印章使用管理办法.docx

1、印章使用管理办法北京远洋基业物业管理有限公司印章使用管理办法第一章 总则一、为加强印章得管理,安全使用印章,使印章确实发挥标志、权威、证明、凭信作用,特制定本办法。 二、 适用范围:本规定适用于远洋基业物业管理有限公司得各部门、各项目以及下属分公司。三、本规定所指得印章就是指含北京远洋基业物业管理有限公司、各物管中心得公章、财务章、以及一些专用章、法人名称印章、法人名称字样等所有印章(以下简称“印章”)、第二章 印章得制作与启用一、各部门、各项目应遵循能签字不盖章得原则,尽量减少印章得使用频次与刻制种类、二、新刻或改制印章须提出书面申请,并绘制印章样式,签报总经理办公室并经公司总经理批准后,由

2、总经理办公室统一刻制,异地项目由项目得综合行政部刻制。三、总经理办公室制作印章应到公安机关办理登记手续,并到公安机关指定得单位刻制。四、印章制作好后,在颁发前,总经理办公室应有详细得交接登记,保管人/责任人在印章印模备案表(见附件)上签字,并将印模报总经理办公室备案。五、印章启用前,使用单位或部门应将启用时间书面通知办公室。如使用单位或部门撤销或改变名称,印章应缴还总经理办公室处理、第三章 印章得种类与审批根据公司目前得经营业务内容,公司对印章进行统一分类、统一刻制,项目自行刻制得印章无效,印章得种类及审批流程如下:一、公章(一)北京远洋基业物业管理有限公司公章、使用范围:以公司名义对外发文、

3、便函以及对外联系工作得介绍信、对外得相关证明;劳动合同;财务部门办理财务信托、查帐、加支票密码盒等业务。2、保管人:由总经理办公室专人保管。3、审批流程:使用公章得个人填写印章(证照)使用申请表(见附件),说明盖章得目得、用途、范围等,经项目总经理/部门总经理审批同意后,报公司总经理批准后到保管人处盖章。(二)分公司公章 1、使用范围:以分公司名义对外发文、便函以及对外联系工作得介绍信;以分公司公司名义对外得相关证明等业务、保管人:公章由分公司专人保管,分公司得总经理/常务副总经理为公章得责任人,应签署由律师起草得承诺书(见附件)、3、审批流程:使用公章得个人填写印章(证照)使用申请表,经部门

4、经理审批同意后,报分公司总经理/常务副总经理批准后到保管人处盖章。(三)物管中心公章1、使用范围:以物管中心名义对外发文、便函以及对外联系工作得介绍信、委托函、对外得相关证明等业务。2、保管人:由总经理办公室专人保管、异地物管中心公章由该物管中心得专人保管,由项目总经理签署承诺书。3、审批流程:使用公章得个人填写印章(证照)使用申请表,经部门经理、项目总经理审批同意后,报公司经总经理办公室负责人批准后盖章。异地物管中心公章得审批:使用公章得个人填写印章及证照使用申请表,经部门经理审批同意后,报项目总经理批准后盖章。二、专用章(一)合同专用章1、使用范围:以公司、分公司名义签订得协议、合同等、2

5、、保管人:公司得合同章由公司得法务助理保管,分公司得合同章由分公司得专人进行保管。、审批流程:按照公司合同管理得相关规定履行合同审批手续,并按照公司授权体系规定之审批权限由总经理授权得相关人员签署、用印。(二)财务专用章财务类得各种印章(财务专用章、发票专用章、人名章等)得使用范围、保管人以及审批流程按照财务制度执行。(三)人事专用章1、使用范围:办理社保手续以及以公司人力资源部名义开出得证明、保管人:人力资源部专人保管3、审批流程:按照人力资源部得相关规定执行。(四)车位管理专用章1、使用范围:各物管中心签订车位出租协议;办理停车证;车辆计费单;车险证明等相关业务。2、保管人:物管中心财务部

6、专人保管。3、审批流程:按照物管中心车位租赁管理制度及流程执行。(五)房屋出租专用章、使用范围:各物管中心签订房屋出租协议等相关业务。、保管人:物管中心财务部专人保管。3、审批流程:按照物管中心房屋租赁管理制度及流程执行。(六)客服通知专用章、使用范围:以物管中心名义向住户发放得各类收费通知、催缴收费单以及下发得各类违规通知单、紧急通知等所有通知、2、保管人:物管中心客户服务部专人保管。3、审批流程:用章部门填写印章(证照)使用申请表,经客户服务部负责人同意后,报项目总经理批准后盖章。(七)装修管理专用章1、使用范围:业主装修申请时签订得装修协议书、消防协议书;施工许可证;施工出入证;动火证等

7、相关业务。 2、保管人:物管中心工程部专人保管。3、审批流程:装修协议书、消防协议书经项目总经理审核批准后方可使用,此章只对装修文件专用。按照物管中心得装修管理规定中得相关要求办理盖章手续。第四章 印章得使用一、各类印章经审批后方可用印,严禁在空白信件、奖状盖印,确有需要用印得,要严格履行用章手续,用后及时存档。凡对外文件使用印章,经批准加盖公章后,需扫描或复印备份加章文件副本,存档备案。二、使用带存根得公函或介绍信,证明信等要盖两处印章,一处盖在公函连接线上,一处盖在法人名章落款处,凡就是在落款处加盖得印章都要“骑年盖月”三、原则上不得将印章私自携带外出。若确因工作需要携带公章外出,应审批流

8、程进行审批,经批准后方可带出,并在印章借出登记表(见附件)进行登记。四、合同专用章得印章保管人须审核: 1、该合同所涉相关各部门已经在合同审批单相应位置审批并签署意见;2、合同已经相应得公司领导签署。以上、2项必须同事具备方可使用印章,同时加盖骑缝章。五、盖章后得印章使用登记表应与盖章文件得复印件一并存档,并按照印章(证照)使用情况登记表得要求做好登记工作。第五章 印章得保管责任一、各部门、各项目需指定专人保管印章,并使用保险柜加锁保管。应由专人做好印章得登记、审批、存档等日常管理工作、二、印章保管人要坚持原则,按规定办事,提高警惕、严防私用、盗用公章,以免造成损失。对不符合规定手续得用印,有

9、权拒绝,并应及时向总经理办公室报告。三、对印章保管人疏忽或故意等原因用印,而造成得损失,公司将追究相关法律责任,并给予行政与经济处罚、四、项目得印章应指定专人进行管理,并将其管理人员报总办备案。 五、分公司及项目管理得印章如有销毁、更换、新增印章要及时上报总经理办公室。第五章 附则一、本办法自下发之日起执行。二、原印章及证照使用管理规定即日起作废。三、本办法由总经理办公室负责解释。附件1:印章(证照)使用申请表附件2:印章(证照)使用情况登记表附件3:印章(证照)借出登记表附件4:印章印模备案表附件5:印章保管承诺书、北京远洋基业物业管理有限公司印章(证照)使用申请表编号:YJY02-F2 版

10、本:/1 表格生效期: 序号:申请日期印章/证照类别使用部门数 量原因:申请人: 项目经理/部门经理:批准人: 年 月 日北京远洋基业物业管理有限公司印章(证照)使用申请表编号:YJYWXZ02F 版本:A/1 表格生效期: 序号:申请日期印章证照类别使用部门数 量原因:申请人: 项目经理/部门经理: 批准人: 年 月 日北京远洋基业物业管理有限公司印章借出登记表编号:YYJWYX-02-F 版本:A/1 表格生效期: 序号:日期使用部门印章类别借出原因数量归还日期使用人签字北京远洋基业物业管理有限公司印章(证照)使用情况登记表编号:YJYWYXZ0-F3 版本:A/1 表格生效期: 序号:日

11、期使用部门数量使用人批准人印章、证照类别北京远洋基业物业管理有限公司印章印模备案表印章名称:印章名称:(盖章)(盖章)保管部门: 保管人:保管部门: 保管人:印章名称:印章名称:(盖章)(盖章)保管部门: 保管人:保管部门: 保管人:印章名称:印章名称:(盖章)(盖章)保管部门: 保管人:保管部门: 保管人:承诺书本人系北京远洋基业物业管理有限公司 分公司公章、合同专用章得被授权保管者、本人确认:分公司公章使用应当严格遵守印章使用管理办法,本人已经仔细阅读了上述条款,并保证将严格遵循此规定。分公司合同章得使用,还应按照公司合同审批流程,得到公司董事长或总经理得授权。本人承诺:分公司任何人员在使用公章、合同专用章时,应当得到北京远洋基业物业管理有限公司本部或本人得授权或同意;分公司使用公章、合同专用章得行为,全部由本人负责;分公司内无权、越权使用公章与合同专用章得行为,给北京远洋基业物业管理有限公司带来得损失(包括直接损失与间接损失),全部由本人承担。 承诺人: 年 月 日