职场达人发邮件礼仪归纳.docx
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职场达人发邮件礼仪归纳
职场达人发邮件礼仪归纳
职场达人发邮件礼仪归纳
关于主习题
主习题要提纲挈领，添加邮件主习题是电子邮件和信笺的主要不同之处，在主习题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。
1.一定不要空白题目，这是最失礼的。
2.题目要简短，不宜冗长，不要让outlook用才能显示完你的题目。
3..最好写上来自**公司的邮件，以便对方一目了然又便于留存，时间可以不用注明，因为一般的邮箱会自动生成，写了反而负担。
4.题目要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的题目，如王先生收。
也不要用胡乱无实际内容的主习题，例如：
嘿!
或是收着!
5.一封信尽可能只针对一个主习题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理
6.可适当用使用大写字母或特殊字符（如*!
等）来突出题目，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用紧急之类的字眼。
7.回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改题目，不要ＲＥＲＥ一大串。
⑻最最重要的一点，主习题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主习题。
主习题是给别人的第一印象，一定要慎之又慎。
关于称呼与问候
1.得当地称呼收件者，拿捏尺度
邮件的开头要称呼收件人。
这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出须要的回应;在多个收件人的情况下可以称呼大家、ＡＬＬ。
假如对方有职务，应按职务尊称对方，如x经理假如不清楚职务，则应按通常的x先生、x小姐称呼，但要把性别先搞清楚。
不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。
称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个Ｄearxxx，显得很熟络。
关于格式，称呼是第一行顶格写。
2.Ｅmail开头结尾最好要有问候语
最简单的开头写一个ＨＩ，中文的写个你好或者您好，开头问候语是称呼换行空两格写。
结尾常见的写个ＢestＲegards，中文的写个祝您顺利之类的也就可以了，若是尊长应使用此致敬礼。
注意，在非常正式的场合应完全使用信件规范格式，祝和此致为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而顺利和敬礼为再换行顶格写。
俗话说得好，礼多人不怪，礼貌一些，总是好的，即使邮件中有些地方不妥，对方也能平静的对待
正文
1.Ｅmail正文要简明扼要，行文通顺
若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名是必须通报的以示对对方的尊重，点名身份应当简洁扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。
不可没头没脑就是正事，别人不知道你是谁还得拉到最后看。
但也不可过多，有些联络方式之类与正文无关的信息应在签名档中表明。
Ｅmail正文应简明扼要的说清楚事情;假如详细内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为--进行详细描述。
正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。
最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。
2.注意Ｅmail的阐述语气
根据收件人与自己的熟络程度、等级关系;邮件是对内还是对外性质的不同，选择得当的语气进行阐述，以免引起对方不适。
尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。
电子邮件可随便地转给别人，因此对别人意见的评论必须慎重而客观。
邮件门就是深刻的教训!
3.Ｅmail正文多用1234之类的列表，以清晰明确。
假如事情复杂，最好⑴⑵⑶4的列几个段落进行清晰明确的说明。
保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间认真看你没分段的长篇大论。
4.一次邮件交待完整信息
最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。
不要过两分钟之后再发一封什么补充或者更正之类的邮件，这会让人很反感。
5.尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查
这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。
假如是英文Ｅmail，最好把拼写检查功能打开;假如是中文Ｅmail，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。
在邮件发送之前，务必自己认真阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。
6.合理提示重要信息
不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。
合理的提示是须要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。
7.合理利用图片，表格格式等形式来辅助阐述
对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。
假如配合图表加以阐述，收件人一定会表彰你的体贴。
8.不要动不动使用:
）之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻
ＢusinessＥmail不是你的情书，所以:
）之类的最好慎用。
只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合，比如现在-:
）
--
1.假如邮件带有--，应在正文里面提示收件人查看--
2.--文件应按有意义的名字命名，最好能够概括--的内容，方便收件人下载后管理
3.正文中应对--内容做简要说明，特别是带有多个--时
4.--数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件
5.假如--是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用
6.假如--过大（不宜超过2ＭＢ），应分割成几个小文件分别发送，
语言的选择和汉字编码
1.只在须要的时候才使用英文邮件
英文邮件只是交流的工具，而不是用来夸耀和锻炼英文水平的。
假如收件人中有外籍人士，应该使用英文邮件交流;假如收件人是其他国家和地区的华人，也应采用英文交流，由于存在中文编码的问习题，你的中文邮件在其他地区可能显示成为乱码天书。
2.尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件
假如对方与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪明的发送英文邮件给他;假如对方发英文邮件给你，也不要老土的用中文回复。
3.对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。
你很难保证你的英文表达水平或收件人中某人的英文理解水平存在问习题，而影响邮件所涉及问习题的解决。
4.选择便于阅度的字号和字体
中文老实点用宋体或新宋体，英文就用Ｖerdana或Ａrial字型，字号用五号或10号字即可。
这是经研究证明最合适在线阅度的字号和字体。
不要用稀奇乖僻的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。
不要为突出内容而将字号设置过大，拉滚动条是很费事的事情;也不要过小，费心又伤眼睛。
结尾签名
每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。
虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。
1.签名信息不宜过多
电子邮件消息末尾加上签名档是须要的。
签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。
你只需将一些须要信息放在上面，对方假如需要更详细的信息，自然会与你联络。
引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。
但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。
2.不要只用一个签名档
对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。
过于正式的签名档会让与对方显得疏远。
你可以在ＯＵＴＬＯＯＫ中设置多个签名档，灵敏调用。
3.签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。
字号一般应选择比正文字体小一些。
回复技巧
1.及时回复Ｅmail
收到别人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的,这是对别人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。
对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。
假如事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复，云云。
不要让对方苦苦等待，记住：
及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。
假如你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。
2.进行针对性回复
当回件答复问习题的时候，最好把相关的问习题抄到回件中，然后附上答案。
不要用简单的，那样太生硬了，应该进行须要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。
3.回复不得少于10个字
对方给你发来一大段邮件，你确只回复是的、对、谢谢、已知道等字眼，这是非常不礼貌的。
怎么着也要凑够10个字，显示出你的尊重。
4.不要就同一问习题屡次回复讨论，不要盖高楼
假如收发双方就同一问习题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。
此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。
电子邮件有时其实不是最好的交流方式。
对于较为复杂的问习题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越ＲＥ越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。
此时应即是对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息。
5.要区分Ｒeply和ＲeplyＡll（区分单独回复和回复全体）
假如只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了
假如你对发件人提出的要求作出结论响应，应该replayall，让大家都知道;不要让对方帮你完成这件事情。
假如你对发件人的提出的问习题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的ＲＥ来ＲＥ去，与发件人讨论。
你们讨论好了再告诉大家。
不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。
点击回复全部前，要深思熟虑!
6.主动控制邮件的来往
为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：
全部办妥、无需行动、仅供参考，无需回复。
正确使用发送，抄送，密送
要区分Ｔo和ＣＣ还有ＢＣＣ（区分收件人、抄送人、秘送人）
1.Ｔo的人是要受理这封邮件所涉及的主要问习题的，理应对邮件予以回复响应。
2.而ＣＣ的人则只是需要知道这回事，ＣＣ的人没有义务对邮件予以响应，当然假如ＣＣ的人有建议，当然可以回Ｅmail。
3.而ＢＣＣ是秘送，即收信人是不知道你发给了ＢＣＣ的人了的。
这个可能用在非常规场合。
4.ＴＯ，ＣＣ中的各收件人的排列应遵循一定的规则。
比如按部门排列;按职位等级从高到低或从低到高都可以。
适当的规则有助于提升你的形象!
5.只给需要信息的人发送邮件，不要占用别人的资源
⑹转发邮件要突出信息
在你转发消息之前，首先确保所有收件人需要此消息。
除此之外，转发敏感或者机密信息要小心慎重，不要把内部消息转发给外部人员或者XX的接收人。
假如有需要还应对转发邮件的内容进行修改和整理，以突出信息。
不要将ＲＥ了几十层的邮件发给别人，让人摸不着头脑。
附：
职场女性应该具备的职场魅力
女性在职场中是更容易成功的，因为她们能够逾越性别的限制，这是一位女性企业家说过的一句话。
在职场中崭露头角的女性越来越多，她们身上就具有这5项职场魅力。
很多人之所以成功，是因为他们看上去很像一个成功人士。
这就是所谓的职场魅力。
在这里，我们给你提供了5种针对性极强的练习方法，从今天就开始行动吧!
行动一：
拥有权威的声音
慌慌张张而又刺耳的声音往往会让别人感到神经紧张。
假如能将声音放得略微消沉一些，速度控制得快慢适中，并且通过一些短小的停顿来引导听你说话的人，便能够很容易地赢得谈话对方的好印象。
在国外，有专门的职场声音教练，他们给出的最基本的一条建议是：
在谈话的时候，将身体放松，并且好好地控制自己双脚的位置。
也就是说，假如我们能够在说话的时候保持身体挺直，并将身体重心均匀地分配到双脚上，我们的言谈就能够给别人带来更深刻的印象。
行动二：
优雅的姿势
我们不得不承认，这一点在55%的程度上要取决于我们的身体语言。
当穿着套装的你耷拉着眼皮，慢吞吞地横穿整个办公室时，肯定会在老板心目中留下没有睡醒、对别人不加理睬或是唯唯诺诺的坏印象。
然而，假设你是很轻松地、挺直腰板地快步走进办公室的话，那么就不会给人前面的那种印象。
这其实不意味着我们就要像模特一样走夸大的猫步，只要注意，不要驼背弓腰就可以了。
因为只会将身体蜷起来走路的人，常常会给人以一种很不真实的感觉。
老板在考虑升职名单的时候，往往会把这样的人的名字第一个删掉。
对策：
你留意到从办公桌望出去某块玻璃上你的影子吗?
你是不是把头习惯性地偏向某一边?
这是一个典型的女性动作，在动物世界里则是一种谄媚的象征。
记得时时提醒自己，改掉它。
行动三：
真诚的尊重
一个聪明而受人欢迎的谈话对象往往会将自己的注意力集中在对方身上。
他会和对方保持眼神的交流，而且说的话比对方所说的要略微少一些（最佳的比例是49%）。
这样就标志着：
我不是一个以自我为中心的人，我会给你足够的空间，因为我是个注重和谐的人。
抱有这种态度的人往往能够给对方充分的信任感，因为他感到自己所谈论的东西对于你来说很重要。
真正充满魅力的人是个值得尊敬的听众，同时也会是一个很忠实的保守机密的人。
对策：
假如你觉得自己每天倾听的时间太少了，不妨和一个与你性格完全不同的同事一同进餐，听他说话。
你一定会对你从他那里所了解到的信息感到惊讶。
行动四：
明智的大胆
在新的环境里，如何区别自己的行为是勇敢还是冒险，女性往往会觉得有些困难。
原因是，女性往往对自己的行为外表更挑剔，也更喜欢把自己隐藏起来，而且还喜欢不停地想，别人对自己都有些怎样的看法。
只有当你对自己的信念坚决不移的时候，令人鼓励的火花才会出现。
对策：
把在会议中所有以别人开头的句子换成我，作为句子的主语，以此来强调你的观点。
试试看，在某个小时里，不在发表意见之前加上我觉得、我以为这样的修饰语。
行动五：
吸引人的总结报告
不管你的点子有多么好，要想让别人对此也感兴趣，就必须尽可能地将它描述得言简意赅。
在汇报资料里加上一些有色彩的标记，或是注释，会比枯燥的数据堆积更有吸引力。
对于你的老板或客户来说，他们也会因此更容易集中注意力去理解你所阐述的观点。
而且，看到别人对你的汇报有兴趣，发言的你自然也会觉得做汇报是件令人愉快的事情。
对策：
通常，我们的工作领域对于别人来说可能是非常生疏的，要他们一下子理解，会有一定的困难。
因此，不妨试着把你的一个新点子解释给你在别的行业工作的朋友听。
15分钟后，假如他明白了你的意思，你就成功了。
搜集整理，仅供参考学习，请按需要编辑修改
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