物流部计划员中国部分操作手册.docx

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物流部计划员中国部分操作手册

物流部（中国部分）操作手册

目录

一、工作职能概述

1、计划员工作职能概述

2、非WM流程

3、WM流程

3.1常规补货

3.2自动补货

二、原料计划制作和中国系统的基本操作

三、计划员会议

1、原料计划平衡会

2、新品产前会议

3、KNPR会议（参看KNPR文档）

四、计划员日常工作一般问题的处理

1、缺料

2、小批量原料计划

3、订单交期的维护

4、订单提前和推迟的操作

5、空运费的申报

一．工作职能概述

1、计划员工作职能概述

根据计划员在不同业务系统中的操作，计划员的工作可以分为美国部门和中国部门。

这里中国部分计划员的工作特指订单生成后或新品确认的计划安排和履约工作，即根据订单需求，把成品转换为原料计划，合理准确安排产品生产的各环节，并监督和跟踪生产的全过程并最大限度保证订单能够按时出运并将库存控制在公司要求的指标内。

这些操作都在中国业务系统中完成操作。

在美国系统BPTool和AS400中完成的预测和订单下达，修改、取消等工作为计划员的美国部分功能，具体职能可参阅《物流部（美国部分）操作手册》。

2、非WM流程

非WM流程如下

3、WM流程

暂缺

1.3.1常规补货

暂缺

1.3.2自动补货

暂缺

二、原料计划制作和中国系统的基本操作

中国系统5.0版本以前之操作

2.1订单下载

1.订单下载

登陆KEECO业务系统

物流部业务窗口---29_PO——US

利用CUSTOMER筛选自己的客户。

请注意，不要选择和下载其他计划员的客户订单。

按列名“选”，全部选择，或自己单独按订单号打勾选择，并下载（如有以下情况，请先核实情况后再下载）

一、如有红色CN标识为取消订单，请核实情况。

（需要了解取消原因）

如订单列表行中有不同颜色，说明该订单为非正常订单。

请看第3列到第4列的提示标志，并核实相关情况。

二、如为新订单，则需要下载打印后扫描后发送给设计中心品牌组、业务部门（如果已经明确成品工厂则需要在订单上列明）和核价部门。

核价部：

liuly@;zhuxd@;sunl@

三、修改订单：

选择改订单----显示按钮----查看订单的修改说明，打印出来后单独整理。

四，如果订单的价格不同：

请HIGHLIGHT改订单行，检查间信息列中FOBCOST_US和FOBPRICE_CN中的价格，将价格不同的货号列出并发送到相关的部门经理处让其核对并修改。

在打印好的订单上标注CN的价格，以便经理安排。

新品计划前跟踪：

1.得到KNPR组的成交信息后，从设计中心处得到布料和单耗表，尽快发布坯布准备通知道跟单员/工厂。

2.在1周内安排召开“新品产前会议”，召集设计中心，核价部门、业务部门、测试人员、包装人员共同参加，要在会上确定原料、成品工厂并排定初步的测试时间节点。

3．询问并督促设计中心或业务二部尽快发布新品成交通知书。

4.成交通知书后5个工作日内，核价部门完成新品核价并将基础数据输入中国系统，计划员可以制作原料计划。

2.2制作原料计划

2.2.1制作原料计划表

将相同系列，颜色的货号排在一起，最多5个货号。

生成一个原料计划号（编号规则）

例如上图不同颜色HIGHLIGHT的，把这5个货号分为两个计划号。

*新品原料计划：

在原料计划制作过程中，如果是新品货号，在原有订单数量上增加20-40件（请增加在中号上）。

2.2.2按原料计划表，输入原料计划

物流部业务----4_原料计划表。

最后一行按钮功能从左到右分别为：

最前一个计划；前一个计划；后一个计划；最后一个计划。

新增一个计划；删除本计划。

修改；列表查询。

保存；关闭本界面。

输入计划号----交货期（一般为计划日+20天，特种布料30天），输入完毕后按“提取布号”（系统会自动按成品和成品数量计算用布量。

）

在进入下一步计算前请先确认:

1.同WM计划员确认本月是否封仓。

2.没有其他计划员同您同时同样在操作原料计划的计算。

双击采购量列每个布号后的空格，系统会根据计算公式和库存计算出需要采购的数量。

注：

字体为红色和粉红色的布料号码无需双击。

完成后按磁盘图形按钮保存。

2.2.3导出原料计划

原料计划完成，检查输入无误。

到6_原料计划明细中导入输入的原料计划明细表。

输入查询条件，确认。

按“打印”后点击“浏览”

选择“是”后，系统会将查询表格存在C：

目录下。

2.2.4发送原料计划表格

原料计划完成后发送给相关的业务部门经理和物流部原料跟单员后，将原料计划发布上网并可发布提料表。

对于月初原料计划，要求原料计划在收到订单后2天发出。

如果产品为新品，在成交通知书发布后，核价部门需在5个工作日内完成核价和输入基础数据。

原料跟单员在3日之内反馈原料交期。

并要求相关成品跟单员在3日内按原料交期安排成品生产。

并在每月平衡会上反馈。

月平衡会定在每月计划发布后一周召开。

详细见第三章“平衡会”

2.2.5在系统内发送原料计划到

17_发布原料计划

选择本次所做的原料计划，按“发布到原料部”

3．发布提料表

13_发布提料表。

如果计划都为补货订单，请将提料表在2个工作日之内发送。

*如果为新品计划，请暂时不发提料表，防止基础数据变动。

（新品由于单耗等基础数据会经常变动，延后发布可防止网上提料表的反复修改）

但所有当月计划提料表必须在下月封仓前发布。

选择“原料计划转换成提料表”----“生成提料表”，退出该界面。

选择所需要的计划号-----“生成提料表”

完成后，计划被清空。

退出该界面。

再进入13_发布提料表。

加入发布说明，写明计划月份和计划部门。

发布上网

将提料编号如“200704040”发送给原料开单人员：

langcc@

yinbk@

kongb@

三、计划员会议

1．原料计划平衡会

原料计划平衡会的目的是协调原料计划的交期。

跟踪下达的原料计划是否可以按时完成。

对于不能按时完成并影响成品生产和出运的计划，在会议上进行讨论和协调并作出决定。

计划员需在会后对会议上公认的原料交期做修改。

对于平衡会上讨论的交期具有法定性，是计划员修改交期的依据。

1）原料计划平衡会召开的时间

原料计划平衡会在每月月初计划发布的一周后召开。

一般时间为下午1.00。

2）原料计划平衡会参与的人员

物流部全体成员（Non-program组除外）

成品一部、二部全体跟单员。

（公司各领导）

3）召开方式

IT人员准备上海和青岛两地的电话会议，并准备电脑用于显示原料计划平衡表。

4）会议准备工作

1、要求在当月原料计划发布2天后，所有原料跟单员反馈原料交期。

2、将原料跟单员的反馈情况发送给各成品跟单员，成品跟单员需在2日内安排成品生产计划。

对于问题产品做好记录，以便计划平衡会上讨论。

3、向公司办公室预约会议室

4、将原料跟单员反馈的原料交期表格发送IT人员（zhaoyh@xuy@）请其准备电话会议；并抄送给全体计划员。

5）会议流程

1、回顾上月未落实的原料计划交期。

2、对于当月有问题的原料计划交期逐一讨论，对于达成共识的原料交期，当场在原料交期表上做修改。

（先讨论与青岛地区有关的原料计划，再讨论上海地区原料计划）

3、完成原料计划表格的修改后，将表格发送给全体与会人员。

6）会后工作

1、计划员需按照会议上达成的原料交期，在计划中进行修改。

并跟踪原料完成情况。

2、原料跟单员需按平衡会议上的交期，按时保质完成原料计划。

3、计划员需对当此会议未落实的计划进行整理，跟踪情况，以便下次会时再讨论。

2．新品产前会议

现在新品成交后需要众多部门迅速介入并层层落实大货的生产安排，其中往往会出现信息传递延误或差错现象，为方便各部门沟通，做好新品成交到通知书发出的各项环节的工作，特此发起新品启动会议，使新品成交到大货生产的转移过程更加顺畅，从而保证生产进度和客户的交货期要求。

产前会议一般定于KNPRRequestApproval的3个工作日内进行。

会议目的：

1）核价部门确定成品生产工厂；

2）品牌组/Sourcing部门介绍并提供打样信息，物流部原料组确定生产工厂（包括encad和替代布的生产安排）；

3）品牌组根据客户spec提供原料/坯布准备的信息（纱支，成分，门幅）和产品单耗；计划员可发布坯布准备通知；

4）品牌组提供彩卡拍照样品时间节点；

5）测试部门提供产品测试时间节点；

6）会议上确定的布料和生产工厂等，任何部门不得在后续工作中作随意改动；

参加部门和人员

1）物流部计划员（发起人员）和原料组工厂安排人员；

2）业务二部/设计中心品牌组和Sourcing组；

3）DI项目：

业务一部负责人

4）核价部门；

5）包装部门；

6）测试人员；

会议进行时间

1）得到KNPR的批准信息后，物流部计划员一般会提前3天发出新品即将成交信息，并通知新品会议的时间。

2）相关部门要提前做好准备工作，在会议上提交自己应完成的信息。

每次会议不超过1个小时，物流部计划员对会议结论做好记录，并在会后当天发布。

会议记录内容

1）成品生产工厂

2）原料生产工厂

3）坯布准备通知

4）测试时间节点

5）包装进度（彩卡样品，胶袋，彩卡，标签等）

四．计划员日常工作一般问题的处理

4.1缺料

由于缺料会导致订单不能按时保量履行，因此是物流计划员工作中将遇到的比较严重的问题之一，其原因多种多样。

缺料的定义：

缺料一般指成品工厂在成品的生产准备和产品的生产过程发现KEECO原料计划所安排的原料和辅料不能保质保量地满足成品的生产。

因此可能造成不能对KEECO订单保质保量地生产和出运。

缺料的危害：

说缺料问题比较严重是因为缺料问题的发现都比较晚，一般出现在成品生产的时间段。

这时的LEADTIME已经不能满足再次投料。

所以缺料的发生都将导致成品订单的履约，进而导致客户拒收，索赔或KEECO对客户服务水平的下降。

缺料处理过程：

1．成品工厂说缺料时，需询问缺料的原因，缺料的订单号码，有问题的提料表编号。

2．自我检查：

检查原料计划是否正确（包括发给原料跟单员的EMAIL中的数量）。

检查提料表的工厂应提数量是否正确。

检查工厂上报的库存是否正确，是否有少扣和多扣的情况。

检查原料完成表，看是否少进多进。

检查当月使用该布料的全部原料计划。

看公司库存的扣减和使用是否有问题。

检查进出仓明细，了解是否被其他工厂提走。

检查成品单耗，是否于系统内一致。

3．成品工厂缺料的原则和几种情况的处理方法。

处理缺料的原则为尽力保证成品按时出运并原料工厂分清责任，找出问题所在。

以便以后双方工作的改进。

原料计划错误：

1．从新计算该批次的原料计划，同上次错误的数量作对比，找出差异并做紧急处理

2．查找公司库存，看是否有该布料的可用库存

3．看是否有其他相同的布料未进仓，并且其他未进仓布料有多余或可以先满足此订单需求

4．请原料跟单员联系原料工厂，看原料工厂对快可以多少时间交料，并补投原料计划

5．同美国计划和销售人员联系，看是否可以分批出运或推迟出运

布料质量问题：

1．联系相关布料跟单员和成品跟单员一同解决该问题

2．原料工厂尽快补齐成品工厂因质量问题而不能使用的布了

3．查找公司库存，看是否有该布料的可用库存可以先行使用

4．看是否有其他相同的布料未进仓，并且其他未进仓布料有多余或可以先满足此订单需求

5．同美国计划和销售人员联系，看是否可以分批出运或推迟出运

成品单耗错误：

1．立刻通知核价部同工厂重新核价，确认误差原因。

如因我司问题，需核价部门修改基础数据，并重新计算相关计划。

请原料跟单员联系原料工厂，看原料工厂最快可以多少时间交料，并补投原料计划

2．查找公司库存，看是否有该布料的可用库存

3．看是否有其他相同的布料未进仓，并且其他未进仓布料有多余或可以先满足此订单需求

4．同美国计划和销售人员联系，看是否可以分批出运或推迟出运

工厂库存错误

1．如果工厂报错请让工厂再检查并确认

2．查找公司库存，看是否有该布料的可用库存

3．看是否有其他相同的布料未进仓，并且其他未进仓布料有多余或可以先满足此订单需求

4．请原料跟单员联系原料工厂，看原料工厂对快可以多少时间交料，并补投原料计划

5．同美国计划和销售人员联系，看是否可以分批出运或推迟出运

4.2小批量原料计划

2．原料计划的小批量

原料计划小批量的定义：

KEECO在制作和下达原料计划时，在同一批原料计划中的，同一原料工厂的，同一款布料的采购量小于1000米，那么这款布料的采购算小批量。

小批量投产容易造成的问题：

1．布料色差难控制。

2．原料工厂生产安排比较困难

3．根据<1000米直接进仓原则，产生KEECO的原料库存

4．产生成品工厂的原料库存

处理小批量计划的原则和基本方法：

原则就是在不影响美国客户服务的情况下尽量不采购小批量。

小批量的处理方法为：

1．确认此布料为小批量，检查当批次所有计划是否有此布料。

如果当批全部次布料总采购数不足1000米，则确认为小批量计划。

2．查看未进仓计划并询问原料跟单员，看是否有相同布料未进仓且有多于前计划数量的。

3．让工厂确认自己的工厂库存。

看可否在缺少此数量时，依旧可以完成订单。

4．查看样品仓库库存。

如有相同布料，请原料跟单员确认一下是否可以通用并需要样品部经理同意后，方可使用。

如使用样品库存，需EMAIL通知原料出仓人员。

5．同相关计划人员协商，看是否可以短装出运。

6．如果确实需要投产，请进仓时请参照如下原则：

对于浅色布料，投产和进仓数量控制在一千米一下。

对于深色和比较难生产的布料，工厂一次投产3000米。

但是每月只能按1000米为上限进仓，KEECO在3个月后将此批3000米布料全部收购。

4.3订单交期的维护

维护订单交期的重要性：

订单交期的准确与否直接关系到系统库存数据，履约率统计和美国的财务统计报告，所以维护订单交期与实际船期相符是计划员中国部分工作的一个重要内容。

因为修改订单交期会影响到履约率、美国财务数据和库存统计等，因此不同性质的修改，需要在系统不同的地方进行。

1．计划员根据自己实际掌握的情况，将订单在系统中修改成相对合理的时间。

此时的修改只是维护系统信息，并不是对成品部出运船期的认同。

例：

ZELLERS某系列的新品，ROLLOUT订单船期为2007-3-1。

第一批补货订单为2007-3-15，第二批为2007-4-15。

如果ROLLOUT由于某些原因需要推迟到2007-4-1，且各方面都接受。

这时候不光需要修改ROLLOUT船期，还因将第一批和第二批补货订单一同修改。

如修改第一批到2007-4-15，2007-5-10（具体的船期需要根据销售信息和预测而定）。

不能让不合理的船期在系统中存在。

因此而修改船期的方法如下

30_PO—CN

选择自己需要修改的订单

在此订单的SHIPDATECN列中，输入修改后的船期，保存。

2．对业务一部在计划平衡会上提出并各方都予以承认的船期的修改。

此修改由于涉及到成品部的考核指标，因此以计划平衡会上的结果为准。

一般不予修改。

方法如下：

进入成品部业务界面，1_销售订单。

双击订单号后探出查询界面。

输入自己需要修改的订单号码。

按修改按钮后弹出确认界面，按“是”。

然后修改装运期上的日期并按保存按钮。

以上两种修改都将自动导入美国系统。

为了维护系统数据，所有船期都要随时跟新。

对于日常维护，最好在每周五之前完成。

4.4订单提前和推迟的操作

订单提前和推迟：

跟据客户的需要，和对美国库存数量的控制要求，因此经常会遇到需要将已有订单提前或推迟的操作。

不管是提前和推迟，都需要询问成品跟单员，并让其与成品工厂协商并修改生产计划。

得到成品跟单员的确认消息后，对于推迟的订单，需要修改销售订单上的船期。

4.4.1提前订单操作流程：

1．确认需要提前的订单和数量

2．察看原料是否到位

11_原料计划完成表

对比计划数量；实交数量；实销数量。

3．如果不了为全部进仓，需询问布料跟单员布料准确的进仓时间的。

如可以提前的，希望布料跟单员和工厂协商提前。

4．如果布料几经进仓或被销售，就可以直接通知成品跟单员和成品工厂协商提前时间。

确认后，在物流部界面的PO_CN中修改交期。

4.4.2推迟订单出运

1．直接通知成品跟单员通知工厂推迟船期。

2．得到成品跟单员的确认消息之后，在成品部业务界面中修改销售订单的船期。

3．如果有特殊情况，成品工厂不愿意推迟的，需要向经理汇报。

（此种情况很少发生）

4.5空运费的申报

在某些特别情况下，会需要空运货物。

所有情况的空运，都需要填写空运申请并让领导签字。

没有领导签字的空运申请，储运部门不予安排任何形式的空运。

空运申请流程

1．反复检查预测信息并和销售沟通，确认需要空运的货号和数量。

2．询问成品跟单员和储运部门是否能按要求安排这些货号的数量在指定时间内空运到目的地。

3．在空运申请单中填写订单号，空运数量，空运日期后发给储运部和成品部。

4．储运部在当天内联系货代，并根据成品部提供的产品包装重量、体积等信息填好空运金额。

5．得到储运部确认后马上EMAIL给销售或者VP。

让其签字确认。

6．在得到回复后转发给我部门经理签字（zhaoyq@）。

7．储运部门得到签字确认的空运申请后会立刻安排相关空运。

空运申请单见表格附录

5．坯布准备通知

坯布准备通知：

由于新品和非常规补货订单需要坯布的种类和数量不在每月预测准备数量范围内。

因此需要<<坯布准备通知>>通知相关原料跟单员事先准备成品布料所需的坯布，已备使用。

等正式计划下达后，可以随时调拨并缩短布料的生产周期。

（由于各种布料的特性不同，因此在坯布准备通知里使用的都为成品布料门幅）

坯布准备通知的制作

新产品：

在新品KNPR的KICKOFFMEETING后，计划员需要及时联系品牌经理，获得准确的新品单耗和坯布基础信息。

新品单耗因包括所有的成品单耗，成品套包装结构，成品布料门幅等。

坯布基础信息因包括坯布的成分，纱支密度等信息。

（新产品因为还有核价部门需要核价，因此在计算后请核价部门先大体看一下布料门幅。

对于有些明显有问题的布料门幅进行修正。

在核价部门同品牌经理达成共识后再发出通知，以防准备的坯布同正式原料计划的不匹配。

）

新商店：

在销售确认货号新增商店的需求数后，准确计算此产品需要的成品布数量。

在制作好相关的坯布准备通知以后，在通知上加入对坯布完成时间的要求.原料工厂自己准备坯布的，发此通知到相关跟单员；如果要达记采购的，发给周悦（zhouy@）和孔兵（kongb@），并制作原料采购合同（合同上对坯布的物理技术要求请孔兵填写）。

并请他其尽快落实并反馈交期。

如反馈交期和要求完成时间有较大的出入，需要在计划平衡会上讨论。

合同样本见文档附录一

出师表

两汉：

诸葛亮

　　先帝创业未半而中道崩殂，今天下三分，益州疲弊，此诚危急存亡之秋也。

然侍卫之臣不懈于内，忠志之士忘身于外者，盖追先帝之殊遇，欲报之于陛下也。

诚宜开张圣听，以光先帝遗德，恢弘志士之气，不宜妄自菲薄，引喻失义，以塞忠谏之路也。

　　宫中府中，俱为一体；陟罚臧否，不宜异同。

若有作奸犯科及为忠善者，宜付有司论其刑赏，以昭陛下平明之理；不宜偏私，使内外异法也。

　　侍中、侍郎郭攸之、费祎、董允等，此皆良实，志虑忠纯，是以先帝简拔以遗陛下：

愚以为宫中之事，事无大小，悉以咨之，然后施行，必能裨补阙漏，有所广益。

　　将军向宠，性行淑均，晓畅军事，试用于昔日，先帝称之曰“能”，是以众议举宠为督：

愚以为营中之事，悉以咨之，必能使行阵和睦，优劣得所。

　　亲贤臣，远小人，此先汉所以兴隆也；亲小人，远贤臣，此后汉所以倾颓也。

先帝在时，每与臣论此事，未尝不叹息痛恨于桓、灵也。

侍中、尚书、长史、参军，此悉贞良死节之臣，愿陛下亲之、信之，则汉室之隆，可计日而待也

。

　　臣本布衣，躬耕于南阳，苟全性命于乱世，不求闻达于诸侯。

先帝不以臣卑鄙，猥自枉屈，三顾臣于草庐之中，咨臣以当世之事，由是感激，遂许先帝以驱驰。

后值倾覆，受任于败军之际，奉命于危难之间，尔来二十有一年矣。

　　先帝知臣谨慎，故临崩寄臣以大事也。

受命以来，夙夜忧叹，恐托付不效，以伤先帝之明；故五月渡泸，深入不毛。

今南方已定，兵甲已足，当奖率三军，北定中原，庶竭驽钝，攘除奸凶，兴复汉室，还于旧都。

此臣所以报先帝而忠陛下之职分也。

至于斟酌损益，进尽忠言，则攸之、祎、允之任也。

　　愿陛下托臣以讨贼兴复之效，不效，则治臣之罪，以告先帝之灵。

若无兴德之言，则责攸之、祎、允等之慢，以彰其咎；陛下亦宜自谋，以咨诹善道，察纳雅言，深追先帝遗诏。

臣不胜受恩感激。

　　今当远离，临表涕零，不知所言。