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电子稿件的编校特点及对策

2004年8月

第20卷第4期

武警工程学院

JOURNALOFENGGCOLLEGEOFARMEDPOLICEFORCE

Aug.2004

Vl01.20No.4

【编辑学研究】

电子稿件的编校特点及对策

刘彦超

（武警学院训练部,河北廊坊065000）

【摘要】磁盘稿,电子邮件等电子稿件已经

成为主要的稿件形式,编校活动正朝着无纸化作业

和人机结合方向发展.根据电子稿件的编校特点,

可对电子稿件编校采取8种相应对策.

【关键词】电子稿件;编辑;校对;特点;对策

随着科学技术的迅猛发展和电子计算机在出版

行业的普及应用,出版业逐渐告别"铅与火"时代,

进入"电与磁"时代.稿件实现了从手写稿向电子

稿件的转变,磁盘稿,电子邮件已经成为主要的稿件

形式,编校活动正朝着无纸化作业和人机结合方向

发展.电子稿件不用录入便可直接进行排版,简化

了出版环节,缩短了出版周期,适应了市场经济的节

奏和信息时代的步伐.但它同时也存在着诸如系统

不兼容,容易丢失损坏等缺点,给编校活动带来了新

的问题.

1电子稿件的编校,特点

1,1编校客体无纸化,原稿与校样合二为一.对于

磁盘稿,电子邮件等电子稿件,其编校活动大都可以

通过计算机操作进行.编辑可直接在计算机上编辑

稿件,能够方便快捷地进行字词增删,改错,段落句

子调整等操作;还可以利用"查找""替换"命令,迅速

而准确地改正某些共性错误.在电子稿件的校对活

动中,原稿即校样,校样即原稿,两者合二为一.校

对方式也由进行原稿和校样的对照,变为在计算机

上直接进行通读校对.

1.2原稿中作者留错增多.以往的手写稿大都由

作者亲自誊写,笔误较少.电子稿件在录入过程中,

由于受主观或客观条件影响,极易出现有违作者原

意的输入错误.用拼音输入法输入文字时,常常需

要从一组同音字中选择字词,往往由于视觉失误或

手指按键错误,错选了其他同音字词,如"讲师"输入

为"将士"等;用五笔字型输入法输入文字时,有时需

要从编码相同的一组字词中进行选择,也往往会选

错字词,如"纪念"输入为"纠集"等.另外,在输入过

程中,由于手指击键不准确,或者左右手配合不协

调,也会产生各种输入错误.有些作者的稿件是由

别人录入的,产生的输入错误更为多见:

有时,由于

作者手写稿潦草难辨,录入者可能误输入另外一些

字形相近的字词,如"于"输入为"了","人"输入为

"入","日"输入为"日","乃"输入为"13","巧"输入

为"23"等.有时,录入者会因为视觉失误,错将合体

字分为独体字,把独体字合为合体字,如"腋"输入

为"月夜","女子"输入为"好"等.在稿件的录入过

程中,有时还要用到"剪切""复制"操作,使用不当也

会产生输入错误.文章内容衔接不上,或出现大段

重复,多由此原因导致.稿件录入后,如果作者不仔

细校对,电子稿件中就会遗留大量的录入错误.部

分作者急功近利,缺乏严谨的治学态度,不注重实践

考证,在其提交的"速成稿"中,往往包含着大量的知

识性错误.

1.3稿件中编辑留错增多.当今社会是信息爆炸

的时代,学科分工日益细化但编辑的精力有限,不可

能对所有稿件涉及领域知识都精通.随着市场经济

的发展,印刷业竞争加剧,编辑工作重心逐渐转向策

划,编辑加工日益粗放.电子稿件较手写稿字迹清

晰,字体规范,编辑在审稿时容易疏忽大意,一目十

行,从而察觉不到文字的细微差异.编辑加工稿件

时,长时间注视电脑屏幕,容易造成眼睛疲劳,再加

上编辑审稿采取线性阅读方式,常常对错误"视而不

见".另外,编辑在电脑上直接编辑电子稿件,有时

会由于操作失误而产生新的排版错误.如果文章中

有几处相同或相近的语句,编辑在改稿时可能改错

地方.以上种种原因,导致了编辑加工后,电子稿件

中依然遗留着许多知识性错误和排版,录入错误.

1.4校对活动日趋重要.有人认为,电子稿件原稿

和校样合二为一,不再需要校异同,校对工作已没有

独立存在的必要,主张实行"编校合一".实践证明,

收稿日期:

2003—12—02

作者简介:

刘彦超（1975一）.男.河jE衡水人.武警学院训练部<武警学院）编辑部编辑,助教,中尉.

武警工程学院2004年第4期

电子稿件经由编辑加工后,较纸介质稿件留有更多

的错误,需要校对员去查漏补缺.因此,校对工作不

但不能取消,而且需要进一步加强.

随着电子稿件的普及,校对功能的侧重点也发

生了改变.传统的校对活动以校异同为主,主要通

过原稿和校样的对照,找出校样中不同于原稿的

"异",而校是非只是附加功能.电子稿件校异同不

再是校对的主要功能,校是非则被提升为校对的主

要功能.电子稿件集作者知识性差错,录排差错与

编辑留错于一体,集原稿之"非"与校样之"异"于一

体,并且把校是非与校异同的功能混同在一起.电

子稿件只能采用通读校法来校是非,稿件中不同于

作者原意,本意的"异",不能单独剥离出来,只能作

为"非"来处理.不同于作者原意,本意的"异",加上

作者留在稿件中的"非",以及编辑加工留在原稿中

的"非",都需要通过通读,校是非来猎取.必须指

出,这里的"非"大都是显性错误,而不是隐性差错.

可见,在电子稿件的校对活动中,校是非成为主要校

对功能,通读校法成了最主要的校对方法.

但这并不意味着在电子稿件校对中,校异同完

全没有了用武之地.作为一种校对功能,校异同在

核红,技术整理,对片等工作中仍然用得着;作为一

种校对方法,校异同（对校法）在校是非中依然有着

广泛的应用.对于一些显性错误,主要从校异同切

入,据异同以定是非;即先校异同,再校是非,采用

"双校结合"法.如通过上下文比照,前后比照,图文

比照,文注比照,校样与国家规范标准比照,校样与

人脑中储备知识比照,校样与工具书或相关书籍比

照,校样与校对软件字词库比照（由计算机完成）等,

都有助于发现疑点和判断是非.所以,只要校对活

动存在,校异同和校是非就会永远存在和并重.只

是,在电子稿件的校对过程中,以校是非为主,校是

非,校异同并重.

2电子稿件的编校对策

2.1要加强电子稿件的查杀毒工作.众所周知,计

算机世界里存在着形形色色的病毒,这些病毒轻者

影响计算机的运行速度,重者会引起计算机系统的

瘫痪及硬件的损伤.如果作者提交的磁盘或发送的

电子邮件附件中携带着计算机病毒,那么,当我们对

这些电子稿件进行操作时,本地计算机就有可能染

上病毒,造成计算机的软硬件损伤,从而影响编校工

作的顺利进行.因此,编辑部用来接收,处理电子邮

件或磁盘稿的计算机务必要安装上杀毒软件,开启

实时监控功能,并注意及时更新病毒库.

2.2要对来稿及时备份.虽然电子稿件保存方便,

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但也极易丢失.如机器故障可能引起数据丢失,磁

盘损坏会导致稿件无法读取等.因此,接收到电子

稿件后,要及时备份到计算机硬盘上.为确保安全,

可以在多台计算机上分别备份.另外,电子稿件操

作的不可逆性,也决定了一定要对电子稿件进行备

份,所有操作都应在备份中进行.

2.3检查打印稿和电子稿件是否一致.在编校实

践中,经常会遇到打印稿和电子稿件内容不一致的

情况,有的甚至内容出入较大.作者在写作过程中,

大多几易其稿.有时,打印完毕后,电子稿件又有改

动,而没有重新打印或在打印稿中作相应改动;有

时,电子稿件改动后没有重新拷贝或存盘失败;有

时,由于作者疏忽,提交的打印稿是甲文,而磁盘中

却是乙文.有的编辑在作者提交的打印稿上审稿,

而校对人员在电子稿件中直接校对.如果两者不一

致,就会给编校工作带来诸多麻烦.因此,如果编辑

在作者提交的打印稿上审稿,就要检查其与电子稿

件是否相符,以免造成人力,物力的浪费.如果两者

不一致,就要与作者取得联系,确定原稿,再进行编

辑加工.

2.4要着重注意文件格式转换差错.Word,WPS

等文字操作系统,界面直观,操作方便,深受广大作

者的青睐.方正系统虽然界面不很直观,操作相对

复杂,但在排版方面性能卓越,且字模美观,特别是

外文字母的字模要比Word美观,因此为大多数出

版社（编辑部）所采用.由于作者和出版社（编辑部）

采用的操作系统不兼容,大多数电子稿件都需要转

换成纯文本,然后再在方正系统中排版.有些作者

使用的操作系统不太常用,编辑部无相应软件,无法

读取和转换文件,给编校工作带来困难.对此,编辑

部应通过"征稿启事"等方式对作者稿件所用操作系

统有所规定,提倡作者提交纯文本文稿.

别外,稿件在转换过程中极易发生错误.有些

稿件转换后会出现莫明其妙的乱码;文稿中的图表,

公式等转换后会丢失或者出现乱排现象;文史类稿

件中常常需要造字,生僻字转换后往往表现为错字

或空格;一些外文字母,特别是希腊字母,在转换过

程中也容易出现错误;转化成纯文本后,还会造成文

字格式的丢失,如字体,字号,斜体,上下标等.对

此,编辑要对照原稿一一核对改正,以便排版人员重

新造字,设定格式,输入公式,图表.在校对时,校对

人员要对这些地方反复校对.

2.5编辑和校对要合理分工.囿于主客观条件,编

辑不可能发现,改正文稿中的所有差错.校对工作

与编辑工作"同源,分流,合作,同归",是编辑工作的

刘彦超:

电子稿件的编校特点及对策

延续,是对编辑工作的补充和完善.作为最重要的

出版条件,校对的作用在于将文字差错和其他差错

消灭在出版之前,从而保证出版物的传播价值和积

累价值.因此,校对员要改变传统的"对原稿负责"

的观念,要"对读者负责,对社会负责",从校异同为

主转变为校是非,校异同并举,积极主动地为编辑工

作查漏补缺.

在电子稿件的编校过程中,校对与编辑工作要

有所侧重.责任编辑主要负责稿件的布局谋篇等宏

观方面工作,以及改正稿件中的知识性错误;而校对

通过对稿件的通读检查,重点放在改正错别字,保证

用字用词符合国家标准和规范,并做好技术整理.

从语言文字方面来讲,责任编辑做的工作是"清源",

校对人员做的工作是"净后".总之,编校必须分工,

但又必须互有交叉,不能各自为政,截然分开;编校

必须合作,但又必须各有侧重,不能彼此混同,合二

为一.

2.6倡导校对主体多元化.校对主体多元化,指作

者,编辑,校对三者共同参与校对,交叉纠正错误,共

同防止疏漏.自校的优势在于,作者对稿件有总体

把握,掌握稿件涉及领域的知识,能够发现稿件中遗

留的专业,技术错误.编辑校对,属于半自校,其优

势在于,对稿件有全面了解,并熟悉相关知识,能够

发现一般校对者和作者难以察觉的综合性,学识性

错误.但两者也有劣势:

在阅读方式上"得意忘形",

往往难以感知个体字符的差异;在阅读心态上"自我

欣赏",往往难以查疑猎错;因熟悉内容而导致"熟能

生错",对字里行间的差错往往"视而不见";校核时

一

扫而过,往往前后失顾,难以察觉内在矛盾.而这

些劣势,正好可由校对员的相对优势弥补.校对员

属于他校,态度客观,不先入为主,谙熟出错规律,在

校对方法和操作技术及与校对有关的标准化,规范

化知识的掌握上,都是作者和编辑无法比拟的.总

之,只有三个校对主体优势互补,才能最大限度地消

灭差错,从而保证出版物的质量.

2.7采用人机结合的"双校结合法".出版物质量

的提高.还有赖于校对软件的应用.校对软件校对

范围广,校对速度快,功能多.但它采用基于分词和

词间接续关系的方法编制,所采用的语法模型不可

能同汉语完全吻合,因此误报率和漏报率较高,均在

50%以上.校对软件对于常见错别字,专有名词,成

语等的校对十分有效,但对辨别语法,逻辑及标点符

号,数字,量和单位等用法错误,几乎无能为力.校

对软件只能通过稿件与其字词库的比对来校异同,

不能校是非,其报错也需要校对人员去判断排除.

人有机器所不具备的智慧,长于"校是非",却往往由

于生理疲劳,注意分散,先入为主以及个人知识局限

性的影响,出现漏校,错改.机校异同速度快,人校

是非效果好,两者优势互补,采取人机结合的"双校

结合法"是提高出版物质量的快速有效的途径.一

方面,我们可以利用校对软件查验改正同音字,近形

字,多字,漏字的差错,以及专有名词,成语等一般性

差错,即利用校对软件改正稿件中的显性错误;另一

方面,稿件中的隐性错误,则可通过校对员通读校是

非来解决.实践证明,除文言文,音乐,化学等理工

科专业稿件（误报率较高,人工排除费时费力）外,大

多数稿件都可采用人机结合的"双校结合法"来校

对.

2-8加强职业道德和学识修养.编校工作是一项

艰苦细致的脑力劳动,没有"为他人作嫁衣"的奉献

精神和高度的责任心是不可能胜任的.在编校过程

中,要"猎错如猎仇",不放过任何一个可疑之处,向

作者请教,向专家请教,向书本请教.编校人员要本

着对社会,作者,读者负责的责任感与使命感,爱岗

敬业,认真负责,把消灭一切差错作为终极目的和道

德责任.

我国已经进入知识经济时代,新学科,新知识,

新信息层出不穷.这些知识和信息会在稿件中有不

同程度的体现.编校人员只有通过各种途径不断学

习,才能跟上时代步伐,才能恰当,准确地处理稿件.

编校人员在学习专业知识,技能和各种新知识

的同时,还要熟练掌握计算机操作及网络知识,充分

利用计算机为编校活动服务.如利用校对软件校对

文稿,利用金山词霸等软件查英语单词,成语.利于

一

些相关软件查邮政编码,上网检索稿件涉及的相

关知识,等等.

总之,编校人员只有不断提高专业知识水平,不

断更新知识结构,加强责任心,发扬默默无闻的奉献

精神和认真细致,一丝不苟的工作作风,针对电子稿

件编校过程中常见问题采取有力措施,才能出高质

量的期刊.

参考文献:

[】]别道玉.电子原稿校对的特点及处理[N].中国新闻出版报.

2003一O9—18（03）.

[2]孙培境.汉文字校雠的源流与传承[J].出版科学.2002,

（1）.

[3]周奇.校对理论研究七年[J].出版科学,2002.（增刊）.

[4]张兴田.磁盘原稿与编校工作[J].出版科学,2001.（4）.

[5]徐扬.磁盘稿的编校特点[J].出版科学,2001.（3）.

[6]刘理忠.对提高编校质量的思考[J].出版科学.2001,（4）.

（责任编辑:

余炳毛）

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