违规行为问责管理制度.docx
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违规行为问责管理制度
违规行为问责管理制度
制定目的
为规范公司经营管理，有效遏制违规行为发生，保障公司持续、稳定、健康发展，根据国家有关法律、法规、监管规定，结合公司实际，制定本制度。
适用范围
本制度适用于和谐健康保险股份有限公司（以下简称“公司”）总公司各部门、各分支机构及其员工。
规范事项
一、总则
（一）术语定义
1.本制度所称违规行为是指违反公司纪律、规章制度、管理规程、岗位职责、工作流程、工作标准以及在经营管理及履职过程中违反国家法律法规、监管规定等，或给公司造成经济损失、负面影响或系统性风险的行为。
2.本制度中的“员工”是指与公司存在劳动合同关系的人员。
保险代理人、劳务派遣人员在公司期间发生本制度规定的违规行为，参照本制度执行。
3.本制度中的违规所得是指非法侵占公司财产及资金、违规利用公司财产经营所获得的收入，以及通过弄虚作假骗取的职级晋升及调薪、激励、奖金、实物奖励等。
4.本制度中的重大经济损失是指经济损失在人民币5000元及以上；较大经济损失是指经济损失在人民币2000元及以上、5000元以下；较小经济损失是指经济损失在人民币2000元以下。
（二）问责原则
1.客观公正原则。
对违规行为的责任界定及问责要客观公正、事实求是、问责与教育相结合。
2.查处一致原则。
对于违规行为，在查处过程中应遵循调查结论与问责依据、问责程度相一致的原则。
3.分级管理原则。
总、分公司依照管理层级和问责管理权限在各自的职权范围内行使问责权。
4.追加问责原则。
公司各级单位或员工因违规行为受到外部监管问责的，应按本制度进行追加问责；违规行为如涉嫌犯罪的，按照司法程序移交司法机关追究其刑事责任。
二、违规行为的问责方式
（一）纪律处分
根据员工违规行为严重程度，纪律处分由轻至重包括：
警告、记过、记大过、降级、撤职、开除。
（二）经济处理
根据员工违规行为对公司造成的经济损失程度，经济处理方式包括：
扣减绩效工资、取消绩效奖励、收回违规所得、赔偿经济损失。
（三）其他处理
除纪律处分和经济处理外，根据违规行为严重程度还可进行以下形式的问责，具体包括通报批评、取消评优、取消晋升和加薪、调离、停职、解除劳动合同。
（四）使用原则
三种问责方式可以同时使用。
三、违规行为的类别
违规行为按性质和情节轻重、给公司造成的经济损失、带来的风险（包括潜在风险）和危害程度，分为甲、乙、丙、丁、戊、己、经济问责七类，其中甲、乙、丙、丁、戊、己六类的具体违规行为内容参照《和谐健康保险股份有限公司行政管理制度》。
（一）甲类违规行为
甲类违规行为是指违反国家法律法规、监管部门规定或公司规章制度，性质特别恶劣、情节特别严重、给公司造成重大经济损失、名誉损害或带来重大潜在风险的违规行为。
对相应责任人给予经济处理和纪律处分：
1.经济处理：
取消全部绩效奖励、且收回违规所得、且赔偿经济损失。
2.纪律处分：
开除。
（二）乙类违规行为
乙类违规行为是指违反国家法律法规、监管部门规定或公司规章制度，性质恶劣、情节严重、给公司造成较大经济损失,或产生不利影响的违规行为。
对相应责任人给予经济处理，可视情况给予纪律处分或其他处理：
1.经济处理：
取消当月全部绩效奖励、且收回违规所得、且赔偿经济损失。
2.纪律处分可选范围：
降级、撤职、开除。
3.其他处理可选范围：
通报批评、取消评优、取消晋升和加薪、调离、停职、解除劳动合同。
（三）丙类违规行为
丙类违规行为是指违反国家法律法规、监管部门规定或公司规章制度，性质较为恶劣、情节较重、给公司造成较小经济损失的违规行为。
对相应责任人给予经济处理，可视情况给予一定的纪律处分或其他处理：
1.经济处理：
取消当月50%绩效奖励、且收回违规所得、且赔偿经济损失。
2.纪律处分可选范围：
记大过、降级、撤职。
3.其他处理可选范围：
通报批评、取消评优、取消晋升和加薪、调离、停职、解除劳动合同。
（四）丁类违规行为
丁类违规行为是指违反国家法律法规、监管部门规定或公司规章制度，情节较轻的违规行为。
对相应责任人给予经济处理，可视情况给予一定的纪律处分或其他处理：
1.经济处理：
取消当月20%绩效奖励、且收回违规所得。
2.纪律处分可选范围：
记过、记大过、降级、撤职。
3.其他处理可选范围：
通报批评、取消评优、取消晋升和加薪、调离、停职、解除劳动合同。
（五）戊类违规行为
戊类违规行为是指违反国家法律法规、监管部门规定或公司规章制度，情节轻微的违规行为。
对相应责任人给予经济处理，可视情况给予一定的纪律处分或其他处理：
1.经济处理：
取消当月10%绩效奖励、且收回违规所得。
2.纪律处分可选范围：
警告、记过、记大过、降级、撤职。
3.其他处理可选范围：
通报批评、取消评优、取消晋升和加薪、调离、停职、解除劳动合同。
（六）己类违规行为
己类违规行为是指违反国家法律法规、监管部门规定或公司规章制度，情节显著轻微的违规行为。
对相应责任人给予经济处理，可视情况给予一定的纪律处分或其他处理：
1.经济处理：
取消当月5%绩效奖励、且收回违规所得。
2.纪律处分可选范围：
警告、记过、记大过、降级。
3.其他处理可选范围：
通报批评、取消评优、取消晋升和加薪、调离、停职、解除劳动合同。
（七）经济问责
1.业务部门在对范本合同、外发文件行文用字、用词审核时，发现不当之处且经法律合规中心或文件起草人接受每修改一处，通过问责基金奖励发现人200元，从法律合规中心对应责任人或文件起草人的当月绩效奖励或绩效工资中扣除对应金额。
2.所有外发文件在文件行文用字、用词出现错字、语言不通等错误，被分公司总经理、总公司分管副总裁发现的，扣除前两级审批人当月绩效奖励200元；被总裁发现的，扣除前两级审批人当月绩效奖励500元。
3.能够按时上报的报件未按时上报，扣除责任部门经理级及以上层级责任人绩效工资或绩效奖励，每次3000元。
4.对于已签订的合同，如后期执行中发现合同条款存在错误或漏洞，造成公司损失的，合同签订部门和合同审核部门分别按造成损失额的50%承担责任。
5.各分支机构报总公司审核的合同、函件等公司文件，审核部门发现存在错别字，文件起草部门按每处错别字300元的标准承担责任（通过扣除绩效工资或奖金方式），此部分款项总公司将奖励给审核部门。
6.总公司批准使用的范本合同，如被发现存在错别字，法律合规中心按每处错别字600元的标准承担责任（通过扣除绩效工资或奖金方式），此部分款项公司将直接奖励给发现错别字的部门。
7.月办公会上报的材料，需列明列清本部门配合其它部门（机构）的工作明细和需其它部门（机构）配合本部门的工作明细；对存在的问题少报一项的，分公司总经理和总公司分管副总裁承担人民币1万元的责任（通过扣除绩效工资或奖金方式），有问题不处理的分公司总经理和总公司分管副总裁承担人民币2万元的责任（通过扣除绩效工资或奖金方式）。
8.档案室未按规定妥善存档、保管，造成文件遗失、毁损的，档案管理责任人、行政室经理承担全部损失。
9.若报批执行后的期权结果检查部门、行政室审核时发现存在误差的，差额部分由部门领导（机构负责人）、总公司分管副总裁各承担50%。
10.各分公司报至财务中心的期权完成情况若被财务中心审核发现有错误，由分公司总经理承担，若财务中心未审核出来，被检查部门审核出来，损失由财务中心承担。
11.因牵头部门未及时催办导致工作逾期的，牵头部门责任人与配合部门责任人共同承担责任及损失，各承担50％。
12.配合工作出现问题给公司造成损失，牵头部门和配合部门各承担50%责任，并承担全部损失。
如涉及多个配合部门，则主要责任部门承担50%责任，其余部门分摊50%责任，并承担全部损失。
13.出现问题各级必须全力以赴协调解决完成。
职责范围内的事情必须落实到位，确实需公司出面协调的经过断定方可。
如将不需公司协调的事宜推至公司协调解决，各部门领导承担双倍损失赔偿责任。
14.审核职责范围内的工作事项，包括但不限于合同、对外签署文件、监管报告、外报数据、支付费用等，各级审核人未发现问题，造成10万元以下损失，审核职责范围内的各级审核人员按比例承担。
造成公司10万元及以上损失，公司与其解除劳动合同，同时追究经济赔偿责任。
15、如给公司造成损失的行为发生时或发生后，相关审核人及各级管理人员不作为或未尽到职责，导致未发现、未处理、未及时避免损失发生或扩大的，对上述人员可按损失额的一定比例（最高不超过100%）进行经济处罚。
四、违规行为的责任界定
（一）违规行为责任人的分类
1.直接责任人：
指对违规行为负有直接责任的人员，即决策、组织、策划、实施或参与实施违规行为，或部署、授意、默许、胁迫、协助他人实施违规行为的人员，以及其他不履行或不正确履行职责，对形成违规风险、引发不良后果起直接作用的人员。
2.间接责任人：
指在职责范围内，不履行或不正确履行职责，未能有效制约或防范违规行为的发生，对形成违规风险、引发不良后果起间接作用的人员，包括经营管理责任人和其他间接责任人。
其中，经营管理责任人指负有经营管理责任的在中国银保监会及派出机构备案的公司各级高级管理人员及总公司部门、各分支机构部门负责人；其他间接责任人指与直接责任人有职责关系并与违规行为有关联的人员。
（二）违规行为责任人的界定
1.领导或上级部门负责人授意、指使经办人员违规办理业务，领导或上级部门负责人为直接责任人，经办人员为间接责任人。
2.由于经办人员、总公司部门、各分支机构提供情况不实，导致决策失误的，经办人员、总公司部门、各分支机构主要负责人为直接责任人，其他人员为间接责任人。
3.应由决策人进行事前调查而未履行职责，偏听下级提供情况导致决策失误的，决策人为直接责任人，其他人员为间接责任人。
4.经过集体研究的违规行为，主持研究会议的负责人为直接责任人，未发表不同意见的其他与会人员为间接责任人。
5.因分管领导和相关部门指导、检查力度不够而发生违规行为或违规行为责任不清，分管领导和相关部门负责人为直接责任人，相关人员为间接责任人。
6.发生群体违规行为，群体违规行为的带头人为直接责任人，其他参与违规行为的人员为间接责任人。
7.员工个人行为或过失导致的违规行为，违规员工个人为直接责任人，其直接主管为间接责任人。
8.对上述有关责任人的界定未明确表述的，以国家相关法律法规和公司有关规章制度为依据进行认定。
五、违规行为的问责标准
违规行为的问责分为一般问责和追加问责两类，一般问责是指依据违规行为的严重程度给予的问责；追加问责是指因涉及刑事责任、受到外部监管处罚而给予的内部问责，并按照监管要求给予相应的纪律处分。
（一）一般问责的标准
一般问责的违规行为类别及标准见本制度中的“违规行为类别”。
（二）追加问责的标准
1.需追加问责事项：
被依法追究刑事责任（涉及个人但机构无管理责任的除外），或受到限制业务范围、责令停止接受新业务、责令停业整顿、吊销经营保险业务许可证、20万元（含）以上罚款等问责管理。
追加问责标准：
每项对违规机构扣减可用费用最低20万元，最高50万元；每项对责任人扣减绩效奖金最低1万元，最高5万元。
2.需追加问责事项：
受到禁入保险业、责令撤换负责人、没收违法所得、没收非法财物、责令退回所收保费、撤销任职资格或者从业资格、10万元及以上20万元以下罚款等考核管理；分类监管或监管经营评价为D类的。
追加问责标准：
每项对违规机构扣减可用费用最低10万元，最高20万元；每项对责任人扣减绩效奖金最低0.5万元，最高3万元。
3.需追加问责事项：
受到警告、10万元以下罚款等监管处罚或分类监管评价为C类。
追加问责标准：
每项对违规机构扣罚可用费用最低2万元，最高10万元；每项对责任人扣罚绩效奖金最低0.1万元，最高0.5万元。
（三）从重和从轻问责的情形
1.有下列行为之一的，在一般问责标准的基础上从重问责，具体问责意见由公司问责管理组审议。
（1）在接受调查时串供或者伪造、销毁、隐匿证据的；
（2）订立攻守同盟或嫁祸于人，妨碍、阻挠、抗拒调查和问责管理的；
（3）包庇违规人员或打击报复检举人、调查人或检查人、证人等相关人员的；
（4）指使、唆使、强迫他人实施违规行为，损失重大或影响恶劣，造成严重后果的；
（5）不重视整改，屡查屡犯或在整改过程中弄虚作假，引发案件、风险或责任事故的；
（6）明知或应知其行为严重违反有关规定或损害公司利益，经他人劝阻仍继续实施违规行为；
（7）发现违规失职苗头或重大线索，不及时报告、制止、整改、纠正、处理或故意包庇隐瞒，引发或导致案件、风险、责任事故情节进一步加重的；
2.有下列情形之一的，在一般问责标准的基础上从轻问责，具体问责意见由公司问责管理组审议。
（1）积极配合调查取证，如实交代违规事实，主动检举揭发其他违规行为的；
（2）违规情节轻微，确有悔改表现，在风险事件发生后，积极主动处理，有效降低损失，主动退赃、挽回、追缴或赔偿所造成损失，有效避免或减轻不良后果的；
（3）积极开展自查自纠，未造成重大损失或恶劣影响的；
（4）新到岗工作不足6个月发生违规失职行为，情节较轻的；
（5）受到胁迫实施违规失职行为，经查证属实的；
（6）其他可以从轻或减轻的情形。
3.对于同一违规行为符合多项问责条件的，从重问责；存在多种同一类别违规行为的，从重问责；同一机构、部门或员工存在多种不同类别违规行为的，按最重一档从重问责管理。
（四）特殊问责情形
1.违规人员存在下列情形之一的，仍应依照本制度追究其责任：
已被依法追究刑事责任或已受到行政问责管理的；已经退休，但未超过2年（含2年）的；已经离岗、转岗的。
2.在问责决定下发过程中，如发现责任人与公司已解除劳动合同的，公司不再向其个人出具处罚决定。
3.相关责任人调离原工作岗位、转岗的情形，由发生违规行为的机构（部门）追究其责任，并将问责决定通知其现工作机构（部门）。
4.离职人员违法违规行为给公司造成损失的，公司保留对其追究法律责任的权利。
六、问责管理的组织体系及权限范围
（一）问责管理的组织体系
1.问责管理组
组长由总公司分管监察中心领导担任，常设组员包括公司人力资源中心、法律合规中心、查办部门的负责人及违规条线对应中心的负责人组成。
根据违规行为及责任人的具体情况组长可指定临时组员。
问责管理组的主要职责如下：
（1）对总公司层级问责管理权限范围内的问责事项进行审议；
（2）复核审议相关申辩事项；
（3）对分公司的问责争议事项进行复议；
（4）审核违规行为管理制度。
2.问责管理组秘书
问责管理组秘书设在监察中心，其主要职责：
（1）总公司层级问责管理建议的接收；
（2）问责会议的组织及记录；
（3）问责管理决定的下发及问责执行的追踪；
（4）申辩事项的登记、管理及汇报等工作；
（5）问责相关档案的管理；
（6）对分公司问责管理小组的工作进行管理和指导。
3.分公司问责管理小组
各分公司可设立分公司问责管理小组，组长由分公司分管合规的负责人担任，成员由分公司的风险合规、人力资源、财务管理、查办部门等部门负责人组成（涉及违规行为的部门负责人可列席），主要职责：
（1）对管辖权内的违规行为进行问责；
（2）管理问责管理小组工作档案；
（3）处理相关申辩事项；
（4）向总公司人力资源中心、监察中心备案分公司问责结果。
分公司问责管理小组应指定分公司问责管理协调人。
（二）问责管理的权限范围
1.总公司层级问责权限
总公司问责管理组对以下违规行为进行问责：
（1）总公司各部门开展调查并对违规行为行使问责建议权的事项，不区分责任人所在部门或机构，均由总公司问责；
（2）责任人为总公司员工、分公司及下辖机构的班子成员、总公司委派人员的违规行为；
（3）分公司及下辖机构建议对员工给予下列问责建议的情形：
①纪律处分为撤职、开除；
②经济处理为收回违规所得、赔偿经济损失；
③其他处理为停职、解除劳动合同。
（4）需进行追加问责的违规行为。
2.分公司问责权限
分公司问责管理小组对以下违规行为进行问责：
（1）对其辖内所管理员工行使问责权；（不包含总公司层级问责权限）
（2）有权对总公司委派人员提出问责建议；
（3）分公司在行使问责权后，应将问责情况及档案向总公司监察中心报备。
3.例外情形
一般情况下，总公司不对分公司问责权限范围内员工行使问责权，但总公司认为有必要的除外。
（三）特殊情况
涉及公司副总裁及以上层级高级管理人员的违规行为事项，需报董事长审批后启动调查程序，经董事会审议后执行问责。
七、违规行为的问责程序
（一）问责建议的提议
1.一般情况的提议
公司监察中心依照其职责，有权对公司系统内各层级人员的各种违法违规行为进行检查，并提出问责建议；
公司审计中心依照监管规定和内部审计项目审计结果，有权对各种违法违规行为提出问责建议；
公司法律合规中心依照外部监管问责情况及公司风险排查、合规检查结果，有权对受到外部监管问责的行为及各种违法违规行为提出追加问责或问责建议；
风险管理部有权依据偿二代相关风险管理规定及风险监测情况，对各种违法违规行为提出问责建议；
公司其他部门或机构依照各自管理权限，有权对其管理范围内的违规行为提出问责建议。
2.特殊事项的提议
（1）公司各部门或人员若发现超出本部门或岗位职责权限的违规行为和线索，应及时提供给监察中心，由监察中心评估请示公司领导后进行调查核实，并提出问责建议。
（2）对其他途径发现的重大违规行为或遇特殊情况时，公司领导可直接指定相关部门进行查办，并由其提出相应的问责建议。
3.问责提议的原则
行使问责建议权的部门（机构）进行违规事实认定时，应严格履行相关调查程序和操作规程，充分听取被调查机构和当事人的事实陈述和申辩，必要时应听取相关部门或人员的意见，并保留相关证据，做到“事实清楚、证据确凿、程序合法、定性准确”。
（二）问责建议的提交及审议
1.行使问责建议权的部门（机构）对违规事项核查确认后，应在3个工作日内依照本制度规定提交书面《问责建议书》，总公司报问责管理组秘书、分公司报分公司问责管理协调人。
（1）《问责建议书》需列明调查的违规事项、问责建议依据的制度和条款，提交《问责建议书》的同时需一并提供调查核实的工作底稿、被调查当事人问询笔录、书面陈述和申辩资料等；
（2）《问责建议书》需由问责提议部门（机构）负责人确认，可通过OA报件审批或签字确认，如问责提议部门（机构）暂无正式负责人则由人力资源中心授权的临时主持工作人员代签字；
（3）问责管理组秘书（分公司问责管理协调人）在接收《问责建议书》后登记问责工作台账，并报监问责管理组（问责管理小组）组长阅知。
2.问责管理组秘书（分公司问责管理协调人）在接到《问责建议书》后，应在十个工作日内召开问责会议，对所提交的问责建议进行审议。
问责管理组会议前三天根据问责管理组组长的意见，确定临时成员、会议开展方式、会议时间，并通知问责管理组成员。
问责会议召开方式可有以下几种：
（1）现场会议，通过OA预约会议室向问责管理组成员发送会议邀请；
（2）视频会议，通过公司视频软件邀请问责管理组成员召开视频会议；
（3）传签方式，通过OA签报方式将《问责建议书》报问责管理组成员会签；
（4）其他经问责管理组组长同意的方式。
3.问责结果采取票决制，各成员一人一票，问责结果少数服从多数，争议事项，由问责管理组报总裁裁定；分公司问责结果争议事项由分公司负责人决定，对分公司负责人为分公司问责管理小组成员、且其意见与问责审议结果不一致的，报总公司问责管理组审议决定。
所有问责事项，公司总裁对问责结果拥有一票否决权。
4.问责管理组秘书（分公司问责管理协调人）应记录并统计问责审议结果，并向问责管理组（分公司问责管理小组）成员汇报。
5.问责管理组秘书将问责审议结果提交OA报件，经总裁审批后，形成问责决定；分公司问责管理协调人将问责审议结果提交OA报件，经分公司负责人审批后（意见与问责审议结果不一致事项报总公司问责管理组），报备总公司人力资源中心、监察中心后，形成问责决定。
问责管理组秘书（分公司问责管理协调人）根据报件批示意见开展后续问责程序：
（1）批示同意问责的，进行“问责决定预告知”问责流程；
（2）批示补充调查，向问责管理组、问责提议部门（机构）反馈总裁批示意见；
（3）批示无需问责的，向问责管理组（分公司问责管理小组）、问责提议部门（机构）反馈批示意见，并终止问责流程、整理问责管理档案并归档。
（三）问责决定的预告知
在形成问责决定后，问责管理组秘书（分公司问责管理协调人）应在三个工作日内向责任人邮件发送《问责预先告知书》（使用回复回执模式），告知其拟作出问责决定的事实、理由及依据和申辩权利。
向责任人发送《问责预先告知书》的方式、责任人收取确认的方式等可为邮件、签字确认、已读邮件、微信确定等有痕迹记录的方式，具体由问责管理组秘书（分公司问责管理协调人）确定。
（四）问责申辩的管理
1.责任人的申辩权利
（1）责任人认为有关问责事项认定事实不清、证据不足或适用问责制度和条款有误，可在《问责预先告知书》发出之日起七个工作日内，向问责管理组（分公司问责管理小组）申辩，并提交书面的《问责申辩事项书》；
（2）提交《问责申辩事项书》的同时，需一并提交新的证据和材料（包括但不限于新的与违规事项调查有直接关联人证、物证、影像资料、电子介质、通话记录等）。
（3）自《问责预先告知书》发出之日起七个工作日内，责任人未做任何回应的视同认可问责事项并放弃申辩权利；每一问责事项仅接收一次申辩；对无理申辩事项，问责管理组可做出加重处罚的决定。
2.对申辩事项的初核评估
问责管理组（分公司问责管理小组）在收到《问责申辩事项书》后，问责管理组秘书（分公司问责管理协调人）需根据提交的新证据在3个工作日内完成初核评估，根据初核结果分类处理：
（1）有新证据证明问责事项认定事实不清、证据不足或适用问责制度和条款有误的，报问责管理组（分公司问责管理小组）组长审批后启动申辩复核程序；
（2）无新证据的，编制《申辩事项反馈书》报问责管理组（分公司问责管理小组）组长审批后，发责任人并说明申辩理由不成立；
（3）有新证据但需补充调查的，将申辩事项转问责提议部门（机构）在3个工作日内完成补充调查并填制《申辩事项反馈书》，根据上述2种情况分别进行处理。
3.对申辩事项的复核
问责管理组秘书（分公司问责管理协调人）将《问责申辩事项书》及相关申辩材料提交至问责管理组（分公司问责管理小组），听取申辩意见进行审核、出具复审意见，根据复审意见分类处理：
（1）保持原问责决定的，经问责管理组（分公司问责管理小组）审批后（不再报总裁重复审批），进入“问责决定下发与执行”程序；
（2）更改之前问责决定的，需形成新的问责审议结果，经问责管理组（分公司问责管理小组）、总裁（分公司负责人）审批后，进入“问责决定下发与执行”程序；
根据问责管理组复审意见和批示意见（如有），在执行“问责决定下发与执行”前向申辩人说明申辩结果并送达《申辩事项反馈书》。
（五）问责决定的下发与执行
1.问责管理组秘书（分公司问责管理协调人）起草《问责决定书》，通过公司邮件（使用回执回复模式）向责任人下发《问责决定书》并抄送人力资源中心，责任人需在《问责决定书》下发2个工作日内将《问责决定书回执》签字回传。
责任人拒绝签收回执，不影响后续问责事项的执行。
2.向责任人发送《问责决定书》的方式、责任人收取确认的方式等可为邮件、签字确认、已读邮件、微信确定等有痕迹记录的方式，具体由问责管理组秘书（分公司问责管理协调人）确定。
3.问责管理组秘书（分公司问责管理协调人）下发3个工作日内，编制《问责决
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