药品采购合同管理制度.docx

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药品采购合同管理制度

药品采购合同管理制度

　　篇一：

药品采购管理制度

　　药品采购管理制度

　　1、采购部应坚持“按需进货，择优采购、质量第一”的原

　　则，依据市场动态、库存结构及门店反馈的各种质量信息等。

　　组织采购。

　　2、在采购药品时应选择合格供货方，对供货方的法定资格、

　　履行能力、质量信誉、所供药品质量状况等应进行调查和评

　　价。

　　3、采购药品时，应当向供货单位索取发票。

　　4、采购部负责人对拟定合同条款进行审核后，与供货方正

　　式签订合同。

　　5、购进药品应有合法票据，并建立电脑“药品购进记录”。

　　做到票、帐、物相符。

采购中药饮片的应当标明产地。

记录

　　保存5年以上备查。

　　采购员职责

　　1、购进药品应从具有法定资格及质量信誉好的企业购

　　进药品，并索取盖有该企业原印章的证照复印件。

　　2、对与本企业进行业务联系的供货单位销售人员，进

　　行合法资格的验证。

　　3、采购员负责首营企业、首营品种申报资料的收集、

　　整理、核对工作，并填报审批表。

　　4、签订质量保证协议书和有明确质量条款的购货合同。

　　5、购进进口药品时，负责索取《进口药品注册证》、《进

　　口药品检验报告书》复印件；进口药材应有《进口药材批件》

　　复印件。

这些复印件应加盖供货单位原印章。

　　6、建立完整的药品购进记录，购进记录保存至超过药

　　品有效期一年，但不得少于三年。

　　7、认真学习，遵守《药品管理法》及有关法律、法规。

　　树立“质量第一”的思想。

按GSP要求及时查验和索取业务

　　单位的有关法定资格资料（首营企业索证资料：

企业的证照。

　　认证证书，质量保证协议，企业质量体系调查表，印章印模、

　　销售凭证样张；销售人员的法人委托授权书原件，身份证复

　　印件等；以上资料均应加盖供货方原印章。

）（首营品种索证

　　资料，相关资料一式两份：

药品生产批准证明文件复印件。

　　药品质量标准复印件，药品包装、标签、说明书的批件复印

　　件及实样，物价，检验报告书等。

以上资料均应加盖供货方

　　原印章。

）严禁向无证或证照不全的客户购进药品。

　　8、确保购进药品的合法性和质量可靠性，索取药品生产

　　批件和药品质量标准材料、供货单位质量保证情况调查表。

　　并签订质量保证协议书。

质量保证协议必须明确有效期，并

　　照此执行。

　　9、对药品供货单位的销售人员进行合法资格的验证，索

　　取企业法人委托书原件、销售人员身份证复印件等。

　　10、进货时应签订有明确质量条款的购货合同。

合同中

　　应明确药品质量标准和有关质量要求。

药品须附产品合格

　　证，药品包装符合有关规定和货物运输要求，进口药品提供

　　盖有供货单位原印章的《进口药品注册证》和《进口药品检

　　验报告书》或注明“已抽样”的《进口药品通关单》复印件。

　　11、购进首营企业、首营品种应填报首营企业、首营品

　　种审批表，索取相关资料，经部门领导同意签字后，送公司

　　质管部审核，报质量副总经理批准。

　　购进药品应有合法票据，并按规定建立购进记录，记录

　　内容完整，保存至超过药品有效期一年，但不得少于三年。

　　我们只有一个地球，地球是我们唯一的家园，现在我们的家园已经陷入了严重缺水的境地，每年有数万人因缺水而死亡，又有数千万人在缺水的环境中艰苦的生活。

是呀人不能没有水，水是维持人类生命的根源，人们节水的意识像街上破烂不堪的标语一般淡薄。

但我们的地当眼泪也流不出的时候，再绝望地问自己：

没有水，我们，该怎么办？

　　水也是来之不易的，需要很多人很多道工序才能加工成我们水笼头里流出的清水。

中国的水资源十分紧缺，我国水资源人均占有量只有2300立方米左右，相当于世界平均水平的四分之一.为此，我国于20XX年1月颁布新水法，其第一章第七条明确规定，“国家实行计划用水，厉行节约用水”，把节约用水以法的形式给予规范。

　　由此来看，我们在日常用水中存在着相当严重的问题，稍加留意就会发现自己身边的确存在着这样或那样浪费水资源的现象。

究其原因，主要是意识不够，没有养成节约用水的观念和习惯。

节约用水，不仅仅是一句口号，应该从爱惜一点一滴水做起，牢固树立“节约用水光荣，浪费用水可耻”的观念，时时处处注意节约用水。

　　节水要从一点一滴做起，一些节水的小窍门既节水又有特殊功效。

洗衣时把水位定的低一些，互相增加摩擦，既省水又干净。

用淘米水洗碗筷，既能省水又能去油。

用养鱼的水浇花，既省水又能促进植物生长。

你可知道，打你随手拧紧一个未关的水龙头时，你就拯救了一片海洋；你可知道，当你将一盆水重复利用时，你就拯救了数不清的生命……

　　我们都希望生活在一个鸟语花香，花红柳绿的世界里，而是间的万物都需要水，没有水就没有生命。

所以我倡议我们大家要团结起来共同节水，这个地球需要我们共同维护，绝不能让地球上的最后一滴水成为我们自己的眼泪。

　　球不能再等了，生我们养我们却被我们摧残的地球母亲，在向我们全体人类呼救！

人类的大意正在把自己推向绝路。

我们迟早会有一天，我们现在就要树立节水的意识和习惯，水并不是人们认为的“取之不尽，用之不竭”，其实我们地球现在的水资源是极为紧缺的。

自来

　　篇二：

新版GSP药品采购管理制度

　　药品采购管理制度

　　一、目的

　　规范药品采购活动，确保从合法供货单位采购合法的药品，杜绝违法违规采购和不合法药品的采购。

　　二、依据

　　《药品经营质量管理规范》（卫生部90号令）及相关法律法规。

　　三、适用范围

　　适用于中成药、化学药制剂、抗生素、生化药品及生物制品（冷藏药品除外）的药品采购的管理。

　　四、内容

　　1、采购部为公司药品采购的专门业务部门，公司其他部门或个人不得采购药品。

　　2、采购部应当遵循“以销定购、择优选购、质量第一”的原则，严格按照《药品采购操作规程》进行采购活动。

　　3、采购活动应当符合以下要求：

（1）应当依据《供货单位审核管理规定》，审核确定供货单位的合法资格。

杜绝从未确定合法资格的供货单位、无合法资格的单位或个人采购药品。

（2）应当依据《采购药品审核管理规定》，审核确定所购入药品的合法性。

杜绝采购未确定合法性的药品或不合法的药品。

　　（3）应当依据《供货单位销售人员审核管理规定》，核实供货单位销售人员的合

　　法资格。

杜绝从销售人员合法资格不符合规定的供货单位采购药品。

　　（4）应当依据《质量保证协议签订管理规定》，与供货单位签订质量保证协议。

杜绝从未签订质量保证协议的供货单位采购药品。

　　（5）采购中涉及首营企业和首营品种的，应先依据《首营企业审核管理制度》和《首营品种审核管理制度》办理首营审批手续，通过质量管理部和质量负责人审核批准，方可进行采购。

杜绝从未经审批的首营企业采购药品，杜绝采购未经审批的首营品种。

　　（6）以上

（1）至（5）项所涉及的合法资质，应当在通过审批确认后，纳入公司计算机系统数据库实行动态管理，保持其质量管理基础数据及时更新，真实齐全有效。

　　（7）采购药品，可以依据公司和供货单位需要，制订书面采购计划，签订书面采购合同，其二者可以不纳入计算机系统管理，但是应当确保以上

（1）至（6）项所涉及的合法资质真实齐全有效，并且不存在超范围经营或超批发方式经营。

　　（8）采购药品必须使用计算机系统中的采购订单进行。

系统对供货单位及其人员、采购药品的合法资质，能够自动识别、审核和拦截，防止资格无效、超出经营方式或经营范围的采购行为发生。

　　（9）采购订单确认后，计算机系统自动生成药品采购记录。

无采购订单和采购记录的，不得办理收货、验收与入库。

　　（10）采购记录应当包括药品的通用名称、剂型、规格、生产厂商、供货单位、数量、价格、购货日期等内容。

　　（11）采购记录生成后，任何人未经批准不得随意修改，如确实需要修改，应按《计算机系统数据管理制度》规定权限进行。

修改的原因和过程应在计算机系统中记录。

　　（12）采购到货时，应确保采购记录、到货药品和书面随货同行单相符，并有符合规定的药品检验报告等相关资料。

否则不得办理收货、验收和入库。

　　4、采购药品时应当向供货单位索取发票。

（1）发票应当列明药品的通用名称、规格、单位、数量、单价、金额等；不能全部列明的，应当附《销售货物或者提供应税劳务清单》，并加盖供货单位发票专用章原印章、注明税票号码。

（2）发票应当保存10年，法律、行政法规另有规定的除外。

　　5、付款流向及金额、品名应与采购发票上的购、销单位名称及金额、品名一致，与供货单位留存的开户行和账号一致，并与财务账目内容相对应。

　　6、公司在特殊情况或有国家政府部门指令的，可以采用直调方式购销药品。

但应当依据《直调药品管理制度》进行，符合以下要求：

（1）特殊情况是指发生灾情、疫情、突发事件或者临床紧急救治等，以及其他符合国家有关规定的情形。

（2）可以将已采购的药品不入本企业仓库，直接从供货单位发送到购货单位。

　　（3）建立专门的直调药品采购记录，保证有效的质量跟踪和追溯。

　　（4）非国家政府部门指令或规定的特殊情况以外的，公司一律不得采用直调方式购销药品，否则按违法“过票”购销行为处理。

　　7、公司应当在每年12月份按照《药品采购质量评审制度》对药品采购的整体情况进行综合质量评审，符合以下要求：

（1）评审内容应包括收货拒收、验收不合格、销后退回、售后投诉等药品质量管理情况，以及监督抽验情况、供货单位质量信誉等。

（2）应有评审报告，评审资料由质量管理部建立药品质量评审档案和供货单位质量档案，并进行动态跟踪管理。

　　8、中药材、中药饮片和冷藏药品采购管理制度另有规定。

　　篇三：

药品采购制度

　　【目的】加强公司经营管理、规范药品采购行为、明确经济责任、提高采购效率、降低采购成本、防止经济损失、确保公司合法采购。

　　【依据】《药品管理法》、《药品经营质量管理规范》。

　　【职责】采购部、质管部、监审科对本制度的实施负责。

　　【内容】：

　　第一条：

采购机构和人员岗位要求：

　　一、公司设立采购部，配备专职采购人员。

根据工作需要，设采购经理一人、下设采购组若干，分别负责基药、普药、新特药、中药材、中药饮片、非药品和医疗器械的采购工作。

　　二、人员要求：

按照《药品经营质量管理规范》第二十四条的规定，从事采购工作的人员应当具有药学或医学、生物、化学等相关专业中专以上学历，经专业和相关药品法律、法规及职业道德等方面的培训，并考核合格。

　　第二条供货商的选择要求。

　　采购部必须按照《药品经营质量管理规范》第八节的规定，选择经过质量管理部门批准的具有合法资质的供货企业，购进合法药品；并应确定供货企业的法定资格及质量信誉。

　　一、首营企业和首营品种的审批程序：

　　1、采购员必须做好首营企业的初审遴选工作，按照《药品经营质量管理规范》第六十一条的规定，采购员填写“首营企业申请表”，报采购部长审查、质管部审核、质管副总审批后，方可与其开展业务往来。

　　2、必要时申请质管相关人员进行实地考察，对供货单位的质量管理体系进行评价。

　　3、必要时是指：

　　⑴、发生过药品质量问题的生产企业；

　　⑵、国家药监局质量公告上有被公告的药品的企业；

　　⑶、不良信誉记录或其他不良行为的企业：

　　⑷、发生大量业务往来的公司；

　　⑸、材料无法核实的公司；

　　⑹、注册资金太少，人员不齐整的公司；

　　⑺、低温冷链供货单位。

　　4、采购需要填写的首营企业申请表内容：

　　填写企业基础信息：

企业名称、法定代表人、企业负责人、质量负责人、注册地址、仓库地址、经营范围、各项资质证件号及有效期、开户银行及账号、供货单位业务员姓名、身份证号及有效期

　　5、采购员必须做好首营品种的初审遴选工作，采购员填写“首营商品申请表”，报采购部长审查、物价员审核、质管部审核、质管副总审批通过后，方可填制采购订单，采购订单存盘后，自动生成商品基础资料，保存药品档案。

　　6、采购部需要填写的首营商品申请表内容：

　　品种信息：

商品名称、助记码（系统生成，但某些字需要修改）、药品规格、包装单位、包装数量、生产厂家、批准文号、剂型、有效期限。

　　二、采购员必须向供货单位索取的材料：

　　1、供货单位必须提供加盖本公司原印章的《药品生产许可证》或者《药品经营许可证》复印件；

　　2、供货单位必须提供加盖企业原印章的营业执照及其年检证明复印件；

　　3、供货单位必须提供加盖企业原印章的《GMP/GMP认证证书》复印件；

　　4、供货单位必须提供企业相关原红印章、随货同行单（票）样式。

（相关印章包括：

出库专用章、质量检验章、企业公章、合同专用章、财务专用章和发票专用章；随货通行单样式必须真实印有“随货同行单”字样。

）；

　　5、供货单位必须提供加盖企业原印章的开户户名、开户银行及账号；

　　6、供货单位必须提供加盖企业原印章的《税务登记证》和《组织机构代码证》复印件。

　　7、供货单位必须提供有载明授权销售的药品品种、授权销售的区域和期限、被授权人员的身份证号码以及加盖了企业红色印章、企业法人代表人印章或签字的委托授权书和被授权人的身份证复印件及药品购销员资格证书复印件；

　　8、供货单位必须提供加盖有企业红色印章的质量保证协议书；

　　9、供货单位必须提供加盖有企业红色印章的的药品生产批件，药品注册证及药品商标注册证、质量标准、物价批文、非处方药品审核登记证书（OTC）复印件；药品包装盒、说明书。

资料归入药品质量档案。

　　10、进口药品必须提供加盖供货单位质检原印章的《进口药品注册证》或《医药产品注册证》和《进口药品检验报告书》复印件或者盖有“已抽样”字样的通关单。

　　第三条：

《采购合同》、《药品质量保证协议》及订单的签订：

　　一、采购员对外签订采购合同、协议，必须具有公司法人授权委托书，在授权范围内完成职责，未经法人授权的，任何人不得从事采购相关的业务事项。

　　二、质量保证协议

　　1、采购员每年必须根据供货单位企业性质，与有日常业务来往的非首营企业签订《药品质量保证协议》。

　　2、采购员与供货单位首次签订采购合同时，必须根据对方企业性质，签订《药品质量保证协议》。

　　3、质量协议条款包括：

（1）、药品质量符合国家药品质量标准和有关质量要求；

（2）、整件药品附产品合格证，提供当批的检验报告书；

　　（3）、药品包装符合有关规定和货物运输的质量要求；

　　（4）明确双方的质量责任；

　　（5）供货单位应当提供符合规定的资料且对其真实性、有效性负责；

　　（6）供货单位应当按照国家规定开具发票；

　　（7）药品运输的质量保证及责任；

　　（8）质量保证协议的有效期限；

　　（9）购入进口药品，供货方应提供符合规定的证明文件；

　　（10）签订中药材、中药饮片购销合同，必须注明产地、地方习惯用药及质量标准；

　　（11）本公司对药品效期的规定。

　　三、签订采购合同

　　1、根据公司的销售情况、经营规划、销售策略，合理制定采购计划，并经采购部经理、质量管理部门审核，确认后生成采购订单，首营企业和临时采购按采购订单签订进货合同；日常有业务往来的企业每年首笔采购业务都要签订采购合同，并明确写明本年度采购业务按此合同条款执行。

采购合同须按合同审核程序（见合同管理制度）和审批权限递交相关领导审核后方可购进。

　　2、在签订合同时，要明确约定相关条款，主要包括数量、批号要求、质量要求、价格、付款时间、付款方式、到货的时间及违约责任等具体信息，同时要监控采购合同、订单的执行。

　　3、采购员签订合同须严格按照GSP相关规定要求，详细填明包括质量要求在内的每项条款。

　　4、对于重要品种或需先打预付款的合同，采购员须事先向相关领导请示，同意后方可签订合同。

　　5、合同签订后要交合同管理员进行格式审核并盖章存档。

合同未尽事宜相关的往来信件、传真、票据、单证（注：

对于信件、传真、函件事后应将补盖红章的原件寄过来）等，均应作为合同的有效组成部分与合同一起存档备查。

　　6、因GSP规定的特殊情况需要先行采购的，采购员应进行采购备案，待采购完成后，对采购合同进行补签，并按照规定审核及存档。

　　第六条计算机系统：

　　1、采购订单必须依赖系统基础数据生成，以保证采购的合法性和基础资料的唯一性；

　　2、系统根据单位时间（可根据需要设置）生成进货计划草稿，采购订单、采购合同都依赖进货计划草稿生成、供应商的随货同行必须与取购订单相符，收货单由采购订单生成

　　3、包装和标识符合有关规定和储运要求；

　　4、特殊管理药品应按照“二类精神药品管理制度”的要求严格管理。

　　5、首营品种按“首营企业和首营品种管理制度”审核其他有关资料。

　　第七条采购付款

　　一、采购付款

　　1、付款时按照合同、协议内容及订单执行情况，结合客户等级、库存等由采购部门定制月度计划，上报领导和财务部门。

　　2、收到厂家增值税发票采购员应及时按照品名、规格、数量、金额匹配，整理归档，有问题的发票应与供应商及时联系退换，发票抵扣联按规定传递到财务部进行税务认证审核。

　　3、根据采购合同或协议约定提出的付款要求，对商品票据进行审核、对账后，符合付款条件的，由采购员提出预付款或付款申请，报部门领导审批，采购管理组审核后，按付款

　　程序办理付款。

　　4、采购员在填制付款申请时，必须查询相关的库存品种信息，关注该单位的品种存量与周转速度、老批号产品、近效期品种、隔离库退货等情况，发现问题应当及时采取相应的措施予以解决后，方可申请付款。

　　5、财务应付根据经采购经理组审核后的单据进行复审，审核内容包括发票是否相符，运费单是否交款或带扣、送货单是否相符，是否有入库单（黄联）及相关审批人员签字是否齐全等其他有关凭证审核无误后，方可打印《付款单》。

　　6、根据国家有关支付结算的相关规定和企业经营的实际情况，财务资金部要合理选择付款方式，并严格遵循合同规定，防范付款方式不当带来的法律风险，保障公司资金安全，采购付款应一律通过银行办理转账。

　　7、对于采用银行承兑汇票方式结算的，应由收款人本人凭结算卡到资金结算室领取票据，不得由采购员代购（若特殊情况需采购员代领的，必须有供应商出具的代领委托书方可领取）、

　　8、财务部门在街道付款审批单后应在3天内付款，以免影响合同的执行和供货周期，遇特殊情况需延期付款的应及时通知采购部门并向相关领导汇报。

　　9、任何人不得对未付款项进行核销，确实需要核销的，应按照财务相关规定执行。

　　二、预付款

　　1、对于供应商提出的预付账款要求的（必须是紧俏商品或涨价商品），由采购员提出预付款申请，按付款流程报相关领导审批后，财务部按规定的付款方式付款。

　　2、预付款支付以后，供应商必须在规定的协议期限内：

一是要将货足额送到，二是将税票和入库单黄联送财务部按照规定办理核销手续，否则，不支付第二次预付款；如遇缺货或断货等特殊情况需要付款，由采购员在预付款申请表后面注明原因，呈报各部门分管领导审批后，财务部方能办理第二次预付款，原则上拒绝支付第三次预付货款（特殊情况书面申请报相关领导审批）。

同时，采购员要负责催收药品及时到位和办理核销手续。

　　第八条质量服务。

　　1、经营产品出现质量问题，双方按质量协议协商解决，双方配合处理，原则上维护双方最大利益。

　　2、供货企业自行解决质量问题，需要我方帮助，采购部提请相关部门给予协助。

　　3、供货企业委托我方处理，采购员与对方业务人员协商好后请公司法务起草并签订书面协议，避免纠纷。

　　4、发生纠纷提请公司法务处理。

　　篇四：

09药品采购管理制度

　　目的：

为了保证公司购进药品的质量，确保从合法的企业购进合法和质量可靠的药品。

　　依据《中华人民共和国药品管理法》、《药品经营质量管理规范》、《合同法》等法

　　律法规和企业的各项质量管理制度，特制定本制度适用范围：

本制度适用于公司所经营药品的购进工作

　　责任者：

采购部、质量部、客服部

　　正文：

　　1采购部应根据“按需购进、择优选购”的原则，以药品质量为标准，市场销售需求为依据，进行药品采购。

　　2采购部严格执行药品购进程序，把好购进质量关，根据采购计划，在经批准的供应商及经营范围内，选择合适的供应商进行采购；确保向合法的企业购进合法的药品。

　　3需要从新的供应商进行采购时，应按《首营企业及其销售人员资质审核制度》进行审核批准；

　　药品购进人员应向供货单位索取加盖其公章原印章的以下资料：

　　《药品生产许可证》或者《药品经营许可证》复印件；

　　营业执照及其年检证明复印件；

　　《药品生产质量管理规范》认证证书或者《药品经营质量管理规范》认证证书复印件；

　　企业公章、发票专用章、质量管理专用章、药品出库专用章、法人章、合同章等印章式样和随货同行单（票）样式；

　　开户户名、开户银行及账号；

　　《税务登记证》和《组织机构代码证》复印件；

　　经营特殊管理药品的首营企业，还须审核其经营特殊管理药品的合法资格，索取加盖有首营企业原红色印章的药品监督管理部门的批准文件。

　　对首次发生业务的销售人员进行资质审查，核实、留存供货单位销售人员以下资料：

　　验明身份证原件后，收取加盖供货单位公章原印章的销售人员身份证复印件；

　　查验授权书，是否加盖供货单位公章原印章和法定代表人印章或者签名，授权书是否载明被授权人姓名、身份证号码，以及授权销售的品种、地域、期限等信息，核实其合法性和真实性；

　　收集供货单位及供货品种相关资料。

　　4对供货单位的合法性进行审核，认真审查供货单位的法定资格、经营范围和质量信誉，考察其履行合同的能力，必要时应当组织实地考察，会同质量部对供货单位质量管理体系进行评价。

　　如采购药品为首营品种的，需按《首营品种审核管理制度》进行审核批准。

　　药品购进人员应向供货单位的药品销售人员索取所购进药品的生产批准文件（注册批件、

　　再注册批件、补充申请批件）或进口证明和法定质量标准、生产许可证或经营许可证、营业执照、组织机构代码、税务登记证、GMP或GSP证书复印件和授权委托书。

　　对购进的药品进行合法性进行审核，认真审查产品相关资料的真实性，有效性。

必要时应当组织实地考察，会同质量部对生产（供货）单位质量管理体系进行评价。

　　5在对供货单位及供货单位销售人员的合法资质进行审核通过后，按照公司合同管理办法签订药品采购合同，采购合同审批权限见《药品采购操作规程》。

　　药品购进人员应与供货单位药品销售人员，就购进药品的相关业务和质量要求进行协商，签订质量保证协议。

　　6质量保证协议至少包括以下内容：

　　明确双方质量责任；

　　供货单位应当提供符合规定的资料且对其真实性、有效性负责；

　　供货单位应当按照国家规定开具发票；

　　药品质量符合药品标准等有关要求；

　　药品包装、标签、说明书符合有关规定；

　　药品运输的质量保证及责任；

　　质量保证协议的有效期限。

　　7采购员应当向供应商索取合法有效的正式销售发票。

发票应当列明药品的通用名称、规格、单位、数量、单价、金额等；不能全部列明的，应当附《销售货物或者提供应税劳务清单》，并加盖供货单位发票专用章原印章、注明税票号码。

　　发票上的购、销单位名称及金额、品名应当与付款流向及金额、品名一致，并与财务账目内容相对应。

　　所有药品发票，应在药品入库后6个月内入账。

如果6个月内发票不能入账的，将暂停供应商供货资格。

　　8如果发生灾情、疫情、突发事件或者临床紧急救治等特殊情