新档案需求.docx

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新档案需求

1引言2

1.1编写目的2

1.2适用对象及范围2

1.3设计依据2

2.1档案管理分系统2

2.1.1功能描述2

2.1.2系统功能3

2.1.3模块功能定义3

2.1.3.1档案录入3

2.1.3.2归档统计5

2.1.3.3档案查询6

2.1.3.4打印报表7

2.1.3.5档案借阅管理9

2.1.3.6档案销毁10

1引言

1.1编写目的

1.2适用对象及范围

1.3设计依据

2.1档案管理分系统

2.1.1功能描述

文档录入、删除、修改

科档录入、删除、修改

2.1.2系统功能

会档录入、删除、修改

档案录入

声档录入、删除、修改

文档查询

档案管理分系统

打印报表

档案查询

归档统计

科档查询

会档查询

声档查询

借阅管理

档案销毁

系统维护

2.1.3模块功能定义

2.1.3.1档案录入

数据流程：

功能描述：

对文书档案、科技档案、会计档案、声像档案进行录入、删除、修改。

每一个题名都对应一个文件，通过题名找着文件内容，实现全文录入。

输入数据（报盘数据格式要求、输入数据样式）

1、文书档案的录入：

对文书档案按一级类目下保管期限的大流水进行录入，主要是对0到6大类即党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、财务审计、人事劳资、其他文档，保管期限主要分永久、长期、短期。

流水号、类目名称、分类号、部门、文件类型、字号、文号、日期、盒号、归档号、件号、文件题名、主题词、附件、责任者、缩微号、页数、保管期限、密级、归档标志、备注。

2、科技档案的录入：

按年度及工程代号进行大流水录入。

文件卡片：

流水号、案卷号、卷内序、档号、工程代号、字号、文件题名、责任

者、日期、保管期限、密级、主题词、缩微号、本数、页数、图纸张数、备注。

案卷卡片：

流水号、全宗号、目录号、案卷号、档号、工程代号、工程名称、案

卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级、缩微号、本数、页数、图纸张

数、库位号、备注、备考表。

3、会计档案录入：

4、声像档案录入：

按载体分类并细分录入，载体分照片、软盘、音像及缩微。

按照片录入：

流水号、卷内序、分类号、题号、事项说明、拍摄人、拍摄日期、

拍摄地点、保管期限、密级、底片号、参见号、备注（卡片录入）。

流水号、目

录号、分类号、题名、起始日期、截止日期、保管期限、密级、库位号、张数、

备注（案卷录入）。

数学计算模型

输出数据（报盘数据格式要求、报表样式）

2.1.3.2归档统计

数据流程：

功能描述：

对文书档案、科技档案、会计档案、声像档案进行归档统计，按类目名称和年度进行统计。

保管期限为永久的文件数目、长期的、短期的、未归档的以及文件总数，另外对科技档案、声像档案中不立卷和已立卷的进行统计。

输入数据（报盘数据格式要求、输入数据样式）

数学计算模型

输出数据（报盘数据格式要求、报表样式）

2.1.3.3档案查询

数据流程：

功能描述：

对文书档案、科技档案、会计档案、声像档案按各种统计进行查询（通用查询），按年度和档案类型查询。

输入数据（报盘数据格式要求、输入数据样式）

数学计算模型

输出数据（报盘数据格式要求、报表样式）

2.1.3.4打印报表

数据流程：

功能描述：

对文书档案、科技档案、会计档案、声像档案中报表进行打印.

输入数据（报盘数据格式要求、输入数据样式）

数学计算模型

输出数据（报盘数据格式要求、报表样式）

1、文书档案：

⑴归档文件封面：

全宗名称、年度、保管期限、机构、起止件号、盒号

⑵文档脊背：

全宗号、年度、保管期限、机构、起止件号、盒号（格式见下）

号

宗

全

度

年

限

期

管

保

构

机

号

件

止

起

号

盒

⑶归档文件目录：

件号、分类号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注

件号

分类号

责任者

文号

题名

日期

页数

备注

2、科技档案：

⑴科技档案封面：

档号、档案馆号、缩微号、工程名称、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级、档号

⑵科技档案脊背：

号

档

名

题

卷

案

⑶科技档案案卷目录：

工程代号、序号、档号、题名、份数、页数、图纸张数、密级、保管期限、编制单位、编制日期、备注

工程代号：

序号

档号

题名

份数

页数

图纸张数

密级

保管期限

编制单位

编制日期

备注

⑷科技档案卷内目录：

档号、顺序号、字号、责任者、题名、日期、页数、备注

档号：

顺序号

字号

责任者

题名

日期

页数

备注

⑸科技档案全引目录：

工程名称、档号、题名、编制日期、总页数、库位号、卷内序、字号、题名、责任者、页数、备注

工程名称：

档号

题

名

编制日期

总页数

库位号

卷内序

字号

题名

责任者

页数

备注

⑹科技档案文件目录：

工程代号、序号、日期、档号、文件题名、字号、责任者

工程代号：

序号

日期

档号

文件题名

字号

责任者

3、声像档案：

⑴声像档案卷内目录：

（按分类号和保管期限来打印）分类号、案卷号、序号、题名、拍摄日期、拍摄人、拍摄地点、底片号、备注

分类号：

案卷号：

序号

题名

拍摄日期

拍摄人

拍摄地点

底片号

备注

⑵事项卡：

题名，事项说明

⑶照片卡：

拍摄时间、拍摄地点、拍摄人、参卷号

⑷声像档案脊背：

号

宗

全

号

类

分

称

名

目

类

限

期

管

保

号

盒

⑸声像档案案卷目录：

（按分类号和保管期限来打印）序号、目录号、分类号、案卷号、题名，起始日期、截止日期、张数、密级

2.1.3.5档案借阅管理

数据流程：

功能描述：

对文书档案、科技档案、会计档案、声像档案按各类档案的借阅、归还、催还进行管理，并对借阅人次和卷次进行统计

1、借阅浏览及登记：

序号、本人代码、借阅人、年龄、性别、职称、职务、日期、单位、部门、文件题名、字号、分类号、案卷年代、保管期限、归档号、案卷号、卷内序、库位号、归还日期、是否归还、签收人

2、归还登记：

将借阅登记中“是否归还”的状态由借出改为已归还。

3、对借阅人次的统计

数学计算模型

1、借阅人次统计：

合计=本年度借阅次数+本年度还书次数。

输出数据（报盘数据格式要求、报表样式）

1、输出借阅人次统计表

2.1.3.6档案销毁

数据流程：

功能描述：

对文书档案、科技档案、会计档案、声像档案中需销毁的进行记录，一般将所选档案销毁直接进入档案销毁记录表。

另外还可恢复档案。

输入数据（报盘数据格式要求、输入数据样式）

数学计算模型

输出数据（报盘数据格式要求、报表样式）