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1、doc电子稿件的编校特点及对策电子稿件的编校特点及对策2004年8月第20卷第4期武警工程学院JOURNALOFENGGCOLLEGEOFARMEDPOLICEFORCEAug.2004Vl01.20No.4【编辑学研究】电子稿件的编校特点及对策刘彦超(武警学院训练部,河北廊坊065000)【摘要】磁盘稿,电子邮件等电子稿件已经成为主要的稿件形式,编校活动正朝着无纸化作业和人机结合方向发展.根据电子稿件的编校特点,可对电子稿件编校采取8种相应对策.【关键词】电子稿件;编辑;校对;特点;对策随着科学技术的迅猛发展和电子计算机在出版行业的普及应用,出版业逐渐告别铅与火时代,进入电与磁时代.稿件实现

2、了从手写稿向电子稿件的转变,磁盘稿,电子邮件已经成为主要的稿件形式,编校活动正朝着无纸化作业和人机结合方向发展.电子稿件不用录入便可直接进行排版,简化了出版环节,缩短了出版周期,适应了市场经济的节奏和信息时代的步伐.但它同时也存在着诸如系统不兼容,容易丢失损坏等缺点,给编校活动带来了新的问题.1电子稿件的编校,特点1,1编校客体无纸化,原稿与校样合二为一.对于磁盘稿,电子邮件等电子稿件,其编校活动大都可以通过计算机操作进行.编辑可直接在计算机上编辑稿件,能够方便快捷地进行字词增删,改错,段落句子调整等操作;还可以利用查找替换命令,迅速而准确地改正某些共性错误.在电子稿件的校对活动中,原稿即校样

3、,校样即原稿,两者合二为一.校对方式也由进行原稿和校样的对照,变为在计算机上直接进行通读校对.1.2原稿中作者留错增多.以往的手写稿大都由作者亲自誊写,笔误较少.电子稿件在录入过程中,由于受主观或客观条件影响,极易出现有违作者原意的输入错误.用拼音输入法输入文字时,常常需要从一组同音字中选择字词,往往由于视觉失误或手指按键错误,错选了其他同音字词,如讲师输入为将士等;用五笔字型输入法输入文字时,有时需要从编码相同的一组字词中进行选择,也往往会选错字词,如纪念输入为纠集等.另外,在输入过程中,由于手指击键不准确,或者左右手配合不协调,也会产生各种输入错误.有些作者的稿件是由别人录入的,产生的输入

4、错误更为多见:有时,由于作者手写稿潦草难辨,录入者可能误输入另外一些字形相近的字词,如于输入为了,人输入为入,日输入为日,乃输入为13,巧输入为23等.有时,录入者会因为视觉失误,错将合体字分为独体字,把独体字合为合体字,如腋输入为月夜,女子输入为好等.在稿件的录入过程中,有时还要用到剪切复制操作,使用不当也会产生输入错误.文章内容衔接不上,或出现大段重复,多由此原因导致.稿件录入后,如果作者不仔细校对,电子稿件中就会遗留大量的录入错误.部分作者急功近利,缺乏严谨的治学态度,不注重实践考证,在其提交的速成稿中,往往包含着大量的知识性错误.1.3稿件中编辑留错增多.当今社会是信息爆炸的时代,学科

5、分工日益细化但编辑的精力有限,不可能对所有稿件涉及领域知识都精通.随着市场经济的发展,印刷业竞争加剧,编辑工作重心逐渐转向策划,编辑加工日益粗放.电子稿件较手写稿字迹清晰,字体规范,编辑在审稿时容易疏忽大意,一目十行,从而察觉不到文字的细微差异.编辑加工稿件时,长时间注视电脑屏幕,容易造成眼睛疲劳,再加上编辑审稿采取线性阅读方式,常常对错误视而不见.另外,编辑在电脑上直接编辑电子稿件,有时会由于操作失误而产生新的排版错误.如果文章中有几处相同或相近的语句,编辑在改稿时可能改错地方.以上种种原因,导致了编辑加工后,电子稿件中依然遗留着许多知识性错误和排版,录入错误.1.4校对活动日趋重要.有人认

6、为,电子稿件原稿和校样合二为一,不再需要校异同,校对工作已没有独立存在的必要,主张实行编校合一.实践证明,收稿日期:20031202作者简介:刘彦超(1975一).男.河jE衡水人.武警学院训练部<武警学院)编辑部编辑,助教,中尉.武警工程学院2004年第4期电子稿件经由编辑加工后,较纸介质稿件留有更多的错误,需要校对员去查漏补缺.因此,校对工作不但不能取消,而且需要进一步加强.随着电子稿件的普及,校对功能的侧重点也发生了改变.传统的校对活动以校异同为主,主要通过原稿和校样的对照,找出校样中不同于原稿的异,而校是非只是附加功能.电子稿件校异同不再是校对的主要功能,校是非则被提升为校对的主

7、要功能.电子稿件集作者知识性差错,录排差错与编辑留错于一体,集原稿之非与校样之异于一体,并且把校是非与校异同的功能混同在一起.电子稿件只能采用通读校法来校是非,稿件中不同于作者原意,本意的异,不能单独剥离出来,只能作为非来处理.不同于作者原意,本意的异,加上作者留在稿件中的非,以及编辑加工留在原稿中的非,都需要通过通读,校是非来猎取.必须指出,这里的非大都是显性错误,而不是隐性差错.可见,在电子稿件的校对活动中,校是非成为主要校对功能,通读校法成了最主要的校对方法.但这并不意味着在电子稿件校对中,校异同完全没有了用武之地.作为一种校对功能,校异同在核红,技术整理,对片等工作中仍然用得着;作为一

8、种校对方法,校异同(对校法)在校是非中依然有着广泛的应用.对于一些显性错误,主要从校异同切入,据异同以定是非;即先校异同,再校是非,采用双校结合法.如通过上下文比照,前后比照,图文比照,文注比照,校样与国家规范标准比照,校样与人脑中储备知识比照,校样与工具书或相关书籍比照,校样与校对软件字词库比照(由计算机完成)等,都有助于发现疑点和判断是非.所以,只要校对活动存在,校异同和校是非就会永远存在和并重.只是,在电子稿件的校对过程中,以校是非为主,校是非,校异同并重.2电子稿件的编校对策2.1要加强电子稿件的查杀毒工作.众所周知,计算机世界里存在着形形色色的病毒,这些病毒轻者影响计算机的运行速度,

9、重者会引起计算机系统的瘫痪及硬件的损伤.如果作者提交的磁盘或发送的电子邮件附件中携带着计算机病毒,那么,当我们对这些电子稿件进行操作时,本地计算机就有可能染上病毒,造成计算机的软硬件损伤,从而影响编校工作的顺利进行.因此,编辑部用来接收,处理电子邮件或磁盘稿的计算机务必要安装上杀毒软件,开启实时监控功能,并注意及时更新病毒库.2.2要对来稿及时备份.虽然电子稿件保存方便,78但也极易丢失.如机器故障可能引起数据丢失,磁盘损坏会导致稿件无法读取等.因此,接收到电子稿件后,要及时备份到计算机硬盘上.为确保安全,可以在多台计算机上分别备份.另外,电子稿件操作的不可逆性,也决定了一定要对电子稿件进行备

10、份,所有操作都应在备份中进行.2.3检查打印稿和电子稿件是否一致.在编校实践中,经常会遇到打印稿和电子稿件内容不一致的情况,有的甚至内容出入较大.作者在写作过程中,大多几易其稿.有时,打印完毕后,电子稿件又有改动,而没有重新打印或在打印稿中作相应改动;有时,电子稿件改动后没有重新拷贝或存盘失败;有时,由于作者疏忽,提交的打印稿是甲文,而磁盘中却是乙文.有的编辑在作者提交的打印稿上审稿,而校对人员在电子稿件中直接校对.如果两者不一致,就会给编校工作带来诸多麻烦.因此,如果编辑在作者提交的打印稿上审稿,就要检查其与电子稿件是否相符,以免造成人力,物力的浪费.如果两者不一致,就要与作者取得联系,确定

11、原稿,再进行编辑加工.2.4要着重注意文件格式转换差错.Word,WPS等文字操作系统,界面直观,操作方便,深受广大作者的青睐.方正系统虽然界面不很直观,操作相对复杂,但在排版方面性能卓越,且字模美观,特别是外文字母的字模要比Word美观,因此为大多数出版社(编辑部)所采用.由于作者和出版社(编辑部)采用的操作系统不兼容,大多数电子稿件都需要转换成纯文本,然后再在方正系统中排版.有些作者使用的操作系统不太常用,编辑部无相应软件,无法读取和转换文件,给编校工作带来困难.对此,编辑部应通过征稿启事等方式对作者稿件所用操作系统有所规定,提倡作者提交纯文本文稿.别外,稿件在转换过程中极易发生错误.有些

12、稿件转换后会出现莫明其妙的乱码;文稿中的图表,公式等转换后会丢失或者出现乱排现象;文史类稿件中常常需要造字,生僻字转换后往往表现为错字或空格;一些外文字母,特别是希腊字母,在转换过程中也容易出现错误;转化成纯文本后,还会造成文字格式的丢失,如字体,字号,斜体,上下标等.对此,编辑要对照原稿一一核对改正,以便排版人员重新造字,设定格式,输入公式,图表.在校对时,校对人员要对这些地方反复校对.2.5编辑和校对要合理分工.囿于主客观条件,编辑不可能发现,改正文稿中的所有差错.校对工作与编辑工作同源,分流,合作,同归,是编辑工作的刘彦超:电子稿件的编校特点及对策延续,是对编辑工作的补充和完善.作为最重

13、要的出版条件,校对的作用在于将文字差错和其他差错消灭在出版之前,从而保证出版物的传播价值和积累价值.因此,校对员要改变传统的对原稿负责的观念,要对读者负责,对社会负责,从校异同为主转变为校是非,校异同并举,积极主动地为编辑工作查漏补缺.在电子稿件的编校过程中,校对与编辑工作要有所侧重.责任编辑主要负责稿件的布局谋篇等宏观方面工作,以及改正稿件中的知识性错误;而校对通过对稿件的通读检查,重点放在改正错别字,保证用字用词符合国家标准和规范,并做好技术整理.从语言文字方面来讲,责任编辑做的工作是清源,校对人员做的工作是净后.总之,编校必须分工,但又必须互有交叉,不能各自为政,截然分开;编校必须合作,

14、但又必须各有侧重,不能彼此混同,合二为一.2.6倡导校对主体多元化.校对主体多元化,指作者,编辑,校对三者共同参与校对,交叉纠正错误,共同防止疏漏.自校的优势在于,作者对稿件有总体把握,掌握稿件涉及领域的知识,能够发现稿件中遗留的专业,技术错误.编辑校对,属于半自校,其优势在于,对稿件有全面了解,并熟悉相关知识,能够发现一般校对者和作者难以察觉的综合性,学识性错误.但两者也有劣势:在阅读方式上得意忘形,往往难以感知个体字符的差异;在阅读心态上自我欣赏,往往难以查疑猎错;因熟悉内容而导致熟能生错,对字里行间的差错往往视而不见;校核时一扫而过,往往前后失顾,难以察觉内在矛盾.而这些劣势,正好可由校

15、对员的相对优势弥补.校对员属于他校,态度客观,不先入为主,谙熟出错规律,在校对方法和操作技术及与校对有关的标准化,规范化知识的掌握上,都是作者和编辑无法比拟的.总之,只有三个校对主体优势互补,才能最大限度地消灭差错,从而保证出版物的质量.2.7采用人机结合的双校结合法.出版物质量的提高.还有赖于校对软件的应用.校对软件校对范围广,校对速度快,功能多.但它采用基于分词和词间接续关系的方法编制,所采用的语法模型不可能同汉语完全吻合,因此误报率和漏报率较高,均在50%以上.校对软件对于常见错别字,专有名词,成语等的校对十分有效,但对辨别语法,逻辑及标点符号,数字,量和单位等用法错误,几乎无能为力.校

16、对软件只能通过稿件与其字词库的比对来校异同,不能校是非,其报错也需要校对人员去判断排除.人有机器所不具备的智慧,长于校是非,却往往由于生理疲劳,注意分散,先入为主以及个人知识局限性的影响,出现漏校,错改.机校异同速度快,人校是非效果好,两者优势互补,采取人机结合的双校结合法是提高出版物质量的快速有效的途径.一方面,我们可以利用校对软件查验改正同音字,近形字,多字,漏字的差错,以及专有名词,成语等一般性差错,即利用校对软件改正稿件中的显性错误;另一方面,稿件中的隐性错误,则可通过校对员通读校是非来解决.实践证明,除文言文,音乐,化学等理工科专业稿件(误报率较高,人工排除费时费力)外,大多数稿件都

17、可采用人机结合的双校结合法来校对.2-8加强职业道德和学识修养.编校工作是一项艰苦细致的脑力劳动,没有为他人作嫁衣的奉献精神和高度的责任心是不可能胜任的.在编校过程中,要猎错如猎仇,不放过任何一个可疑之处,向作者请教,向专家请教,向书本请教.编校人员要本着对社会,作者,读者负责的责任感与使命感,爱岗敬业,认真负责,把消灭一切差错作为终极目的和道德责任.我国已经进入知识经济时代,新学科,新知识,新信息层出不穷.这些知识和信息会在稿件中有不同程度的体现.编校人员只有通过各种途径不断学习,才能跟上时代步伐,才能恰当,准确地处理稿件.编校人员在学习专业知识,技能和各种新知识的同时,还要熟练掌握计算机操

18、作及网络知识,充分利用计算机为编校活动服务.如利用校对软件校对文稿,利用金山词霸等软件查英语单词,成语.利于一些相关软件查邮政编码,上网检索稿件涉及的相关知识,等等.总之,编校人员只有不断提高专业知识水平,不断更新知识结构,加强责任心,发扬默默无闻的奉献精神和认真细致,一丝不苟的工作作风,针对电子稿件编校过程中常见问题采取有力措施,才能出高质量的期刊.参考文献:】别道玉.电子原稿校对的特点及处理N.中国新闻出版报.2003一O918(03).2孙培境.汉文字校雠的源流与传承J.出版科学.2002,(1).3周奇.校对理论研究七年J.出版科学,2002.(增刊).4张兴田.磁盘原稿与编校工作J.出版科学,2001.(4).5徐扬.磁盘稿的编校特点J.出版科学,2001.(3).6刘理忠.对提高编校质量的思考J.出版科学.2001,(4).(责任编辑:余炳毛)79