各门类档案的整理.docx
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各门类档案的整理
第二章各门类档案的整理
编制说明：
本章主要介绍了文书档案、会计档案、声像档案、实物档案、基建档案、婚姻登记档案、计划生育档案、房产契税档案、审计档案、纪检案件档案、人员档案的整理方法。
其中文书档案、会计档案、声像档案、实物档案、基建档案、人员档案的整理方法适用于市直机关、镇区及村（社区）;婚姻登记档案、计划生育档案、房产契税档案、纪检案件档案、审计档案的整理方法适用于镇区。
村（社区）形成的计划生育、审计等方面的材料归入文书档案即可。
第一节文书档案的整理
本节所讲文书档案的整理方法是按件归档的整理方法。
一、三分开
（一）分归档与不归档：
按本单位《文件材料归档范围》执行。
以本级文件为主；上级文件：
有针对性和需要贯彻执行的；下级文件：
工作汇报、请示、统计报表等。
（二）分保管期限：
归档文件按照《文书档案保管期限表》划分为永久（代号1）、30年（代号4）、10年（代号5）；
（三）分年度：
以文件落款时间为准。
二、编页码
只对文件材料的有效页面编页码，空白页面不编。
本身有正确页码或单页的归档文件不需再编页码；一份文件各部分（如收、发文处理单和定稿等）已有独立正确的页码时，也可以不用再编页码，合并计算其总页数即可。
正面编于右上角，反面编于左上角。
三、排序
在同一年度同一保管期限内排列文件先后次序。
尽量将同一事由（同一次会议、同一个活动、同一件事情等）的文件排列在一起。
四、盖档号章
全宗号
类别
期限
年度
件号
页数
***
A01
1
2010
1
8
档号章盖于文件首页左上方空白处。
如文件首页上方空白处不够位置盖档号章，可另加一张白纸作封面，档号章盖在白纸封面左上方。
档号章可手工填写，工整即可。
五、电脑著录
在档案管理软件系统中按照著录界面和归档文件目录格式的要求进行著录。
完成著录后上传全文：
永久和30年的档案，应将相应电子全文上传至档案管理软件系统，以符合“双套制”管理的要求。
六、装订入盒
拆除文件材料中的金属物后，采用不锈钢钉、三孔一线等方法按单件装订。
成本成册以及保管期限为10年的文件材料可保留原装订。
对某些不合规格的文件材料，在不破坏文件材料内容的前提下，按A4尺寸标准幅面进行剪裁、补贴或折叠。
将装订好的文件材料按其排列顺序装入档案盒内，一个档案盒内只能装同一保管期限的文件材料。
。
七、打印《归档文件目录》
应用档案管理软件打印出盒内文件的《归档文件目录》（1份），盒内目录中的起止“件号”应于盒内文件数量一致。
《归档文件目录》式样见附表1。
八、编制备考表和档案盒脊背
备考表置于盒内文件之后，填写项目有：
盒内文件材料情况说明、整理人、检查人和日期。
盒内文件材料情况说明主要填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
档案盒脊背内容有：
全宗名称、全宗号、类别、年度、起止件号，要求编制整齐、美观。
备考表式样与档案盒脊背式样见附表2。
九、编制档案目录
应用档案管理软件按年度分保管期限打印《归档文件目录》一式三份。
编写“年度归档说明”。
“年度归档说明”的主要内容包括：
本单位本年度组织机构、人事变化情况；本年度文件材料归档情况（含归档工作组织情况，归档文件的完整程度、归档数量、有何缺陷和问题等）。
将“年度归档说明”和《归档文件目录》汇编成档案目录。
档案目录装订方法：
先排“年度归档说明”，后排《归档文件目录》。
归档文件数量多时，一个年度每种保管期限的归档文件目录装订一本；归档文件少时，一个年度或几个年度各种保管期限的归档文件目录装订成一本，不同年度或不同保管期限之间用彩色纸隔开。
档案目录要求制作一式三份，一份用于日常检索（用专用硬皮档案目录夹装订），一份用于备份（可用软牛皮纸装订），一份送所属镇区档案馆（室）备案。
档案目录封面和脊背标签式样见附表3。
十、入柜排列
档案可按年度也可分保管期限存放档案柜中。
档案目录存放于阅览室或档案人员办公室的档案目录柜中。
附表1：
文书档案《归档文件目录》式样
归档文件目录
全宗号：
***类别：
A01期限：
永久年度：
2009
件号
文
号
责任者
题名
日
期
页数
备注
001
＊府[2010]
5号
＊＊
镇政府
关于印发《＊＊镇＊＊＊管理制度》的通知
2010
.02.
12
15
…
……
……
…………
……
…
附表2：
文书档案备考表与档案盒脊背式样
备考表脊背
附表3：
文书档案目录封面和脊背标签式样
名称
**镇**村委会
文书档案目录
全宗号
***
类别
A
期限
1.4.5
年度
2010
全宗号
***
类别
A
期限
1.4.5
年度
2010
注：
村级单位的土地管理档案、户籍人口档案可参照文书档案整理方法
第二节会计档案的整理
一、分类
会计档案大类代字为D，分四个属类：
D1：
会计报表（永久或长期）；D2：
会计帐簿（25年）；D3：
会计凭证（15年）；D4：
其他（永久或长期）。
二、组卷
报表、其他类：
一年或一套报表组一卷；
帐簿、凭证类：
一册或一本为一卷。
三、排列
按时间顺序排列。
四、编页号
凭证类不需编页码；
报表、帐簿、其他类的编号方法与文书档案相同，如果原已有页码不用再编。
五、装订
帐簿、凭证类一般保留原装订；
报表、其他类如已有封面则保留，无封面时，可以白纸加封面，并拟定案卷标题。
案卷标题格式为：
单位名称＋时间＋会计材料名称。
六、盖档号章、填档号
全宗号
类别
年度
案卷号
***
（a）D3.1
2009
1
类别号＝大类代字+属类代号+帐套代号（如无则省）；
案卷号：
同类同年度案卷排列流水号。
七、电脑著录
利用电子档案馆系统或其他档案管理软件进行著录。
各著录项目应规范统一，一般要求按“一卷一条”的方式著录（见附表1），由于会计凭证数量较多，著录时可按“一月一条”的方式著录（见附表2）。
“标题”应按照“单位+时间+会计材料名称”的模式著录。
八、编制目录
会计帐簿、凭证类只需打印《会计档案目录》，会计报表和其他类需要另外打印《卷内文件目录》。
九、装盒上架
装盒：
报表、帐簿、其他类装会计档案盒；凭证类装会计凭证盒。
上架排列：
一般先分属类，再按年度和案卷号顺序进行排架。
附表1：
会计档案目录
全宗号：
×××类别：
D3.1年度：
2009
案卷号
案卷标题
起止
时间
保管期限
卷内张数
备考
001
＊＊镇＊＊村2009年1月会计凭证第1册
2009.01.
01～10
15
年
002
＊＊镇＊＊村2009年1月会计凭证第2册
2009.01.
11～20
15
年
003
＊＊镇＊＊村2009年1月会计凭证第3册
2009.01.
21～31
15
年
004
＊＊镇＊＊村2009年2月会计凭证第1册
2009.02.
01～13
15
年
…
…………
……
…
…
附表2：
会计档案目录
全宗号：
×××类别：
D3.1年度：
2009
案卷号
案卷标题
起止
时间
保管期限
卷内张数
备考
001
/
004
＊＊镇＊＊村2009年1月会计凭证
2009.01.01
/
2009.01.31
15
年
4
册
005
/
007
＊＊镇＊＊村2009年2月会计凭证
2009.02.01
/
2009.02.28
15
年
3
册
008
/
012
＊＊镇＊＊村2009年3月会计凭证
2009.03.01
/
2009.03.31
15
年
5
册
013
/
014
＊＊镇＊＊村2009年4月会计凭证
2009.04.01
/
2009.04.30
15
年
2
册
…
…………
……
…
…
第三节声像档案的整理
声像档案大类代字为F，分三个属类：
F1：
录像；F2：
录音；F3：
照片。
凡列入归档范围的声像档案的保管期限统一定为永久。
一、录像、录音档案的整理
（一）鉴定
选择有保存价值的录像、录音归档。
非本单位形成的电教片、宣传片等，不作为声像档案整理，只作为一般声像资料保存。
（二）分类
不管载体形式（磁带、光盘、其它），只看内容记录形式。
如既有声音又有影像的，则为录像；如只有声音无影像的，则为录音。
（三）按内容分件
一项工作或一次活动所形成的录像或录音视为一件，按“件”拟写题名。
如“2009年全镇经济工作会议”
（四）排列编号
录像、录音档案一般按其形成时间顺序排列编号。
编号方法：
大类代字＋属类代号＋年度＋件号。
例：
录像
Ｆ1／2008／１
件号（第1件录像）
年度
属类代号（录像档案）
大类代字（声像档案）
（五）载体刻录
数码形式的录像、录音应刻录光盘脱机保存。
不同类别的档案尽量不要刻录在同一张光盘上（即分别按录像、录音刻录）。
（六）载体排列编号
编号方法：
档案类别号＋载体类型＋年度＋顺序号。
载体类型：
TP（录音带）、VIP（录像带）、DVD、CD（光盘）。
如：
2009年第1张录像光盘的编号为：
F1／DVD／2009／1
（七）著录及打印目录
按《中山市声像档案整理规则》，在中山市电子档案馆系统进行著录，并打印档案目录，目录格式见下表：
（b）录音录像档案目录
（c）全宗号：
***类别号：
F1年度：
2009
件号
题名
摄录者
摄录
日期
载体
编号
参
见
号
备
注
1
2009年全镇经济工作会议
张×
2009.08.06
CD/2009/1
二、照片档案的整理
（一）纸质照片的整理（数码照片应冲晒成4R或4D规格纸质照片归档）。
1、鉴定：
选择有代表性的数码照片冲晒成纸质照片。
2、分组：
一项工作或活动形成的照片作为一组。
3、排列编号：
排列：
同一年度内各组照片按形成时间顺序排列；组内照片按工作活动程序排列。
编号结构模式为：
分类号＋年度号＋组号＋张号。
分类号：
大类代字+属类代号。
组号：
每个年度的组号均从1开始编流水号。
张号：
照片的组内序号，每组照片从1开始编张号。
例：
Ｆ３／2008／1／1
张号（该组第1张）
组号（第1组）
年度
属类代号（照片档案）
大类代字（声像档案）
注：
照片编号要标注在两个地方：
一是照片的背面；二是照片张说明标签的“张号”栏内。
4、著录：
在档案管理系统中录入相关信息。
5、打印：
《照片组说明标签》、《照片张说明标签》、《照片档案组目录》。
例1：
照片组说明标签式样：
组号
F3/2008/5
参见号
A／1／2008／15
起止日期
2008年7月2-4日
拍摄者
张××
照片张数
10张
载体编号
F3/DVD
/2008/2
组题名
××村2008年“迎奥运”田径运动会
组说明
2008年7月2-4日，在**体育场举行“迎奥运”田径运动会，全村共有10支代表队106人参加了10个项目的比赛。
镇领导×××以及特邀嘉宾×××、×××出席了开幕式。
例2:
照片张说明标签式样
张号
F3/2008/8/1
载体
编号
F3/DVD/2008/2
参见号
拍摄者
张××
拍摄
日期
2008.07.02
文字
说明
村主任李××（左三），特邀嘉宾王××（左二）、刘××（右二）在开幕式主席台上。
例3:
照片档案组目录
照片档案组目录
全宗号：
***类别号：
F3期限：
永久年度：
2008
组号
组题名
拍摄者
起止
日期
载体
编号
照片
张数
备注
1
××村2007年度总结表彰会
张××
2008.01.06
5
…
……
……
…
8
××村2008年“迎奥运”田径运动会
张××
2008.07.02/
2008.07.04
8
…
……
……
…
6、入册：
每组照片前留一空位，放置照片组说明标签；放置组内照片；每张照片下面放置照片张说明标签；把打印的《照片档案组目录》粘贴于照片档案册内页上；填写照片册背脊标签。
全宗号
×××
类别号
F3
年度
2008
组号
1--8
例:
照片册背脊标签式样
注：
大张照片可统一编号、另行存放保管。
（二）数码照片的整理
1、鉴定：
选择有保存价值、有代表性的数码照片归档保存。
2、分组、排列编号同纸质照片的整理方法。
3、在计算机中建立层级文件夹进行分类存储。
一般应在计算机硬盘的非系统分区建立“数码照片档案”总文件夹；在总文件夹内按不同年度建立层级文件夹，并以年度命名层级文件夹；在同一年度文件夹内按不同组建立组文件夹，并以该组组号加照片主要内容或者事由命名组文件夹，组号与内容或事由之间加空格；在同一组内以照片号加文字说明对每一张照片命名，照片号与文字说明之间加空格，文字说明主要说明本张照片内容或人物姓名及其身份、所处位置等。
例：
某单位的数码照片档案统一存放在档案室计算机硬盘的非系统分区D盘，2010年拍摄的××工作会议数码照片是本年度第一组，该组照片在计算机中的存放路径：
D：
﹨数码照片档案﹨2010﹨001××工作会议
该组的第一张照片命名：
2010﹨001﹨001×××局长（中）作工作报告
4、刻录光盘：
数码照片应刻录光盘脱机保存。
5、制作光盘标签，粘贴于光盘盒正面和脊背上。
例：
光盘标签式样：
正面：
光盘编号
F3/DVD
/2010/01
光盘容量
2G
起止日期
2010·1-12
照片张数
420
光盘题名
××单位2010年数码照片
F3
/
DVD
/
2010
/
01
脊背：
第四节实物档案的整理
实物档案是在工作活动中形成、获得的各种牌匾、锦旗、证书、印章、字画、礼品等实物性材料。
一、收集
二、排列：
按实物形成或获得时间顺序排列。
三、编号：
按“类目号＋年度＋件号”的编号方法对实物档案进行编号。
例如：
某单位2009年的第一件实物，其档号表示为H/2009/1；
四、标识
给每件实物档案制作一个标签，标签内容包括该实物档案的档号、名称、来源、时间等相关信息，并将标签贴在相应实物的背面或侧面等不显眼处。
例如：
实物档案标签
档号
H/2009/1
实物
名称
中山市文明单位奖牌
来源
市政府
日期
2009.
02.00
五、编制目录
使用档案管理软件，按照编号顺序在《实物档案目录》上依次进行登记，并将目录打印出来装订成册。
著录项目：
档号：
该实物的完整档案编号；
实物名称：
实物文字内容＋实物类型，如；××先进单位锦旗
来源：
该实物赠与或授予的单位或个人；
日期：
获得该实物的具体时间；
存放点：
存放该实物档案的具体地点；
备注：
其他需要特别说明的事项，如无则空。
实物档案目录
档号
实物名称
来源
日期
存放点
备注
H/2008/1
中山市文明单位奖牌
市政府
2008
.02.
00
荣誉室
H/2008/2
XX镇2008年度先进单位锦旗
XX镇委、
镇政府
2008
.03.
00
档案室
六、存放
实物档案可以存放于单位档案室或陈列于单位荣誉室；
存放单位档案室时，注意将较重要的和新获得的摆在比较显眼的位置。
锦旗、字画等在收藏时，应卷放，外加封套，在封套上贴实物档案标签。
珍贵字画应专柜存放。
七、实物的拍照
所有实物均应拍数码照片，并标识相关信息。
实物拍数码照片，应注意拍摄角度和技巧，便于日后使用。
实物数码照片可不冲晒纸质照片，数码照片多时可集中刻录光盘保存。
第五节基建档案的整理
一、分建设项目
以有关部门批准立项为准。
二、分建设阶段及单项工程
先将整个建设项目文件按准备阶段、施工阶段、竣工验收阶段分开，再将施工阶段的文件按单项工程分开。
注：
单项工程是指建设项目中独立设计、独立施工、独立发挥效益的工程。
如新建一所中学（建设项目）一般有教学楼、体育馆、运动场及附属工程（门卫室、道路、绿化等）等单项工程。
三、组卷
项目管理类文件材料（包括立项与审批、可研、征地拆迁、报建、招投标、竣工验收文件等）按问题结合时间组卷。
施工文件一般按单项工程、单位工程结合专业组卷。
如某新建学校（建设项目）的施工图、竣工图先分教学楼或体育馆等（单项工程），各单项工程再按主体建筑或管道设施、强电及弱电系统、空调系统等（单位工程）结合建筑或结构、水电、消防等（专业）组卷。
监理文件按文种（如监理日志、监理月报、工程款项支付通知等）结合时间组卷。
组卷时，卷内文件的保管期限应基本一致，由于文件数量少需要将不同保管期限的文件归入同一个案卷时，以卷内文件的最长保管期限确定该卷保管期限。
案卷厚度不宜超过5CM。
四、案卷与卷内文件的排列
（一）案卷排列先按建设阶段排列，施工阶段的案卷分单项工程、单位工程排列。
（二）管理性文件按问题结合时间、重要程度排列。
（三）施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列。
（四）设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、设备安装调试和设备运行、设备维修等顺序排列。
（五）竣工图按专业、图号进行排列。
（六）卷内文件排列时，一般情况下遵循以下规则：
图文混合的，文字材料在前，图样材料排列在后；翻译文字排列在前、原文在后；正件在前、附件在后；印件在前、定稿在后。
五、案卷编目
（—）盖档号章：
卷内文件逐件盖档号章。
档号章式样：
档号
序号
B1--1
1
注：
档号章盖于文件首页右上方空白处，图纸盖于图标上方空白处。
（二）编页号：
只对文件材料的有效页面编页码，空白页面不编。
编号位置：
正面编于右下角，反面编于左下角。
本身有正确页码或单页的文件材料不需再编页码。
（三）编制卷内目录（附表1，在档案管理系统中著录后打印）。
（四）编制案卷封面、脊背、备考表（附表2）。
（五）编制案卷目录（附表3，在档案管理系统中著录后打印）。
（六）编制档案目录：
将案卷目录、卷内目录汇编成档案目录，档案目录入档案目录柜存放。
六、案卷封装、排架
（一）封装：
将卷内目录、文件材料依次装入档案盒内。
文字材料装盒前应去除文件金属物并按单件重新装订（装订方法与文书档案相同）；图纸不装订，按A4幅面折叠后依次装入档案盒内。
（二）排架：
按工程项目编号和案卷号，依次将整理好的案卷装入档案柜存放。
附表1：
基建档案卷内目录式样
卷内目录
档号：
B1-1
序号
文件
编号
责任者
文件题名
日期
页数
备注
1
××［2010］
5号
××
村委会
关于****立项的请示
2010
.02.
25
10
……
………
附表2：
基建档案案卷封面、脊背、备考表式样
封面脊背
备考表
附表3：
基建档案案卷目录式样
案卷目录
分类号：
B1
案卷号
案卷题名
总页数
保管
期限
备注
1
**
**
**
……
……
……
……
5
××学校教学楼建筑竣工图
15
永久
第六节婚姻登记档案的整理
一、依据
《婚姻登记档案管理办法》（民政部、国家档案局2006年1月23日发布实施）和《关于统一婚姻登记档案归档整理方法的通知》（中档〔2008〕39号）。
二、分类
婚姻登记档案大类代字为G，分四个属类：
G1：
结婚登记（含复婚、补办结婚登记，下同）、G2：
离婚登记、G3：
补发婚姻登记证、G4：
撤销婚姻登记等四个属类。
三、期限
保管期限统一定为100年。
四、整理方法
婚姻登记档案以“卷”为单位进行装订、分类、排列、编号、装盒。
（一）组卷。
一对当事人婚姻登记材料为一卷。
（二）案卷排列。
按属类——年度，每年小流水号排列。
（三）案卷编号。
婚姻登记档案编号模式为：
目录号＋案卷号。
目录号：
由大类代字＋属类代号＋年度组成。
案卷号：
目录内案卷的顺序编号，在同一个案卷目录内不允许出现重复的案卷号。
例如：
某镇2009年的第一个结婚登记档案，其档号表示为G1/2009-1；
（四）案卷整理。
1、卷内文件排列。
按照《婚姻登记档案管理办法》规定的顺序排列。
2、编制页码。
每一个案卷均从第一页开始编流水页码，凡有内容的页面均需编页码，正面编于右上角，反面编于左上角。
3、填写卷内目录、封面和备考表。
具体式样见附表，可使用相关档案管理软件系统进行打印。
4、案卷装订。
装订排列顺序为：
案卷封面—卷内文件目录—文件—封底（含备考表），一般采用不锈钢钉或三孔一线方法装订。
（五）制作案卷目录。
按案卷的排列顺序逐份在《案卷目录》上进行登记，使用相关档案管理软件系统进行打印，打印完成后用目录夹装订。
（六）案卷装盒、排架。
按档案编号顺序将案卷装入档案盒中，并填写档案盒脊背项目。
排架可按“类别－年度”或“年度－类别”排列。
附表：
案卷封面
中山市××镇婚姻登记处
结婚登记档案
婚姻登记人员姓名
男
张××
女
李××
婚姻登记编号：
中民结字200805999号
登记日期：
2008.09.09
全宗号
115
目录号
G1/2008
案卷号
99
卷内张数：
8保管期限：
100年
年度
2008
附：
卷内目录：
婚姻登记档案卷内目录
序号
提供者
卷内文件名称
页号
备注
1
《结婚登记审查处理表》
1
2
《申请结婚登记声明书》
3
3
当事人身份证件复印件
5
4
其他有关材料
8
附：
案卷目录：
结婚登记档案目录
目录号
期限
页码
G1/2008
100年
案卷号
登记证字号
姓名（男、女）
登记日期
页数
升级会员 