项目管理案列校园迎新晚会.docx
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项目管理案列校园迎新晚会
一.项目概述
1.1项目名称
太原科技大学经管学院2014年迎新晚会
1.2项目宗旨
经管学院为了欢迎新同学，让新生更好的了解本院、融入本院，加深新生对经管学院的感情。
丰富经管学院的人文气息，加强同学之间、师生之间的交流，让广大师生在努力学习与研究的同时，注意对同学各种才能的挖掘，以文艺活动的形式展示年轻一代的活力。
同时也表达我院对新生的关怀与慰问。
1.3项目具体活动及相关事宜
晚会的主题：
“飞扬青春，舞动梦想！
”
主办单位：
经管学院。
承办单位：
经管学院学生会。
活动地点：
太原科技大学校本部校师生活动中心六楼。
参会人员：
经管学院的全体师生。
晚会筹备工作管理方式：
项目式管理。
1.4项目目标
在投资不超过3万元的情况下，办一台精彩的、能调动全体学生积极性的晚会。
在晚会的热烈气氛中，能让新同学感受到经管学院对新生的关怀与慰问；让新生尽快的融入这个集体；能促进师生之间的互动、交流与沟通。
分目标
◆调动全院同学参与的积极性；
◆成本控制在3万元之内；
◆节目能展示全院学生健康向上、充满活力的青春色彩；
◆同学之间、教师之间、师生之间要有一定的互动；
◆晚会时间控制在2.5-3.0小时之间。
1.5项目范围
主要的项目范围：
经管学院的全体师生。
主要的可交付成果：
办一台成功、精彩的学院迎新晚会。
1.6项目经理
项目经理：
学生会主席郭大牙
项目经理的职责：
组建与管理项目团队；进行学生动员工作；在本章程规定的资金限额之内动用财务资源与开展项目活动。
项目经理对在本项目章程不确定因素下成功完成项目负完全责任，即按照规范的项目管理方法对项目进行规划、执行、监控和收尾，确保项目在规定的范围、时间、成本和质量等要求之下完成。
1.7项目主要干系人
外部干系人：
活动场地管理人员（协助者）、赞助商。
内部干系人：
教师（观众兼评委）、学生（观众或参于者）、
院学生会干部（组织者）、班干部（协调者）。
1.8项目总体进度计划
在不影响学生正常学习的情况下，进行节目的排练。
启动时间：
2014年9月16日
活动时间：
2014年9月29日下午2:
00
结束时间：
2014年9月29日下午5:
00
主要里程碑
学生动员工作完毕：
2014年9月20日
初步节目单确定：
2014年9月21日
第一次彩排时间：
2014年9月25日
第二次彩排时间：
2014年9月29日上午
最终节目单确定：
2014年9月29日上午
活动结束时间：
2014年9月29日下午5:
00
1.9项目总体预算
项目总体预算为叁万元（30000元整），如果项目成本超出叁万元，需提出追加资金申请并说明理由，经院领导批准后方可增加资金。
1.10各个职能部门应提供的配合
文体部：
为整个晚会的策划、节目的收集、筛选、后期的排练、彩排、主持人选择、服装道具等，提供相关支持。
宣传部：
为调动每一位同学参于的积极性，做好晚会的相关宣传工作。
外联部：
负责联系赞助商家以及完成承诺给予赞助商的相关服务工作。
生活部：
提供后勤保障、晚会各种用品的购买与供应工作。
学习部：
维持晚会期间会场纪律并协助学生会主席及处理一些紧急情况。
班干部：
为晚会的动员提供相关支持。
1.11项目审批要求
院领导负责对项目的策划方案进行审批，并对每次彩排工作提出相关建议；之后，由学生会主席负责监督，策划人员指导做出相关改进工作。
1.12本章程的批准
本项目章程于2014年9月14日由下列人员签字批准：
姓名：
杨先明职务：
太原科技大学经管学院院长
签字：
盖章：
二．项目范围管理
基本信息
项目名称：
太原科技大学经管学院2014级迎新晚会
项目经理：
郭大牙
编制者：
唐立维
编制时间：
2014年9月13日
一
节目要求
节目主要由歌舞、小品、乐器等等形式。
要求能表达对新同学到来的欢迎之情，内容积极健康向上，充分展现师生的精神面貌、校园生活以及学院建设取得的成绩。
二
节目验收
在彩排的过程，对节目的质量加以控制。
对于不符合要求的节目，加以纠正或取消。
三
项目工作范围
为了完成最终的可交付成果，本项目必须开展以下工作：
◆晚会的整体策划；
◆规范的项目管理文档的制定；
◆晚会的宣传、动员工作；
◆晚会节目的筛选工作；
◆晚会节目的彩排工作；
◆晚会所需的道具、服装、小礼品；
◆游戏方式的选择；
◆主持人的筛选工作；
◆节目单的制作。
四
可交付成果
上演节目；规范的项目管理文档；游戏方式；主持人选；节目单。
五
主要制约因素
◆2014年9月29日之前必须完成所有节目的排练工作，成本必须控制在1万元以内。
为此，必须做好进度计划和成本预算，并严格执行。
◆必须按照学院要求来租用或购买服装、道具、礼品、水果等晚会用品。
◆2014年9月29日为中秋节，节目的参于者可借用假期大量的时间来排练节目。
六
主要假设条件
◆大力动员和宣传，否则学生的积极性不会被充分调动；
◆资金按时到位，否则项目的进度与质量将受到影响；
◆各职能部门按项目章程的要求提供支持，否则将造成项目不能很好的完成。
三．项目时间管理
项目名称：
太原科技大学经管学院2014级迎新晚会
项目经理：
郭大牙
编制者：
李健霞
编制时间：
2014年9月13日
序号
活动编号
活动名称
活动持续时间
（工作小时）
估算依据与假设
0
1
2014级迎新晚会
1
2
策划及宣传
2
2．1
编写迎新晚会项目章程
3
2.1.1
明确项目宗旨
1
4
2.1.2
分解项目目标
2
5
2.1.3
确定项目范围
1
根据活动内容。
6
2.1.4
确定项目成员及项目干系人
3
根据活动参与人员的数量。
7
2.1.5
制定项目总体进度计划
3
根据项目活动数量及相关活动的安排。
8
2.1.6
预估项目总预算
1
根据活动规模。
9
2．2
项目章程交院领导审批
10
2．3
编写宣传文件
11
2.3.1
网上宣传
1
根据以往经验。
12
2.3.2
布告板张贴海报
1
13
2.3.3
校园发传单
2
14
2.3.4
学校广播站
1
根据学校广播站时间安排。
15
2．4
下发通知
16
2.4.1
通知班干部
1
根据以往经验。
17
2.4.2
通知本院老师
1
18
2.4.3
通知本院学生
1
19
2．5
汇总节目单
20
2.5.1
歌舞类
1
根据节目数量。
21
2.5.2
表演类
1
22
2.5.3
游戏类
1
23
2．6
联系赞助商
24
2.6.1
赞助商提供的服务
2
根据以往经验。
25
2.6.2
学院提供的支持
1
26
3
排练与彩排
27
3．1
确定主持人
28
3.1.1
初选
3
根据初试人数。
29
3.1.2
复选
2
根据复试人数。
30
3．2
各节目组自行排练
31
3.2.1
歌舞类
5
根据节目所需时间。
32
3.2.2
表演类
5
33
3.2.3
游戏类
5
34
3．3
第一次彩排
35
3.3.1
歌舞类
3
根据参加初选的彩排人数。
36
3.3.2
表演类
3
37
3.3.3
游戏类
3
38
3．4
第二次彩排
39
3.4.1
歌舞类
2
根据参加复选的彩排人数。
40
3.4.2
表演类
2
41
3.4.3
游戏类
2
42
4
迎新晚会
43
4．1
主持人
44
4.1.1
通知时间
1
45
4.1.2
通知地点
46
4．2
嘉宾
47
4.2.1
邀请老师
1
48
4.2.2
邀请学生
2
49
4．3
节目表演
50
4.3.1
确定最终节目单
2
根据节目数量。
51
4.3.2
确定节目表演顺序
1
根据节目内容。
52
4．4
节目评选
53
4.4.1
老师评选
1
根据个人喜好。
54
4.4.2
学生评选
1
55
4．5
颁奖仪式
56
4.5.1
颁发三等奖
1
根据获奖数量。
一等奖1名，二等奖2名，三等奖5名。
57
4.5.2
颁发二等奖
58
4.5.3
颁发一等奖
59
4．6
总结及寄语
60
4.6.1
党委书记寄语
1
61
4.6.2
院长寄语
62
5
后勤服务
63
5．1
场地安排
64
5.1.1
联系活动场地
2
65
5.1.2
安排工作人员
2
66
5.1.3
布置会场
2
舞台布置，场地布置。
67
5.1.4
清理会场
1
68
5．2
灯光及音响安排
69
5.2.1
检查线路系统
1
70
5.2.2
调试音响等设备
1
71
5．3
服装、道具安排
72
5.3.1
准备演出服装
1
73
5.3.2
准备相应道具
1
74
5．4
礼仪
75
5.4.1
选定晚会礼仪
2
根据参选数量。
76
5.4.2
培训礼仪
2
根据培训内容。
77
5．5
邀请与接待嘉宾
78
5.5.1
邀请嘉宾
1
79
5.5.2
接待嘉宾
80
5．6
财务管理
81
5.6.1
租用场地开支
5
根据活动经费限额。
82
5.6.2
道具及设备开支
83
5.6.3
服装开支
84
5.6.4
礼品及食品开支
85
5.6.5
奖金预算
86
5.6.6
其他支出
5
根据活动需要。
87
5.6.7
备用金
根据活动经费限额。
88
5．7
礼品、食品
89
5.7.1
采购礼品
2
根据活动需要。
90
5.7.2
采购食品
91
5.7.3
准备奖金及审批
1
根据活动经费限额。
92
5．8
机动事件处理
93
5.8.1
场地问题
1
根据备用金额度。
94
5.8.2
服装问题
1
95
5.8.3
道具及设备问题
1
96
5.8.4
采购问题
1
97
5.8.5
赞助商问题
1
98
5.8.6
奖金问题
1
四．项目成本管理
4.1成本估算
基本信息
项目名称：
太原科技大学经管学院2014级迎新晚会
项目经理：
郭大牙
编制者：
官映雪
编制时间：
2014年9月15日
表10-1成本估算
序号
活动编号
活动名称
估算成本（元）
估算依据与假设
0
1
2014级迎新晚会
1
2
策划及宣传
2
2.1
编写迎新晚会项目章程
3
2.1.1
明确项目宗旨
4
2.1.2
分解项目目标
5
2.1.3
确定项目范围
6
2.1.4
确定项目成员及项目干系人
7
2.1.5
制定项目总体进度计划
8
2.1.6
预估项目总预算
30000
根据晚会预算费用。
9
2.2
项目章程交院领导审批
10
2.3
编写宣传文件
11
2.3.1
网上宣传
海报
20×5=100元
横幅
5×100=500元
传单
200×1=200元
12
2.3.2
布告板张贴海报，拉横幅
600
13
2.3.3
校园发传单
200
14
2.3.4
学校广播站
500
广播10次，10×50，共500元。
15
2.4
下发通知
16
2.4.1
通知班干部
17
2.4.2
通知本院老师
18
2.4.3
通知本院学生
19
2.5
汇总节目单
20
2.5.1
歌舞类
21
2.5.2
表演类
22
2.5.3
游戏类
23
2.6
联系赞助商
24
2.6.1
赞助商提供的服务
25
2.6.2
学院提供的支持
26
3
排练与彩排
27
3.1
确定主持人
28
3.1.1
初选
29
3.1.2
复选
30
3.2
各节目组自行排练
31
3.2.1
歌舞类
32
3.2.2
表演类
33
3.2.3
游戏类
34
3.3
第一次彩排
35
3.3.1
歌舞类
36
3.3.2
表演类
37
3.3.3
游戏类
38
3.4
第二次彩排
39
3.4.1
歌舞类
40
3.4.2
表演类
41
3.4.3
游戏类
42
4
迎新晚会
43
4.1
主持人
44
4.1.1
通知时间
45
4.1.2
通知地点
46
4.2
嘉宾
47
4.2.1
邀请老师
48
4.2.2
邀请学生
49
4.3
节目表演
50
4.3.1
确定最终节目单
51
4.3.2
确定节目表演顺序
52
4.4
节目评选
53
4.4.1
老师评选
54
4.4.2
学生评选
55
4.5
颁奖仪式
56
4.5.1
颁发三等奖
57
4.5.2
颁发二等奖
58
4.5.3
颁发一等奖
59
4.6
总结及寄语
60
4.6.1
党委书记寄语
61
4.6.2
院长寄语
62
5
后勤服务
63
5.1
场地安排
64
5.1.1
联系活动场地
65
5.1.2
安排工作人员
66
5.1.3
布置会场
800
布置舞台500元，
布置会场300元。
67
5.1.4
清理会场
68
5.2
灯光及音响安排
500
租用一套音响灯光500元。
69
5.2.1
检查线路系统
70
5.2.2
调试音响等设备
71
5.3
服装、道具安排
72
5.3.1
准备演出服装
73
5.3.2
准备相应道具
74
5.4
礼仪
75
5.4.1
选定晚会礼仪
76
5.4.2
培训礼仪
77
5.5
邀请与接待嘉宾
78
5.5.1
邀请嘉宾
79
5.5.2
接待嘉宾
80
5.6
财务管理
81
5.6.1
租用场地开支
3000
3×1000彩排2次，正式1次，
共计3000元。
82
5.6.2
道具及设备开支
1000
演出道具开支1000元。
83
5.6.3
服装开支
1000
演出服装开支1000元。
84
5.6.4
礼品及食品饮料开支
700
游戏小礼品20×20，共400元，食品饮料300元
85
5.6.5
奖金预算
16000
一等奖1名5000元，二等奖2名3000元，三等奖5名1000元，
共计16000元。
86
5.6.6
其他开支
400
初期策划200元
冲洗照片100元
制作VCD100元
87
5.6.7
备用金
5300
预防某些活动预算超标
88
5.7
礼品、食品
89
5.7.1
采购礼品
90
5.7.2
采购食品
91
5.7.3
准备奖金及审批
92
5.8
机动事件处理
93
5.8.1
场地问题
根据备用金额度。
94
5.8.2
服装问题
95
5.8.3
道具及设备问题
96
5.8.4
采购问题
97
5.8.5
赞助商问题
98
5.8.6
奖金问题
原则上各项目不得超出以上预算，并所有支出经费需有正规凭证。
如确实必须超支，须提前向部门负责人提出申请，并由部门负责人审核后向晚会总负责人报批。
如所有资金超出总预算5300元（即超出备用金限额）须由晚会总负责人通过书面申请向学院申报。
资金由学院、晚会总负责人、外联部负责人及赞助商讨论解决。
4.2成本预算
基本信息
项目名称：
太原科技大学经管学院2014级迎新晚会
项目经理：
郭大牙
编制者：
官映雪
编制时间：
2014年9月15日
表11-1成本预算
序号
活动编号
活动名称
估算成本
项目预算
0
1
2014年迎新晚会
30000
30000
1
2
奖金、礼品
16400
16400
2
2.1
一等奖
5000
5000
3
2.2
二等奖
6000
6000
4
2.3
三等奖
5000
5000
5
2.4
礼品
400
400
6
3
宣传
1300
1300
7
3.1
海报、横幅
600
600
8
3.2
传单
200
200
9
3.3
校广播
500
500
10
4
场地、道具
6300
6300
11
4.1
租用场地
3000
3000
12
4.2
租用灯光、音响
500
500
13
4.3
布置舞台、会场
800
800
14
4.4
道具租用
1000
1000
15
4.5
服装租用
1000
1000
16
5
杂项
700
700
17
5.1
食品
200
200
18
5.2
饮料
100
100
19
5.3
初期策划费用
200
200
20
5.4
照片冲洗
100
100
21
5.5
VCD制作
100
100
22
6
备用金
5300
5300
五．项目质量管理
基本信息
项目名称：
太原科技大学经管学院2014级迎新晚会
项目经理：
郭大牙
编制者：
官映雪
编制时间：
2014年9月15日
节目质量标准：
原则上，晚会要求节目多样化，积极向上，正面地反映学生校园生活、师生精神面貌等，突出校园大家庭的良好氛围，提倡集体的、多人的团体节目。
节目筛选标准：
由学生会主席郭大牙，辅导员刘岩，学生会文艺部干事李健霞，校艺术学院张老师，学院组织部王主任组成节目筛选小组，对节目进行指导和初步筛选，基本要求节目为以歌舞，小品，相声，魔术，杂技，器乐等方面，在保证节目质量的前提下要求节目多样化。
晚会总时间要控制在三小时以内，节目总时间要控制在两小时四十分钟以内，筛选节目时不得超过这个限制，并根据节目的类别需选取3-5个备选节目。
表12-1项目分工及责任明细表
项目组
工作人员
负责人
任务
节目组
文体部成员
李健霞（总）
刘真（舞蹈、歌曲）
赵燕（小品、相声）
孙洋（魔术、杂技）
张鹏（器乐及其他）
完成节目收集、筛选及后期排练、彩排工作；主持人选择、形象设计及台词审核；负责节目的编排及晚会全流程的衔接；准备好晚会所需的一切服装道具。
宣传组
宣传部和外联部两部部员
唐立维
利用海报、横幅、校广播、校内网等方式开展宣传；现场摄影拍照。
外联组
外联部部员
官映雪
负责联系赞助商家以及完成承诺给予赞助商的服务工作。
礼仪组
外联部部员
官映雪
确认晚会邀请嘉宾，及时送出请帖并确认嘉宾到来情况；物品购买及工作证制作（包括请帖及小礼品）；晚会当日准备好会场服务物品，如茶水点心，并接待好到场领导及老师；组织校广播站报道，拍摄人员到位。
舞台组
生活部部员
林颖
监督质量并确保舞台搭建及时；晚会期间舞台灯光设备、音响设备的安装调试，化妆室及更衣间的选制。
机动组
生活部及其他无任务的部员
王建
负责晚会期间会场纪律维持、后勤保障以及处理紧急情况。
六．项目人力资源管理
基本信息
项目名称：
太原科技大学经管学院2014级迎新晚会
项目经理：
郭大牙
编制者：
林颖
编制时间：
2014年9月13日
表5-1工作分解结构词典
WBS编号
工作包
工作描述
负责人
质量要求
2
策划及宣传
郭大牙
2．1
编写迎新晚会项目章程
根据学院的实际要求编写迎新晚会项目章程
郭大牙
项目章程具有可行性、符合学院实际要求
2．2
项目章程交院领导审批
将编写好的项目章程送交院领导审批
李健霞
（文体部）
项目章程获得审批
2．3
编写宣传文件
如何宣传此次活动
唐立维
（宣传部）
宣传文件具有可行性
2．4
下发通知
以会议形式下发通知，通知到班干部，由班干部通知到每位同学；并在学院网站上宣传此次活动
唐立维
（宣传部）
每位同学都知道此次活动且有积极性参加活动
2．5
收集节目单
将各个节目单收集汇总到学生会文体部
李健霞
（文体部）
节目实际存在且符合晚会要求
2．6
联系赞助商
负责联系赞助商家以及完成承诺给予赞助商的相关服务工作。
官映雪
（外联部）
确定好赞助商及确定给予商家的相关服务工作
3
排练与彩排
李健霞
（文体部）
3．1
确定主持人
收集主持人报名信息，通过表演确定晚会主持人
李健霞
（文体部）
主持人形象健康、符合晚会标准
3．2
各节目组自行排练
各节目小组在9月25日前将节目排定
李健霞
（文体部）
节目符合晚会的主题“飞扬青春，舞动梦想！
”
3．3
第一次彩排
各节目小组于9月25日在通知地点进行彩排
李健霞
（文体部）
确定节目名单、单个节目时间及节目顺序
3．4
第二次彩排
9月29日各节目组在校本部师生活动中心六楼进行彩排
李健霞
（文体部）
确定最终节目名单、单个节目时间及节目的顺序
4
迎新晚会
郭大牙
4．1
主持人
主持人按预计时间到位
李健霞
（文体部）
主持人的衣着、化
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