得公司领导签署。
以上１、2项必须同事具备方可使用印章,同时加盖骑缝章。
五、盖章后得印章使用登记表应与盖章文件得复印件一并存档,并按照《印章（证照）使用情况登记表》得要求做好登记工作。
第五章印章得保管责任
一、各部门、各项目需指定专人保管印章,并使用保险柜加锁保管。
应由专人做好印章得登记、审批、存档等日常管理工作、
二、印章保管人要坚持原则,按规定办事,提高警惕、严防私用、盗用公章,以免造成损失。
对不符合规定手续得用印,有权拒绝,并应及时向总经理办公室报告。
三、对印章保管人疏忽或故意等原因用印,而造成得损失,公司将追究相关法律责任,并给予行政与经济处罚、
四、项目得印章应指定专人进行管理,并将其管理人员报总办备案。
五、分公司及项目管理得印章如有销毁、更换、新增印章要及时上报总经理办公室。
第五章 附则
一、本办法自下发之日起执行。
二、原《印章及证照使用管理规定》即日起作废。
三、本办法由总经理办公室负责解释。
附件1:
《印章（证照）使用申请表》
附件2:
《印章（证照）使用情况登记表》
附件3:
《印章（证照）借出登记表》
附件4:
《印章印模备案表》
附件5:
印章保管承诺书
、
北京远洋基业物业管理有限公司
印章（证照）使用申请表
编号:
YＹJＹＷY—ＸＺ—02-F2 版本:
Ａ/1表格生效期:
序号:
申请日期
印章/证照类别
使用部门
数 量
原因:
申请人:
项目经理/部门经理:
批准人:
年月 日
北京远洋基业物业管理有限公司
印章（证照）使用申请表
编号:
YＹJYWＹ—XZ－02—F２ 版本:
A/1 表格生效期:
序号:
申请日期
印章／证照类别
使用部门
数量
原因:
申请人:
项目经理/部门经理:
批准人:
年 月 日
北京远洋基业物业管理有限公司
印章借出登记表
编号:
YYJＹWY－XＺ-02-F３版本:
A/1表格生效期:
序号:
日期
使用部门
印章类别
借出原因
数量
归还日期
使用人签字
北京远洋基业物业管理有限公司
印章（证照）使用情况登记表
编号:
YＹJYWY－XZ—0２-F3版本:
A/1表格生效期:
序号:
日期
使用部门
数量
使用人
批准人
印章、证照类别
北京远洋基业物业管理有限公司
印章印模备案表
印章名称:
印章名称:
（盖章）
（盖章）
保管部门:
保管人:
保管部门:
保管人:
印章名称:
印章名称:
（盖章）
（盖章）
保管部门:
保管人:
保管部门:
保管人:
印章名称:
印章名称:
（盖章）
（盖章）
保管部门:
保管人:
保管部门:
保管人:
承诺书
本人系北京远洋基业物业管理有限公司分公司公章、合同专用章得被授权保管者、本人确认:
分公司公章使用应当严格遵守《印章使用管理办法》,本人已经仔细阅读了上述条款,并保证将严格遵循此规定。
分公司合同章得使用,还应按照公司合同审批流程,得到公司董事长或总经理得授权。
本人承诺:
分公司任何人员在使用公章、合同专用章时,应当得到北京远洋基业物业管理有限公司本部或本人得授权或同意;分公司使用公章、合同专用章得行为,全部由本人负责;分公司内无权、越权使用公章与合同专用章得行为,给北京远洋基业物业管理有限公司带来得损失（包括直接损失与间接损失）,全部由本人承担。
承诺人:
年 月日
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