采购管理制度.docx
《采购管理制度.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《采购管理制度.docx（15页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
采购管理制度
采购管理制度
文件编号：
编制：
审核：
批准：
质量目标
质量目标：
部门过程质量目标：
来料批次合格率≥99%
采购计划完成率≥99%
采购人员工作职责
编号：
一、供应人员代表公司对外采购。
应树立正确的经营思想，认真学习，努力提高自己的业务水平。
所有供应人员对公司所需原材料必须熟悉，主管人员必须达到较为专业的程度，从材质、产地、结构、价格等自成体系。
二、供应人员必须发始终坚持把公司的利益放在第一位。
三、采购科采购员负责全公司物资采购。
业务实行归口管理。
即每个业务员负责办理自己的手续，包括物资的请购、办理入库续、不合格品处理程序、付款手续的办理等。
四、凡有业务往来的客户到公司，采购员要主动热情招待，态度端正，不卑不亢，同时要注谈话内容，保守公司秘密。
五、每月的采购计划定过后，以质优价廉及满足生产需求的原则与合格供方签订采购合同。
六、采购科人员每月必须同财务科及时进行对账，搞好外来客户的服务。
七、业务人员要畅通物资供应渠道，及时了解市场信息，力争所购物资价廉物美。
八、业务人员要经常深入车间，了解物料供应情况，分清轻重缓急进行采购，确保公司生产经营工作有序进行。
九、供应部门要按公司保密管理制度的要求，做好内部档案、客户资料整理等相关工作。
采购员岗位作业指导书
编号：
一、适用岗位
采购主管
二、岗位目标与要求
深入了解原料、备品备件市场行情、验收标准以及相关生产工艺，优质低价采购。
根据生产实际，保障生产用量。
三、需掌握的相关知识
1、熟练掌握Office、ERP等软件的操作和应用。
2、有一定的写作能力和良好的表达、沟通能力。
3、了解市场营销、采购管理、企业管理等专业知识。
四、需要了解的规章制度
遵守公司各项管理制度，严格要求自己履行公司各项制度，同时严格遵守采购科规章制度和工作要求。
五、岗位描述和工作职责
1、负责原料、备品备件采购的谈判和合同制定工作。
2、负责原料、备品备件到货数据的统计核对。
3、整理签订合同的统计。
4、处理不合格原料、备品备件的扣罚（减免申请或协商扣罚等），及时反馈厂商，积极核对处理。
5、积极考察原料、备品备件市场，根据市场行情重点考察，关注上下游企业情况，为每月、每季度、年底的市场分析做好数据的采集和统计工作。
6、维护优秀厂商，做好厂商的平时评定表，整理好合格供方档案。
7、负责原料账目和厂商平时的核对，并书面传真确认等。
8、加强同其他关联部门之间的联系。
六、主要工作流程
（一）原料采购、备品备件操作流程：
七、相关记录
1、《采购申购单》
2、《采购计划》
3、《采购合同评审会签单》
采购合同签订工作制度
编号：
1、合同原则
设备类以及技术要求较高、售后以及质保要求较严的金额超过20万元的，必须用统一合同封面装订原件存档。
2、合同版本
经手人必须保证签订合同的合理性，原则上使用xxx有限公
业务员根据市场、质量、交期、价格等情况，写出推荐意见，总经理审计其合理性。
4、合同档案实行集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。
5、业务内勤负责整理、保管采购科所有合同文档，并负责督促提醒采购人员及时递交合同归档。
6、因工作需要查阅合同的，必须进行登记，方可办理相关借阅手续，以影印件借出。
合同原件无特殊情况不得外借。
采购科发票办理制度
编号：
1、为加强发票办理管理，维护工作秩序，并规范发票办理流程，特制订本制度。
2、业务员应根据合同要求，及时催要发票。
3、业务员需及时办理发票入账手续，原则当月必须入账，特殊情况需总经理签字。
4、零星采购，需每月开票。
5、物资型号、名称、单位、金额、税率、公司名称等信息必须与入库单信息一致。
6、办理发票时发票清单需与入库单顺序以及时间信息一致，便于核销。
7、发票办理后必须当月递交到财务下账。
8、若入库单丢失，首先票务员进行核实，确认责任人并由其出具证明，总经理签
字后方可办理。
采购付款制度
编号：
1、每月底必须预算次月已签订合同的需付款项以及金额，业务内勤进行汇总并报给财务。
2、业务员须根据合同规定及时办理发票入账并付款。
3、备品备件同一厂家每月递交付款最多2次。
4、每周二、四为申请付款日，业务员根据合同递交付款申请。
特殊情况，由总经理批准后方可递交。
5、质保金、验收合格款支付需由相关部门出具合格证明，并让其总经理签字认可后方可申请付款。
备品备件验收标准
编号：
一、电缆类
1、产品的技术文件应齐全。
2、电缆型号、规格、电压、长度、材质应符合订货要求。
3、电缆外观不应受损。
4、成品电缆表面标志（应有制造厂名、产品型号、额定电压、米数）是否齐
全。
5、结构检查
1）端面检查：
观察电缆的完整性、导体的结构、绝缘和护套断面有无可见的
气孔和砂眼。
2）护层检查：
包括外护层、铠装层、内垫层、防腐层、金属护套等是否有破
损。
3）缆芯结构检查：
种类、厚度、宽度、层数及绕包间隙和重叠率。
6、导体的截面大小、屏蔽层等是否符合国家标准。
7、单线的检查：
表面是否圆整光洁、有无三角口、毛刺、裂纹扭结折叠夹杂
物机械损伤腐蚀等情况。
8、绝缘护套要求表面光滑圆整不偏芯。
无机械损伤、压扁、无气泡气孔杂物
和显著颗粒、不能有粗细不均匀。
绝缘与导体线芯、绝缘与绝缘、绝缘与护
套之间不得有粘连。
9、有编制层的电线电缆编制应均匀，不能有显著的露线、跳线稀偏现象。
有
钢带铠装的电缆不能有钢带漏包、发黑、生锈等现象。
二、设备类
1、参照验收单核对型号是否正确。
2、认真检查铭牌是否完整，随机资料（设备说明书、操作规程、检修手册、
产品检验合格证书、竣工图纸、仪表规格书、合同及技术附件合格的材质书、
以及合同中所要求的相关资料）是否齐全。
3、检查设备及附件外表有无残损、锈蚀、碰伤等。
4、对于标准件等按照国家标准或行业标准执行。
5、根据合同要求需按实结算的设备应认真测量检查设备质量、材质等是否符
合要求。
6、需要试运行的设备，比如电机、减速机、水泵等，在设备安装运行后3天
内使用单位做好试运转记录，若出现质量问题，及时通知采购科相关人
员进行处理。
7、初检（目测、尺检、材料复检）合格办理相应的入库手续，根据合同或协议
及图纸要求，继续跟踪设备整体质量，若出现质量问题，及时通知综合管理
科处理，一周之内予以反馈。
8、精密、贵重设备认真初检，必要时邀请其他专业单位或质量检验监督部门
共同检验，出具检验报告。
使用部门跟踪好设备质保期内质量情况，并详细
记录。
9、批量订购的一次仪表类包含位号牌，集中包装的，外包装上应有设备明细，
相关清单内附。
10、仪表类设备及备件严格参照仪表规格书进行，确认无误后先办理入库手
续，使用前再进行测试校验。
采购工作交接制度
编号：
为了保持工作的连续性，确保工作的前后衔接，有条不紊地进行，不因人员的变动受影响，特制订本制度。
一、适用范围
采购科的内部人员调动、岗位轮换、因故离职、职位代理、请长假时、休假期间的工作交接等。
二、交接要求
1、及时处理好尚未完成的工作。
2、整理好应移交的各项文件、资料和工具，对未了事项写出书面材料，并注
明尚未完成的原因和剩余的工作内容。
3、交接需有移交人员、接收人员、监交人员，三方必须在场，共同对照移交
清单，认真核对，经复核清单与实物无误后方可交接，三方签名认可。
4、交接时须有科室负责人担任监交人,重要岗位的员工进行离岗前交接的，必
须报主管领导审批。
三、工作交接内容
1、业务清单：
所负责相关业务情况及厂商信息。
2、合同执行情况：
尚未执行完合同具体情况，已执行到哪一步，付款情况。
3、采购计划落实：
应写明采购计划已落实、尚未落实情况，并注明原因。
4、财务账面情况：
是否与ERP账面相符，付款情况、发票办理情况等。
5、异常情况处理：
是否有异常情况，先处理到什么阶段等。
6、其它相关资料及物品。
四、交接过程中的问题处理
1、移交清单一式四份，移交人、接收人、监交人各执一份，业务内勤存档一份。
2、针对交接过程中存在的问题，如果当期可以处理，由移交人处理完毕后交
接，如果没有及时处理，由移交人承担全部责任损失。
3、对于交接过程中发现问题，短时间不能处理完毕的，监交人应会同移交人
及接收人拟订处理意见及时上报主管部门和领导。
4、正常的工作任务需要跨期执行的（如账务上的收缴等），由移交人协助接收
人熟悉各种工作关系，交接后由接收人负责继续处理。
如果造成损失，由接收
人全额承担责任损失。
5、如果移交人故意隐瞒问题，则必须承担全部责任损失。
6、交接不完整，移交人离任后发现问题的，由三方共同承担责任。
7、工作交接完毕后，交接双方和监交人在《移交清单》上签名或盖章，并应
在《移交清单》上注明：
单位名称，交接日期，交接双方和监交人的职务、姓
名，《移交清单》页数以及需要说明的问题和意见等。
移 交 清 单
移交人姓名
部门
接收人姓名
部门
日期
数量
单位
内容
监交人：
接收人：
移交人：
厂商准入制度
编号：
为了进一步规范我公司厂商管理工作，特制定本厂商准入制度，具体要求如下：
一、针对现有合作过的厂商：
1.在规定的时间内，根据要求填写并递交《厂商基本情况调查表》，并同时提交相交的资质资料，所有资料需加盖单位公章并保证真实有效。
资质资料包括以下几项：
（1）工商营业执照副本
（2）税务登记证副本
（3）组织机构代码证
（4）与产品有关的委托、授权文件
（5）产品合格证明、检验报告等质检资料
2.以上资料审核通过后，根据《厂商评审表》，由评估小组组织评选评定，经综合评分，合格的厂商进入伴侣纳米公司合格厂商名单。
3.针对新增厂商：
在规定的时间内，根据要求填写并递交《厂商基本情况调查表》，并同时提交相交的资质资料，所有资料需加盖单位公章并保证真实有效。
资质资料包括以下几项：
（1）工商营业执照副本
（2）税务登记证副本
（3）组织机构代码证
（4）与产品有关的委托、授权文件
（5）产品合格证明、检验报告等质检资料
（6）企业法人或委托授权人有效证件
（7）其他能证明贵单位供应实力的资信文件
1.以上资料审核通过后，由主管部门组织对厂商实地考察，并出具《厂商审核报告》，然后依《厂商送样评审表》，由评估小组组织评选评定，经综合评分，合格的厂商由主管部门填写《增加厂商申请表》，经总经理审批通过后，进入公司合格厂商名单。
三、相关记录
1、《厂商基本情况调查表》2、《增加厂商申请表》
采购出差考察及报告归档制度
编号：
出差考察报告
时间：
目的：
考察人员：
考察厂家：
企业简介
实景照片（大门、生产现场、质检现场、仓储现场等）
附：
1、考察厂家基本情况（表格）
2、相关企业基本情况（表格）
3、市场综合分析
4、建议或总结
5、厂商考评及意见
注：
厂商等级分类：
Ⅰ类（重点发展及开发客户）
Ⅱ类（重点关注有待开发客户）
Ⅲ类（一般关注）
报告归档制度
1、业务员必须在出差回来三个工作日内上交考察报告。
2、考察报告必须在业务内勤处统一编号，业务内勤汇总报告电子版。
3、报告发给相关领导后才准予办理报账手续。
4、考察须由相关部门工作人员参加。
5、厂家考察结束后需有考评报告。
厂商按要求需提供的资料
编号：
1、按图加工类设备：
竣工图、合格证、材质证明（不锈钢、合金类）、操作说明书及注意事项
2、按图加工钢衬四氟、PO类设备：
竣工图、合格证、检测证明
3、各种储罐等压力容器：
竣工图、合格证（货到15日内）
4、定型设备（风机、减速机等）：
说明书、合格证
5、钢材：
材质证明
6、金属管件、非金属管件：
合格证、管件上要有标识（耐压等级等）
7、电缆、仪表：
合格证、检测报告
8、阀门：
合格证、检测报告
9、电器、轴承：
合格证
10、电料、螺丝：
整包或整箱的提供合格证
11、滤布、滤袋：
每一个都要有标签
12、包装袋：
整批的要有合格证（注明抗拉强度等）
合同和技术要求有规定的也要按要求提供齐全。
厂商考察管理办法
编号：
一、总则
1、目的
了解厂商的生产能力、现场管理、质量控制、生产成本，确保厂商符合我
公司要求。
2、范围
适用于为我公司提供物资的所有厂商。
二、厂商考察流程
1、申请考察
申请部门和采购科根据项目需要，报请总经理批准后进行考察。
2、组建考察组
由总经理委派考察组组长，组长根据实际需要选定小组成员。
厂商考察组由
相关部门人员组成。
3、组织考察
考察组长负责制定考察的项目、厂家及路线。
采购科负责做好组织、服务
工作。
4、考察评估
由考察组成员对企业规模、生产能力、原料采购渠道、成本费用、设备状况、
技术资料管理、工艺流程、生产计划体系、进度控制方法、交货期限、品质管
理体系、检验检测方法与记录、售后服务承诺、仓储、纠正与预防措施等方面
进行评核。
考察组长组织考察组成员，对考察结果进行汇总、整理，并写出考察报告，经
考察组成员签字后,提请总经理审批。
要求每个考察组成员根据评核表内容实事求是地进行评核。
具体评核办法，由
考察组长根据不同的考察项目，编写相应的评核表。
5、考评结果
采购科负责对考察后符合要求的厂商，列入合格厂商名单，建立合格
厂商档案，可参与投标或开展业务往来；不符合要求的厂商，一律不予采
纳，列入不合格厂商库，不允许投标及业务往来；对复查不合格的厂商，
取消厂商资格，停止业务往来。
三、考察纪律和廉政要求
1、严禁私自脱离考察组；否则，罚款500元/次，提出警告一次。
2、严禁个人私下和厂商直接接触；否则，罚款500元/次，提出警告一次。
3、在考察交流过程中，不得流露出倾向性意见。
否则，罚款500元/次，提出
警告一次。
4、严禁以任何借口、形式和名目受贿、索贿；否则，罚款1000元/次，并按
公司其它相关规定严肃处理。
5、严禁和厂商串通一气损公肥私；否则，罚款1000元/次，并按公司其它
相关规定严肃处理。
6、在考察交流过程中，必须严格保守公司的机密，不得泄露；否则罚款1000
元/次，并按公司其它相关规定严肃处理。
厂商评审办法
编号：
一、目的
为规范厂商管理特制订本办法。
二、使用范围
本办法适用于已参与我公司供货的厂商的评审，或已按我公司要求提供相关资质的厂商的评审。
三、厂商评审
对厂商的评审主要按质量、交期、价格、服务、超额运费等几个方面进行。
1.评分办法评鉴（满分110分）：
（1）质量（50分）：
质量问题包括：
各项指标是否合格，外观是否正常，包装是否整洁。
以技术品质科、生产科向采购科报送的质量反馈（需核定是否为质量问题）及整改落实情况为考核依据，按月进行统计。
出现质量投诉一次视问题严重程度扣2-20分，整改达不到要求扣10分，再次整改达不到要求扣10分，第三次仍达不到的按0分计。
因供货质量问题受到暂停入围处理，可酌情扣分，对于供货范围较宽的厂商，不能因一种物资的质量问题，否决厂商。
（2）交期（20分）：
交货期以是否影响生产为依据，由科室依订单规定的交货日期进行评分，方式如下：
a．如期交货得分20分。
b．延迟1-2日每批次扣2分。
c．延迟3-4日每批次扣5分。
d．延迟5-6日每批次扣10分。
e．延迟7日以上不得分。
f．交货单证齐全，货到验收7天后，及时开具发票，未能按时办理发票业务扣0.5分，每缺1次扣1分。
（3）其他评分（30分）：
价格评价（10分），相关服务（10分），超额运费（10分）
价格评价主要将报价过程中出现明显问题的厂商进行记录统计。
报价的合理性主要参考历史价格和同期市场价格。
a．价格公平合理，按照规定期限：
10分
b．价格尚属公平，未按照规定期限：
8分，
c．价格稍微偏高，按照规定期限：
5分
d．价格稍微偏高，未按照规定期限：
3分
e．价格甚不合理或报价十分低效：
0分
相关服务评价主要依据厂商售前、售中及售后相关服务态度和服务水平
来评分。
超额运费以每月不超过2次来评分。
每超过1次扣5分，直至扣完为止。
（4）质量体系评分（10分）：
a．通过TS16949认证：
10分；
b．通过ISO9001认证：
5分；
c．未通过任何认证：
0分；
2.所属登记及评分标准：
根据厂商的考评得分多少，分为A,B,C,D四个等级。
（1）A级：
战略厂商，考评得分在90-110分
（2）B级：
重要厂商，考评得分在70-89分
（3）C级：
一般厂商，考评得分在60-70分
（4）D级：
临时厂商，考评得分在60分以下
3.厂商奖励：
（1）A级厂商，可保证入围，优先选取订单，适当增大订单数量，酌情扩大供货范围。
（2）B级厂商，正常接收订单。
4.厂商的处罚
评分为C级的，提出整改要求，并要求厂商回复；评定总分为D级的，取消其合格供方资格。
如因特殊情况留用，应报董事长或总经理批准，但应加强对其供应物资的进货验证。
连续两次评分仍不及格的，取消其供方资格。
5.厂商的淘汰：
依据厂商考评结果，由部门会议确定淘汰比例，按程序进行淘汰。
四、相关记录
1、《合格厂商名单》
2、《厂商年度审核计划表》
3、《厂商质量体系审核表》
4、《厂商审核报告》
供方质量保证协议书
编号：
为共同创建诚实守信、互惠双赢的合作环境、建立长期业务往来的供需关系，要求厂商做出如下承诺：
一、守法诚信。
本企业依法经营，规范服务，自觉维护公平竞争环境。
不恶意质疑投诉；不以回扣、好处费、红包、提成等手段拉拢采购、验收、监管和使用部门相关工作人员。
二、质量诚信。
厂商承诺所供之商品质量，数量绝不假冒，短少，并按要求提供检验报告或产品相关证明。
确保协议供应的产品和服务都符合xxx的使用标准和制造生产的行业标准，手续合法完备。
三、价格诚信。
严格按照合同、订单要求供货，所供商品价格必须在合理范围内，价格不高于其他单位，能够提供物品价格组成，物品价格以ERP历史数据与市场价格水平为依据，高于市场价格3%，按差额总价的10倍扣除，高于市场价格的5%，按差额总价的20倍扣除。
四、效率诚信。
确保按照协议按时交货和及时提供服务，如无故推迟送货，每晚一天，以货款的5%进行扣罚。
五、服务诚信。
确保按照协议供应的产品提供相关售后服务，保障用户顺利使用。
如有提出产品质量异议，公司保证在接到用户提出异议后24小时内做出处理意见。
如在规定时间内不能到达，影响产品的使用，每次扣除500元。
若需现场解决的，保证派出专业技术服务人员，并做到质量问题不解决服务人员不撤离，人员未能到达或问题得不到解决，每次罚款500元。
六、根据验收小组意见或相关协议要求退货的物品应及时退走，如有异议要提前提出，否则由此造成的库存管理费用、导致过期或其他事件由厂商自行负责。
以上条款，违反任意一条本厂商自愿接受处罚，本承诺书自签字之日起生效。
本承诺书解释权归xxx有限公司。
承诺方（盖章）：
代理人签字：
升级会员 