库存管理1.docx
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库存管理1
第7章 采购、销售、库存管理
采购管理
采购模块是金算盘软件购销存中的一个重要部分，其主要的功能有采购管理及采购核算。
通过采购业务管理，用户可在经营计划中拟订采购计划，合理配置采购资金和人力资源，实时监控计划的执行情况，同时，用户可对供应渠道、商品质量、价格、优惠条件进行管理，选择优秀的合作伙伴，提高商品采购的性价比；当然，用户也可对业务部门及业务人员进行业绩考评。
而采购核算的功能则是处理商品或材料的购进业务，以及在过程中发生的各种费用的摊销，系统通过采购单据来记载采购的过程，并根据这些采购单据形成对供应商的应付账款。
在金算盘软件“流程图”界面中选择“采购管理”，即出现商品采购处理的业务流程图，如图7－1所示：
图7－1 采购业务流程图
其中网上采购是与电子商务相集成的功能，点击该功能直接进入亿禧网中的供应信息页面，如图7－2所示：
图7－2 网上采购
该功能的具体用法见电子商务网站登录的搜索求购信息帮助。
采购订单
采购订单主要反映业务部门与供应商签定的采购和受托代销合同，它是统计采购合同执行情况的依据；可生成采购单和受托入库单，监督到货情况，随时了解订单的执行情况。
在实际工作中，如果需要记录购货合同（或订单），或需要查询订单明细及到货信息时，就可以利用采购订单功能来管理采购业务。
这里需要注意的是，采购订单反映的只是一种合同或采购计划，因此，采购订单不记入任何库存账，系统提供订单汇总及明细表供查询订单的执行情况，即商品的到货信息，而不反映库存数量的增减变化。
所以，可以通过采购订单制作商品采购单及受托代销入库单。
当然，商品采购单和受托入库单也可不通过采购订单而直接填制。
单击“流程图－采购管理”窗口中的“采购订单”，出现采购订单窗口，如图7－3所示：
图7－3 采购订单录入窗口
1.选择单位
在“基础设置－往来单位”中所记录的具有“供应商”、“供销”或“其它”等单位性质、并且已指定应付账款科目的单位，此时将出现在“单位”下拉框中供你选择。
如果是下拉框中没有的新单位，也可在此点击“新增”命令，动态增加单位。
2.选择模板
进入采购订单后，系统将自动默认为采购订单模板，也可根据需要选择其他的模板，单据的显示与打印格式将随模板的不同而发生改变。
3.单据头的填制
根据需要选择采购部门及业务员，业务员信息是在职员设置中具有“采购”业务范围的职员。
这些信息是可以动态增加的。
输入日期、单据号。
日期、单据号均可由系统自动生成，也可根据需要进行修改。
特别地，单据号可根据分类的需要加前缀（数字或字符）。
单据号总长十位，前缀为六位。
选择收发地址。
若在单位信息中没有定义收发地址，可在此动态增加。
选择付款条件。
系统根据付款条件中的优惠日和折扣率自动计算折扣金额，并根据付款条件和开票日期自动计算后填列“到期日”
4.填制单据体
选择商品劳务、计量单位。
对于新商品劳务和计量单位可进行动态增加。
输入订货数量、单价、金额。
其中，只需输入任意两项，可自动计算出另一项。
需要提醒的是，商品如果采用了多种计量单位，且各计量单位之间的是非十进制的换算关系，如：
1箱=24瓶。
在输入数量时，系统有提示信息自动将十进制转换成为实际单位进制，只需输入十进制的数量（如输入箱），系统将自动把24进制的数量计算出来（10箱6瓶），免去了人为计算的繁琐，如图7－4所示：
图7－4 不同计量单位间的自动换算
单据体中的“已到数量”栏，反映采购订单中该商品实际到货数量，当采购单根据采购订单生成时，该栏目由系统通过采购单自动产生，且不允许修改。
另外，在单据体下方，还可以输入备注信息，对该张采购订单进行说明或详细注释。
5.关闭
关闭分为两种情况。
一种是关闭订单，即该采购订单不再使用；一种是关闭订单中的某一具体商品，即该种商品在订单中暂时不执行。
如果商品采购单由订单生成，当某种商品的入库数量与订单中该商品数量相等时，系统会自动关闭该商品；当采购单的所有商品入库数量与订单中所有商品的数量相等时，系统会自动关闭该张订单。
6.单击“确认”按钮，完成并存盘退出订单。
采购订单录入完成后，可以对已经执行的订单，查询其执行情况，即进入到某一具体订单的“采购订单”窗口，单击“执行情况”按钮，查询该订单涉及到商品采购单，以及具体的货物数量是多少。
商品采购单
商品采购单主要记载购货过程中发生的经济业务，是产生库存账、现金/银行账和应付账款的依据，其操作界面如图7－5所示：
图7－5 商品采购单录入窗口
当收到一批货物时，无论发票是否随货同行，都要填制商品采购单进行入库处理：
1.“票货同到”：
当采购发票与货物同时到达，在填制商品采购单的同时必须选择“开票标志”，直接进行发票填制，如图7－6所示：
图7－6 填写发票信息
若该笔采购付款采用现金结算，选择“开票标志”后可选择“现金结算”，进行付款操作，如图7－7所示：
图7－7 现金结算操作窗口
2.“票到货未到”
如果采购的商品发票先行到达，而货物尚未到达时，可先填制采购发票，系统自动记入单到货未到报表。
当商品到达时再填制采购单入库，此时系统自动记入货到单未到报表，然后单击“选择发票”按钮，进行采购单和采购发票的核销。
需要提醒的是，只要商品单价一致，可以将对应的采购单与采购发票进行核销操作，其对应方式有：
一对一（一张采购单对应一张发票）、一对多（一张采购单对应多张发票）、多对一（多张采购单对应一张发票）、多对多（多张采购单对应多张发票）。
3.“货到票未到”
如果采购的货物先到而采购发票未送到，此时可以采用估价入库的方式，根据与供应商约定的价格填制采购单，待发票到后，首先根据收到的发票填制采购发票单据，然后在发票录入窗口中使用选择单据功能，以便确定本张发票所对应的入库单据。
如果两种单据的数量、金额都一致，可以立即核销货到票未到商品；如果商品价格不一致（无论数量是否全部到齐），可以采取两种方式进行处理：
（1）采购入库单据已经生成凭证：
为了保证财务数据与业务数据的一致性，此时不能修改暂估入库的采购单据，可以根据收到的实际发票直接填制采购发票单据，然后单击“选择单据”按钮，进入入库单据核销窗口，系统自动在“本次开票数量”和“本次开票金额”栏目内填入当前发票的数量和含税金额，注意，如果该采购单据没有生成凭证，就不能在填制采购发票时选择采购单。
在采购发票自动生成凭证时，对于出现的暂估差异，系统提供两种处理方式：
在生成凭证时，可以选择“红冲调整”（即冲销原入库单据后，再重新填制一张正确单价的商品采购单），也可以选择“差额调整”（即仅仅补充一笔没有数量、只有差异金额的商品采购单作为补充入库单据），这样，系统在自动生成发票对应的凭证时，也根据所选择的差额调整方式自动生成了相关的入库调整单据。
其处理方式选择，如图7－8所示：
图7－8 暂估差额处理方式选择
（2）采购入库单据没有生成凭证：
如果在当前会计期间收到发票，可以根据发票直接修改暂估入库单据。
如果当前期间已经结账，可以根据最终的采购单据与发票单据的差异，首先全额冲销暂估入库单据，然后填制一张与采购发票一致的入库单据，并重新进入采购发票单据中通过“选择单据”进行核销。
此时核销窗口中有三张该商品的入库单据，即暂估入库、冲销暂估的红字入库、与发票一致的入库单据。
在核销与发票一致的入库单据的同时，还需要在核销窗口中将其他两种入库单据打上关闭标志，以避免在货到票未到报表中反映这两笔相互冲销的数据。
在货先到票后到方式进行调整时，要注意的是，无论发票数量是否已经等于暂估入库数量（即无论是否多次开票），只要单价有差异，系统就会自动进行冲销，但仅仅冲销发票上对应数量所带来的差异，不需要发票数量与入库单据数量完全一致后才进行冲销；同时这种自动调整的功能必须在暂估入库单据生成凭证后才能有效进行。
否则在结账后，由于不能再修改已结账期间的单据，只能以手工方式来进行差额调整，并且只能进行全额回冲，否则无法进行核销。
4.商品账登记与查询
商品采购单保存后，系统自动登记商品库存账、货位账、对供应商的应付账款；付款后，会登记付款汇总及明细表。
如果采用现结（即现金结算）方式，则直接登记库存账和现金/银行账，不再登记应付账款。
票货未同到时，系统自动登记货到票未到、票到货未到报表，两者核销后，将自动清除。
在导航图中，系统提供商品采购汇总表供查询，同时，还提供采购明细表、单到货未到及货到单未到各种账表供查。
直运采购
直运采购，主要为直运销售而设置，在发票到达后即可录入直运采购单，不需要指定货位，直运采购不影响实际库存，只是为直运销售提供成本价。
与商品采购单一样，直运采购单也可通过采购订单填制，还可直接填制：
在直运采购单中可查询商品的付款资料，若需要付款，可在付款资料中直接填制付款单；可在付款单中进行应付账款核销，还可在直运采购单中直接对应付账款进行核销；可在直运采购单中核销采购发票；该张直运采购单生成凭证后，在直运采购单中可直接关联凭证。
其操作与商品采购单类似。
受托入库
受托商品到货时，企业对代销商品已经具有支配权，可以开展销售业务，因此需要录入受托入库单反映受托代销入库业务，以便登记各种有关账册。
当结算受托代销商品款时，填制受托结算单。
但是只有在商品劳务中商品属性为“受托”的商品才可进行受托业务处理
与商品采购一样，受托入库单可通过采购订单填制；在受托入库单中可查询受托结算资料。
受托结算单可根据受托入库单填制（选择单据中的“受托业务单”），也可由受托入库单自动生成（通过“选择单据”按钮）；在受托结算单中可查询付款资料，若需要付款，可在付款资料中直接填制付款单，也可在“现金银行”模块中填制付款单；在付款单中可进行应付核销，冲减应付账款，还可直接在受托结算单中进行应付账款核销；若受托结算单已生成凭证，可直接关联查询凭证。
并且，受托入库单据中必须指定对应的受托结算单，否则系统不允许存盘。
采购业务处理中涉及到的其他功能
在进行商品采购、直运采购、受托入库三种采购方式的操作时，还会涉及到一些重要的功能：
1.验收入库
收到货物时，填制商品采购单，系统会自动在库存账上进行登记，反映库存数量的变化。
但在“商品采购单”与“受托入库单”中，系统还提供了“验收入库”功能。
“验收入库”是专门为库管员而设置的，表明库房实际收到货物的情况。
当库管员收到货物时，单击“验收入库”按钮，可进行入库处理。
若未进行验收入库，系统在“库存变动”账表中将提供“未入库商品汇总表”和“未入库商品明细表”供查询。
也就是说，系统在录入采购单后，无论是否进行“验收入库”环节的处理，系统都会登记库存账；验收入库只是针对库管员而言，并不影响库存账，系统提供未入库汇总表，未入库明细表供库管员查询。
2.选择订单
如果某批到货商品事前进行了采购订单的录入，那么此时的商品采购单就可根据采购订单自动生成，在输入了“单位”后，单击“选择订单”按钮，选择符合要求的采购订单，也可通过单据体中的“订单号”栏选择订单中的具体商品，系统根据所选的采购订单自动生成商品采购单，并允许用户修改。
3.付款资料
选择“付款资料”功能，系统会根据不同的结算情况进行处理：
（1）钱货两清，即现结。
采购时属于此种情况的，首先需要在“开票标志”栏作上选择标志，然后单击“现金结算”复选框，进入现金结算窗口，直接付款；或在标有“现金结算”的采购单中单击“付款资料”按钮，在付款资料中付款，系统同样会进入现金结算窗口，输入付款信息即可。
相比较而言，前面一种方法更为简捷。
采用现结方式付款时，系统直接登记现金/银行账，不再登记应付账，也无需进行应付款的核销。
（2）挂账，即先款后货或先货后款。
此种情况即使在“开票标志”处作上了选择标志，只要不选择“现金结算”，系统都将作为挂账处理。
单击“付款资料”按钮可查询商品的付款情况，若需要付款，可单击“付款”按钮填制采购付款单，在付款单中可对应付账款进行核销；如果在填制采购单之前已经填制了采购付款单，即货到之前已经付了款，那么在商品采购单中可直接进行应付账款的核销。
还可在“现金银行”模块中填制采购付款单。
由此可以看出，在付款资料中单击“付款”后出现的窗口将根据是否选择了“现金结算”而有所不同。
选择了“现金结算”时，将进入现款结算窗口进行付款，没有选择“现金结算”时，将进入采购付款单中进行付款。
3.选择发票
如果在填制采购单时，已经输入了该单据所对应的发票，就可以通过“选择发票”功能指定对应的发票，表明该采购单的商品已经开票，否则系统认为没有开票（除非在采购单中打上开票标志）。
系统提供了货到票未到（只有采购单）和票到货未到（只有采购单）报表，以及采购发票核销对照表等。
需要注意的是，系统并没有强制一张采购单只能针对一张采购发票，两者之间可以一对一、一对多、多对一、多对多地进行核销。
4.采购分摊
企业进行了商品采购业务的处理后，对于采购费用如果不直接计入经营费用，而是要将采购费用计入采购的商品成本中时，就需要使用系统提供的采购分摊功能。
如果要使用系统的采购分摊功能来分摊采购费用，那么在“基础设置”中，采购费用要作为商品（在商品列表中将采购费用作为商品输入，并且其商品性质中的商品类别为“费用”）进行初始设置，然后进行采购管理的资料输入时，将其同采购的正常商品一起输入到采购单据中。
采购发票
在“商品采购”中我们提到“单货同到”，当选择了“开票标志”，那么在商品采购单上将填写发票的相关信息，此时商品采购单也具有了发票的性质，因此对于“单货同到”来讲，就不需要单独填写采购发票。
单独填制发票，系统认为是票到货未到，此时先填制采购发票，待商品到达时，再填制商品采购单入库，并选择相应的发票进行发票核销，核销在途商品账。
对于“货到单未到”情况，先单独填制采购单，待发票到后，可通过“选择单据”功能指定对应采购单，并确定该张发票的开票数量及开票金额。
采购凭证
所有的采购单据均可由系统自动生成记账凭证，不同单据生成的凭证对应科目不同，登记的账簿也有所不同。
点击“采购管理”中的“采购凭证”，出现凭证向导窗口，如前图7－8所示，在该窗口中设置以下内容：
1.单据类型
（1）票货同到不走采购科目：
若选择，则表示当单货同到时生成的凭证直接登记库存商品、应交税金、应付账款科目，不再登记商品采购科目；若不选，表示当单货同到时，生成的凭证仍然要登记商品采购科目。
（2）暂估回冲不走采购科目：
若选择，表示进行暂估回冲时，不登记商品采购科目。
（3）生成采购单调整暂估差额：
对于货先到发票后到的采购业务，如果出现暂估差额，在将发票生成凭证时，系统可以自动根据所选择的调整方式（红冲调整、差额调整）来自动生成用于调整的采购单据，见“商品采购单”中的有关说明。
2.“选择单据”
在该页面，直接选择需要生成凭证的单据，并作上“√”标志。
单击“关联”按钮，可直接查询采购单据。
3.凭证设置
在“凭证设置”标签页中的对话框中选择凭证模板、凭证类型、凭证摘要等信息，如图7－9所示：
图7－9 凭证设置
4.生成方式
在“生成方式”标签页中选择凭证生成方式。
系统提供按单据、按单位、按单据类型、按单位和单据类型等四种生成方式供选。
将以上四个步骤的内容设置完毕后，单击“完成”按钮，系统根据设定，自动生成记账凭证。
采购单据生成凭证后，可以通过单据查询凭证，也可以通过凭证查询业务单据。
此时如果发现业务单据有错，需要修改，那么只能先删除对应的凭证后，才能修改业务单据。
采购管理实验
一、实验目的：
1、了解采购订单在采购管理中的作用
2、熟练掌握不同的到货方式下，采购管理的处理流程
二、实验内容：
根据实验案例，利用金算盘财务软件的采购管理功能，完成采购业务的处理
三、实验案例：
（1）（单货同到）单位：
01海华集团公司日期：
2007-01-03
商品
货位
单位
数量
不含税单价
001甲商品
01总库
条
50
002乙商品
01总库
条
1300
（2）（单到货未到）单位：
02大元商贸公司日期：
2007-01-05
商品
货位
单位
数量
不含税单价
003丙商品
01总库
条
500
004丁商品
01总库
条
250
（3）（货到单未到）：
03联星烟草批发部日期：
2007-01-06
商品
货位
单位
数量
不含税单价
001甲商品
01总库
条
2500
002乙商品
01总库
条
2000
003丙商品
01总库
条
150
004丁商品
01总库
条
100
要求：
将以上单据生成凭证，暂估入库科目204应付帐款，票货同到不走采购科目
（4）2007年1月10日
（2）号发票货物到，单据与发票据数据一至，请填制该单据并核销对应单据。
（5）2007年1月11日（3）号单据发票到，发票上商品004丁商品不含税单价，其他数据一至，请填制该发票并核销对应单据。
要求：
将（4）、（5）号单据生成对应凭证，暂估回冲不走采购科目，暂估差额采用差额调整。
注意：
发票没有特别说明，采用年月日再+业务编号来代替。
如业务2的发票号为02。
四、实验步骤：
（一）采购订单处理
1.选择具有采购管理权限的操作员，点击“流程图－采购管理－采购订单”，出现采购订单窗口，如图7－10所示：
图7－10 采购订单
2.根据业务
（1），从“单位”下拉框中选择“海华集团公司”，修正业务发生日期，由于采购订单一般在采购业务发生之前填制，因此业务发生时间只要在采购业务发生的时间“2007-01-03”之前即可，下面的“开票日”与“到期日”的填写原理相同。
3.在采购订单的单据中，按照业务
（1）的采购内容填写相关的商品采购情况，只是这里需要将业务
（1）中的不含税单价换算为含税单价填列，如图7－11所示：
图7－11 填写好的采购订单
4.填写好采购订单，该笔订单中的商品到货后，“已到数量”栏中将显示到货数量，如果到货数量与采购订单“数量”栏中的相等，系统将自动在该商品的“关闭”栏中打上“√”，表示该商品的采购计划已执行完毕。
要注意的是，如果某种商品的到货数量与采购订单中的数量不相等或者某商品虽然没到货但不再执行采购计划，那么可以在该商品的“关闭”栏由操作员手工打上“√”。
如果某张采购订单全部不再执行了，可以选择该采购订单右上角的“关闭”选择框，直接关闭采购订单。
（二）商品采购处理
单货同到业务处理
1.点击“商品采购”，进入商品采购单录入窗口，根据业务
（1）的资料，在单位框中选择“海华集团公司”，然后将日期修改为“2007-01-03”。
因为业务
（1）是属于单货同到的业务类型，所以还要再选择“开票标志”，然后选择发票类型“增值税专用发票”，发票号“0001”，如图7－12所示：
图7－12 单货同到的商品采购单填写
2.因为业务
（1）已经填写了采购订单，因此可以直接通过“选择订单”功能由采购订单生成相应的商品采购单信息，如图7－13所示：
图7－13 通过选择采购订单来生成商品采购单
3.根据采购订单生成商品采购单后，修改到货的库位、数量、单价等信息，如图7－14所示：
图7－14 修改好的商品采购单
4.点击“确定”按钮保存，或者点击“下一张”，系统将自动保存并进入到新的商品采购单窗口继续录入其他的商品采购单。
5.此时回到商品订单窗口，可以看到商品的“到货数量”栏中系统已自动填上了到货数量，“关闭”栏也已经打上了“√”标志，如图7－15所示：
图7－15 已执行的采购订单
6.切换操作员：
选择具有“采购凭证”权限的操作员“李东平”进入系统，点击“流程图－采购管理－采购凭证”，在“选择单据”标签页中选择要生成凭证的业务单据，如图7－16所示：
图7－16 选择单据生成采购业务凭证
7.其他参数设置按照实验案例中的说明进行设置，案例中没有说明的按照系统默认参数设置，完成后点击“完成”，生成凭证，如图7－17所示：
图7－17 由商品采购单生成的采购业务凭证
单到货未到业务处理
1.由采购员“孙胜业”点击“流程图－采购管理－采购发票”，将业务
（2）中的有关商品信息在采购发票中录入，如图7－18所示：
图7－18 采购发票录入
2.切换操作员，由“录入员－李东平”点击“流程图－采购管理－采购凭证”，进入采购凭证生成窗口，选择采购发票，发图7－19所示：
图7－19 选择采购发票生成采购凭证
3.设置好其他参数后，生成凭证，如图7－20所示：
图7－20 单到货未到情况下生成的凭证
4.根据业务（4），货到后，操作员换回到“孙胜业”，进入商品采购单，录入业务
（2）中的商品到货情况。
5.选中商品采购单中的“003丙商品”，点击“选择发票”按钮，出现发票选择窗口，选择与该商品采购单相对应的发票，如图7－21所示：
图7－21 货后到选择发票进行关联
6.按照步骤5，选择其他到货的商品，一一进行发票选择关联。
7.所有到货商品与发票关联完毕后，操作员换到“录入员－李东平”，进入采购凭证窗口，选择要生成凭证的商品采购单，设置其他参数，然后生成凭证，如图7－22所示：
图7－22 货到后生成的凭证
货到单未到业务处理
1.由操作员“孙胜业”进入商品采购单，将业务（3）中的数据录入，由于发票未到，因此不能选择“单货同到标志”。
2.由操作员“李东平”进入采购凭证窗口，将业务（3）的商品采购单生成采购凭证，如图7－23所示：
图7－23 货到单未到情况下生成的暂估入库记账凭证
3.根据业务（5）资料，“孙胜业”进入采购发票窗口，将单位、时间、发票类型、发票号录入。
4.对于业务（3）的商品信息录入，有两种处理方法：
（1）在单据体中，将商品信息录入，然后点击“选择单据”，将发票上的商品与商品采购单上的信息一一对应关联；
（2）直接点击“选择单据”，进入“选择开票入库单”窗口，选择有关的商品，这里需要注意的是，由于“004丁商品”的发票上注明的单价与商品采购单上的暂估入库单价不同，因此不能选择“004丁商品”，如图7－24所示：
图7－24 选择与发票上的单价、数量一致的商品采购单上的商品
点击“确定”，生成上述三种商品的发票信息，如图7－25所示：
图7－25 由商品采购单生成发票信息
此时再录入“004丁商品”的信息，注意录入的单价是发票上注明的单价，然后点击“选择单据”，将该商品信息与商品采购单上的商品信息进行对应关联，如图7－26所示：
图7－26 选择单价有变化的商品
5.在采购发票窗口点击“确定”完成发票信息的录入。
6.由操作员“李东平”进入采购凭证窗口，选择需要生成凭证的采购发票，设置好参数，生成凭证，如图7－27所示：
图7－27 发票到后生成的凭证
7.在生成凭证时，对商品采购单产生的暂估差额采用的是“差额调整”方法，因此进入商品采购窗口可查询到由“录入员－李东平”生成的调整了“004丁商品”入库金额的商品采购单，如图7－28所示：
图7－28 “差额调整”法生成的商品采购单
库存管理
对于任何一个企业来说，库存都是既重要又繁琐的环节，它是指企业为销售或耗用而储备的各种有形资产，如各种原材料、燃料、包装物、低值易耗品、委托加工材料、在产品、商品等，库存管理需要反映存货的变动、保管等情况，并且核算存货的收入、发出、结余成本。
在金算盘软件“流程图”界面中选择“库存管理”，即出现商品库存管理的业务流程图，如图7－29所示：
图7－29 库存管理业务流程图
自制入库与入库成本
当企业利用原材料自己加工
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