ERP运行基础物料编码相关.docx
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ERP运行基础物料编码相关
企业ERP系统中物料编码的原则和方法
在企业信息系统的建设中，物料编码的确定往往是比较头痛的事情，因为编码方案既要考虑现实，又要考虑长远，既要考虑使用习惯，又要讲究科学规范。
如果考虑不周，包含不全，编码规则就得经常修改，不仅造成工作量增大，还影响系统运行。
因此，怎样制定一套完整实用，扩充性强，又能满足系统要求的编码方案，是每个企业在信息化建设中都必须解决的问题。
四机厂在ERP项目实施中物料编码就遇到了一些复杂的情况，过去工厂开发过一些部门级的应用管理软件，各个部门建立了自己适用的一套物料编码，由于对数据理解的角度不同，同样物料的编码方案和规则都有所不同。
经过多年的应用形成了习惯难以接受新的变化。
在实施PDM系统时，为了统一全厂的物料编码，企业重新制定了一套编码方案，这套编码根据物料特征属性进行了多层分类，编码规则过于复杂，编码的难度大，虽然在图纸和PDM系统中强行使用，但没有在采购、仓储和生产过程中被应用。
目前ERP系统中需要有统一的物料编码，到底是采用何种编码方案可行呢？
企业对此进行了深入的探讨和研究，提出了一些新的想法，本文就编码的一些思路和做法进行必要的阐述。
1．物料的定义及编码的作用
首先我们要明白物料的含义是什么，根据ERP系统的通用定义，“物料”是为了产品出厂，需要列入计划的一切不可缺少的物资的统称，不只是原材料或零件，还包括毛坯、在制品、半成品、成品、外购件、包装材料、产品说明书，甚至还包括工装工具、劳保用品、能源等等的一切物料。
ERP系统要利用计算机来处理大规模的数据，物料编码作为关键数据是人和计算机使用所有其他数据元素的基础，它可以记录生产过程中物料的运动变化情况，跟踪物料的动向。
物料数据有了规范化的编码，还能便于计算机识别和检索，便于对物料进行高效、有序的管理，便于系统对物料进行分类、检索与统计，以及便于物料信息的交换与共享，所以物料编码是ERP系统中作为的一个关键主数据是决不可少的。
但是在ERP系统中物料代码最主要的是作为物料的标识符来使用的，而不是一种描述符，因此物料编码并不要求带什么含义，最根本的是要到做唯一性就行了，即：
一物一码。
同一种物料，不论出现在什么产品上，只能用同一个代码；而不同的物料，那怕有极微小的区别也不得用同一个代码。
一般地，只要物料的物理或化学性质有变化、只要物料要在仓库中存储、就必须为其指定一个编码，举例，如某零件要经过冲压成型、钻孔、喷漆三道工序才能完成。
如果该物料的三道工序都在同一车间完成，不更换加工单位，即冲压成型后立即进行钻孔，紧接着进行喷漆，中间没有入库、出库处理，则该物料可取一个代码。
如果该物料的三道工序不在同一个车间完成，其顺序是冲压、入库、领料、钻孔、入库、领料、喷漆、入库，则在库存管理中为了区分该物料的三种状态，必须取不同的物料编码。
2、编码的原则
从ERP系统的技术角度来看，并不需要编码自身表示出多少信息，也不要求有什么含义，系统只要求每项物料都有一个唯一的代号就行了，用流水号表示编码也是可以的，而且具有适应性强、弹性空间大的优势。
但是通常人们认为编码还是应该有一定含义的，希望通过编码一看就知道是什么东西，编码能代表物料的一些属性。
但物料的含义太多以后就会给编码带了很大的难度，因为物料对于不同的部门有着不同的属性需要，想要将所有的属性都反映到编码中去，必须考虑的众多的因素，必然使编码规则变得复杂和繁琐，编码的长度也会随着满足特性的要求而不断地延长，而有很多物料的属性还是在不断发展变化的，也是不可预测的，这样在编码中如何分类，如何给位，造成了不确定性，如果预计不足或考虑不周，将来码位不够用时，就要修改编码规则，必须将以前所有的物料编码全部清除后再按新的规则进行编码，这对系统来讲是一个致命的打击。
其实物料的属性信息可以在系统中通过属性字段的描述来定义，如SAP系统中就有许多管理物料属性的字段，通过这些字段可以反映物料多方面的信息，所以更多的含义是作为属性字段放入到主数据记录中去。
同时，软件系统提供了全面的检索途径，不需要仅靠编码来进行查询，所以编码只要符合以下一般性原则就行了。
唯一性：
物代码要唯一识别，不能有二意性，不能重复
标准化：
尽量采用国际标准、国家标准和部级标准
简单化：
物代码要简单明了，易读、易懂、易使用
快捷性：
有快速识别、快速输入和计算机快速处理的性能
连续性：
有的代码要求继承原来代码的特性
系统性：
要全面、系统地建立物代码的体系结构，
可扩展性：
所有代码要留有余地，以便扩展。
3、物料编码的方法
当然现实中采用无含义流水号编码的企业并不多，因为没有一点含义人们是极不习惯的。
从存在就是合理的角度讲，有一些含义未尝不可。
简单的分类也不影响编码的编制难度，但其含义层不应该超过三个层次，不要考虑更复杂或详细的规则，在将物料的属性放到编码中去的时候，应该只考虑重要的，不变的，重要特征的属性，变动属性不应纳入编号中。
分类是将具有不同属性或特征的信息区别开来的过程，是确定分层与属性编码的基础。
分类一般有两种方法，即线分类法和面分类法。
线分类法是一种层级分类法，将数据逐次分成有层级的类目，类目间构成并列和隶属的关系，形成串、并结合的树形结构。
例如，四机厂外购件分为56个大类，每个类目里有若干个中类，中类下面还有很多的小类，这种分类方法就是线分法。
另一部分代码可采用面分类法，该法根据分类对象各自的特征，分成互不相关的面，面之间不存在从属关系，因而不存在交叉和重复，而且顺序固定。
如产品、部件和零件，不反映隶属关系时，只按功能进行分类，可用面分法。
尽量不要将物料的使用属性作为分类的依据，因为它是不稳定的，而采用自然属性作为分类的依据则比较可靠。
物料相当单纯时，只要将物料简单分类为几项即可，物料分类项目多了，就显得很不方便。
若物料相当复杂时，就要将大分类再加以细分一下，层次不宜太多，含义也不要太多，因为追求编码的全息化将导致巨大的工作量。
物料编码应尽量简短，统一，编码含义应遵循简单的原则，编码分配应遵循统一的原则。
编码的目的就是在求简化,因此编号位数愈少愈好。
这样可以节省阅读、抄写、输入的作业时间,增加数据处理的效率。
同时,由于编码简短,在处理的过程中出错的机率也会相应的降低。
因为生产控制要求每项生产活动和库存变化都记入计算机，由于处理数量很大，为了提高系统的运行效率，物料代码应尽量简短。
在SAP系统中要求编码不能超过18位。
编码中还应尽量避免使用英文字母和一些特殊符号，最好全部用阿拉伯数字来编号。
一则可以使键入编码的作业效率提至最高,二则可以避免数字与某些英文字母因为形象雷同容易产生混淆的情形。
常有人为了让编号段落分明而在编号中使用「一」符号,或者在编号中夹杂着「*」「.」「/」?
等特殊符号。
这些符号的使用将影响输入的效率,而在口述编号时也会造成不便,因此最好避免采用。
4．几种方案的分析比较
四机厂目前对大家提出的几种方案进行了比较和分析，认为需要有一套新的编码方案来适应未来ERP系统的应用，因为旧有的几套方案都不同程度地存在一定的缺陷。
4．1在PDM系统中采用的是分层含义码，每层都代表了不同的技术参数或物料的特殊属性，如零部件的编码是按形状、功能、尺寸、表面处理、硬度等级等参数为特征的含义码。
这种分类方法可以方便相似形分类查找，也消除了隶属码的借用关系，但记忆编码的含义是不可能，更严重的是将来这些含义参数发生变化后，可能导致码值不够用而产生代码溢出，这样会导致整个编码规则的变更。
4．2有人提出来用现有图号加版本号做物料编码，因为图号是大家熟悉和习惯使用的，很容易被大家所接受，也有的企业将图号与物料编码合二为一，这样做既统一又规范，减少了很多的麻烦，但是图号并不是与物料一一对应的，图物不相符的情况仍然存在，有一些虚拟件、中间件的图号不规则，或者就没有图另外在生产过程中由于为了应付紧急的交货期，产生了大量的临时图纸，这种图纸也没有正规的编号，但物料入库却是需要编码的。
不定期有图纸在更改的过程中，有的更改有版本号，而一些小的更改是没有版本号的，如材质的替换，物料本身变了，但图号并没有改变，都会产生图物不符的情况。
特别目前四机厂图纸编码新旧规则不一样，长度也不一样，会导致编码规则和结构的不统一等问题。
4．3物料编码规则的新思路
按物料的总体分类，可以将物料分为产品、部件、零件、毛坯、工装件、外购件、标准件等几类，每一类下面再进行细分为若干类，如：
考虑到靠行业和国家的标准，以及今后物料的发展和扩充，四机厂外购物料号可仍然采用了中石化集团的物资标准分类代码的前两位（即56大类分类码），后面的中类和小类码分的很细，可以进行简化和合并，缩短结构，同时加长流水码的位数。
这样两位大类码、三位中类码、五位流水码就解决了问题。
采用阿位伯数字编码，便于计算机的操作和输入，也增加了编码的弹性空间，为将来物料的变化提供了可容的空间。
5．物料编码如何维护
在ERP系统中企业所有的物料应该是一个统一的编码，要统一编码，就需要有一个专门的部门或专业的小组来进行统一的维护，大家都使用一个源头出来的数据，才能保证唯一性和统一性。
在企业中由于过去信息只是在部门内部管理，往往同一种物料，在这个部门叫A，而在另一部门叫B，不仅代码不一致，连名称、规格、型号的叫法和写法都不同，外购进厂的物料供应商的叫法、写法也与企业的不尽相同。
要想达到数据共享，资源统一，物料的名称、规格、计量单位等数据的基本属性也要统一，同时还要对物料的使用范围的一定的规定，设计人员要尽量使用企业现有的库存物料，最大限度地利用库存，在选用物料方面有一定的范围控制，不然会造成采购品种增加，库存上升，因此统一维护数据就显得十分重要。
那么由什么部门、什么人来进行编码，需要企业根据自己的情况来做出决定。
但如果遇到新的物料时，需要通过编码申请流程进行审批，先由编码维护人员在系统中维护好后再行使用，这样就能保证ERP系统中物料的一致性和统一性，否则多头管理必然带来一定的混乱。
ERP实施中要重视物料编码的规则
南方一家上了国外ERP系统的大型制造厂，出现了一些客户投诉问题。
主要是客户投诉下订单后到货期太长，有的甚至投诉延迟了半年才交货；还有就是到了合同定的交货日期交货时有漏货的现象。
据一些客户反映，许多工程有漏货的现象，需要重新催工厂补产，导致了最终交货期的延长。
经过调研，问题可能是出在ERP系统没有实施好；其中，没有能够做到物料编码的惟一性是其中一个重要的原因。
一般在做生产计划时，是先查此产品的库存有多少，然后系统根据库存情况、物料的情况，安排物料的购进和组织生产计划；如果在生产完成后，发现生产出来的产品并不是客户所需要的产品，那就会造成两个后果：
一是制造了库存；二是不能按时供货给客户。
从理论上说，在ERP中，物料代码是物料的标识，是人和计算机使用所有其他数据元素的基础。
它主要用于记录在生产活动中运动的物料。
生产控制要求每项生产活动和库存变化都记入计算机，由于处理数量很大，物料代码应尽量简短，各个软件规定的位数也不相同，但一般不超过20位。
位数过长会增加录入时间且容易出错。
物料号的惟一性是最基本的要素。
所谓惟一性就是说，同一种物料，不论出现在什么产品上，只能用同一个代码；而不同的物料，那怕有极微小的区别也不得用同一个代码。
确定物料号时要考虑所选软件的其他查询功能，若软件可以通过其他代码（如分类码、分组码）查询，在物料号中不必考虑过多的标识因素，以免增加字段长度。
企业在数据准备阶段的一项非常重要的工作就是确定物料代码的编码原则和编码方法。
多数软件对设定好的物料号不允许轻易变动，如要修改，必须先把所有该物料的记录（如库存、加工单、会计科目等记录中有该项物料时）统统清除干净，这是一件十分麻烦的工作。
因此，确定物料号的编码原则要特别慎重，不但要考虑当前的方便，而且要考虑今后发展扩充的需求。
但是在手工管理的环境下，人们往往采取如下方案：
用开头的两位数字代表产品，然后用两位数字代表规格，再用4位数字代表材料等等（这家工厂虽然上了SAPR/3，但在物料编码上还是沿用了这种方法）。
然而，不管初始设计者如何富于远见，随着时间的推移，总会有一些情况出人意料。
例如，本来认为第二部分需要用两位数字就够了，现在却需要3位，因此，有含义的物料编码系统很快就失败了。
即使在手工管理的环境下，有含义的编码思想也不尽合理。
在使用现代计算机系统的环境下，物料代码的功能只是作为“惟一标识符”，而不是描述符。
在ERP系统中，物料代码应是无含义的。
而在这家工厂中，没有能够做到每项物料有惟一的编码，而且在物料代码中其真正无意义的位数只有三位。
在这种情况下，研发部门的新产品不断出来，号码会很快就不够用了，那时候，只能采用取消早期产品的SAP号，用此号码代替新的物料或产品，这样更增加了出错的几率。
一些工厂的管理者还坚持认为，物料的含义可令出错减少，万一前一道工序的员工出错，到后几道工序的员工手中能够容易发现错误所在。
笔者认为这种观点还是以往的人脑比电脑可靠的想法，实际上，一个设计完善的ERP系统应该是很容易解决这个问题的。
综上所述，在实施ERP之前，一定要重视物料编码的规则，一定要具有前瞻性，这是ERP实施的成功基础。
在实施中可以考虑用条形码来配合。
ERP和物料编码
地球除了陆地，就是浩瀚的海洋，轮船在大洋中的定位，是通过经纬度坐标表达出来的，经纬度可以认为是一种地理位置的编码；十里南京路，有众百上千家商号，有朋千里相约南京西路1038号，不论是外地游客还是本地人坐上20路电车都弄不明白在哪下车，如果你们相约是梅龙镇广场，则很多乘客可以帮助你，请在江宁路下车，而不必费劲打听南京西路1038号。
猴年马月，地理系来了一位神秘的信息顾问，要在地理系推广ERP，顾问下达指令，首先要对地理信息重新编码，原来的地理信息编码不规范、太简单，新的编码原则我来制定。
地理信息编码中除了包括经纬度信息外，必须包括当地的海拔、气温、日照、海洋陆地标识、环境指标，编码长度为经纬度10位海拔4位气温3位日照1位海洋陆地标识1位环境指标5位，总共24位。
后来这个地理系化了3个月编码，11个人月从事这项工作，要知道小小寰球即使按照经纬度划分，也将产生360X360=129600个点数据点，在赤道附近两点间的距离仍将达到833公里。
上述故事告诉我们：
人们通常查寻信息有不同的方式，有时通过代码，有时通过名称，有时通过别的什么方式。
编码并不总是有利于查询的；追求编码的全息化将导致巨大的工作量，在ERP电脑化环境中也没有必要。
编码应该遵循的是简单原则。
经纬度编码是简单的，路牌号码也是简单的。
下面我们看看个人身份证号码。
个人身份证18位（以前15位），31012819800101131，查证民警一看就明白此人上海某地区1980年1月1日出生该地区当天第66位出生的男性公民，普通人要读出身份证号码的信息可不容易，但是如果上了计算机资料库，你输入身份证18位号码，你要的资料立刻呈现在你的屏幕上，退一步，如果个人身份证号码是顺序编制，你在电脑前输入身份证号码，你要的资料也照样会立刻呈现在你的屏幕上。
问题是身份证号码如果是顺序编制，全国的户籍系统需要千万台联网，这是不现实的。
我们现在看到的身份证号码实际上是一种比较好的编码方案，有大地区、户籍号、出生、3位顺序号组成。
这种编码方式使得身份证号码的产生非常容易，在任何户籍派出所，都可以独立产生一个身份证号。
编码容易符合编码简单原则。
条形码是商品的身份证号码，由黑白相间、粗细不同的条纹组成。
在条形码下方的一组数据是代码，它所表达的内容和条形码是一样的。
国际上公认的有UPC条形码和EAN条形码，EAN码一共有13位，前三位代表地区，代码段690至693分配给中国大陆，表明是在中国大陆地区注册使用的；中间四位数是厂商代码，后五位是商品代码，由各厂自行确定产品号码。
最后还有一位是校验码，供计算机识别用。
一个13位的编码体系能够包容全世界几千家企业的几百亿商品。
条形码的编码也反映了一个简洁、高效的编码原则。
企业信息编码最重要的是物料编码。
物料编码是编码体系中最为重要也最为复杂的，它是数据库建立的基础。
编码原则同样应该是简单。
依据简单原则可以追寻的编码线索：
现存编码；顺序编码；赋义编码。
现存编码在企业当中是一种现存的编码资源，但是同一物料在企业中可能存在多种编码，应此，需要对不同种类物料的编码进行一个分析，确定分段选取策略。
物料的种类大致可以划分为原料（黑色、有色）、毛胚（锻件、铸件）、标准件、辅料、自制件、组件、半成品、成品、定制品甚至还包括工装工具、劳保用品、能源等等。
物料的编码大致可以划分为储位码、技术图号、分类加流水号、物料属性号、国标加规格号。
下面是选择现存编码的一种可能的编码思路：
顺序编码是更简单的一种编码，计算机也可以提供流水编码的功能。
在没有现存的编码可利用的前提下，可以考虑顺序编码，或者称谓流水号编码。
赋义编码顾名思义是赋于编码一定含义。
这种编码常用的是层次码和属性码。
层次码可以表达物料的统计上的卷叠要求；属性码可以表达物料的配置要求。
我们认为好的编码原则应该是简单的，同时认为对编码的认识应该是细致的。
金玉良言：
你如果没有很好的理由不要把资料的属性含义放到编码中。
在计算机系统中如果没有产生方式的困难最好采用单一含义的编码。
电子行业一个ERP最短物料编码方案
在2001年制定的物料编码方案，经我所在的电子公司多年使用，证明其简洁方便、易用。
特介绍出来供有关单位参考。
编码码长9位，分为三部分：
第一部分4位，分类号，第二部分4位，顺序号，第三部分1位，标识号。
基本采用全数字（0-9）编码。
用图简示如下：
分类号：
第1位层次号
0：
软件
1：
原材料包括外购料和自制件
2：
由2个以上的原材料构成的单个部件，称为2层部件
3：
由一个或一个以上的2层部件与原材料的组合，可以是单件，也可以是分离件。
称为3层部件
4：
由一个或一个以上的3层部件与3层以下部件或原材料的组合，可以是单件，也可以是分离件
类似地，可以定义5、6层的部件或产品。
这样定义的部件或产品的编码结构类似于操作系统中多层树状的目录结构。
其中文件类似于原材料，2以上的各层部件类似于各层文件夹。
例如由多个机柜组成的程控交换机产品，每个机柜有多层机框和机框之间的连线或背板组成，每个机框内又有若干电路板组成。
这些电路板可视为2层部件，若干电路板
（2）和机框
（1）、背板
（1）等组成3层部件，整个机柜就是4层部件，若干个机柜（4）和电缆
（1）、电源箱（外购整机1）、控制台（4以下）等组成一交换机组5层部件（整套产品）
绝大多数电子企业的产品的层次结构不会超过6层，一般在5层或5层以下。
第2、3位大类号
无论是对于原材料还是产品，两位码可满足100（00-99）个大类的编码需求，这对于绝大多数的电子企业来说是足够了。
第4位小类号
对于每个大类的材料和产品，可分为0-9共10个小类，如不够，可使用连续两个大类号来扩充，这相当于把小类又细分为两个大类。
因此在编制大类号时，一开始不要连续编写，对于可能会超过10个小类的物料或产品，中间应保留大类号。
分类举例：
100集成电路
1000单片机
1001DSP
1002稳压器
1003逻辑电路和接口电路
1004线性电路
1005线性逻辑混合电路
1006（保留）
1007存储器
1008专用电路
1009（保留）
顺序号
这部分编码最容易，即按用户使用的物料按顺序从0001、0002、0003……的顺序一直往下编即可，不必考虑到相邻两编码物料规格型号的参数相关性。
如果把这部分编码再细分，那只会增加编制的时间和成本，必要性不是太大。
如果用户认为有必要，当然也可细分。
识别号
1．制造商序号同一电气参数、规格型号和外形尺寸的不同制造商，用数字1、2、3…….相区别，不涉及制造商的用数字0表示。
如
物料编码名称规格型号
100300800双向总线发送器/接收器74HC245
100300801双向总线发送器/接收器74HC245（TI）
100300802双向总线发送器/接收器74HC245（PHILIPS）
100300803双向总线发送器/接收器74HC245（TI）（三星客供）
105000020铝电解电容器1uF/50V,5*11,弯,85℃,
105000021铝电解电容器1uF/50V,5*11,弯,85℃,20%,2（SAMWHA）
105000022铝电解电容器1uF/50V,5*11,弯,85℃,20%,2（青岛三莹）
105000023铝电解电容器1uF/50V,5*11,弯,85℃,20%,2（杭州江海）
105000024铝电解电容器1uF/50V,5*11,弯,85℃,20%,2（G-LUXON）
105000025铝电解电容器1uF/50V,5*11,弯,85℃,20%,2（苏州旺虹）
注：
弯表示折弯的引脚
除软件和印刷电路板外的物料编码都遵循以上规则。
2．版本号对于软件和印刷电路板这类需要经常变更设计的编码，其末位代表版本号。
软件一般是自行设计的，所以末位也没有必要用于制造商，而印刷电路板属于委外加工件，一般加工单位比较稳定，基本就是1-2家，且制造厂家往往在所制造的线路板上都做了标识，出了质量问题也容易找到制造厂家。
技术部门在BOM设计中，对于供应商比较稳定的物料，往往选择采购量最大的一种物料编码作为主物料，另外选择1-3种物料作为替代物料；而对于某些采购源较多的通用料如电阻、电容、螺钉、螺帽等则使用末位为0编码的通用物料，在系统排产前经采购部门根据当前市场情况确定某一生产厂商的产品，即确定了具体生产时使用的某一末位不为0的物料编码。
物料属性
每种物料在使用中都有数种甚至数十种区别于其它物料的特征，如：
基本特征：
名称、规格型号、计量单位、形态、尺寸、替换物料代码
制造特征：
中间件/最终件、外购/自制、工艺文件号
采购特征：
供应商编码、采购价格、最高价格、最低价格、采购策略、采购员、在供方的编码、停止采购标记、临时采购标记、多供应商标记
库存特征：
库存数量、安全库存、入库价格、出库价格、结存价格、是否呆滞物料、是否报废、仓管员、最近入库单号、最近出库单号、最近盘点单号、是否有毒、仓位号、最高库存、最低库存、
质量特征：
免检标志、检验员、质检文号
对于2层以上的部件或产品编码，其属性还包括：
制造部门、仓库编码、业务员、客户编码、停止出售标记、客户方编码
等等
根据这些属性，人们就能方便地管理生产过程的各个环节。
为此，把物料编码存放在3个表中：
1）软件
其属性有 软件名称、编译时间、字节数、存放目录（链接）、归档文号（链接）
2）基本物料
由基本属性的字段组成
3）2层以上部件和产品。
其属性上面已叙述过
软件编码的必要性：
电子产品中的软件往往镶嵌于某个硬件部件之上而成为硬件的一部分。
软件版本的不同往往影响着相关软件所寄托的部件甚至整个产品的功能。
整个产品经常遇到硬件完全相同而软件版本不同的情形。
生产部门在每个批次的生产前必须搞清楚对应本批次产品的软件版本号。
为此，将软件编码嵌在硬件之中，当软件版本发生变化时，软件的编码（即末位码）也随着变化，表示产品的BOM发生了改变。
这样生产部门能够及时了解软件版本的变化：
生产前像硬件领料单一样"领用到"正确版本号的软件。
不至于将错误的软件烧制到存储器上。
由于物料编码中有一个"外购/自制"属性，软件
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